基于內部控制的高職院校財務管理及其信息化研究

于桂平

(天津現代職業技術學院， 天津 300350)

一、高職院校財務管理的現狀

當前部分高職院校領導層內部控制意識淡薄，沒有系統地研究和學習內部控制，學校內部管理混亂，審批權限不明，經濟業務的執行無切實可參照的內控制度和內控規范，沒有建立完善的財務管理制度，在銀行賬戶、貨幣資金、公務卡、網上銀行、會計核算等財務管理的關鍵點沒有制度約束；不重視財務會計崗位，不能按照相關制度的規定合理地設置會計人員和會計機構，很多學校的會計人員一人多崗，工作量大，且不能保證不相容崗位相互分離，部分人員無財務方面的專業技術能力、資格證書等；不重視會計人員的繼續教育和培訓，財務會計人員對政府會計業務、會計核算、內部控制等不熟悉。

由于地區經濟發展不均衡，一些發達地區的學校基本能實現財務管理和內部控制信息化，但對于一些邊遠經濟落后地區，財務管理、內部控制、會計核算信息化水平尚有待提高。部分學校甚至停留在手工核算階段，導致財務管理效率低下，流程簡單，有的不能及時進行賬務處理，造成學校內控管理混亂，致使學校資產、資金的安全無法得到保障。

二、加強高職院校的內部控制建設

學校內部控制既是對經濟業務的控制，也是對學校整體管理模式、體制的控制。因此，學校的領導層首先要重視建立完善的內部管控體系。領導層對內部控制的重視程度是內控建設成功的關鍵因素，因此需要對領導層進行業務培訓，讓領導深刻領會內部控制的內涵，并從專業的角度(包括法律規范、財務制度等)意識到財管與內控在學校建設和發展中的重要作用。校領導應該進入到學校內部控制建設的進程中，參與制度的建立、修訂和研討；在內控制度實施過程中，積極推動，帶頭執行，并解決實際困難。此外，內部控制強調全員參與，應重視對全體教職工的政策宣傳貫徹，使普通教職工能夠建立正確的內控意識，從而能夠自覺遵守內部控制制度；其次，學校應從單位層面，即學校組織架構、黨委會及校長辦公會議事規則、關鍵崗位、三重一大制度、校園文化等，出臺系列內控制度；再次，應從學校實際業務執行情況入手，梳理經濟業務的流程，查找過程中的風險點，列出風險清單，包括預算、采購、收支、合同、建設項目等，根據風險等級逐步建立、修訂、完善切實可行的制度，并加強制度的宣傳和培訓。

三、完善高職院校財務管理體系，制定合規科學的財務管理制度

(一)明確高職院校財務管理的范圍及目標

高職院校財務管理的范圍包括使用和管理庫存現金與銀行存款、保管及使用財務印章、設立銀行賬戶、會計核算、重大財務事項管理等。學校財務管理工作的內部控制目標是保證學校財務管理工作的合法合規和安全有效。

(二)明確高職院校財務管理的機構和職責

學校黨委會是財務內控管理的領導及決策機構，按照黨內議事規則的規定和要求行使集體決策；學校財務內控管理的議事及決策機構是校長辦公會，財務部門是財務管理的歸口部門，主要職責為宣傳貫徹國家及地方財務、內控等方面的法律法規，新立或修訂學校各項財務內控制度，開立銀行賬戶、管理學校貨幣資金、保管各種票據和學校財務印章，進行會計核算等工作。

(三)明確庫存現金與銀行存款管理的關鍵點

學校財務部門取得貨幣資金收入后，應當按照有關法律法規的相關規定及時辦理入賬手續，同時開具會計票據(收據、發票等)，堅決杜絕一切“小金庫”、賬外賬、沒有賬、不入賬。取得的現金收入必須于當天送存銀行，不得坐支。學校各部門辦理貨幣資金的支付業務時應嚴格按照學校資金支出的相關規定，在制度授權的額度內進行審批。按照國家、地方及學校相關制度設立責任追究制，以防各種貪腐、挪用資金等行為的發生。

