關于數據分析在物資采購管理中的運用探析

莫秀榮

摘要：大數據時代，數據分析在我們的日常生活中起到越來越重要的作用，大家對于數據分析的了解也越來越深刻。以前人們喜歡用文字來描述事情，而現在更加重視用數據來分析事情。數據分析邏輯性強，數據直觀，而且很有說服力。在物資采購管理過程中，包含了數量、價格、時間等各方面的數據，從采購預算的制定以及過程實施到結果的分析，都運用了很多的數據。

關鍵詞：數據分析;物資采購管理;運用探析

數據分析是指用統計分析的方法對收集來的數據進行分析，從而最大化的開發數據功能?？偟膩碚f，就是通過數據分析發現業務價值的過程。數據分析的目的性比較強，它傾向于解決現實生活中的問題。在物資采購管理中，數據分析的數據可能來源于各種渠道，行業內部使用的系統平臺，比如ERP，BPC等，還可能來源于信息采集表以及走訪。數據分析的工具一般是Excel軟件。Excel自帶的數據分析功能，可以完成很多專業軟件才有的數據分析，比如相關系數，協方差以及抽樣與動態模擬等內容。這些都可以滿足數據分析在物資采購管理中的應用。

一、數據分析在物資采購管理中的應用

（一）資源的合理配置

數據分析可以對企業的資源進行合理化的分配利用，合理的優化資源配置可以達到企業效益最大化的目的。優化企業資源配置是21世紀財務管理發展的新趨勢，它是通過ERP，TPM以及SCM的結合對企業實施的科學管理的辦法，這些都體現了數據分析在物質財務管理中的運用。ERP是用預算來進行企業管理的方法，從而協調企業的資源配置，提高企業的競爭力。TPM要求企業的每一項作業都應該有預定的目標，將TPM導入到資源配置管理的系統當中，可以提高企業的經營管理水平。從物資采購角度方面，TPM處于資源配置的核心地位。通過分析企業現狀，重新設計采購流程，包括組織管理流程再造和操作流程再造而SCM主要是滿足顧客需求。從物資采購管理的角度來看，主要體現在物資采購和驗收入庫兩個環節方面。物資采購環節主要是根據數據分析控制最高價位。

（二）企業的精益管理

在物資采購管理中，少不了對采購成本的計算，物質的采購成本中不僅包括運雜費、整理費，還包括對供應商對賬以及物料賬目的記錄，這些都和數據的分析整理有關。在物資采購管理中，賬目清晰明確，數據分析得當對于企業來說具有至關重要的作用。運用數據分析這一技術，可以針對不同類型的數據采用不同的統計方法，把數據處理的結果直觀呈現出來，使企業的物資采購人員清楚掌握自己應該掌握的工作內容有利于企業的精益管理，減輕了物資采購部門人員的工作。同時，由于對相關數據處理準確性提高可以提高物資采購人員的工作質量，促進企業的發展。

（三）采購數據的統一

近幾年來，傳統的物資采購管理逐漸向供應鏈下的采購管理轉變。物資采購管理的主數據是否能實現共享和應用，制約了企業管理水平的提高。之前企業的物資采購主數據在分類標準等方面沒有統一的標準，由于分類不科學，描述不規范，導致數據質量不高。隨著數據分析的運用，可以根據企業的個性化特點增加合理的標準及管理方法。結合信息系統的實踐，企業可以采用高位碼和低位碼結合的編碼規則，從而提高數據質量。

二、數據分析在物資采購制定過程中的應用

（一）固化采購模版提高工作的效率

由于每個人的工作習慣不同，在細節方面也千差萬別，這對企業物資管理人員的工作效率有很大的影響。若企業的編制需求計劃有所不同，會無形中增加工作人員的工作量。因此，固化年度采購計劃模板對提高企業的工作效率具有十分重要的意義。年度采購計劃是全年需求進行規整之后，將銷售需求的信息進行分解，結合企業的庫存量以及市場行情制定出年度計劃。對于年度采購計劃模板的編制不僅包含了材料類別的固定，還包括格式固定以及計算公式的固定。這就用到了Excel表格屬性的保護工作表等功能，也運用了計算函數公式的運算。

年度采購計劃編制原則包括以下五個方面。第一，市場導向原則。物資采購計劃必須根據市場的需求來進行，要根據實際的需求以及資源的最大供給度做到“以銷訂購”，從而減少企業的庫存壓力。第二，系統性原則。年度采購計劃必須具有全局觀念，確保有效性。第三，質量適宜原則。物資采購必須符合標準的合格質量原則，確保產品質量后才可以進行交付。第四，價格適宜原則。采購的物資選用不得低于三方報價的對比，需要結合其他的信息進行成本核算，從而制定出適宜的銷售價格。第五，擇優選購。企業的物資采購必須嚴格控制成本核算，從質量、成本以及保證交期等多個條件下，擇優選購。

