基于全面預算管理的物業(yè)公司內(nèi)控制度研究

摘要：

我國房地產(chǎn)的快速發(fā)展推動了物業(yè)公司的發(fā)展，作為現(xiàn)代城市管理的一部分，物業(yè)管理體系的不斷完善為居民的生活增加了較多便利。隨著我國市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)型及各項改革逐步推進，物業(yè)公司必須重視資源的合理利用，并在此基礎上執(zhí)行有效的內(nèi)控活動。基于這種背景，首先闡述全面預算管理與內(nèi)控管理的概念及特點，其次闡述物業(yè)公司內(nèi)控管理的必要性，最后闡述相應的建議措施，以提升資源利用效率，促進物業(yè)公司發(fā)展。

關(guān)鍵詞：物業(yè)公司;全面預算管理;內(nèi)控體系

0 引言

全面預算管理屬于企業(yè)管理的重要組成部分，主要是指利用預算手段對公司的各項財務與非財務資源進行分配、控制與考核，從而有效地組織和協(xié)調(diào)單位的生產(chǎn)經(jīng)營活動，完成既定目標。全面預算管理具有以下特點：

第一，全面性。全面預算管理是針對單位的財務資源與非財務資源進行統(tǒng)一調(diào)度，全方位、全過程、全員參與是其具體表現(xiàn)，在單位的資源管理過程中，強調(diào)的是全體員工針對物質(zhì)資源與非物質(zhì)資源的全過程管理，因此，全面預算管理更加全面、科學。

第二，過程性。全面預算管理在預算編制—預算審批—預算實施—預算控制—預算評價過程中，遵循的是過程性原則，它不是一蹴而就的工作。

第三，戰(zhàn)略性。全面預算管理是根據(jù)戰(zhàn)略目標開展的預算管理任務，單位應根據(jù)戰(zhàn)略目標與具體指標制定全面預算管理的總目標與分目標，各個部門層級按照相應的預算目標執(zhí)行，最終實現(xiàn)單位的長遠發(fā)展。

第四，系統(tǒng)性。全面預算管理不是簡單針對某個環(huán)節(jié)、某個活動進行的預算管理活動，而是從橫向與縱向2個層面對單位的各個環(huán)節(jié)預算進行的科學、合理的管理。橫向來說，各個部門互相協(xié)調(diào)，內(nèi)部職責有機結(jié)合，形成互相影響的機制。縱向來說，預算編制、預算執(zhí)行、預算控制互相銜接，形成完整的自上而下的預算管理體系，實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標[1]。

1 物業(yè)公司基于全面預算管理的內(nèi)控必要性分析

內(nèi)部控制是企業(yè)管理的重要組成部分，是指在單位的經(jīng)營環(huán)境下，根據(jù)單位的戰(zhàn)略目標，高效鑒別潛在的經(jīng)營風險，并且通過制定合理的措施規(guī)避及應對風險，從而降低風險造成的經(jīng)濟損失。內(nèi)部控制包括一系列計劃、程序和制度，通過建立完善的內(nèi)部控制體系，提升單位的整體運營水平，加強內(nèi)部監(jiān)督。物業(yè)公司較快的發(fā)展速度必須以高效的資源管理方式為中心，在執(zhí)行全面預算管理工作時，物業(yè)公司必須研究有效的內(nèi)部控制方式。這不僅是公司自身發(fā)展的要求，也是實現(xiàn)資源合理分配、推動社會發(fā)展的必要保障。

1.1 提升經(jīng)濟效益，完善管理體系

當前，物業(yè)公司處于穩(wěn)步發(fā)展階段，內(nèi)部控制體系是物業(yè)公司管理體系的重要組成部分。根據(jù)全面預算管理進行內(nèi)控監(jiān)督工作，是物業(yè)公司內(nèi)部發(fā)展的要求，也是適應新形勢的需要，主要表現(xiàn)在3個方面：

