行政管理檔案信息化建設的實現與對策研究

白冬慧

（山西九昌房地產開發有限公司,山西 太原 030000）

近年來，隨著信息科技的發展，企業通過利用現代化的科學信息技術對傳統檔案管理模式進行改革與突破，使得檔案管理的職能不再僅限于收集、整理與保存等方面，而更注重檔案查詢的便利化與靈活性功能。但很多企業和事業單位在行政檔案信息化建設方面都存在一些局限性，這會影響檔案管理效率的提升、檔案管理成效的展示。因此，在管理行政檔案時，企業和事業單位要重視檔案信息化建設工作的有序開展，從檔案信息化建設的思路、方法、路徑與機制等方面不斷完善企業檔案信息化建設的內容與流程，并建立便于檔案管理的信息化系統，使得繁雜、錯綜的檔案信息或者數據得以整合，便于各部門對檔案數據或者信息的查詢、調用等，從而推動企業或事業單位的行政效率。

1 檔案信息化的相關理論概述

1.1 檔案信息化建設的概念及內涵

檔案是政治、經濟、社會、文化等各方面實踐活動的記錄性文件，檔案管理者通過對檔案的收集和整理，能夠實現檔案留存與傳承。檔案信息化建設主要指的是應用信息技術對各類檔案實施快捷管理，通過對檔案管理現狀、問題進行重新思考，利用新理論、新原則和新方法建立檔案管理與服務的框架與流程，最終實現檔案的信息化服務。

在檔案信息化建設過程中，應用數據壓縮、數據庫以及高效掃描等技術來對聲像文件、紙質文件等已歸檔、介質檔案進行信息化檔案建設與管理，通過檔案信息管理系統的建設來組織成具有有序結構的檔案信息庫。在開展檔案信息化建設時，主要遵循效益性、安全性和規范性原則，科學、有序地對檔案進行信息化建設與管理[1]。檔案信息化建設通過應用科學信息技術對實體檔案條目信息的采集，將其轉化成數字化、電子化的檔案，便于應用和管理。如下圖所示。

圖1 電子化檔案采集

1.2 檔案信息化建設的流程

檔案信息化建設的流程主要是分類整理檔案→檔案交接→索引著錄→檔案拆分→掃描檔案→處理圖像→質量檢驗→圖像和索引掛接→案卷整理。檔案信息化建設流程的具體內容如表1所示。

表1 檔案信息化建設流程內容

2 行政檔案管理信息化建設的重要性分析

檔案是企業或者事業單位的重要文件和資源。隨著企業或者事業單位的持續經營與發展，檔案文件以及數據信息資源也在持續增加，這會使檔案管理變得更難更復雜。如果單一地應用傳統的檔案管理模式，其效率很難得到提升。積極開展行政檔案管理信息化建設工作，能夠傳統檔案管理過程中存在的問題與局限進行更好地規避和彌補，提升檔案綜合管理與利用效率。由此可見，利用信息技術來建設電子化、信息化的行政檔案管理模式、系統或者流程，有利于實現企業檔案信息化管理目標。

2.1 有利于實現檔案的科學管理與優化配置

企業在管理檔案時，由于檔案具有繁雜性，所以很容易出現紕漏或者問題。積極開展檔案信息化建設工作，能夠對傳統檔案的眾多局限進行突破，推動檔案管理逐漸向信息化方向發展與轉變，使得傳統檔案從利用、保管等職能逐漸向管理、服務等職能轉變，增強檔案管理的科學性與合理性，進而實現檔案的科學管理和檔案資源的優化配置，為企業各個部門提供更加優質、便捷以及高效的服務。與此同時，企業在面對當前檔案管理現狀時，通過建設檔案信息化管理，能夠有效節約工作人員的時間和精力，推動企業行政檔案管理更加規范化、全面化與綜合化，為企業員工在檔案管理方面的工作奠定堅實的基礎[2]。

2.2 有利于企業業務高效開展

在企業的實際運營過程中，檔案的利用率相對較高，完整的檔案信息可使企業管理者或使用者能夠快速、有效地確認和解決一些工作上的問題，鑒于此，企業注重行政檔案的信息化建設與管理。不僅如此，很多企業的管理者在制定經營決策以及未來發展規劃時也需要前期檔案的支撐，在充分了解以往經營業務以及信息資料等的基礎上，才能夠更好地制定企業未來發展計劃與經營戰略方針。企業積極建設信息化檔案，能夠給檔案使用者提供更加便利化的條件去查閱信息或者資料，為企業經營決策的科學制定提供助力與支撐。

