加快醫院文書檔案管理信息化建設的實踐研究

劉丹妮

摘要：經濟高速發展背景下，各類先進技術逐步用于各領域中，做好檔案管理工作作為醫院核心工作內容，需對其加以重視，因其承載醫院管理活動及其機構建設狀況，提高醫院檔案管理水平，實現醫院檔案管理更具規范化、數字化。新時期背景下，醫院檔案管理需與時俱進，從多方面提出有效的管理措施，實現醫院檔案管理數字化、信息化，全方位貫徹及落實醫院各項工作，為廣大群眾提供提供更優質的服務。本文主要闡述醫院檔案管理信息化建設特征及其價值，分析醫院檔案管理信息化建設困境，以此提出針對性解決措施。

關鍵詞：醫院檔案管理;信息化;建設策略

【中圖分類號】R197.3 【文獻標識碼】A 【文章編號】1673-9026（2022）03--01

“互聯網+”背景下，各類新型技術不斷推廣及應用，醫院檔案信息呈爆發式增加，對其管理提出新的挑戰，需加快醫院檔案信息化建設，與時代發展要求相吻合，可進一步提升檔案管理水平。醫院文書檔案記錄醫院日常活動，其主要以電子檔案、紙質文件存儲方式為主，作為各項行政管理工作的憑證。醫療機構文書檔案種類繁多，具有一定的復雜性，受多重因素的影響，難以實現醫院檔案管理信息化建設，干擾各項服務全面貫徹及落實，需從多層次、多視角提出創新點，為醫院檔案管理規范化提供驅動力。

一、醫院檔案管理信息化建設價值分析

充分借力各類信息技術，提高醫院檔案管理工作效率，創新檔案管理理念，實現檔案管理信息化建設目標，提升醫院經濟效益及社會效益。醫療機構內部工作內容較多，醫院檔案管理作為重要管理內容，其信息化建設價值體現在以下幾方面：

（1）確保信息存儲傳遞安全及時。基于原有紙質文書檔案管理下，醫院文書檔案存儲及傳遞多依附于人力、物力影響較為凸顯，若出現外界自然環境狀況，均會促使價值較高的文書檔案丟失或損毀。醫院文書檔案信息化管理建設，可保證文書檔案存儲及傳遞，存儲更具便捷性、持久性。同時，也易實現備份、復制及傳遞，不受人力和空間局限性。

（2）提升辦公效率及質量。基于原有醫院文書檔案管理下，需耗損較長時間周期，占用空間較多，且人工操作出現失誤風險較高，最終獲取文書檔案管理效率及質量均不佳。加快文書檔案信息化建設，醫院文書檔案管理各環節均以計算機為載體，檔案存儲、傳遞及共享得以保證，辦公效率大幅度提高，出錯率降低。

（3）醫院檔案管理信息化建設實現檔案資源共享。信息資源共享十分便捷，對醫院檔案而言，處于信息化支持下，依托各類信息技術構建完善的檔案管理網絡平臺，充分做好醫院內部各部門銜接聯動，實現內部信息資源共享，提高醫院檔案管理水平。各行政職能部門若實現檔案資源共享，可進一步高效完成工作，促進醫院可持續發展，如醫院辦公室與黨委辦公室檔案傳遞，醫院辦公室與人力資源部門、運營管理部門、規劃財務部門檔案進行傳遞，實現內部信息資源交流共享、互補，提高文書檔案資源質量和寬泛度，凸顯其資源利用價值。

二、醫院檔案管理信息化建設存在問題

醫院檔案種類較多，且體量較大，加劇檔案管理難度，“互聯網+”時代背景下，各類先進技術為醫院檔案管理提供更多的優勢，受多方面因素的影響，促使檔案管理信息化建設難以實現，影響檔案管理水平提升，不利于醫院可持續發展。醫院檔案管理信息化建設主要存在以下幾方面不足：

（1）檔案管理信息化建設意識不足。現下醫院檔案管理過程中，部分醫院主要實現臨床工作和窗口業務等領域信息化建設，對檔案管理領域有所忽視，缺乏正確的管理理念及方式，行政管理人員錯誤認為檔案管理信息化建設需投入較大成本，加大成本支出。相關監督機制缺失，促使管理人員并未及時掌握檔案信息化操作，忽視檔案信息化建設重要性，難以從本質上保證檔案完整性及可靠性。

（2）缺少明晰化劃分標準。檔案管理工作標準化、規范化，是促進檔案管理高效準確運轉基礎保證，現下醫院檔案管理中，與各部門銜接十分緊密，需嚴格依照相關規程及要求進行劃分，保證其存儲格式統一化，促使信息傳輸、應用的有效性。

