關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討

張晶晶

關鍵詞：事業單位;檔案管理;建設與發展;策略探討

在事業單位的檔案管理工作中，升級檔案管理的工作效率，使檔案管理信息化，是一項非常關鍵且具有重大意義的專項任務。現代化的事業單位積極推進檔案管理信息化的工作進程，對信息化工作有正確認識，不僅有效提升了事業單位的工作效率，而且對于提升工作人員的積極性也具有重大意義，更是為事業單位創新工作管理模式的樹立了先鋒模范。

1.傳統的檔案管理模式的不足之處

1.1對于檔案管理信息化的認識存在不足

我們國家在事業單位工作的檔案管理人員對于各類檔案的信息化管理的理解與認識比較片面，依舊傳統且固執的認為在檔案管理工作中沒有出現大問題、大失誤等落后思想普遍存在于沒有接受最新知識、落后于時代步伐的事業單位檔案管理人員中。信息化時代的到來要求要求各行各業都必須普及信息化，才能保持自身不落后且得到長遠發展。所以，制定一份適合信息化發展的檔案管理制度也勢不可擋，使檔案管理工作更靈活也更有活力。

1.2檔案管理人員未曾進行過系統的學習培訓

在網絡發達的今天，原先沒有進行過系統業務學習的檔案管理人員對于網絡化時代的工作已然有些吃力，沒有跟隨時代潮流共同進步。而像這樣管理人員知識與技能的落后是當前事業單位存在的普遍現象，對于系統知識和技能的學習不成系統，在沒有成熟的培訓制度的情況下，管理人員對待專業知識學習的態度也不夠端正，這也就使大部分的事業單位陷進無掌握專業知識和信息化人才的困境。

2.事業單位檔案管理信息化的優勢

2.1延長檔案的儲存時間

在事業單位的檔案管理工作中，時間久遠的紙質檔案資料時常會有發黃跡象，經過多次翻閱會導致檔案的損毀和遺失問題，由此引出許多問題。那么在檔案管理工作中如何如何快速處理數量龐大類屬雜亂的的檔案并且延長時間久遠的檔案的存儲和使用時間，是事業單位檔案管理工作亟待解決的問題。首先，建立信息化的檔案管理制度，信息化檔案管理增加了電子檔案作為輔助，整理、劃分類型、查收和發出以及檔案查找等工作不再成為困難，同時保證了檔案信息的清晰和完整。其次，在網絡的發達技術條件下，檔案管理的花費和資金投入都在不斷地降低，并且也不需要特意留出物理儲存空間。最后，信息化的檔案管理方式使得檔案在存放過程中出現意外的情況大大降低，使得檔案可以得到更長遠的保存。

2.2提高檔案的管理效率

檔案管理的最終是為了使檔案管理的工作水平提升。在信息化的管理背景下，檔案管理制度標準化，從信息收集，到最后的工作，全部采用程序化流程，從而提高了檔案的查閱與調取速度，檔案資料可以運用計算機進行快速查找，并且提供了強大的數據統計功能，實現了有網絡、有電腦則可以保證工作的順利進行，在極大程度上提高了檔案工作的效率。

2.3提高檔案安全保密性

因為原先落后的檔案管理工作的局限性，在檔案查詢時只能由人工翻閱，但由于工作人員缺少培訓學習，工作人員又對許多單位的檔案進行管理，在工作中很可能會造成信息泄露和丟失。所以使用信息化管理不僅可以有效提升工作效率，還可以有效阻止信息外泄，在信息安全方面得到大幅提升。

3.有效管理信息化建設與發展的方法

3.1提高管理人員專業素質。

各級事業單位應當定期對檔案管理人員進行專業學習的培訓，力求大幅度提升檔案管理工作人員的信息化水平。重視檔案管理人員的專業能力的培養，加強人員的思想培訓，使得工作人員能夠意識到信息化管理的勢在必行，并且通過考試來考察工作人員是否已經掌握必備知識，從而提高工作人員的整體專業素質。

3.2完善必要的硬件設施設備

完善必要的硬件設施就應當配備必要的基礎性硬件設施，如計算機、掃描儀等儀器，并且選擇較高配置的計算機系統和互聯網通訊設備，引進先進的檔案管理信息系統，使得檔案的管理內容更加豐富多樣。保證設備具有發展空間，不會造成設備短時間落后的情況，這樣既節約花費，又滿足了未來信息化的建設與發展。應當保證信息設備的安全性，使用不易導致數據丟失的設備，提高安全意識。

3.3合理制定信息化管理制度

檔案管理的信息化建設是一項長期攻堅戰，既需要制訂統一科學的規劃，又需要領導者轉變固有管理理念，從而全面提升檔案管理水平。完成好事業單位檔案管理信息化制度的頂層設計，有利于使得各級領導、工作人員的職責明確，合力完成事業單位檔案管理工作的信息化。只有積極的推進制度落實，促使管理方案不斷完善，才能真正高效發揮檔案管理制度信息化應有的作用。

四.結束語

實現檔案管理信息化，充分發揮事業單位檔案管理的價值，采用科學的管理辦法，使用先進的管理方式推進自身的發展，推動事業單位檔案管理的全面發展，從而更好的服務于廣大群眾。

參考文獻：

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