零售百貨商場內部控制管理研究

摘要：內部控制貫穿企業經營活動始終，其核心是內部財務控制。商業零售企業內部控制是為了實現經營目標、保護資產安全和完整而采取的自我調整、約束、評價和控制的一系列方法。以X商場為例，詳細分析其內部控制手段和方法，以及內部控制中存在的問題，提出優化內部控制管理的建議，從而提高經營管理水平，提升盈利能力。

關鍵詞：零售商場;內部控制;風險識別和評價

0 引言

內部控制是由企業董事會、監事會、經理層和全體員工共同實施的旨在實現控制目標的過程。內部控制的核心是內部財務控制，其貫穿企業運營的方方面面，是散布在企業作業中的一連串控制行為。內部財務控制與企業經營活動相互交織。商業零售企業內部控制的管理理念是，內部控制與商業經營活動緊密相連，既對其起到制約作用，又支持其順利開展，進而促進財務與業務有效融合。總之，實施有效的內部控制是商業零售企業實現戰略目標和經營目標的保證。

1 概述

1.1 我國零售百貨商場發展現狀

近年來，隨著我國經濟的騰飛和先進內部控制理念的引入，零售百貨商場的內部控制工作取得很大的進展。零售百貨商場努力打造一站式購物場景和綜合服務，如超市、餐飲、休閑娛樂、教育、線上線下同步經營等。隨著電商的蓬勃發展，傳統線下零售業受到了不小沖擊，甚至出現了經營危機。為了給客戶提供更好的購物體驗，各個零售商場都使出了渾身解數，主打沉浸式購物、便捷消費等軟性體驗式服務。然而，也有不少零售商場因管理不善而出現經營虧損。部分大型零售商場缺乏科學、系統的內部控制制度，或者內部控制流于形式。當前零售商場普遍存在的問題有：組織架構不合理;管理層缺乏內部控制意識，內部控制不到位;內部控制流程設計不合理;信息系統不完善，與實際經營匹配度不高;外部監督乏力;內部審計監督職能弱化[12]。

1.2 研究方法

中國的《企業內部控制基本規范》[3]借鑒了美國COSO委員會（反虛假財務報告委員會發起組織）提出的《內部控制—整合框架》，結合中國國情，要求企業建立和實施的內部控制包括5項基本要素：內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督。本文主要圍繞內部控制的這5項要素，借鑒國內外較成熟的內部控制研究成果，結合我國零售百貨商場的特點，采用案例分析法和比較分析法探究X零售百貨商場（以下簡稱“X商場”）內部控制現狀和存在的問題，并提出相應的改善措施。

1.3 X商場簡介

X商場是一家擁有超過百年歷史的高端零售百貨商場，在中國內地和香港均設有門店，云集了世界各地的時尚奢侈品牌及高端現代設計師精品。X商場實行買手制，在貨品自主權、管理權、盈利模式等方面都與傳統商場存在區別，不同于傳統國內商場與品牌商聯營或專柜經營模式，其采購自主權和商品所有權都歸屬于商場。

2 X商場內部控制存在的問題及關鍵控制點

在中國市場，X商場不斷摸索內部控制管理方法，期間不可避免地出現一些問題，主要體現在4個方面。

2.1 企業治理架構和組織形式滯后

X商場在進入中國市場之初，組織形式是由區域總裁統管負責銷售和各個功能模塊，包括前線零售、運營，以及后臺行政、人事、財務等職能模塊，且區域總裁多是銷售出身。在企業發展之初，這種組織架構模式可以起到一線帶動全面的作用，確保企業目標統一、快速行動、高效運作。但隨著企業的不斷發展，從內部環境看，由前線主導所有功能模塊的模式并不符合內部控制建設的要求。

內部控制建設的硬件要素是構建完善的機構，軟件要素是各內部機構之間及各經辦人員之間有明確的分工與牽制。如在追求業績最大化的前提下，是否對經濟效益進行充分論證;在刺激銷售上漲的策略中，是否有效設計了銷售傭金制度;是否進行商品合理定價和適當實施折扣策略，是否采取了有效的促銷方式，以及有效的資金管理、存貨安全管理等。這些都關系到企業的最終盈利空間。

2.2 存貨管理控制和內部監督不到位

X商場作為買手制商場，80%的貨品都是自營的，商品所有權歸屬商場。存貨品種繁多、數量巨大對X商場的存貨管理提出了更高的要求，因此存貨管理是X商場內部控制管理的重要內容。

X商場倉庫存貨及在架商品的監督和監管存在不到位的地方。例如，某年X商場在年盤時發現，商場存貨嚴重賬實不符，出現較大盤虧損失，貨品零售價值達數百萬元。事后調查發現，盤點頻率偏低及財務抽盤、監盤次數有限，隱蔽了存貨丟失風險;監控出現死角，消磁報警系統存在故障卻未得到及時修理;日常管理未將存貨安全作為關鍵績效指標（KPI）之一，風險意識較弱;退貨制度不夠完善，人員分工設置不合理，系統登入權限密碼共用，出現個別員工以假買假退的方式越權登入系統、虛假錄入退貨到庫、實際侵吞商品的事實。