（二）固化采購制定提高合同準確性

在企業經營過程中，根據市場計劃，安排計劃以及調整計劃，不定時會有采購需求計劃，并且這些物料采購計劃有很大的差別。如何對這些的需求計劃量進行統計與分析，這是必須要解決的問題。由于采購計劃是根據銷售制定出來的，這就導致了計劃合理分配的時間十分緊張，這時就需要設置采購進度統計表。采購制定就是指采購的執行進度統計，是指在前端全部完成的情況下，比如合同簽訂的內容，后端有需求的開始，比如生產一線缺少某個物資，就需要采購訂單給供應商采購。在采購制定的統計分析中，不僅包含材料類別，供應商家，還包括供應比例以及計算公式，運用了Excel的表格屬性插入功能。

企業應該固化采購制定，從而提高合同的準確性。首先，要提高采購人員的綜合素質。企業應該掌握好物資采購工作人員的綜合素質進行技能培訓，提高采購人員的知識水平，從而激發物資采購工作人員的創新能力，使得對新設備以及新的方法可以快速掌握。其次，要保證企業采購在信息上的暢通。不僅要求采購人員，使工作人員在采購過程中可以對信息進行對比，了解市場的情況。市場價格以及動態有而且要求采購部門與企業內部的信息保持通暢，了解企業需求，保障采購量的合理，提高采購的準確性。最后，要完善相應的采購監管機制。企業的物資采購部門應該受到相應的監督，防止權力泛濫。計劃人員制定采購任務，執行人員執行采購工作，監管人員進行全程監督，將物資采購的流程劃分開，相互之間合作并制約。

三、數據分析在物資采購績效指標中的應用

企業通過對物資采購績效指標的統計分析，可以總結一年的采購工作，并且查找出在物資采購管理中的不足，可以提高物資采購管理水平。物資采購績效在不同企業的評估方法有很大差別，有時甚至在同一企業也有不同的標準。而目前我國比較通行的評價績效做法是，用同一個平衡積分卡。這樣不僅可以幫助部門處理輕重緩急的業務，制定目標，而且可以明確個人職責，決定報酬與獎勵。對于物資采購績效指標分析包括四個主要方面：一是預算執行率;二是年度公開招標比例;三是物資庫存管理;四是降本增效。預算執行率體現的是預算與實際執行的不同，從而可以衡量預算的準確性。年度公開招標比例是采購管理的重要考核指標，也是企業管理力度的主要體現。物資庫存管理體現了采購管理資金的出場率，可以用來驗證物資采購管理水平。降本增效是具體的工作要求，是主要的任務指標。這四項物資采購績效指標，主要運用了Excel的表格屬性設置，條件篩選，分類以及透視圖和函數公式等。

企業的物資采購績效指標除了四個主要方面，還包括價格與成本指標，質量指標，采購物流指標以及采購效率指標。采購的價格與成本指標包括控制性指標和參考性指標?？刂菩灾笜酥傅氖窃诓少徃倪M過程和成果的指標，包括采購的降價比率以及本地化比率的。參考性指標指的是計算相關指標的基礎，包括年人均采購額，供應商年平均采購額以及年平均采購基價等。質量指標主要是衡量供應商所提供產品的質量情況以及整體水平。包括產品的質量水平和供應商的質量體系。采購物流指標主要是衡量物流各環節工作的情況。包括四個方面：第一，訂貨工作指標包括平均訂貨時間，最小訂貨數量以及平均訂單確認時間等。第二，供應商供貨指標包括供貨可靠性以及已交貨和未交貨數量等指標。第三，交貨與貨物接收的指標。包括準時交貨率，平均收貨時間以及退貨時間等。第四，庫存與周轉指標。包括原材料的庫存量以及存貨周轉率等。采購效率指標指的是采購組織和采購能力相關的指標。包括采購的部門人員以及采購管理，比如采購人員的時間結構以及考勤等各項指標。

四、數據分析應用注意事項

首先，應該及時進行數據更新，這是數據分析應用的前提。在系統平臺中有舊的數據增加了工作量，因此，要進行數據清理，保持高質量以及完整的相關數據。其次，要進行數據準確錄入，這是數據分析應用的基礎。在大多數的業務下，數據來源非常廣泛。這就導致了數據分析會有錯誤的結果，從而扭曲了分析判斷。好的數據庫管理平臺是企業不可或缺的工具。最后，熟練的運用分析工具，這是數據分析應用的關鍵。要熟練的運用企業的ERP，BPC等多種工具，充分了解各個系統功能和平臺之間的關系。

五、結語

隨著大數據的深入發展，數據分析在物資采購管理中的應用越來越深入。綜上所述，企業的物資采購管理是非常重要的管理任務。為了優化企業的物資采購管理，工作人員要明確物資采購計劃，不僅要固化采購模板，提高工作效率。而且要固化采購制定，提高合同準確性。企業在發展的過程中要重視數據分析在物資采購績效指標中的應用，采購過程的績效考核與評價就是要激勵員工的發展以及改善供應商的績效，追求企業的利益最大化，從而有效改善采購管理環節。另外，要注意數據的及時更新和準確錄入，讓企業的工作人員更加熟練的運用數據分析的工具，從而運用數據分析來提高企業物資采購管理的整體水平。

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（作者單位：中海油能源物流有限公司中海油集采中心）

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