第一，我國市場改革的逐步推進要求物業(yè)公司根據(jù)自身戰(zhàn)略目標進行資源重組，科學利用各項資源。物業(yè)公司通過合理調(diào)配各項物質(zhì)及非物質(zhì)資源，可以提升經(jīng)濟效益，在合理的內(nèi)控機制下保證各項資源的統(tǒng)一使用，提高經(jīng)營水平。

第二，通過對內(nèi)控體系進行分析，可以提升管理監(jiān)督效率[2]。例如，有效的財務檢查可以準確核算各項財務資料，財務監(jiān)督與控制可以滲透到各個管理環(huán)節(jié)，使得各項管理工作執(zhí)行有效，確保各項管理制度實施得當，提升管理效率。

第三，管理體系及效率取決于包括管理者的決策科學性與執(zhí)行力度，通過有效的內(nèi)部控制程序及制度，可以監(jiān)督并激勵管理者的決策及執(zhí)行效率，進而提升整體協(xié)作水平，促進物業(yè)公司發(fā)展。

1.2 加強財務預測，提升決策效率

面對激烈的市場競爭及愈發(fā)嚴苛的政府政策，物業(yè)公司必須根據(jù)自身的戰(zhàn)略目標做好各項財務預測，并根據(jù)預測結(jié)果制訂財務計劃，提升決策效率。這依賴有效的內(nèi)控管理監(jiān)督，主要表現(xiàn)在2個方面：

第一，有效的內(nèi)部控制制度可以幫助物業(yè)公司的相關(guān)人員及時、迅速了解公司的資源使用情況，保證資源使用的規(guī)范性與及時性，幫助物業(yè)公司及時根據(jù)市場環(huán)境以及資源使用情況做出成本、利潤等預測，管理者可以根據(jù)上述信息制訂可行性預算方案，提升預算實用性。

第二，合理的內(nèi)部控制監(jiān)督可以加強資源使用各個環(huán)節(jié)的規(guī)范性與合理性。在預算方案執(zhí)行之后，通過對資源使用的各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督工作，可以規(guī)避內(nèi)控風險，提升資源使用效率，保障公司資產(chǎn)安全，促進物業(yè)公司發(fā)展。

1.3 加強資金管理，規(guī)避資金風險

資金是公司的血液，資金周轉(zhuǎn)效率與流轉(zhuǎn)速度影響公司的經(jīng)濟效益，因此，如果資金使用不當，管理水平不高，就會提高資金風險，影響公司發(fā)展進程。物業(yè)公司有必要加強資金的管理工作，通過有效的內(nèi)控手段規(guī)避資金風險，主要體現(xiàn)在2個方面：

第一，由于物業(yè)公司經(jīng)營多元化、業(yè)務板塊多樣化，資金的使用風險、流動風險隨之增加。通過有效的資金管理活動，設計合理的內(nèi)部控制體系與制度，可以規(guī)避資金人為以及非人為的各項風險，制定合理的路徑保障資金安全[3]。

第二，物業(yè)公司經(jīng)營板塊眾多，需要根據(jù)板塊特點設計合理的資金使用比例。例如，物業(yè)公司可以設計合理的制度、流程核算各個運營板塊的資金余缺情況，按照銀行利率的變動情況安排長短期借款，促進資金流動，這樣既能夠滿足物業(yè)公司的運營資金需求，又能夠合理降低資金成本，實現(xiàn)長遠發(fā)展。

1.4 提高資源配置，促進社會發(fā)展

當前，節(jié)能減排、提高效能是社會發(fā)展的主旋律。物業(yè)公司作為重要的經(jīng)濟支柱，必須積極響應國家政策，通過合理合法的手段提升管理水平，降低資源耗費，因此，根據(jù)物業(yè)公司的經(jīng)營特點研究科學的內(nèi)控體系，設計合理的內(nèi)控管理措施，可以降低損耗，穩(wěn)步發(fā)展，主要表現(xiàn)在3個方面：

