集團級工會檔案的數字化管理和標準化服務分析

摘要：文章分析工會檔案流程化管理、標準化服務及數字化轉型，期望通過數字化手段，提高檔案管理的現代化水平和勞動生產效率，促進工會檔案管理的資源共享和高效利用。研究結果表明，管理流程化、流程標準化、標準數字化將改變工會檔案的管理模式，極大提高工會檔案管理工作的效率和效益。通過網絡技術、數字化、智能化等技術，檔案信息得到了更大程度的資源利用和價值挖掘，推動工會檔案管理工作延伸出更高層面的信息分析優化、輔助決策、政策咨詢等服務。對于集團級的公司體系，搭建基于云檔案數據中心和云檔案展覽館兩級架構的一體化工會檔案管理云平臺，可極大提升集團級工會檔案的信息化運維和智慧化服務能力。新一代集團級工會檔案管理工作應基于“網絡覆蓋到邊，數據貫通到底，業務靈活多變”的總體布局，以實現“數據驅動，業務創新，提升生產力水平；組織變革，管控提升，改善生產關系；智慧運營，價值創造，助力高質量發展”為數字化轉型目標。

關鍵詞：工會檔案；管理流程化；流程標準化；標準數字化；檔案服務

中圖分類號：D412.6 文獻標志碼：A 文章編號：1674-8883（2022）12-0178-03

一、引言

工會檔案記錄了必要的原始憑證信息和有保存價值的史料，是工會工作的重要組成部分[1]。良好運轉的工會檔案工作，有助于形成重要的信息資源，總結經驗、認識規律、改進工作、輔助決策[2]。

傳統的“你查我找”的人工操作查閱方式具有極大的被動性，管理手段匱乏，效率較低，重復的體力勞動要耗費檔案管理人員大量精力，且存在管理方式不合理、歸類無序、信息失真、檔案資源共享水平低、檔案價值開發利用程度低、管理效率低等問題[3]。

隨著互聯網、數字化、人工智能、大數據分析、專家知識推理等技術的發展，數字化檔案管理成為工會檔案管理工作創新升級的必然方向[4]。梳理工會檔案管理流程，并將管理標準植入數字檔案管理軟件平臺中，不僅可以實現資源的共享和高效查閱檢索，還可以讓檔案管理人員從繁重、重復的工作中脫身，側重于優化檔案管理，從而進一步提高檔案管理的整體工作效率。

本文嘗試分析工會檔案的流程化、標準化、數字化管理，按照收、發、存、管、用的分類，建設全業務域的數據感知、匯聚、融合，有效支撐和服務消費扶貧，幫扶困難黨員和職工，推動大型文體活動等工作的開展，推動傳統檔案管理向檔案信息化管控的管理模式轉型升級。

同時，探討工會檔案的流程化、標準化、數字化管理，有助于深入了解工會檔案的細分流程及標準化管理，有助于提高檔案鑒別、歸檔、保管、開發利用等環節的管理水平和效率。通過制度的制定、流程的梳理、“云地”一體化模式的檔案信息化管控平臺的建立，打造新一代工會檔案數字化管理體系，實現工會檔案從點對點、被動應答式的傳統管理到一體化管控、多元化服務、在線快速響應的轉型升級，極大提高工會檔案的服務效率和價值創造能力。

二、工會檔案管理流程化

工會管理是通過工會資源配置、中長期規劃、短期計劃、資源組織、領導決策、總結反饋等實現工作目標的過程[5]。集團級工作檔案管理的主要工作包括：檔案工作規劃，下級工會檔案工作的分級監督、檢查、指導[6]。工會檔案管理整體制度包括：組織設置、領導體制、工作機制、規劃計劃、制度建設、信息化建設、驗收總結等方面內容[7]。規模以上企業一般應建立檔案室，配備專職檔案工作人員；小微型企業一般應配備兼職檔案工作人員[8]；基層工會不設置檔案管理機構，集團工會機關內設有檔案室[9]。

檔案管理工作順利開展需健全管理制度，制定清晰、合理的流程，做到高效、規范審批，且具備可操作性、可執行性、可評價性的規范遵照[10]。工會檔案流程管理子辦法包括：收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用、監督七個子制度[11]。對于對口支援、扶貧、困難職工幫扶、先進個人、先進集體、勞模工匠、職工創新工作室管理等，各級工會也可建立相應的檔案管理規范[12]。工會文書檔案收集范圍包括：工會中長期規劃、近期工作計劃，年度、季度、月度及單個活動總結，印發的通知、制度、文件，會議紀要，論文、出版物，專利、軟件著作權、商標權，干部及會員名冊、變更，表彰、扶貧、幫扶、聯誼、團建等活動中形成的材料，以及上下級單位有關重要工作的文件材料等[13]。為順應信息化時代的發展要求，以紙質形態為主的紙質檔案，要轉變為以影像、電子文檔、微縮、掃描件等為主的數字化檔案[14]。

