基于信息化手段的醫藥代表來訪登記備案管理

陳淵華

南京大學醫學院附屬口腔醫院院長辦公室 （江蘇南京 210008）

醫藥代表是指代表藥品上市許可持有人在中華人民共和國境內從事藥品信息傳遞、溝通、反饋的專業人員。2019年10月，江蘇省衛生健康委員會發布了《關于公立醫療機構加強醫藥代表活動管理的通知》，提出了建立合同管理、登記備案、院內接待、巡查監控和監督懲誡5方面的制度，其中明確要求公立醫療機構應建立登記備案制度，即公立醫療機構要實行醫藥代表來訪登記備案管理，建立醫藥代表登記備案臺賬；行風辦為醫藥代表登記備案部門，負責登記備案企業信息、涉及醫藥產品信息、相關工作人員信息。2020年12月1日開始施行國家藥監局組織制定的《醫藥代表備案管理辦法（試行）》[1]，對醫藥代表進入醫院后的具體任務及可開展的學術推廣活動進行了明確的規定，一方面，隨著藥品、設備、耗材等不斷的更新與發展，醫院也需要對設備進行更新，使用新型的藥品和耗材更好地為患者服務，這就需要及時了解藥品、設備、耗材的動態；另一方面產品研發機構也要協助醫務人員合理使用本企業的醫藥產品，同時需要收集和反饋藥品、設備、耗材的臨床使用情況及醫院需求信息，這些工作均需要通過醫藥代表進入醫院來開展。因此，醫藥代表進入醫院開展工作應該是醫院管理工作中的一環。

為了便于醫院對醫藥代表來訪加強管理，我院嘗試通過信息化手段對醫藥代表來訪進行登記備案，建立了醫藥代表來訪登記備案平臺，用于醫藥代表進入醫院開展相關工作的流程管理。

1 信息化管理的原因

醫藥代表來訪登記備案是醫院的一項日常工作[2-4]，如何高效和高質量地完成這項工作是醫院相關職能科室需要思考的問題。我院嘗試采用信息化手段對醫藥代表的來訪進行登記備案管理，主要有以下4點考慮：（1）《關于公立醫療機構加強醫藥代表活動管理的通知》明確指出行風辦為醫藥代表登記備案部門，但我院行風辦工作人員數量有限，同時平時處理本科室的事務較多，精力和時間有限，且每位醫藥代表來院時間不統一，需要安排專人負責接待、登記相關信息，人力成本過高，可能影響行風辦的日常工作；（2）如果實行現場登記，需要醫藥代表先來院登記，審核通過后再來院介紹產品，增加了醫藥代表來院頻率，無形中給醫藥代表增加了負擔，同時由于新型冠狀病毒肺炎疫情的特殊性，醫藥代表頻繁出入醫院，不利于醫院流動人員的管控，給疫情防控工作增加了負擔；（3）如果采用電話登記的方式，由于現階段行風辦的工作人員對藥品、設備、耗材的品牌、規格型號等信息不甚了解，可能出現登記信息不全或錯誤的情況發生，且電話登記無法獲取資質證明材料、產品介紹材料、來訪人員身份證明材料等，同時電話登記工作也必須有人值守，效率較低，可能會影響日常工作的正常開展；（4）后期為滿足行風辦監督工作的要求，需要對醫藥代表來院信息進行匯總、分析和查看，如果通過紙質登記，統計數據不方便，效率較低，且數據量越大，出錯可能性越高。

2 信息化管理的現狀

結合我院的實際情況和醫藥代表來訪登記備案工作的要求和難點，我們考慮使用信息化的手段開展醫藥代表來訪登記備案管理[5-9]，行風辦和設備部門將工作中遇到的問題和需求詳細告知信息科，信息科根據需求進行平臺的設計和規劃，最終我院開發了用于醫藥代表來訪登記備案的平臺，在平臺正式上線前進行試運行，并及時對試運行中出現的問題和不足之處進行修改和完善，確保平臺全面上線后的穩定運行。

我院醫藥代表來訪登記備案平臺分為兩部分，一部分是醫藥代表來訪登記平臺（圖1），另一部分是醫藥代表來訪備案平臺（圖2）。

圖2 醫藥代表來訪備案平臺

2.1 醫藥代表來訪登記平臺

醫藥代表來訪登記平臺供醫藥代表使用。醫藥代表來院前，需要在醫院官網上進行登記，登記的內容包括預約時間、公司名稱、聯系人姓名、聯系電話以及介紹的產品等相關信息。由于每周四上午為設備部門的接待日，所以目前來訪登記的日期只可選擇每周四上午，同時為保障醫藥代表有充分介紹產品和溝通交流來院任務的時間，每位醫藥代表來訪登記的時段為半小時，已被選擇的時段后續的醫藥代表無法選擇。