第一，內(nèi)控體系包含組織設計，科學設計組織結(jié)構(gòu)，合理配置人員，降低員工流動率和離職率，提高員工工作效率。

第二，內(nèi)控體系包含財務監(jiān)督，針對資金運動、財務報表編制等活動進行審計，可以規(guī)避資金浪費，提高資源安全性。

第三，內(nèi)控體系包含制度規(guī)定，物業(yè)公司員工眾多，組織結(jié)構(gòu)較為復雜，制定合理規(guī)范的制度可以加強部門聯(lián)結(jié)，加強員工之間的合作，設計目標管理制度有利于完成部門及個人目標，進而實現(xiàn)物業(yè)公司的戰(zhàn)略目標，促進公司與社會的共同發(fā)展。

2 物業(yè)公司全面預算管理內(nèi)控體系建設措施

2.1 內(nèi)控制體系設計原則

物業(yè)公司針對內(nèi)控體系進行研究，對公司自身發(fā)展與提高社會資源配置都具有重要意義，有必要在根據(jù)全面預算管理的基礎上設計合理的內(nèi)控管理體系，推動自身發(fā)展。在設計內(nèi)控體系之前，物業(yè)公司一方面需要制定科學的原則保障內(nèi)控體系的運行;另一方面需要明確自身不足與優(yōu)勢，借鑒其他行業(yè)的經(jīng)驗，提升自身管理水平。設計原則主要體現(xiàn)在4個方面：

第一，預算性。預算目標與預算編制計劃是設計完善內(nèi)控管理體系的根據(jù)，物業(yè)公司需要明確自身經(jīng)營特點與組織結(jié)構(gòu)，將各個部門的資金管理、資源使用納入內(nèi)控體系的設計范疇，在此基礎上設計預算目標，實施預算管理措施。預算管理工作必須與內(nèi)控管理措施相互結(jié)合，內(nèi)控實施路徑要以預算目標與編制的預算方案為依據(jù)，預算目標的實現(xiàn)要以內(nèi)部控制方法為依托，二者互相結(jié)合，推動物業(yè)公司總體戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)[4]。

第二，規(guī)范性。內(nèi)部控制體系的建立與完善必須遵循規(guī)范性原則。例如，內(nèi)部控制目標的建立、內(nèi)部控制制度的設計、內(nèi)部控制措施的實施等，都需要遵循規(guī)范性原則，按照統(tǒng)一標準實施。

第三，層次性。由于全面預算管理的目標具有層次性，在設計內(nèi)部控制方案與具體指標時，也應遵循層次性原則，規(guī)范實施。

第四，風險效益性。物業(yè)公司對內(nèi)控體系進行研究的最終目標是提升經(jīng)濟效益，實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。物業(yè)公司必須考慮設計、實施內(nèi)部控制方案所耗費的成本，然后將成本與所獲收益進行比較，最終確定內(nèi)部控制方案的實施路徑。值得注意的是，內(nèi)控體系的設計所帶來的經(jīng)濟效益存在滯后性，物業(yè)公司一方面應立足長遠，樹立長遠發(fā)展的目標，塑造優(yōu)秀的企業(yè)文化，實現(xiàn)全員管理;另一方面應重視各個內(nèi)控環(huán)節(jié)耗費的成本，不斷進行調(diào)整。

物業(yè)公司在進行內(nèi)控體系的研究與建設時，應明確自身短板與缺陷，并在此基礎上進行設計。物業(yè)公司在明確自身短板時，應注意3個問題：

第一，觀念意識問題。物業(yè)管理行業(yè)雖然經(jīng)歷了30多年的快速發(fā)展，但物業(yè)公司經(jīng)營管理模式仍較粗放，大部分以提升經(jīng)濟利潤為根本目的，沒有長遠發(fā)展的觀念，而內(nèi)控體系的建設與完善都會耗費一定的成本，其經(jīng)濟效益的提升在后期才會展現(xiàn)。另外，公司的管理人員內(nèi)控管理觀念淡薄，缺乏主動執(zhí)行力，最終影響內(nèi)控制度的執(zhí)行。

