基于信息化時代的自然資源檔案數字化建設路徑選擇

鄒柏莉

摘 要：自然資源檔案中記錄了大量有利用價值的自然資源數據信息，對自然資源管理工作起著參考與借鑒作用。信息化時代，積極推進檔案數字化建設工作，準確選擇建設路徑，明確檔案管理系統(tǒng)建設的標準與技術規(guī)范，打造一體化檔案管理系統(tǒng)，對檔案管理工作中的信息收集、整理加工、歸檔存儲、開發(fā)利用進行統(tǒng)一集中管理，以及要完善數字資源建設，以夯實數字化建設的基礎，實現(xiàn)檔案資源高度共享，為自然資源檔案開發(fā)利用做好準備。

關鍵詞：信息化時代;自然資源檔案;數字化建設

為了全面提升自然資源檔案管理成效，在信息化時代，需要提高重視程度，加強自然資源檔案數字化建設，以滿足信息化時代對自然資源檔案管理的需求。由于在檔案數字化建設中存在著重視程度不夠、技術水平有限，以及檔案工作本身存在著不足等問題，影響到檔案數字化建設進展，不利于檔案數字化、現(xiàn)代化管理工作的推進，導致檔案利用率不高，降低了檔案管理的價值，迫切需要及時改善這一現(xiàn)狀。

一、信息化時代自然資源檔案數字化建設的作用

1.提高信息共享程度

信息化時代改變了傳統(tǒng)自然資源檔案的管理模式，由傳統(tǒng)單一的紙質管理，轉向現(xiàn)階段的數字化管理，管理工作的內容與方法都發(fā)生了實質性的變化。自然資源檔案以電子版的形式進行管理與保管，方便人們檢索和查閱檔案，檔案使用者在任何位置、時間都可通過提供的網絡平臺進行檔案的查閱與利用，信息共享程度非常高。

2.提高檔案利用率

在自然資源檔案未進行信息化管理之前，檔案利用率一直較低，而通過檔案數字化建設，促進了自然資源檔案利用率的提升，數字化建設改變了檔案文字內容的載體，以電子形式存儲在服務器中，檢索和利用非常簡單，只需將電子檔案放置在服務平臺中，通過網絡就可實現(xiàn)檔案的利用，促進了自然資源檔案利用率的提高。

3.有助于檔案保護工作

紙質檔案在保管中具有一定的局限性，對溫度、濕度、防火、防蟲等都有著一定的要求，而且在實際使用中，無論是檔案管理人員的查找、復制，還是使用者的翻閱等，在一定程度上都會對紙質檔案產生影響，造成紙質檔案的破損。在數字化建設之后，紙質檔案轉變?yōu)殡娮有问剑詳底中问酱鎯υ诜掌髦校⒖蛇M行實時備份，保證了電子檔案保管的安全性。在管理與利用檔案時，通過計算機直接從服務器中選擇檔案即可，在這一過程中不會對電子檔案造成任何損壞，有助于檔案的保護工作。但是，需要做好網絡安全工作，以避免網絡不安全因素造成檔案數據信息泄露或被盜的損失。

二、信息化時代自然資源檔案數字化建設面臨的問題

1.檔案管理人員數字化意識與認識不足

在長期的運行過程中，檔案管理人員已經形成了固有的檔案管理思維和管理模式，對自然資源檔案數字化建設存在著意識和認識不足的問題，進而形成對檔案數字化建設的阻礙。在意識不足方面，主要是因為未針對檔案數字化建設制定相應的管理制度，在績效考核中也未明確相應的考評指標，致使檔案管理人員對數字化建設意識不足。

2.技術水平有限

自然資源檔案已經完成了信息化建設，但是共享程度較低，或者說僅限于內部共享，對外開放水平較低。自然資源檔案管理整體的信息化技術水平有限，再加上人員信息素養(yǎng)上的不足，進而影響到數字化建設的成效。此外，數字化建設起步較晚，檔案管理模式、管理制度、管理內容等也未完成及時轉變，使自然資源檔案數字化管理進展緩慢。