由于檔案管理的高度專業化、知識結構的多元化、管理手段的信息化和智慧化，檔案管理人員應逐漸從兼職人員，轉變為專家型檔案專業管理人員[15]。檔案管理員不僅要熟悉檔案的七個常規管理階段，還要掌握檔案著錄、檢索、編研、修裱、展覽、軟件操作、論文案例撰寫、年鑒編制、按期整理報表等精細化管理階段的高級技能[16]。隨著信息技術的發展，檔案管理從常規的檔案室行政管理工作，逐步向多元化、共享化、體驗化、情景化、在線化、移動化、智慧化的檔案信息服務轉變。

三、工會檔案流程標準化

工會檔案根據流程可分為收集、價值鑒定、分類整理、歸檔、編目保管、檢索查檔、統計研究、開發利用等。在每個環節均需梳理標準化的管理細則，建立相應的制度，將制度的管理流程標準化[17]。

要實現流程的標準化，需解決檔案原始性、真實性、安全性等問題，防止檔案被偽造、竊取和篡改，維護檔案管理的權威、真實和可信賴。工會檔案管理的制度體系內容包括：檔案收集、管理、呈報制度；歸檔包括范圍、時間、實施方法規定；檔案保管、檔案信息利用的規則制度；檔案管理風險預控與監督管理制度；檔案管理崗位的職責與工作要求。

通過運用信息化、數字化等新技術，讓檔案管理錄入更快速、查找更快捷、更新更及時、取用更方便。但前提是各級工會檔案應嚴格按照標準化流程，做好每份檔案的管理。一份檔案的標準化管理全周期、全流程包括：收集、鑒定、分類、劃分保管期限、排序、編制歸檔號、編制頁碼、錄入電腦、數字化加工、裝訂、裝盒、上架、打印目錄、數據庫條目新增、變更等。通過標準化的流程，形成一份規范且有價值的檔案資源[5]。

為支撐工會檔案信息化平臺建設，還需進一步開展數據的標準化、來源單一性、管控體系、業務指標體系、對標體系的梳理和建設，需開展數據清單化、表格化、關聯化，像管理設備一樣對數據進行編碼，落實責任到人，追根溯源到人，管控過程深入到根，一票落實到底[3]。將管理流程、標準化的數據完美嵌入信息平臺中，以實現數字技術對檔案服務的放大、疊加、倍增、提質、增效作用，進而擴大工會檔案管理工作的影響力[8]。

在開展工會檔案管理流程標準化時，檔案管理人員應具備超前的服務意識。換言之，檔案管理不僅需要建立嚴謹的流程制度，還需要改革服務方式，改進服務意識，拓展服務領域。檔案管理人員應樹立讓數據產生價值，檔案服務主業、服務黨建、服務專家的理念[2]。傳統的檔案管理以整理、保管為主要工作內容，新時期的檔案管理要求檔案管理人員主動調查、了解有價值的信息，及時整理并匯入檔案管理數據庫[11]。因此，應建立流程化審批的工作聯系單制度，檔案管理人員應積極配合相關部門及單位的工作，檢索、編研并提供有價值的工會檔案信息給相關部門及單位，輔助其智慧決策，充分發揮檔案在主營主業、黨建工會、樹立榜樣、宣傳報道等方面的作用與價值[14]。

四、工會檔案標準數字化

在“互聯網+”、人工智能和工業4.0時代背景下，數字化檔案建設的內容包括：網絡、服務器、數據庫、數據平臺、數據應用等。通過運用網絡技術、數據庫、一體化軟件管控平臺等技術，對各種文檔進行收集、整理、編輯、歸檔和開發利用，從而搭建全天候、開放式、互動性較強的檔案大數據中心和數字化檔案管理服務平臺[12]。

對于類似廣電集團這樣的集團級公司，可搭建一體化的工會檔案管理云平臺，在數據支撐層增設云檔案管理中心，在數據應用層建設檔案管理中心的云檔案展示館。以集團為云端，建設工會檔案的云端管理創新策源地、信息收集聚集地、資源整合與配置分發地[8]；以子分公司為地端，按照集團數字化轉型的要求，統一部署規范的節點型數字化基礎設施。通過縱向貫通到底，橫向對比分析的思路，搭建廣電“云地”互聯互通的新一代智慧工會檔案管理云架構。

廣電“云地”一體化工會檔案管理模式所需的基礎數字化設施建設內容包括：網絡建設、硬件機房設施、大數據庫、應用開發平臺、業務應用商店、一體化展示平臺等[10]。通過全量數據貫通、大數據中心、云上檔案館等數字化建設，將國家、地方政府、行業協會、集團等相關法律法規、文件、標準、制度納入數字化管控平臺，形成統一的工作流程和管理模式[13]。檔案管理人員和信息專業人員可在此平臺的基礎上，基于業務需要，進一步開發基于大數據分析、價值挖掘利用的業務應用APP。

此外，工會檔案數據治理程度和數字化檔案應用的成熟度評價，可采用“能力成熟度模型”進行評估[12]。基于檔案數據管控、數據生命周期、數據支撐條件、數據安全等，可將數字化應用程度分為最初級、可重復級、定義級、管理級、最優級五個等級。評價的指標涵蓋：戰略規劃、目標，組織體系、人員配置、合作分工，工作交流、改進、考核，數據采集、編制、傳輸、處理，數據鑒定、存儲、分析、利用、銷毀，數據治理、數據庫，庫房自動化、計算機設備，數據內容、格式，安全保護技術、防護手段，故障修復措施，傳輸系統安全、載體安全等工會檔案管理的各管理要素。

