新檔案法背景下高職院校檔案信息化建設路徑分析

鄒詩華

檔案信息化是指利用現代信息技術，對檔案信息進行數字化處理，以實現對檔案資源的共享、交換和檢索，從而提高檔案的使用價值。隨著社會的發展與進步，高職院校的檔案工作也在不斷改革與創新。由于傳統的紙質材料存在著很多的弊端，因此需要對當前的檔案信息化現狀做出分析，并提出有效的方案來解決這些弊端，促進檔案信息化建設的進一步完善。

相關概念與理論基礎

信息化是指以信息網絡技術為基礎，信息技術為手段，將人類社會帶入一個嶄新的時代——數字化、信息化時代。在這個過程中，人與物的關系更為緊密，人與物的聯系更加密切，而物的屬性則是人的本性和心理需求。在檔案信息化發展過程中，檔案信息化是一種全新的管理模式，其主要特點就是將計算機技術與傳統的紙質檔案進行有效融合與利用，通過對電子文件的收集、整理、存儲等工作，實現信息的共享和交換，為用戶提供更加便利的服務；同時，也可以促進相關的工作人員能夠更好地完成自己的職責任務，提高自身的專業水平，從而推動整個檔案的信息化建設。

隨著科學技術的發展，以及人們對物質生活要求的不斷提高，傳統檔案管理模式已經不能滿足現代的檔案管理需求，需要對檔案的收集、整理和保管等方面進行創新，從而實現檔案資源共享。在新時期，我國各級政府、企事業單位及高校都高度重視并積極開展“互聯網+”的實踐活動，并取得了一定的成效，但由于受經濟條件的制約，也出現了一些問題，比如：利用率低，效率低，缺乏科學的規劃；缺少專業人才，無法適應現代化的檔案管理工作等。這些問題也嚴重阻礙著高職院校的信息化建設。

高職院校檔案信息化建設的必要性

隨著社會的不斷發展，信息化技術在人們的生活中扮演著越來越重要的角色，檔案工作的內容和形式都發生了巨大變化，檔案信息的采集、存儲和利用等都需要借助計算機來實現，因此，對檔案信息化的建設提出了更高的要求。由于現代化的檔案管理模式已經形成，所以對傳統的紙質化文件進行整理、分類和保存是必不可少的步驟，這就使得高職院校的檔案管理工作變得更為復雜，同時也給檔案信息化建設帶來新的挑戰。目前上課方式發生改變，部分課程采用線上教學，迫切要求高職院校加快檔案信息化建設。

總而言之，高職院校檔案信息化建設在當前具有非常廣闊的發展前景，但是目前的情況卻不容樂觀。在實際的操作過程中，存在許多問題與不足，比如：缺乏專業的技術人員以及管理人員，這些因素都會影響高職院校檔案信息化建設的水平，從而導致其無法適應現代的數字化環境。

高職院校檔案信息化建設現狀及存在的問題分析

我國高職院校檔案信息化建設的基本狀況

目前，我國高職院校檔案信息化建設的發展還處于初級階段，檔案管理工作以紙質檔案為主，檔案的收集整理主要依靠人工方式進行，數字化水平滯后，檔案信息資源的開發利用較低，在很大程度上影響了高職院校的檔案管理工作。隨著社會的不斷進步，高職院校的檔案工作也要與時俱進，傳統紙質文件的保存已經不能滿足現在的需求，需按照新檔案法的要求，依托信息化的時代背景，對檔案管理工作進行革新，以適應現代化的要求和趨勢。

由于計算機技術的普及和應用，信息技術存儲的電子文件與傳統的紙質文件相比，不僅能夠避免檔案被損壞腐蝕，而且能夠豐富存儲形式，增大存儲量，提高檔案的安全性。目前，很多高職院校將重點放在了教育教學及科研工作上，缺乏對檔案管理信息化建設的重視，在檔案信息化建設的過程中投入資金較少，檔案管理人員的信息化專業知識及技術水平有限，不能熟練運用數字化設備進行檔案管理，在實際的操作過程中存在著很多的問題與漏洞，導致檔案管理信息化建設進程緩慢。