3.檔案工作存在不足

自然資源檔案在數字化建設之后，更新是檔案日常工作的重點，但是在實際工作中，由于檔案管理人員認識與意識的不足，未充分重視自然資源電子檔案的日常維護與更新，影響到檔案信息的時效性，不利于檔案的開發(fā)與利用工作。同時，數字化檔案平臺基于網絡運行，網絡不安全因素威脅著電子檔案的安全，網絡安全管理存在漏洞，增加了檔案信息失真、丟失、被篡改的發(fā)生概率，對于檔案數字化建設影響極大。

三、信息化時代自然資源檔案數字化建設的路徑選擇

1.健全標準與規(guī)范體系

健全自然資源檔案管理標準與規(guī)范體系，對于數字化建設有著積極的影響。第一，依據國家現(xiàn)行的檔案管理標準與規(guī)范，結合數字化建設的實際情況，對原有的標準與規(guī)范進行完善，制定檔案管理系統(tǒng)技術標準與規(guī)范，并在檔案管理涉及的部門與機構中進行標準與規(guī)范的統(tǒng)一，主要內容有系統(tǒng)功能設定、數據接口、系統(tǒng)實施細則等，以便于實現(xiàn)檔案數字化建設區(qū)域內的統(tǒng)一。第二，數據庫技術標準與規(guī)范，如命名規(guī)范，主要有圖表、函數、存儲，以及數據庫安全管理要求等，屬于數據庫建設的指導性規(guī)范。第三，元數據管理標準，針對電子文件管理全過程進行元數據的設定，元數據的類型需涉及所有的自然資源檔案類別。第四，檔案數字化加工，根據需要數字化加工文件的類型，如圖片文件、視頻資料等都要設定與之配套的技術規(guī)范和管理流程，包括檔案管理的所有內容，如出庫入庫、文件整理與圖像處理標準、整理加工考核等，需對檔案管理的各個環(huán)節(jié)做出明確細致的規(guī)定，以實現(xiàn)自然資源檔案數字化建設的標準化與規(guī)范化。第五，完善共享規(guī)范建設，統(tǒng)一檔案數據標準，完善檔案共享平臺建設，全面覆蓋管理區(qū)域，實現(xiàn)區(qū)域內信息共享，提高信息交互的質量，為檔案利用提供保障。

2.打造檔案一體化管理模式

為了提高檔案數字化建設成效，需建立一體化管理系統(tǒng)，從檔案最初的信息收集工作開始，直至檔案利用的最終環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案的一體化管理與控制，以彌補傳統(tǒng)檔案管理工作的不足。采用模塊化開發(fā)策略，從檔案工作的收集、整理、加工、保存、利用等方面入手，每個環(huán)節(jié)依據其管理的實際需求設置相應的管理模塊，構建可延伸擴展的一體化管理系統(tǒng)，以滿足檔案未來數字化管理的需求。第一，構建收集中心，面向收集對象開放數據端口，與其管理系統(tǒng)進行對接，自動進行數據信息的實時收集，并將收集到的信息進行預歸檔。第二，構建管理中心，主要功能是分類管理檔案，依據自然資源檔案的類型，劃分成多個子模塊，文書類、不動產登記類、建設用地類等，可管理多種檔案類型，自動生成檔案號、目錄等。第三，保存中心，主要功能是保存，可自動生成檔案號與自動歸檔，實現(xiàn)電子檔案分類存儲。第四，利用中心，主要是檢索、查閱功能，可進行多樣化的檔案檢索，根據用戶的實際需求，靈活選擇檢索方式，以提高檔案利用效率。