2.3 有利于增強檔案管理的延續性與共享性

企業按照檔案信息化建設流程將檔案保存成電子化或者數字化檔案，能夠實現“一存多用”的功，只需將紙質檔案進行掃描、校隊和存儲，企業多部門之間就可以進行檔案信息的共享，且信息化檔案可以永久保存，其與紙質檔案相比更具有延續性和時效性。

3 行政檔案管理信息化建設的局限性分析

3.1 檔案信息收集存在不完整性

目前，一些企業并沒有重視檔案的信息化建設與管理，檔案管理過于形式化，沒有發揮其真正的意義與價值。很多企業在收集與整理檔案信息時，缺乏連續性與完整性，導致檔案管理效率較為低下。同時由于企業的檔案信息不僅僅局限在單一部門或者科室，每個部門都會有自己的檔案資料和存檔信息。企業的檔案管理人員在收集檔案信息時，由于收集途徑的多元化，且檔案交接或者數據統計口徑存在不一致等問題，導致檔案信息的整理難度加大，這在一定程度上會影響檔案信息的完整性，影響檔案信息化建設的進度與水平。不僅如此，由于各部門、各科室所提供的檔案文本或者信息數據存在不一致、不統一等問題，所有上傳的檔案數據并不能夠全部在檔案信息管理系統或者平臺中顯示，一些檔案信息資料會失去其自身的價值，也會導致檔案信息共享性消失，這種收集的不完整、不閉合的信息數據不具備可用性，影響檔案信息化建設工作的高效開展[3]。

3.2 檔案信息化建設安全性有待提升

在檔案管理信息化建設工作中，計算機技術以及網絡技術的應用是建設檔案信息化不可或缺的重要技術。在企業檔案管理工作中，檔案是實施分級管理的，一些檔案具有保密性，需要在系統中加密，整個檔案管理信息系統也都需要利用數據監測、恢復等技術進行加持，并對系統防火墻進行設置和完善，保護檔案信息的安全性。如果沒有對檔案信息進行權限和加密管理，很容易造成檔案信息泄露、丟失或者遭受黑客、病毒的入侵，最終給企業的經營帶來風險，嚴重的則會造成不可估量的損失。因此，企業在開展行政檔案信息化建設和管理時，必須要重其安全性的提升，維護企業利益。

3.3 缺乏檔案信息化管理人才

很多企業現有的檔案管理人員所掌握的檔案管理技術或者具備的檔案管理經驗較為傳統，其雖然有著豐富的檔案管理經驗，但是過多拘泥于紙質文件或者檔案的管理，在很多工作中積累的有效管理模式或者方法多適用于紙質檔案，對于信息化、數字化檔案管理工作并不適用，因而企業建設的信息化檔案需要更為專業的管理人員來進行管理。在管理數字化檔案或者電子檔案時，企業行政檔案管理人員不僅要掌握管理檔案的現代化技術或者方法，而且也要具備信息化檔案管理的業務能力與水平，要能夠靈活應用信息化檔案管理系統或者軟件，這樣才能夠更加適應檔案信息化建設與管理工作[4]。目前，一些企業的檔案管理人員的業務能力與專業水平不足，企業必須要充分認知自身在檔案管理方面存在的滯后性。不要忽視檔案的重要作用，在檔案人員的選拔、聘用與培訓上要做好規劃，這樣才能夠在檔案的信息化建設與管理工作中有的放矢。

4 行政檔案管理信息化建設方略探究

面對當前行政檔案信息化建設與管理過程中存在的眾多局限與不足，企業必須要充分認知建設信息化行政檔案管理的重要性，并積極完善和規避信息化檔案建設與管理過程中的弊端與漏洞，從制度、管理、系統以及人員等多方面、多角度來建設健全并完善信息化行政檔案管理體系，維護好企業檔案的安全性，推動企業經營效率與管理水平的進一步提升。