高職院校檔案信息化建設存在的問題

我國檔案信息化建設起步較晚，在檔案信息化建設方面處于探索階段，在檔案信息化的應用上存在很多的不足和問題，主要表現在以下幾個層面：第一，檔案信息資源開發利用率低。隨著社會的發展和科技的進步以及計算機技術的不斷提升，人們對于檔案的利用已經不再是單純地查看紙質文件，而是通過網絡來實現對資料的查詢、檢索、管理等功能。但是缺乏對數字化資料的有效保護，導致大量的電子數據被泄露，造成了巨大的經濟損失。第二，檔案信息的保密性差。目前大多數高職院校的檔案館都建立在傳統的紙質環境下，不能充分發揮出其應有的作用與價值，因此無法滿足現代社會的需求。第三，檔案信息的安全性較差。檔案信息資源的開發利用不夠完善，很多檔案資料都是在紙質載體上進行記錄，而在互聯網技術快速發展的今天，無法實現對這些數據的有效存儲和保存，這就使許多文件的價值不能被充分發揮出來，這也是造成大量的檔案流失和浪費的重要原因。第四，檔案信息化建設的硬件設施不完善。在高職院校的檔案信息化建設中，檔案信息資源的開發與利用是一項系統工程，需要大量的人力、物力和財力，而目前我國的高職院校的檔案信息化設施還比較落后，無法滿足對檔案收集與管理的需求[ 2 ]。

新檔案法對高職院校檔案信息化建設的策略

加強檔案信息化建設

要想實現檔案信息化，就需要建立一個完善的檔案信息管理系統，這也是信息化時代的必然要求。因此，在進行檔案信息化建設的過程中，必須要加強對檔案信息系統的開發與應用?？梢酝ㄟ^以下幾方面來完成：第一，對現有的檔案管理軟件系統加以利用，并將其與其他的計算機網絡技術相結合，從而提高工作效率。第二，對原有的檔案資料數據庫進行改造，使之更加符合現代化的發展需求，具有更多功能。第三，將傳統的紙質文件電子化處理方式，改為數字化的操作，這樣不僅能夠有效提升數據的準確性和可靠性，還能為今后的檔案管理工作提供更多的便利。第四，對于一些重要的文書材料，也應該采用先進的手段來保存，保證其完整性，以便日后查找和使用。第五，在建設好的信息化環境下，還應注重對相關工作人員素質的培養以及專業的培訓，以促進整個行業整體水平的不斷進步。

構建檔案信息化隊伍

高職院校檔案信息化建設需要大量的人才作為支撐，因此要建立一支高素質的檔案信息化隊伍滿足檔案建設的需要，推動我國檔案信息化建設的進程。

高校應該加強對檔案管理人員的信息化建設培訓，使他們具備較高的信息化建設水平，在檔案管理工作中熟練地運用計算機網絡技術，提高自身的綜合實力。對現有的工作人員進行定期的考核評估，確保檔案管理人員的能力與崗位要求相匹配，并根據情況不斷地調整和完善?？梢酝ㄟ^引進一些具有信息化方面的專業人才，充實到檔案建設隊伍中，為高職院校的發展提供強有力的人力資源保障。高校應該堅持走出去的原則，向檔案信息化建設程度高的院校學習，為高職院校檔案信息化建設奠定堅實基礎。

加強對檔案管理人員職業素養的提升。一是加強政治能力建設，高度牢記政治站位，堅定為黨管檔的信念、為國守史的操守、為民服務的情懷，錘煉檔案人員忠誠、干凈、擔當的政治品格，著力提高政治判斷力、政治領悟力、政治執行力，樹立終身學習理念。二是具備較高的業務能力，了解國家的政策法規，熟悉檔案業務的操作流程，熟悉檔案材料的分類、整理、保管等工作，并且具有較強的信息檢索和處理的能力。三是需要對相關的資料進行收集，并將這些數據錄入系統之中，為日后的查詢提供便利。四是積極主動地參與到學院的各項活動中，及時了解學院發生的各項大事和活動，為收集第一手資料做準備。五是爭取領導重視，完善高職院校檔案管理人員培訓制度。學院領導應該重視對員工的培訓與教育，使他們能更好地學習到新的知識與經驗，從而幫助其提升綜合素質。六是可以通過建立獎勵機制，在年度考核、職稱晉升等方面給予適當政策，提高檔案管理人員的工作積極性，進而激發出其更多的潛能以及創新思維，推動檔案整體工作及信息化建設水平的提升。