（3）缺少相應的基礎設施。醫院檔案信息化建設過程中，辦公設備作為強有力支撐，若缺少辦公設備影響檔案管理信息化建設有效性。完善的設備可保證檔案管理規范化，實現內部檔案信息共享，現下信息化設備配置不足，局域網建設不完善、硬件設施不足，影響醫院檔案內部資源信息共享，無法展示醫院檔案信息化建設優勢。醫院文書檔案管理中，基礎設施缺失主要體現在以下幾方面：第一，檔案管理硬件設施滯后，僅局限于計算機、打印機等簡單辦公設備，針對先進的設備基礎設施并未及時引進，如全文識別功能掃描儀、檔案專業刻錄設備等，影響文書檔案實現數字化、信息化。第二，檔案管理軟件滯后。文書檔案管理軟件功能單一，并未對其進行升級，影響文書檔案管理效率，其遠程登錄處于邊緣化，無法吻合信息化管理建設需求。

（4）檔案管理信息化建設網絡安全難以保證。信息時代背景下，各類先進技術用于醫院文書檔案管理中，為其帶來優勢的同時，挑戰同等存在，安全便為重要考量核心因素，需對其高度重視，尤其針對大數據、云計算等新技術興起之后，信息泄露風險增加，若文書檔案信息泄露會產生嚴重損失，各類防護系統安全系數是否達標、網絡是否具有安全性，均為文書檔案信息化建設需著重考量問題。一方面，現下檔案管理趨于無紙化，電子檔案易被修改、復制等特征，其在應用等環節安全性難以保證。檔案網絡信息管理系統安全性，對檔案安全性產生一定影響，其易被入侵，影響網絡及系統安全性。同時，醫院文書檔案管理中，并未構建完善的安全防護體系，促使外界不良分子入侵，破壞檔案數據庫。另一方面，現下醫院重醫療針對檔案信息化管理人員的選取及培育，應加大培養力度，人員信息化管理水平較低，一定程度影響醫院檔案管理信息化建設可靠性[1]。

三、醫院檔案管理信息化建設策略

（1）創新檔案管理信息化建設理念

一方面，醫院領導觀念的更新。樹立正確的管理理念，有助于盡可能利用現下醫院資源，且協調醫院信息化十分關鍵。信息技術和電子檔案循序漸進滲透于醫院檔案中，醫院管理者思想面臨新的挑戰。作為管理者并未掌握時代發展需求，創新原有檔案管理信息化建設理念，做好迎接新挑戰的充分準備，且立足醫院未來戰略發展層面，對醫院檔案管理信息化建設創新，提升現代化管理水平。另一方面，工作管理者理念創新。作為醫院檔案管理核心實施者，其自身信息化建設理念十分關鍵，需結合醫院實際情況，不斷學習先進的檔案管理方法，充分學習檔案管理專業知識，豐富自身專業知識體系，且對現有資源進行加工、存儲，做好檔案傳遞或交接工作，保證檔案管理密切相關[2]。

（2）明確分工開展專項管理

若想從本質層面實現醫院檔案管理信息化建設目標，提高檔案管理水平，要求醫院內部各部門構建良好的交流及溝通，為實現分工明確提供保證。現下醫院對檔案管理信息化建設缺乏正確認識，部門間劃分存在一定的誤區，促使權責并未實現明晰化，影響各項工作有序貫徹及落實。新發展常態下，醫院將檔案管理歸屬劃分至院辦，促使檔案管理信息化建設水平滯后，影響其工作有序實施。為進一步實現檔案管理信息化建設，需對其工作實現權責劃分，最為關鍵的是處于醫院內部各部門布設專項檔案管理人員，主要負責各部門工作歸檔整體工作，定期針對不同部門檔案收集匯總特征加強人員專項培訓，以此強化人員自身實踐能力，高質量完成工作任務目標。為調動專項檔案管理人員工作積極性，需對其工作開展考核，建立獎懲機制，與其自身晉升、薪酬做好聯動，以保證文書檔案管理更具標準化、規范化。

（3）加快醫院文書檔案信息網絡化建設，實現資源共享

醫院文書檔案信息化管理核心目的在于，實現資源信息數字化、網絡化，并提供具有高效性的應用服務。按照檔案信息內容差異性，其實際開放范圍需予以嚴格限定，構建完善的網絡驗證系統，確保信息具有安全性同時，實現文書檔案資源共享。不僅需保證醫院內人員利用相關檔案信息資料便捷性，而且需保證各機構調用規范性。為從本質實現檔案信息共享目標，為使用者提供優質服務，應在醫院內部網實現文書檔案信息管理系統網絡化，可為利用者提供相關資料參考。此外，需加強與其他同等醫院的交流，未來發展趨勢為實現區域內乃至全國范圍內文書檔案信息網絡，從而實現面向社會信息開放。網絡化帶來的安全問題不容小覷，隨著各類新技術興起，需高效處理管理和應用關聯性，依托嚴密的身份認證，以及內外網分隔，實現數據實時備份，保證其檔案資料安全性及可靠性。