4.1 重視檔案信息化管理機制的健全和完善

較為健全和完善的制度能夠為檔案管理信息化建設工作提供更好地保障。而在機制的健全和完善方面，企業要注重思路的轉化，結合科技時代的發展步伐以及企業檔案管理的實際需求，將數字化檔案建設工作當作出發點和立足點，以點帶面地進行檔案信息化建設。企業在建設信息化檔案時，要注重對檔案信息安全性的維護，結合國家以及地方在檔案管理方面的機制與標準或者規范來對檔案進行規范化管理。企業要健全檔案管理機制，需從各個方面來規范檔案管理信息化建設的行為，規避和克服行政檔案管理信息化建設過程中存在的諸多問題[5]。與此同時，企業要完善檔案管理機制，需要明確檔案管理人員的崗位職責，制定合理、科學的考核機制與流程，規范檔案管理人員的行為，并對檔案管理人員工作的積極性進行有效的激勵與調動，推動檔案信息化建設水平的有效提升。為企業檔案的高效提供有效的制度保障，推動企業檔案管理信息化建設實效性的快速提高。

4.2 重視信息化檔案管理系統的開發與利用

企業要想更好地實現行政檔案管理的信息化，重視信息化檔案管理系統的開發與利用是核心和關鍵。企業要重視紙質檔案的數字化采集、整理與升級，應用科學的統計方法來對數字化檔案進行整理和分類。在建設信息化行政檔案管理系統時，企業可以按照時間、類別、部門或者科室等內容進行檔案信息的采集、歸類與整理，所有檔案信息的錄入要保證完整性和詳盡性。此外，企業也要注重檔案信息安全性的建設，定期做好檔案信息管理系統的維護與檢修，定期更新防火墻、安裝殺毒軟件等，并對檔案信息實施更新與上傳，保證檔案信息應用時效性與實效性的統一。

4.3 重視檔案信息化管理人才的聘用與培訓

針對檔案管理人員，很多企業都缺乏檔案信息化管理人才。企業現有的檔案管理人員的思路、方法與經驗多與紙質檔案管理密切相關，而在數字化檔案管理方面的技術或者方法掌握得并不多，缺乏豐富的管理經驗與方法，這從根本上來講，不利于企業行政檔案信息化建設與管理，對于行政檔案利用效率的提升也非常不利。因此，面對檔案信息化管理人才貧瘠的現狀，企業要注重選拔與聘用優秀檔案管理人才，同時也可以對檔案管理人員進行專業的信息化培訓，通過線上與線下相結合培訓模式的應用，讓企業檔案管理人員能夠更系統地學習與掌握檔案信息化管理的方法與內容，從而有利于提升企業檔案信息化管理水平。與此同時，企業檔案管理人員也要不斷解放思想、與時俱進，秉承“活到老、學到老”的精神，結合時代的發展趨勢，利用自己的業余時間不斷學習檔案信息化管理的相關內容與方法，精進自身檔案管理能力，提升檔案管理人員的業務能力與專業水平，同時也可以為企業行政檔案管理的信息化建設建言獻策，幫助企業快速、高效地建立更為全面、系統且高效的檔案管理體系，更好地發揮行政檔案信息化建設與管理的效果[6]。

4.4 重視檔案信息化管理工作的全面開展

在行政檔案的管理上，一些企業并沒有予以充分且全面的重視，很多企業多秉承“重業務、輕檔案”的思維，在檔案管理方面沒有更多的標準和要求，因而導致企業檔案信息化建設工作擱淺。基于此，企業要想建設更加系統且全面的信息化檔案管理體系，重視檔案信息化建設工作的開展，指定專門人員進行檔案的信息化建設與管理工作，積極做好檔案的歸集、整理、分類、錄入、掃描、上傳等工作，一次上傳、終身享用，逐步實現檔案信息的共享與應用，為企業各項經營業務的開展、管理水平的提升奠定基礎。

5 結語

目前，在行政檔案管理過程中，并不是所有企業都重視檔案信息化建設。一些企業認為檔案管理沒有業務管理重要，忽視了檔案管理的重要性，這會導致企業經營管理效率的降低。因此，企業必須要重視檔案管理工作的高效開展，充分意識到檔案管理的重要性，認知企業在檔案信息化建設過程中存在的問題，從而提出更加有效的信息化建設措施，從檔案管理人員、管理系統、管理機制等多個方面來推動檔案信息化建設、管理與應用，增強企業檔案管理實效性。