科研單位存貨管理問題分析與改進

趙小禹 朱海敏 王劍濤

摘要：存貨管理是科研單位經營管理的重要內容之一，與資金利用水平及資產運作效率息息相關。控存貨、增效益，對科研單位激活存量資產、提高資產配置效率具有重要意義。文章分析了科研單位在存貨管理方面的漏洞和問題，提出了完善存貨庫存管理制度、信息化管理等改進措施。

關鍵詞：科研單位;存貨管理;改進措施

隨著《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和二○三五年遠景目標的建議》的提出，科技創新與高質量發展是科研單位的核心競爭力，在基礎研究和核心技術攻關上面臨挑戰的同時，各科研單位也存在推進產業健康發展等方面的切實需求，因而提出成本工程、瘦身健體等舉措來應對轉型升級、國際局勢等變化。其中，存貨管理是成本工程專項工作中的重中之重，高位運行的存貨金額，已成為影響經營質量的“牛鼻子”。

本文通過抽樣某航空發動機科研單位庫齡兩年以上原材料、元器件的庫存情況，找出長期庫存形成的根源，提出改進管理的措施或建議，促進業務的高效運行和持續激勵變革發展，推動經濟效益穩步增長。

一、數據分析

（一）數據抽樣及核實

隨著航空發動機事業的快速發展，某科研單位業務穩步拓展，營業收入逐年提升，存貨總額也持續攀升。同時，存貨周轉率也呈下降趨勢。本文以該單位供應管理信息系統庫存數據為基礎，將入庫日期在2017年12月31日前的庫存原材料納入分析范圍，抽樣結果：原材料庫存共有36699條記錄，其中在2017年12月31日前共有18391條記錄，兩年以上庫存金額占總金額的23.58%，初步確定抽查重點為結存數量大于100或庫存金額大于1，500元的原材料，經適當調整，共抽查3487條記錄金額占兩年以上庫存總額的74.14%（見圖1，黑色為抽樣數據）。

針對抽樣數據，從供應管理信息系統中查詢需求部門、需求日期、數量、采購合同、采購數量、入庫數量、出庫數量等信息，檢查訂單的請購依據及涉及的任務是否合理;核實是否存在超計劃或無計劃、超需求或無需求、未執行或無合同采購的原材料、元器件;核實是否在原材料、元器件復驗環節積壓呆滯;核實是否存在質量問題積壓呆滯，核實是否存在超保質期、殘損變質積壓呆滯等情況。

（二）庫存形成因素

通過數據比對，查找需求日期與實際入庫日期差異較大的數據記錄，同時計算采購數量與需求數量比率、批次出庫數量與入庫數量比率，對上述數據進行異常情況跟蹤分析。入庫領用率低于50%的原材料庫存原因進行統計，因設計變更、項目調整等因素形成的庫存占比超過半數（見表1）。

二、問題分析

該科研單位在落實成本工程管理要求中，通過加強采購計劃和庫存統籌管理，實行供方分批交付提升庫存周轉率和采購計劃精細化水平;推進供應商代儲管理，最大限度減少所內庫存積壓，減少資金周轉占用。但通過檢查發現，在請購及采購實施過程中還存在如下問題。

（一）請購未經相關管理部門審核，采購控制程序設計不到位

采購需求提出后，一般由需求部門內部審批，審批后由采購部門按進度安排生成采購訂單，形成采購計劃。采購需求是否滿足年度生產經營計劃、是否需求部門自列計劃、是否逐級放大計劃、是否符合有關項目設計文件耗用定額標準等未經相關管理部門審核，采購計劃未作為年度生產經營計劃的一部分，未經過嚴格的授權批準。審批信息的內容與審批人員不全面，實際使用情況無法全部了解，導致審批人員對項目需求的必要性與實際使用數量缺少準確的評估與把關。

（二）流程制度規范性不夠，存貨管理缺少細則

請購源頭、計劃源頭多元化、無統一歸口管理，無法做到三個一致：基礎數據一致、過程評估一致、采購結果一致。存貨使用缺少相關細則，如各項目之間挪用、異常存貨的使用和處理要求等。

（三）未明確對請購的考核要求

請購執行缺乏跟蹤監督只針對基本流程如請購部門及人員職責分工、請購類型、實施程序及請購審批等進行了規定，但未對請購后實際領用情況明確考核要求，對請購的按期領用情況缺乏跟蹤監督。

（四）部分請購與實際需求不符

1. 部分器材請購不合理。部分需求部門按照計劃提出物料需求，但在物料采購后，有關項目外包，所需物料改由外包單位提供，已采購物料形成庫存。

2. 提前請購形成物料積壓。部分需求部門根據預計科研生產情況提前申請采購，但在物料采購后，由于設計變更、優化或取消，已采購物料不需要使用形成庫存。

3. 零星備料缺乏嚴格審批控制。部分需求部門申請采購備料，但對備料是否合理缺乏嚴格審批控制。

4. 項目需求已滿足仍重復采購導致庫存增加。部分物料因項目任務緊、采購周期長，需求部門在提出采購需求的同時，已通過借用已有庫存滿足項目需求，重復采購導致庫存增加。