數字化檔案管理的優點很多，包括可以保護珍貴的紙質檔案、減少數據失聯和數據存儲失誤、節約保管的費用、節省儲存的空間、減少紙張浪費、防止借閱過程被篡改、檔案記錄更完整等。通過數字、傳媒等信息技術，采用圖片、視頻等形式，對檔案資料進行再加工和再創造，賦予其全新的數字化影音文化魅力，實現感化教育等目的[17]。

將檔案管理制度和流程嵌入信息系統，實現檔案管理規范化、流程標準化、數據安全共享化。檔案管理人員應積極適應傳統人工、實體管理模式向網絡化、平臺化、智能化、虛擬化、共享化管理模式的轉變，充分收集和利用光盤、多媒體等檔案資源[9]。

傳統的檔案管理由于存儲量大，信息分散，檔案管理人員很難對已經歸檔的檔案材料進行信息提煉和加工處理，導致檔案資源很大程度被閑置浪費。通過采用數字化、網絡等技術，提高對檔案信息資源的利用和價值的挖掘，使工會檔案管理向更高層面的信息收集、分析、優化、服務的方向延伸和拓展[4]。

基于廣電數字化檔案管理平臺，可將傳統的檔案管理流程，全部升級至高端的在線網絡支撐服務和云端保障服務，包括在線收集、在線整理、在線歸檔、在線存儲、在線保管、在線統計、在線編研、在線檢索、在線利用、在線咨詢、在線展覽等。

數字化檔案的高端升級功能和服務，包括數字化入檔、數字印刷技術、數字簽名技術、區塊鏈技術、線上查檔、信息安全技術。

數字化入檔。檔案入檔數字化硬件設備，包括數字掃描儀、檔案數據存儲設備、數碼相機、錄像機等[14]。軟件設備，則包括基礎數據庫、軟件開發工具、軟件應用平臺、應用展示圖像引擎、防火墻、殺毒軟件等網絡安全軟件。

數字水印技術。采用數字水印技術，可通過署名的方式，實現檔案的版權歸屬申明，防止關鍵信息資源被不合法、未經授權地擴散利用。

數字簽名技術。數字簽名是非對稱加密技術和單向散列函數哈希函數的組合，實現數字世界的簽名和蓋章。數字簽名利用哈希函數哈希值的不可逆和非對稱加密的特性，有效保障了數據的安全性。哈希函數可以對任意長度的數據計算得到固定的256比特的哈希值加密數據，幾乎不可能從哈希值推算破解出原值[13]。非對稱加密一般采用RSA加密算法，具有私鑰和公鑰這一對密碼，公鑰分發到網絡或告訴對方，私鑰保留在用戶手中，不被公開，以保證簽名身份和檔案數據的真實性[15]。

區塊鏈技術。將區塊鏈中的P2P技術應用到檔案管理，實現分布式存儲、去中心化、無須信任、防篡改[16]。每個可信的節點，均可上傳檔案材料到區塊鏈，待相關部門審核認證后，通過智能合約與一致性算法分享到區塊鏈上的每個節點，實現去中心化。區塊鏈技術全程留痕，能有效遏制人為篡改檔案。

線上查檔。建立集團級的檔案網絡服務平臺，通過微服務技術，提供網絡檔案查詢功能[17]。查檔人員無需進入檔案館，整個過程均在線上完成，不僅節約了查檔人員和檔案管理人員的時間，還有效提高了查檔速度和管理效率。

信息安全技術。增強數據庫資源的監控，采用防火墻、入侵檢測、分區隔離、流量監測、攻擊溯源、態勢感知、病毒查殺、身份識別、權限設置、訪問控制、加密控制、容災備份、惡意代碼阻斷、IP數據包攔截等防護措施，防止數據泄漏[11]。落實橫向分區、縱向加密、國密信創等嚴格的規定，提高檔案信息資源的安全性和網絡風險主動預控能力。

五、結語

本文分析工會檔案的管理流程、標準化和數字化建設，以期優化檔案的全生命周期管理過程，提高工會檔案管理和服務的質量，節省寶貴的人力資源，提高勞動生產效率。

研究結果表明，集團級工作檔案管理工作職責，包括規劃、監督、檢查、指導；工會檔案全生命周期管理流程，包括收集分類、價值鑒定、整理歸檔、編目保管、檢索查檔、統計研究、開發利用等；工會檔案管理的制度體系，包括檔案收集、管理、呈報、歸檔、保管、信息利用等制度；數字化檔案的高級功能和服務，包括數字化入檔、數字水印、數字簽名、區塊鏈、線上查檔、信息安全。此外，可借鑒廣電“云地”一體化工會檔案管理模式，搭建云端集團、地端子分公司的新一代智慧工會檔案管理架構，推動集團級工會檔案數字化管理進一步優化。

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作者簡介周潔，本科，檔案館員，研究方向：黨建、工會檔案管理。