合作銷售品牌商品管理存在漏洞。部分商品品牌由品牌方派駐專業銷售人員進行銷售，但經手和管理的存貨所有權歸屬商場。某年年初，財務人員通過突擊盤點發現，某化妝品品牌貨物賬實不符，盤點損失近百萬元，但是上年年末進行的全面盤點并未顯示異常。后經調查發現，專柜銷售人員得知商場全盤時間計劃后，提前利用關系從其他商場臨時借貨，補足數量，混過了盤點。

2.3 采購管理控制和內部監督粗放

X商場的商品由中央買手統一采購，根據年初制定的分期預算，大型固定資產、項目實施由指定部門統一進行采買，其他部門根據各自的業務范圍自行采購商品和服務。從執行情況看，預算相對粗放，不夠細致和規范，主要體現在未制定明確、細致的規范，如店鋪陳列、裝潢、材料、人工、運輸、拆卸等事項;采購問責制未能實行，財務人員沒有問責的權力;業務人員報銷采購零星費用時常出現舞弊和違規現象，如違規使用發票，虛假制作采購清單，多報或虛報費用。

在供應商管理方面，業務部門自行選擇供應商，包攬談判、合同簽訂、業務合作、項目施工和驗收、請款等所有環節。在實際操作中，內審部門缺乏業務方面的專業性和必要的監控，難以判斷供應商選擇的客觀性。

2.4 銷售活動和市場活動控制忽略經濟效益

X商場經常舉行各類大型商業促銷活動。商業促銷活動主要由市場部門根據當下市場狀況舉辦，工作重心往往圍繞活動的呈現效果，而忽略投入產出比，未引入事前和事后的經濟效益考核。

在銷售折扣上，X商場一般由商務團隊集中控制權限，給予個別大宗銷售特殊折扣。該折扣由基層銷售人員向銷售部門領導申請后獲批，未考慮對應商品本身低毛利情況，再附加特殊折扣，導致銷售出現極低毛利甚至負毛利的現象。在優惠券促銷上，X商場也存在盲目追求擴大銷量而忽視利潤的現象。

3 X商場完善內部控制體系的對策

3.1 建立有效的組織管理架構

首先，X商場改革了組織架構，確保其有效發揮內部控制機制的作用，由區域總裁統管各個模塊改為扁平化管理，采取分功能、分模塊的管理方式，明確企業內部各部門的責任，同時避免冗長和復雜的管理流程，提高員工工作的積極性和創造性;業務部門（如零售和運營團隊）和職能部門（如行政、財務、人事等管理部門）相對獨立，匯報對象不存在交叉和隸屬關系，有效保證了二者內部控制管理和監督的可能性。X商場改革前后的組織架構分別見圖1和圖2。

其次，X商場在戰略目標、預算、績效考核方面加大協同力度。集團主席和高級管理層在財政年度初始設定總部和各下屬子公司的戰略目標和重點發展方向，并清晰、透明地傳達至全體員工，使各部門清晰地認識到：只有同其他部門相互支持，共同圍繞企業的經營目標開展各項工作，才能保障企業實現最終目標。例如，從采購到付款，從商場陳列到市場宣傳促銷活動，從客戶服務到最終達成銷售，都是各個部門通力配合的結果。這其中不乏風險控制點。在前線部門努力創造業績的過程中，后臺部門通過有效的風險把控、財務分析、資金配置、市場活動、人力資源調整等，既能保證業績增長，又能避免易被業務部門忽視的風險造成的損失，確保業務部門與職能部門價值高度融合。

最后，X商場大力加強不相容崗位相分離的制度，如存貨的采購與審批、采購與驗收、采購與付款、保管和監督相分離等。采購申請由中央買手團隊負責，審批則需運營團隊和財務部門共同進行，商品到庫驗收由第三方倉庫保管公司負責。商品采購與付款相分離，財務部門僅能根據第三方驗收收貨記錄，再結合銷售訂單和發票辦理付款。

3.2 完善存貨管理的內部控制

3.2.1 風險識別和風險應對策略

X商場對現有可控和不可控的存貨風險進行評估和擬定應對措施。X商場在充分分析和識別存貨內部控制各個環節存在的風險后，對經常性風險采取應對措施，以期降低存貨管理風險，減少企業損失[45]，見表1。

3.2.2 健全存貨管理制度

X商場健全庫存商品管理制度，優化庫存控制方法，加快商品周轉速度，運用信息管理系統提高庫存管理效率，并加強商場和倉庫無死角監控，完善門禁系統，商場工作人員進出必須經由專門通道，禁止攜帶包袋。