第二，管理制度不完善。大部分物業(yè)公司缺乏完善的內(nèi)部控制管理制度。物業(yè)服務作為一個新型產(chǎn)業(yè)，勞動較為密集，自動化程度低，導致公司內(nèi)部缺乏完善的內(nèi)部控制管理體系，缺乏行業(yè)統(tǒng)一的管理標準，導致整個行業(yè)的管理制度混亂，缺乏規(guī)范性。

第三，內(nèi)部控制審計力度較弱。內(nèi)部控制制度的實施要以有效的內(nèi)部控制審計制度作為保障，物業(yè)公司的多種經(jīng)營服務業(yè)的增多加大了內(nèi)控審計工作的難度，無法保證審計效率，在內(nèi)控審計人員的選拔與配上，沒有統(tǒng)一的標準，缺乏完善的內(nèi)控人員培養(yǎng)流程。基于此，物業(yè)公司必須審時度勢，根據(jù)自身經(jīng)營特點確定審計監(jiān)督部門，對各個事項進行事前審計與事后評價。

2.2 措施建議

2.2.1 預算為基，完善體系

物業(yè)公司在研究并完善內(nèi)部控制體系時，必須要以制定的預算目標與編制的預算為前提，根據(jù)預算的層次性完善內(nèi)部控制體系。這就要求物業(yè)公司必須重視資源分配與管理，加強預算管理工作，主要從3個方面完善：

第一，樹立預算觀念，設計預算目標。物業(yè)公司應定期盤活自身資產(chǎn)，根據(jù)自身戰(zhàn)略目標確定預算目標。預算目標的確定應考慮經(jīng)濟成本、業(yè)務支出、生產(chǎn)投資等多方面內(nèi)容，為設定后續(xù)預算分目標與編制預算做準備。

第二，科學編制預算。在編制預算時，可以靈活采用預算管理方法，如零基預算、滾動預算。預算編制人員應對企業(yè)整體的運營情況有充分的了解，對市場前景充分考慮，與專業(yè)的財務人員、審計人員共同合作，完成預算表的編制任務。

第三，完善預算管理體系。預算編制完成后，需要對各個部門下達預算任務，各個部門按照編制的預算執(zhí)行各項預算管理活動。物業(yè)公司要根據(jù)編制的預算確定每一組織層級的預算計劃，完善預算體系。需要注意的是，公司必須重視預算觀念的樹立，一方面可以通過內(nèi)網(wǎng)宣傳、組織講座等形式督促員工執(zhí)行，塑造優(yōu)秀的企業(yè)文化;另一方面可以確定目標管理制度，通過預算管理目標的確定與執(zhí)行，督促每位員工執(zhí)行各項預算管理活動，實現(xiàn)自我管理和自我控制，并與考核績效掛鉤。這樣不僅可以減少管理人員的工作負擔，還能提升員工工作主動性，增強員工責任感，最終實現(xiàn)整體預算目標。

2.2.2 完善內(nèi)控，強化監(jiān)督

要想在公司范圍內(nèi)實施內(nèi)控管理制度，一方面需要強化內(nèi)控管理意識，明確內(nèi)控管理責任;另一方面需要構(gòu)建完善內(nèi)控管理體系，優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境，提升企業(yè)競爭力，主要從4個方面完善：

第一，強化內(nèi)控管理觀念，明確員工責任。物業(yè)公司管理者必須對內(nèi)控體系的作用和意義有深刻理解，在強化自身意識的基礎上制定切實可行的內(nèi)控管理制度。領(lǐng)導者只有強化內(nèi)控責任意識，才能以身作則。

第二，構(gòu)建完善的內(nèi)控體系。物業(yè)公司需要充分利用人力、資金資源，將其針對物業(yè)公司的經(jīng)營板塊進行分解，每一板塊確定監(jiān)督重點，明確員工責任，將內(nèi)控風險按照風險發(fā)生可能性與影響程度劃分等級，最終選定內(nèi)控人員進行監(jiān)督與控制。

