新時期干部人事檔案管理現狀及優化對策研究

晏小兵

摘 要：檔案是一種原始記錄，可以記錄各種事實關系，反映一個組織的歷史，而在所有的檔案記錄中，又以干部人事檔案最為重要。干部人事檔案記錄著每一位干部的各項基本情況，包括黨性修養、知識水平、管理能力、工作履歷、業務發展和效能考核等各方面情況。因此，做好干部人事檔案管理尤為關鍵，既可以隨時了解干部的具體情況，又能夠為晉升和任用提供可靠有力的參考依據。然而，隨著信息化時代的到來，傳統的檔案管理不再滿足新時期干部人事檔案管理的需求，必須積極地尋求解決對策。

關鍵詞：干部人事;檔案管理;管理現狀;優化對策

干部人事檔案管理是人事部門重要的組織工作，具有服務型、政治性的特點，對于企業的人才開發利用和內驅力發展有著重要促進意義。然而，傳統的人事檔案管理，大多以紙質文件的形式記錄人事內容，這種管理形式容易發生丟失、損毀和老化等諸多問題，難以保障干部人事檔案的安全性和可靠性。而信息技術的快速發展，有效地解決了這一問題，為提高干部人事檔案管理能力，事企業單位應從領導意識、管檔水平和管檔手段等多方面出發，全面推動與優化信息化檔案管理，提高管檔人員的綜合素質與管理水平，為干部人事檔案管理注入新的生機。

一、信息化時代對于干部人事檔案管理的影響

隨著信息時代的到來，信息技術已成為社會運轉的核心樞紐之一，各行各業都在積極地應用和推廣信息技術，以此實現新時代下的快速發展。信息化時代帶來的最大戰略意義在于它的龐大信息量，人們可以通過瀏覽與篩查這些信息量，從中超出有價值的信息資源，而這正適用于新時期干部人事檔案管理工作。傳統的檔案管理工作效率較低，一方面在于記錄和查詢，傳統的紙質檔案都是人為的數據記錄，這些記錄可受到字跡、記錄出錯的影響，而導致信息失真，同時調度和查詢起來也較為麻煩和困難，難以快速找到游泳的信息。另一方面在于保管和儲存，紙質檔案本身具有一定的局限性，會隨著時間發生泛黃、蟲蛀和腐爛，同時還有人為丟失的風險。而信息化檔案管理下，可將這些檔案數據共享至云端備份，合理地解決了保管方面的問題，同時查詢和調度起來十分方便，利于檔案人員使用檔案信息。

但值得注意的是，信息化檔案管理是信息時代高速運作下孕育而成的一柄“雙刃劍”。正面來看，這把劍可以幫助人類迅速有效地處理海量數據，為社會的作業生活帶來了不小的變異。反面來看，在處理與篩查信息的過程中，存在著較高的泄密風險，可能在潛移默化中，你的數據應遭到外泄，這也是在信息技術日益發展的今天，值得警醒和反思的問題。

一、我國干部人事檔案管理的現狀

（一）領導對檔案管理缺乏重視

目前，許多企事業單位的領導者，普遍存在著對檔案管理缺乏重視的問題，部分領導甚至認為干部人事檔案管理僅僅是處理上級部門的相關要求，缺乏實際的作用意義，并未將干部人事檔案管理劃入企事業單位的人才管理戰略中。這也導致人事部門得到的事業支持普遍較少，長期存在著資金投入過少、檔案人員缺乏新鮮血液、管檔觀念陳舊和信息化管理能力不足，從而制約了干部人事檔案管理，原本具有的人才發掘和利用的職能。

（二）檔案收集范圍有限

目前，干部人事檔案管理中還存在著歸檔范圍有限的情況，例如第四類材料，目前歸檔的材料中只有學歷學位和職稱等兩類材料，而像是發明創造、技術創新和專業技術業績等技術檔案材料，卻沒有在干部人事檔案的歸檔中記錄，而這些材料能夠直接反映出技術干部的真實能力水平，缺失這些材料，勢必會對全面考察和開發利用干部資源造成一定的影響。

（三）管檔人員素質有限

管檔人員自身的綜合素質對檔案管理的質量水平和利用效率有著直接的影響，對于絕大多數管檔人員來說，較為重視干部人事檔案的裝訂、分類、裝裱、篩選、檔案資料的收集等日常管理工作，對于“三齡二歷一身份”的認定原則和依據較為熟悉，但開發與利用檔案的能力水平較低，對于檔案管理的本質認識不清，忽視了檔案管理的主要目的在于開發和利用人才資源。此外，許多檔案負責人缺乏良好的信息化管理能力，這也造成電子檔案的普及應用進度緩慢，更別說實現電子檔案互聯網+的信息化檔案管理模式，對檔案的利用效率較低。