（五）采購前未根據實際充分平衡庫存

采購前未充分平衡已有庫存，在現有庫存遠超實際需求情況下，仍按需求重復采購，加大庫存。經抽查，有27種物料（單個物料庫存均在10萬元以上），在2017年年末有較多庫存情況下，2018年后仍按新需求重復采購，造成庫存增加。

（六）項目整體發料節點偏離形成呆滯存貨

按照項目整體結存情況核查，存在兩種情況：一是已備料項目未按照備料任務的節點準時發料，延后執行，造成呆滯;二是已備料項目因特殊原因取消生產，形成呆滯存貨。

（七）信息化手段不夠、不顯形

計劃核算需人工識別各項目需求數、庫存數、在途數等基礎數據，無法自動統計，如庫存中存在超期的、非產品用的、質量問題的，均要根據項目的要求，人工核算可用庫存，以及期間各項目間庫存挪用拆借、形成呆滯后后續存貨是否可繼續使用，系統并未顯形。

三、改進措施

（一）建章立制，加強采購管理制度和流程的剛性約束

修訂請購管理辦法，進一步規范需求計劃的制定，細化平衡庫存要求，提高計劃的準確性和執行的有效性。

（二）建立采購計劃執行考核機制

避免由于采購計劃不合理造成的存貨增加及資金占用。對采購物資領用情況進行統計，合理調劑使用庫存物資，按年度對需求部門進行年度考核。

（三）利用信息化手段，建立完整鏈條，完善存貨調整機制管理，實現數據互通

打通需求到采購計劃的全流程信息化系統，以項目計劃為主線，實現生產運營全過程信息的關聯;實現采購來源追蹤，采購庫存精細化等管理，全面提升采購計劃管理、管控效率，提高采購合理性、為減少原料庫存占用打下基礎。

1. 系統數據互通。實現計劃、生產、采購等系統的數據互通，從而實現信息追溯的連續性和完整性（見圖2）。成品庫、系統庫、組件庫、零件庫、原材料庫存貨信息一目了然，責任清晰。按照“源頭發散、收歸統一;標準一致、系統把關;流程管控、做到物歸原主”的思路進行信息系統的優化：（1）物料申購下達環節：統一在采購管理系統中下達備料計劃;（2）計劃平衡環節：承接并核算備料計劃，鎖定有效存貨;（3）采購并入庫環節：物料入庫后，信息推送至備料計劃，備料計劃顯性任務完成的百分比，并具備鎖庫功能;（4）任務調整環節：到發料節點提醒，確認是否生成發料計劃，項目根據需求調整發料節點;（5）發料環節：庫房選擇對應的備料計劃，推送至發料模塊，實施發料配套，顯示拆借器件的批準與記錄。

2. 形成各層級看板信息，實時監控存貨情況。以計劃為主線，實現合同、需求、預算、采購、入庫、出庫、付款、報賬、生產、發運、回款等生產運營全過程信息的關聯，新增訂單與需求關聯、自動平衡庫存、庫存盤點、看板等功能，重點解決采購計劃不合理、未充分平衡庫存、生產缺料和一鍵提取證據鏈等問題。

3. 打通計劃信息、物資信息、財務信息之間的鏈接，避免“信息孤島”，形成相互關聯的信息流（見圖3）。反饋主要是任務執行進度、完成率等信息。如：采購供應系統向生產計劃系統反饋，采購跟蹤表、物資預占用齊套率、出庫齊套率;制造執行系統向生產計劃系統反饋：生產訂單完成率、異常問題情況等。

4. 建立標準件、元器件的基礎資源庫，增強通用性，減少呆滯存貨。編制元器件選用目錄，以制度固化優選庫、可用庫、限用庫、專用庫，規范選型，提升元器件在各項目間的通用性;以單顆物料為基線，綁定庫存信息，做為選型和審批參照，提升物料顯性度。

5. 完善存貨調整機制管理，確保信息傳遞及時。增加相關審批部門（計劃部門、采購部門、需求部門），建立需求評估單（針對項目選用的物料進行用途、數量、呆滯風險等多個維度進行說明）。歸集計劃核算口，統一由計劃人員統一平衡采購數量，采購人員依據外部市場變化，憑借依據調整采購數量并進行說明。外部信息的變化通過信息平臺進行及時傳遞，提高各項目間物料選型的通用性，待項目取消時可保證挪至其他項目可用。

四、結語

存貨管理是推動科研單位瘦身健體和持續健康發展的切實需求，也是企業采購制度改革的重要舉措。選擇合適的存貨管理措施不但可以達到減庫存、控成本的目的，化問題為資產，助力運營管理組織體系變革，還能提高全員成本意識、按規辦事的觀念，從思考變成行動再轉變成習慣，為企業變革發展營造良好的文化氛圍。

參考文獻：

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（作者單位：中國航發控制系統研究所）

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