學校支付現金必須嚴格執行《現金管理暫行條例》的規定以及公務卡管理的相關要求，按照制度規定的資金支出范圍使用現金。不在現金支出范圍內的經濟行為應通過公務卡或其他非現金方式結算。如遇必須支付現金的情況，需嚴格按照資金使用額度逐級審批通過后方可辦理。

學校應當根據經濟業務情況登記現金日記賬，同時根據原始憑證，并且按經濟業務產生的時間次序進行逐一登記。跟現金相關的所有業務應當及時辦理出入賬的手續，做到日清月結，大于庫存限額的現金須按照規定送存單位對公賬戶。

學校應當設置出納崗，明確崗位職責，并在關鍵崗位輪崗等制度中明確輪崗時限。出納崗的崗位職責之一是定期盤點庫存現金，編制盤點表；財務部門領導、稽核人員負責監盤，以保證學校現金賬面余額與實際一致。如果發現盤盈或者盤虧，須由學校出納崗位及時查明原因，同時填寫現金盤點差異報告，呈校領導等人員審核簽字后，會計崗依據審批結果進行賬務處理并歸檔。

學校銀行對賬單每月應由稽核人員取得并逐筆與學校銀行存款日記賬進行核對。如有差異，應查明原因，進行相應的賬務處理。

(四)高職院校應加強網上銀行管理

學校財務部門需要向學校領導提出網上銀行支付業務的開通申請，學校領導審批、同意后才可以開通。辦理完成后，學校應加強網上銀行的管理，按照不相容崗位相分離的原則和相關制度制定的審批權限安排網銀操作人員和審核人員等。網銀操作人員負責錄入相關資金的支付信息，網銀審核人員負責審核已經錄入的相關資金支付信息，對確認無誤的付款信息完成支付。網銀操作人員在進行網銀支付操作前要先查詢銀行賬戶余額，確認有資金足額支付。應嚴格遵守學校既有報銷結算審批流程：檢查是否符合支付條件，包括單據是否齊全、金額是否正確、審批是否完備、收款單位信息是否完整等。如有不符，有權拒付。網銀復核人員應認真核對網銀操作人員所錄入的支付信息與應付的原始單據信息是否一致，包括對方單位的名稱、賬號、金額、摘要、支付條件等。財務負責人作為終極復核人員應嚴格、全面核對整個付款流程，以保證資金的安全性。

完成網銀付款后，由操作人員打印回單，作為原始憑證附于記賬憑證后隨時備查，并通知業務經辦人，以便通知往來單位及時查收，從而建立良好的溝通渠道。網銀操作人員應每天對網銀的使用情況進行核對和記錄。

學校財務部門領導或稽核人員應定期不定期地對本單位網上銀行情況進行監督和檢查，以保證網上銀行業務的安全。

(五)加強學校財務印章管理

學校財務印章主要指財務專用章、法人章，按照財務內控的要求，財務印章須不同人保管，且不能在不受監控的情形下使用。學校應建立印章使用制度，使用財務印章時，需要進行登記和審批；若無領導同意，不可攜帶印章外出，確需外帶的，應寫明原因，逐級報領導進行審批，審批后才可外帶，使用后須立即歸還。財務印章的使用必須基于真實、合規、合法的經濟業務，印章保管人員應當建立財務印章的使用登記表，逐筆登記印章的使用情況，包括用章名稱、經辦人、事項以及日期等。如果變更印章的保管人員，學校財務部門應辦理交接手續。

(六)實行公務卡結算制度

學校應提高各項支出的透明度，減少應收、暫付，減少提取和使用現金，規避現金使用風險，學校應嚴格參照當地強制結算目錄所列項目使用公務卡。公務卡的消費憑條，即POS機小票，作為報銷過程的主要依據，持卡人應當予以妥善保管。