2.2 醫藥代表來訪備案平臺

醫藥代表來訪備案平臺供醫院管理人員使用，可自動匯總醫藥代表來訪登記的所有信息，并根據預約日期排序。行風辦和設備部門可以登錄醫藥代表來訪備案平臺對前一周預約的醫藥代表進行信息查詢匯總，還可以將信息打印出來留檔備案，同時可以根據信息匯總表有計劃地安排醫院相關人員接待醫藥代表。

3 信息化管理的效果

3.1 符合管理規范要求

《關于公立醫療機構加強醫藥代表活動管理的通知》是對2017年實施的《國務院辦公廳關于進一步改革完善藥品生產流通使用政策的若干意見》中提出的“建立醫藥代表登記備案制度”意見的細化和進一步要求，對于醫藥代表登記備案制度進行了詳細的規范和要求。醫院需按照《關于公立醫療機構加強醫藥代表活動管理的通知》規定開展相應的工作，做好登記備案工作，同時需依據《醫藥代表備案管理辦法》要求，合法合規地開展相關工作。我院開發的醫藥代表來訪登記備案平臺實現了對來訪醫藥代表的統一登記管理，能較好地完成對于醫藥代表在醫療機構內活動管理的相關要求。

3.2 節約時間

對于醫藥代表而言，通過登錄醫藥代表來訪登記平臺進行信息登記，無需多次往返醫院，節約了時間；對于醫院管理人員而言，通過醫藥代表來訪備案平臺獲取企業及介紹的產品等信息，便于提前了解并做好準備，對于非必須的項目，可以提前溝通并刪除，同樣也節約了時間。

3.3 便于管理

對于醫院而言，通過信息化的手段進行管理，便于信息的匯總和統計，提高了工作效率；對于行風辦和設備部門而言，可以通過電腦端定期統計來訪醫藥代表的信息，對數據進行分類、匯總和分析，有利于精細化管理。

3.4 適應新形勢

新型冠狀病毒肺炎疫情的出現給醫院的精細化管理提出了新的要求，所有人員進入醫療場所均需要進行疫情相關的核查。醫藥代表由于工作原因，活動范圍較廣，醫院對于該類人員的核查需要更加嚴格。醫院可以在醫藥代表來訪登記平臺上增加相關條目，要求來訪人員上傳相關防疫信息，如“健康碼”“行程碼”“核酸檢測報告”等；工作人員提前在平臺上進行審核，防止疫情導致的其他問題發生。

3.5 便于巡查監控

《關于公立醫療機構加強醫藥代表活動管理的通知》中還明確提出建立巡查監控制度，醫院要組織保安、科室和管理人員進行定期或不定期檢查和巡查，對未按照要求開展工作的醫藥代表要堅決勸離，報告行風辦和保衛科處理，并記入醫藥企業誠信檔案；要在重點區域安裝高清視頻監控設備，監控錄像至少保留90天，及時發現、記錄、留存和分析醫藥代表在院內重點區域的活動信息。根據此項要求，醫院行風辦、保衛科和設備部門需巡查醫院來訪人員，可以利用醫藥代表來訪備案平臺上的記錄與現場巡查情況進行交叉對比，按要求執行登記備案的醫藥代表，可在指定的地點開展相關活動，沒有按要求進行登記備案的醫藥代表，按照《關于公立醫療機構加強醫藥代表活動管理的通知》規定進行相應的處罰。

4 總結

信息化手段是現代化醫院的管理方式之一，可以節省以往由人工登記所產生的時間成本[9]。信息化建設也是符合醫院管理發展趨勢的，可以為將來醫院與科室之間甚至醫院與醫院之間的信息互聯互通打下基礎[10]，還可以提高各類數據處理的效率，使數據的精確性和全面性得到改善，為醫院發展提供有效的數據支持。我院的醫藥代表來訪登記平臺在推廣運行后得到了使用部門和來訪醫藥代表的一致好評，目前所有來訪醫藥代表均通過該平臺進行登記，同時行風辦通過該平臺定期組織人員對來訪醫藥代表信息進行核對和查驗，確保來訪醫藥代表均提前進行登記，節省了雙方的時間，簡化了溝通流程，方便了全流程管理，提高了工作效率，但是仍需進一步完善信息的安全性，防止涉及企業機密或敏感信息的泄漏。