（4）規范檔案數據采集管理流程

信息化時代背景下，以大數據、云計算等新型技術不斷用于醫院檔案管理中，進一步提升檔案利用率。為展實現檔案信息化建設目標，需不斷規范檔案數據采集管理流程，明晰各類文件歸檔要求，各部門需及時將工作形成數據信息反饋遞交至檔案庫內，保證檔案信息完整性、真實性，保證檔案信息自身價值有效發揮。為提升檔案管理信息數據采集質量，需建立相應的評價考核機制，實現檔案數據精細化管理，相互間形成良好的協作監督，保證醫院正式運營管理中形成資料存儲于信息化管理部門中，按照其形成時間、模塊進行分類歸檔。標準化規范建設，主要是針對數字化文件形成、歸檔、存儲及傳輸等方面制定規范和標準，統一檔案資料格式，審核其內容真實性及完整性。利用物聯網技術，將每一份檔案存儲實際位置、名稱、調用狀況及其相關負責人記錄，并布設相應的識別碼，掃碼可顯示檔案管理基本信息。其次，將各類檔案按照其實際類別、年份及性質進行劃分收集存儲，并嚴格依照電子檔案收集方式實施，為后續調閱便捷提供保證，實現檔案歸類收集實現規范化、標準化及統一化。

（5）完善檔案管理信息化建設配置

2020年我國檔案局明確規定，需全面實施檔案數字化、信息化及電子化，不斷優化升級信息化管理模式，實現以信息化為核心檔案管理目標。大數據背景下，醫院需加大資金投入，并每年將文書檔案信息化建設資金納入預算中，保證為其持續性提供生命源泉，構建完善的信息化文書檔案系統，并將其與醫院內部各類辦公系統銜接，實現信息內部共享，文書檔案使用人員僅需通過權限訪問，便可獲取自身所需數據信息，不僅提高檔案信息利用率，而且提升數據庫信息更新速率，數據更具時效性。多個醫療機構運營時間周期較長，檔案管理資料體量較大，其以紙質版等方式存在，長時間處于自然環境下，增加各類資源破損風險。現下需積極更新基礎配置，加大資金等投入，引入多個軟硬件設備，實現無紙化存儲，充分應用計算機系統完善檔案信息查詢、共享系統，為后續使用便捷性提供保證。需強調的是，數字化時代背景下，檔案管理逐步趨于自動化、數字化，保證其網絡安全性。

（6）加大醫院文書檔案安全保密工作

建設文書檔案信息化系統，主要為利用更具便捷性，提高檔案管理效率及質量，其涉及保密安全工作，尤其是近年來各項信息技術高速發展，為各領域帶來機遇優勢同時，也為不良分子竊取信息提供助力。因此，做好醫院文書檔案信息安全保障，是現下信息化建設核心內容。一方面，需從進口、傳輸及應用環節做好防護措施。信息錄入過程中，應及時做好數字檔案備份，并采取恢復防護措施，以免計算機進入病毒造成信息丟失，也減少因信息丟失需重新錄入增加人員工作量。各類基礎設施更新過程中，需對報廢設備進行清點，保證其信息已經完全消除，以免造成信息泄露。針對檔案信息可選取物理隔離，并增設相應的防火墻及專用網絡，防止人為干擾破壞。應用過程中需推行權限電子身份認證，保證文書檔案信息可靠性，對各類信息資源保密性進行分類，按照不同人員、部門提供相應的權限，實現院內、院間等信息資源共享，不僅提高檔案利用率，而且促進檔案信息化管理。為以免信息泄露，需安設相應的監控設備，定期對其進行檢測和維護。另一方面，加強保密制度建設。需按照醫院實際狀況，制定完善的保密制度，為管理人員提供工作導向，并隨著制度不斷落實深入，按照實際狀況，對其不斷進行優化完善，促使安全保密工作全面貫徹于實處。

結束語

醫院文書檔案管理作為醫院管理核心內容，其與醫院發展密切相關，檔案管理信息化建設吻合現下時代發展需求，更為保障醫院良好發展提供助力。信息技術興起為醫院文書檔案管理提供多個機遇，受多方面因素影響，其仍存在多個瓶頸難以消除，影響文書檔案信息化建設，其自身信息利用率較低，需從多層次、多維度開展創新路徑，實現文書檔案管理信息化建設，提高檔案管理效率及質量。

參考文獻：

[1]陳少婷.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值與發展[J].山西檔案，2019，244（2）：93-94.

[2]胡靜.新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].健康必讀，2020（4）：255-256.

[3]周曉峰.論檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].蘭臺內外，2019，260（23）：19-20.

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