3.2.3 完善盤點制度

X商場加大商場貨物盤點力度，專門建立隸屬財務部門的存貨管理團隊，組織和安排經常性循環存貨盤點，按照品牌、類別

有步驟、有計劃地對各個業務部門的存貨進行自查盤點和財務部門監盤，包括月度盤點、季度盤點、年度盤點。財務存貨管理團隊充分行使監督管理的職責，除固定監盤的全面盤點，也不定期參與業務部門盤點和抽查盤點，幫助業務部門規范盤點行為，及時發現庫存異常。

3.2.4 提高業務領導的風險管理意識

X商場提高業務領導的風險管理意識，繼而提高每位員工的存貨安全管理意識，使他們意識到部門的KPI水平不僅有賴于銷售業績的高低，還在于存貨管理水平的高低。X商場將存貨盤點情況以專項報告形式報送公司管理層，并在公司內部通報，將其作為績效考核指標之一，督促業務領導和一線員工重視存貨管理，將風險意識貫穿銷售業務活動的始終。

3.2.5 不相容崗位相分離

X商場加強存貨業務不相容崗位相分離制度建設，包括存貨的采購與審批、采購與驗收、采購與付款、保管和監督相分離等。工作人員嚴格執行不相容崗位相分離制度，并對實際執行情況進行審計和檢查。針對前述問題，倉庫的退貨、驗貨必須由專門的人員負責，杜絕共用系統登入賬號，避免一人操作所有流程，并將責任分配到人，建立追責制度。

3.3 完善采購管理的內部控制

針對采購管理問題，X商場制定了《非貿易商品和服務采購制度及規范》，明確非貿易采購業務流程、供應商資質及審查標準，規范采購程序、詢價和議價過程、采購業務審計。在供應商管理方面，業務部門需要編制供應商花名冊，根據質量、價格、使用反饋度等綜合條件建立評價體系。針對經常性采購，建立采購檔案和議價文本，對年度內經常發生和金額較大的采購事項采取招投標制度，選擇最優供應商;每年末對經常性和大宗采購的供應商進行資格審查和市場考察，保留優質供應商，淘汰不合格的供應商;供應商一次行賄即進入黑名單，結算時必須采用公對公付款形式;規范供應商三方比價制度，由財務部門參與監管。

X商場通過設定多級審批權限進行風險管理，嚴格執行大額審批制度（超過10萬元）和集體決策制度，重大項目由預算辦公室批準，不允許通過擅自拆分項目回避相應的費用審批權。集團相關職能部門對公司各項操作流程和重大決策進行審計。在采購預算中，除完善原有預算管理體系外，還進一步將年度預算細化為季度預算，在總項目下分設細化項目，進行分解預算。在費用細節上，盡量詳細列示對多家供應商報價的橫向比較，針對常見項目建立費用標準，每半年進行一次預算執行評估并對預算進行修正。

X商場詳細規定了需要經過預算辦公室批準的重要采購和重大項目的經濟審核步驟，見圖3。

3.4 完善銷售活動和市場活動的內部控制

X商場加強企劃促銷活動內部控制管理的主要措施是加強和健全促銷活動管理制度流程，涵蓋促銷方案的制定、審批、談判、執行及活動后評估、總結等主要方面。促銷方案由業務部門和市場部門共同制定，審批時要由財務部門對投入產出比發表意見。活動的評估由市場部門和財務部門共同負責，集團營運、內部審計等相關部門對促銷活動執行情況進行抽查、稽核。

X商場規范銷售折扣審批，財務部門介入銷售折扣可行性的經濟論證，重點分析未達到預期效果或影響目標實現的因素;規范優惠券發放制度，由財務人員參與，對其經濟性進行估算，并建立經濟分析模型，提前將銷售增長率和利潤下降率控制在經濟性范疇內，放棄非經濟性營銷業務。

4 結語

在新時代背景下，商業零售商場需要順應時代的發展。X商場從內部控制5個要素出發，結合自身的實際經營情況，調整管理思路，分別從組織機構、存貨管理、采購管理、銷售活動和市場活動控制4個方面優化和完善內控管理體系，提升自身內部會計信息質量，成功地降低了運營成本、提高了運營效率，從而有效地增強了企業的盈利能力。

參考文獻

[1]孫彩霞.零售企業內部控制問題研究：以銀座股份為例[D].濟南：山東大學，2009.

[2]屈曼倩.大型零售企業內部控制體系的構建：以王府井百貨為例[D].北京：首都經濟貿易大學，2017.

[3]財政部，證監會，審計署，等.企業內部控制基本規范：財會[2008]7號[A/OL].（20080522）[20210928].http：//www.cicscicp.org.cn/htm/7717/127670.html.

[4]任曉靜.企業存貨內部控制研究[J].商場現代化，2012（1）：1313.

[5]齊煜.家樂福JN分店存貨內部控制的問題與對策研究[D].宜昌：三峽大學，2018.

收稿日期：20211109

作者簡介：

曹靖廉，女，1976年生，碩士研究生，會計師、注冊會計師，主要研究方向：財務會計、財務分析、業財融合和內部控制。