3.構建多元化檢索方式

自然資源檔案數量大且類型多，所以數字化建設較為復雜。以礦業(yè)權檔案為例，其實際用途非常廣泛，可作為礦產開發(fā)利用的參考，或者是礦產資源勘查的依據等。建設用地檔案，則在征地、劃撥工作中利用較多，其完整真實地記錄了土地利用過往與現(xiàn)狀，有利于土地管理各項工作的開展。因此，需依據自然資源檔案利用的實際情況，構建多元化檢索方式，提高檢索精確度，為檔案的良好利用提供助力。首先，依據使用權限，合理設置檢索方式，滿足用戶的檢索需求;其次，構建多元化檢索方式，可通過單個或多個關鍵詞檢索，也可全文檢索、模糊查詢，依據關鍵詞可檢索到檔案中的內容，以及運用高級檢索模式，使用全文、目錄進行檔案的查找，以提高檢索的準確度，提升用戶的檢索體驗。

4.加強數字資源建設

數字資源是檔案數字化建設的基礎，需要在數字化建設中將館藏的紙質檔案轉化為電子檔案，使用檔案管理系統(tǒng)進行集中統(tǒng)一管理，在完成紙質檔案電子化轉變后，建立檔案目錄，存儲至檔案數據庫，為檔案利用打好資源基礎。首先，在數字資源建設中，應注重檔案管理的多樣化，將圖像、音頻、視頻等檔案也要納入其中，以豐富檔案的內容與形式;其次，電子檔案文件格式需統(tǒng)一，為了保證電子檔案的質量，需要對其進行全面的質量清查，清理無效與沒有利用價值的檔案;再次，電子檔案的存儲位置，要與總目錄一一對應;最后，建設用地檔案在系統(tǒng)中完成審批后，需要與紙質檔案進行比對，進行兩個版本檔案的數據補充后，才可進行相應的保管工作。

5.構建完善的安全保障機制

自然資源檔案需要絕對安全保管，應完善安全保障機制的建設，實行嚴格的備份制度，以保障檔案數據信息的安全性。備份面向所有的檔案管理工作，甚至包含日志文件的備份。使用的備份設備主要是服務器，采用雙機運行方案，實時備份檔案管理系統(tǒng)中的數據信息。運用雙機備份可以在其中一臺服務器出現(xiàn)故障的情況下，另一臺服務器接替工作，如果其中一臺服務器系統(tǒng)崩潰、信息數據丟失，可以使用另一臺服務器進行數據與系統(tǒng)的恢復工作，避免檔案信息丟失的問題，保證檔案管理系統(tǒng)高效運行。

6.注重檔案資源多樣化建設

自然資源檔案的形式多樣，包括了紙質文件資料、聲像檔案等，需對這些文件資料進行分門別類管理，以實現(xiàn)檔案數字化管理功能的擴展，如管理系統(tǒng)中的門類擴展、分類管理擴展等，構建自然資源檔案的多門類管理模式，分布式存儲電子檔案，以便于各個專業(yè)部門方便快捷地獲取各自所需的文件資料，多門類管理的類別可包括土地利用規(guī)劃、文書檔案、采礦權審批等。

四、加強自然資源檔案數字化建設管理的措施

1.加強軟硬件管理

軟硬件是自然資源檔案數字化建設的基礎，由于檔案管理數字化建設是一項長期工作，并且處于動態(tài)化建設過程中，需要通過加強軟硬件設備的管理，定期進行軟件與硬件的升級，才可使檔案管理系統(tǒng)跟隨信息技術的發(fā)展而升級，以維持檔案管理系統(tǒng)良好的運行狀態(tài)。在檔案數字化建設中，先要做好硬件建設，依據自然資源檔案數字化發(fā)展的實際情況，明確硬件性能，配置出可滿足檔案管理系統(tǒng)高效運行的硬件設備，為檔案數字化管理提供有力支撐。 在軟件方面，可與軟件開發(fā)公司建立合作，依據檔案數字化管理的實際需求定制軟件，還要與軟件公司簽訂后續(xù)的軟件維護合同，由軟件公司負責日常維護，修補軟件運行中出現(xiàn)的缺陷，以及定期進行軟件的升級，不斷優(yōu)化檔案數字化管理的功能，進而發(fā)揮出檔案數字化管理的優(yōu)勢，保證自然資源檔案管理的實效性、完整性與準確性。