（四）檔案管理的信息化進程緩慢

隨著現代社會快速發展，現代的企事業單位有著人員變動快和檔案更新快等特點，傳統的檔案管理已經無法滿足現代企事業單位的人事管理需求，同時傳統檔案以書面記錄人事信息，容易發生損毀、遺失，且查找和調度起來較為困難。隨著信息化時代的來臨，許多企事業單位都在積極地實現檔案信息化管理，但效果差強人意，主要原因在于缺乏相關技術和人才，雖然一些企事業單位也建立了檔案管理信息系統，但只具備局部區域功能，無法與其他區域進行信息共享，且開發利用程度較低。

二、新時期干部人事檔案管理的優化對策

（一）加強領導者對檔案管理的重視

隨著信息化時代的到來，各行各業都在積極地求變與創新，誰能夠充分地利用信息技術實現信息化管理，勢必會在同行業中取得更大的優勢，這也給干部人事檔案管理帶來了新的發展機遇。作為企事業單位的領導，必須積極轉變管理觀念，以長遠的管理眼光，創新干部人事檔案管理模式，充分結合既往檔案管理的經驗和優勢，結合單位的發展情況，推動信息管理化進程，最大限度上發揮干部人事檔案管理管理職能，深度挖掘干部人才。同時，各級組織部門要充分利用和發揮公共服務功能，建設全國統一的信息媒體平臺，加強干部人事檔案管理的信用功能，提高我國干部人事檔案管理的使用效率。

（二）推動建設信息化檔案管理

隨著信息技術快速發展，全球經濟一體化和信息化時代的到來，信息化已經成為了各行各業進一步發展和創新的必然趨勢，干部人事檔案管理也需緊跟時代潮流。目前，應從以下三個層面展開檔案管理信息化建設：首先，單位內部實現檔案電子化信息化;其次;在單位內部信息技術的專業基礎上，構建信息資源共享平臺，在實現信息資源共享的同時，需嚴格加強對信息資料的保密性，解決開發利用之間的矛盾;最后，通過建立國家層面的信息資源共享平臺，實現對政府各部門人事信息的整合與對接，真正發揮干部人事檔案管理的相關職能，不斷挖掘優秀的干部人才。新時代下，干部人事檔案只有落實與實現以上目標，才能真正地脫離傳統檔案管理，邁向信息化管理時代，但值得警惕的是：在實現信息化管理的過程中，也要做好信息安全和風險防范工作，避免重要的檔案管理信息外泄。

（三）提高管檔人員的綜合素質

為實現干部人事檔案管理的信息化建設，滿足企事業單位對人才的開發和利用需求，就必須增強管檔人員自身的綜合管理水平尤其是信息化管理水平。人事部門要定期組織對管檔人員的技術培訓和考核，鼓勵管檔人員積極學習信息化管理技術，支持他們進行深造學習，不斷提高自身的綜合管理水平和信息化管理水平。同時，人事部門應定期組織政治培訓，力求提高管檔人員的政治素質，使他們將檔案管理工作看做一項政治工作，提高對檔案管理的重視，發揮嚴守紀律、遵守制度和保守秘密等黨性原則，在重復單調的工作中保持高度的警惕和責任，減少工作的失誤和差錯。

（四）建立完善的檔案管理法規制度

隨著人事檔案管理信息化和網絡化的逐步開展，勢必伴隨著相應問題的發生，例如信息的安全性和保密性等問題該如何保障，這也對干部人事檔案管理提出了更高的要求。為確保檔案數據的私密性和安全性，必須制定相關法律法規，同時加強對檔案中的個人信息的保護，設立干部人事檔案信息管理查看的分級授權和分級管理制度，確保在合理開發應用干部人事信息的同時，保障信息安全。

（五）加大對檔案管理的建設投入

為了實現干部人事檔案信息管理，必須有大量的資金支持，為了提高企業干部人事檔案管理的效率，企業和事業單位領導必須加大對人員培訓、網絡設備和管理系統的投入，只有保障經費充足，為了實現人事檔案管理的創新，只有將各檔案信息庫的資源共享平臺連接起來，才能有效地開發和利用全社會干部人事檔案管理的大數據，最終實現我國干部人事檔案信息的全面建設。

（六）增強檔案管理系統間的融合發展

檔案管理系統不是一個獨立的系統，整個管理系統在各個部門之間相互影響、相互服務，缺一不可。而建設檔案管理系統的最紅目標就是為社會大眾提供更為完善和系統的服務。干部人事檔案管理是一項具有政治性和服務性的工作，其政治性表現在檔案材料的收集必須由政府部門和相關部門相互協調溝通，共同推動，而服務性表現在于檔案管理的最終目標是為政府結構級相關人員提供開發利用服務。這就要求必須突破信息篩查和收集中的瓶頸，每個環節都需和政府各環節密切聯動與銜接，這也要求各級單位必須加強聯動與協同工作。

四、結束語

總之，相關企事業單位領導人必須重視干部人事檔案管理中存在的問題，積極推動檔案管理的信息化建設，提高管檔人員的綜合素質和相關技術水平，不斷更新檔案管理觀念，積極地探索安全可靠的新時代檔案管理模式，為干部人才的選拔和晉升提供豐富的渠道。

參考文獻：

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