第三，加強部門之間的銜接與聯(lián)系，提高信息流動性。物業(yè)公司的內(nèi)控有效性取決于信息的流動效率。信息流動快，部門之間傳遞信息高效，內(nèi)控人員掌握經(jīng)營信息及時，才能夠及時應對經(jīng)營風險。因此，物業(yè)公司應優(yōu)化部門結(jié)構(gòu)，加強部門之間的聯(lián)系。值得注意的是，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，物業(yè)公司可以根據(jù)自身經(jīng)營情況優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境，建立內(nèi)控數(shù)據(jù)處理中心或財務預算數(shù)據(jù)處理中心，實現(xiàn)各個經(jīng)營板塊的預算數(shù)據(jù)集成，提高資金劃撥、管理效率，內(nèi)控人員也能夠通過數(shù)據(jù)處理中心確定各項資金、資源管理問題，有利于迅速做出風險應對措施，提升內(nèi)控管理效率。

第四，內(nèi)外結(jié)合，加強監(jiān)督。物業(yè)公司在進行內(nèi)控監(jiān)督時，不應僅僅依靠內(nèi)部審計人員，還應內(nèi)外結(jié)合，聘請專業(yè)的注冊會計師、審計師進行管理審計、會計審計，及時發(fā)現(xiàn)公司存在的會計、管理漏洞，積極改進，不斷完善[5]。

2.2.3 優(yōu)化流程，相互結(jié)合

物業(yè)公司內(nèi)控管理體系的建立是基于預算管理的，因此，預算管理與內(nèi)控管理相互依存，預算管理是內(nèi)控管理工作的標桿，內(nèi)控管理是實現(xiàn)預算管理目標的路徑，物業(yè)公司必須重視二者的融合，不斷優(yōu)化內(nèi)控管理流程，主要從3個方面完善：

第一，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，設置內(nèi)控管理部門。內(nèi)控管理部門的人員選聘與考核直接由高層經(jīng)理負責，規(guī)避人為產(chǎn)生的內(nèi)控風險，確立內(nèi)控監(jiān)督循環(huán)制度，每一內(nèi)控人員輪流對各個經(jīng)營業(yè)務進行考核，提高內(nèi)控監(jiān)督科學性。

第二，加強預算管理與內(nèi)控管理的銜接。當預算目標與預算編制工作完成后，物業(yè)公司應將具體的預算目標予以明確，并下發(fā)給各部門，各部門再將具體、明確的預算指標下發(fā)給部門人員。內(nèi)控人員應根據(jù)明確的預算指標對各部門人員的完成情況進行定期考核，并在部門人員工作過程中提供相應指導。例如，在資金使用階段，內(nèi)控人員應及時提醒部門人員潛在資金使用風險，并針對預算資金的使用提出相應建議。為保證預算管理部門與內(nèi)控管理部門的融合，物業(yè)公司可以定期開展工作座談會及時交流，以發(fā)現(xiàn)其中的內(nèi)控問題，為后續(xù)的預算管理工作確定路徑。

第三，重視人才選拔，提高人才專業(yè)性。物業(yè)公司在選拔人才上應比例適當，不僅重視理論人才的選拔與應用，還應重視具備實戰(zhàn)經(jīng)驗的人才，因地制宜，根據(jù)自身的經(jīng)營特點完善內(nèi)控管理體系，提升內(nèi)控效率。

3 結(jié)語

物業(yè)公司作為“新型經(jīng)濟”的重要組成部分，必須提升自身市場競爭力，進行有效的內(nèi)控體系優(yōu)化。物業(yè)公司必須明確：第一，我國經(jīng)濟處于“新常態(tài)”，企業(yè)要想提升經(jīng)濟效益，必須對組織結(jié)構(gòu)、管理方式進行變革;第二，企業(yè)在進行管理變革時必須考慮自身經(jīng)營發(fā)展情況與戰(zhàn)略目標，立足長遠，提高認知，塑造優(yōu)秀的企業(yè)文化與理念，不斷完善自身，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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收稿日期：2022-02-14

作者簡介：

范作前，男，1975年生，大專，會計師，主要研究方向：企業(yè)財務管理。