2.加強檔案數字化管理的制度建設

健全的制度是管理的前提，制度本身具有規(guī)范與約束工作行為的作用，可保障管理各項工作措施的順利落實，所以在自然資源檔案數字化建設中，需要完善管理制度建設，以促進檔案數字化建設的有序推進。第一，制度完善建設需從檔案數字化建設本身入手，結合其數字化建設的內容，針對性完善各項制度。例如，檔案立卷歸檔，需要制定相應的規(guī)范與細則，針對檔案保管期限，需要明確不同類型自然資源檔案的保管時間，并給出保管到期后的處理要求，以避免檔案數字化管理出現(xiàn)不足，影響檔案的利用價值;第二，在檔案數字化管理中，需重新梳理電子檔案的管理流程，包括歸檔制度、移交制度、接收制度、查閱制度等，針對電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，都需設立相應的管理制度，以保證檔案數字化管理的規(guī)范化與標準化;第三，檔案管理人員作為數字化檔案建設中的關鍵一環(huán)，需要激發(fā)其工作的積極主動性，可建立完善的績效考核制度，對表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員進行相應的獎勵，針對表現(xiàn)不佳的人員則進行適當的懲罰。還需建立檔案管理責任制，依據檔案管理的不同崗位，明確檔案管理人員的各項工作責任，以確保檔案數字化建設各項工作的落實到位。

3.擴充服務范圍

檔案數字化建設的目的是實現(xiàn)自然資源檔案的最大化利用，自然資源檔案的內容與類型非常豐富，并具有極大的利用價值。比如，土地方面的檔案包括國土空間規(guī)劃、不動產登記、耕地保護等檔案，這些檔案可用于林地保護或是審核建設用地等工作，還可作為法律憑證，當出現(xiàn)權屬糾紛時，可以通過查閱檔案，明確實際的產權人。因此，為了更好實現(xiàn)自然資源檔案數字化建設的價值，需要擴充自然資源檔案的服務范圍，為檔案利用提供便利。第一，轉變傳統(tǒng)的被動式服務模式，服務需要積極主動，以不斷提高檔案的利用率。可通過廣泛宣傳方式，讓社會大眾了解和認識自然資源檔案，如建立自然資源檔案的官方平臺，在上面發(fā)布有關自然資源檔案的各種信息，以及詳細介紹檔案的服務內容，或者是積極宣傳檔案數字化建設的意義，引導社會大眾使用數字化檔案館，為社會大眾提供實時的檔案服務;第二，延伸檔案服務范圍，檔案數字化建設為檔案的利用提供了極大支撐，通過建立數字化檔案館，探索更多的檔案服務內容，延伸檔案服務領域，以滿足社會大眾檔案利用的實際需求，為社會大眾提供優(yōu)質的檔案服務，實現(xiàn)檔案數字化建設的最大價值。

4.強化檔案數字化管理培訓力度

檔案數字化建設改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式與方法，對檔案管理人員的信息素養(yǎng)有著一定要求，由于檔案管理人員已經適應了傳統(tǒng)的檔案管理與服務工作內容，在實行檔案數字化管理之后，檔案管理人員信息技術上的不足則被凸顯出來。因此，檔案管理部門要強化檔案數字化管理培訓力度，提高整個檔案管理隊伍的信息技術水平，不但要進行檔案數字化管理培訓，還需深入分析檔案管理隊伍信息技術、專業(yè)性上的不足，并制訂針對性的培訓計劃，豐富培訓的內容，實現(xiàn)檔案管理人員的系統(tǒng)性培訓，強化其檔案管理系統(tǒng)的實踐操作能力，提高其檔案管理的專業(yè)性。

五、結語

在自然資源檔案數字化建設中，需以現(xiàn)有的檔案資源為基礎，運用計算機技術、信息技術、大數據技術等，打造切合自然資源檔案管理實際需求的一體化檔案管理系統(tǒng)，對檔案進行全流程的信息化、數字化管理，以解決傳統(tǒng)檔案管理技術水平有限、工作存在不足的問題，提高自然資源檔案管理的技術水平，實現(xiàn)檔案數字化建設的最大價值。

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