(七)會計核算管理

高職院校應嚴格參照《政府會計準則》的相關規定執行會計核算，執行財務會計與預算會計并行制，財務會計遵循權責發生制，預算會計遵循收付實現制。會計核算時，學校應當保證會計信息質量，遵循可靠性、相關性、實質重于形式、可比性、重要性、可理解性、及時性、謹慎性的原則。

學校財務部門一般為內部控制的牽頭部門，也是資金支出的執行部門，應對學校經濟業務進行把關和監督，資金支出時嚴格審查各種原始憑證，駁回虛假、違規、數據有誤、填寫不完整等有問題的原始憑證。

學校財務部門應當建立內部稽核制度。財務負責人領導開展財務處內部稽核工作，做好憑證、賬簿、財務報表等的檢查、復核，確保賬實、賬證、賬表相符，有效防范工作差錯與舞弊行為。財務處負責人將定期檢查結果呈報財務校長。

學校各項往來款項必須逐筆入賬并定期清理。對于賬齡較長且超過規定年限導致無法收回的應收款及無法支付的各種應付款項，各部門應出具相關說明，由財務部門匯總編制《往來款清理報告》，報班子會集體審議決策。學校財務部門可根據審議結果逐級報上級部門審批或備案。核銷的應付款、應收款應當在備查簿中保留登記。

(八)加強重大財務事項的管理

高職院校對外投資、借款籌資、資金拆借等可能引起學校資金發生重大變化的財務事項應納入學校大額資金使用決策范圍，實行集體決策和審批。

四、建立學校財務監督檢查機制

高職院校應按照內部控制監督與評價工作實施相關規定，對財務管理工作開展監督檢查，監督檢查的范圍包括學校財務管理、會計核算等相關崗位的人員設置及履職情況，是否建立完善了明確的職責，不相容崗位是否相互分離；重點檢查是否建立了明確的資金使用授權審批制度，是否按照制度嚴格執行，各種簽字是否齊全，是否存在越權審批；重點檢查各種財務印章的保管與使用；重點檢查單位現金的安全，是否存在現金庫存余額和銀行存款余額等賬賬、賬實不符等現象；公務卡的使用情況。重點檢查是否存在不符合公務卡管理的相關要求，使用現金支出且未經特殊審批的現象；會計核算的合規情況。重點檢查是否按照政府會計準則相關要求開展會計核算工作；其他財務管理工作中存在法律、經濟風險的問題。

五、關于高職院校財務管理信息化的建議

近年來，隨著國家對職業教育的資金投入逐漸加大，高職院校的財務管理職能也在逐步完善，但大多數學校從內部控制到財務管理，信息化水平總體不高，工作效率低下，核算數據不準確、不及時。為了更好地服務教育教學，高職院校應加強學校財務管理信息化的建設，可以從幾個方面著手進行：首先，校領導應更新觀念意識，要認識到內控信息化、財務管理信息化、會計電算化的重要性以及對各項工作的促進作用，從而在資金投入、人員配備、工作開展上給予足夠的支持和重視。其次，應加強對會計人員的培訓和繼續教育，盡量選擇一些既懂計算機又懂財務的人員擔任信息化開荒工作。再次，若本地教育系統沒有規定統一的核算軟件，各學校在選擇會計核算軟件時需做好市場調研，盡量選擇大家普遍認可、評價較高，能夠提供良好的售后服務和技術支持的供應商。最后，財務內控信息化建設是一個長期過程，不能一揮而就，從核算到管理應逐步推進，建立科學可行的制度和流程是關鍵點。

六、結語

本文分析了高職院校財務管理的現狀，指出高職院校建立內部控制的必要性，并從內控角度逐一詳細列出了建立科學的高職院校財務管理體系的關鍵點，以此為依托，可生成一套完整的高職院校財務管理制度。