提升檔案信息化能力

檔案信息化建設是一個非常復雜的過程，需要不斷改進，這就要求高職院校在檔案信息的收集和整理工作中，要有一定的專業性，這樣才能夠更好地促進高職院校的發展與進步。

進行檔案資料的搜集和處理時，要做到科學、合理，并且還要具備較高的技術水平，這就對檔案工作者的綜合素質提出了更高的標準與挑戰。為了確保高職院校的檔案信息化建設質量達到預期的目標，就要加強對相關技術人員以及管理人員的培訓力度，提高他們的管理能力，從而為實現這一目標奠定堅實基礎。可以通過建立健全網絡平臺，來提升數據的傳輸速度，進而保證檔案信息的及時性。加大高職院檔案管理信息化建設的資金投入，引進先進的軟硬件設施，適應快速發展的信息時代，提升自身的檔案信息化能力，滿足高職院校事業發展需要及現代化的社會需求。

完善檔案信息化體系

為了能夠更好地促進檔案信息化的建設工作，需要對檔案信息進行有效的構建和完善，這就要求在檔案信息體系的構建過程中，必須要充分利用先進的信息技術以及網絡技術，將信息化的優勢發揮到最大，不斷對檔案的內容、格式等做出相應的改變和創新，從而使其具有一定的時代性，這樣才能保證檔案的有效性與完整性。

通過建立健全數據庫，實現對數據的共享性，并以此來提高檔案的管理效率，進而為用戶提供更加優質的服務；還應該加強對數字化的建設力度，因為計算機的發展已經成為當前社會的主流趨勢。因此，要想使得高職院校檔案信息化建設水平得到進一步的提升，就應當大力推動電子信息的建設進程，只有如此才能夠讓高職院校檔案的信息化建設有一個良好的開端；同時，也要注重對相關法律法規的制定與實施，確保其能夠切實落實到實際的應用當中，并保障其最終能夠順利地開展下去。

加強檔案的資源配置

加強檔案資源的配置工作，是實現檔案信息化的基礎性工程，在進行檔案資源的配置時，要根據實際情況進行合理的分配與利用。

對現有的檔案庫房的數量以及種類等方面做出相應的調整與優化，保證檔案庫的質量；對已經存在的檔案信息及時更新，以確保信息化建設能夠滿足當前的發展需求；將原有的資料和文件分類整理，提高其使用的效率和準確性。通過網絡技術的應用來完成資源的有效整合，從而達到提升管理水平、降低成本的目的；在收集整理檔案資料時，需要充分考慮相關的專業知識，比如說如何將紙質的材料轉化成電子數據，這也是一項非常重要的內容。還應當建立完善的數據庫系統，以便為后續的查詢提供便利，這樣才能更好地促進高職院校的檔案信息化建設。

加大檔案信息化宣傳

在高校檔案信息化建設中，加強檔案管理及檔案信息化宣傳，可以面向師生員工舉辦檔案知識講座、主題征文、演講比賽等，介紹檔案知識和檔案工作的價值意義，擴大檔案知名度及關注度。轉變檔案工作模式、思維理念，讓社會公眾充分認識到開展檔案工作的重要性；建立健全網絡平臺，通過互聯網進行資源共享，實現信息快速傳遞，為廣大的高職院校提供良好的發展環境。

借助現代信息技術的優勢來完善檔案信息化的管理體系，以達到高效的信息服務。在新的檔案法背景下，高職院校的檔案部門應該積極探索新的信息化技術，將其應用到自身的發展中來，不斷地提升自己的專業水平，從而促進高職院校整體實力的增強和進步。同時，還要加強對相關檔案工作人員的培訓，讓他們能夠運用信息化技術，把檔案知識融入學生思政課程，讓學生感受檔案文化、校史文化的魅力，從內心深處培養學生愛國、愛校情懷，為學生的學習創造更好的條件與氛圍。

文章主要針對如何更好地將新檔案法的相關理論和實踐運用到高職院校的檔案管理中，為今后的高職院校數字化建設提供參考。通過對新時期下不斷變化的社會經濟以及現代信息技術的應用現狀進行分析，探討出目前高職院校的檔案信息系統的特點及功能，并結合現如今的信息化技術，總結出一些可行的方法和途徑，為未來的高等職業教育改革與發展做鋪墊。

參考文獻

[1]張琴.高職院校財務檔案精細化管理探索[J].文化產業，2021（34）：64-66.

[2]錢艷.校園數字化文化背景下職業院校檔案管理模式探析[J].文化產業，2021（32）：152-154.

[3]郭燕.新時期高職院校財務檔案管理信息化建設探析[J].行政事業資產與財務，2021（20）：101-102.

[4]張紅.高校檔案管理信息化建設探究[J].城建檔案，2021（01）：40-41.