企業財務檔案管理信息化存在的問題及對策分析

白帆

摘 要：隨著信息化快速發展，其對于各行各業的日常運作模式都產生了深遠的影響。在此背景之下思考信息技術，在企業財務管理中的應用具有現實意義，能夠大幅度提高財務管理的效率，節省在該領域的人工成本支出。這使得信息化建設逐漸成為現代企業檔案管理的重要發展方向，因此思考現階段企業財務檔案管理信息化建設的具體問題，并提出相應的解決策略十分必要，可以說影響著企業財務管理未來的發展走向。

關鍵詞：財務檔案;信息化;管理

財務檔案管理信息化建設已經成為檔案管理工作的重要發展趨勢，將各種信息技術手段融入財務檔案管理日常工作中，取代傳統人工模式，能夠大幅度提高檔案管理的工作效率，同時也能夠保證相關數據的準確性。最為重要的是減少在檔案管理中的時間和成本消耗，更好地發揮財務檔案管理工作的價值，支撐企業的持續發展。

1財務檔案管理信息化的特點

財務檔案管理的信息化建設一大優勢在于使用計算機以及其他經濟技術的支持，快速實現各類信息的采集錄入和分析工作，一般在系統的支持之下，只需要通過錄入原始數據就能夠借助相關軟件快速完成各類憑證的制作審核匯總和登賬等，操作不僅是非迅速并且耗時較短。快速地得到相關的結果來支持其他財務檔案管理工作的進行。可以說信息化建設能夠有效規避傳統檔案管理模式中的重復錄入行為，并且信息化手段也能夠進一步提高關于財務檔案信息的安全性，擴大存儲量，但也不可否認信息化管理手段同樣面臨著相應的挑戰，例如需要給予日常維護，同時還需要關注病毒防治等。

2企業財務檔案管理中的現狀

財務檔案管理信息化建設的主要目的在于追求更加完整的財務檔案信息，同時保證相關信息的安全性，其次更好地發揮財務檔案的價值，推動企業的發展，幫助企業獲得更多的經濟效益。從目前情況來看，根據我國的相關法律規定，部分監督部門有權利對企業的財務檔案進行調用，但多數情況下企業的財務大企業都需要處于保密狀態，不得進行外借或者查閱。如果涉及到外界和查閱都需要經過企業領導人的批準和辦理相關手續之后才能夠進行使用，即使內部人員對于財務檔案信息的查閱，也需要經由主管部門責任人同意和批準。并且能夠接觸到財務大的信息的人員必須具備一定的權限。這是因為財務檔案信息往往牽連到企業的核心內容，關系到企業的經濟效益獲取，但是許多企業在財務檔案管理方面的安全機制設置并不明確，甚至存在財務檔案和其他管理檔案混合的情況，并未進行獨立分類和管理。使得財務檔案管理工作難以為企業的經營管理，或者是財務管理工作提供可靠的檔案服務支持。不得不說現階段的企業財務檔案管理工作面臨的問題比較多，例如經費短缺缺乏專業的檔案管理人員支持這項工作的落實，或者是在財務檔案管理建設方面未做到與時俱進等。這些問題的存在都會置于財務檔案管理信息化的建設和發展。

（1）提高認識，不斷完善財務檔案管理制度

分析現階段許多企業存在的財務檔案管理問題，可以發現很大程度上來自于企業領導者對于財務檔案管理工作的注視程度不足，或者是負責各項工作的人員工作態度不端正有關，因此有必要強化對于領導者以及相關人員工作意識的引導，不斷激發對于財務檔案管理工作的重視程度，例如可以組織相關人員圍繞財務檔案管理工作有關的法律法規進行學習，例如《會計法》、《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《會計檔案管理辦法》、《企業檔案管理規定》等，在培訓過程中需要關注活動形式的多樣化才能夠不斷激活相關人員對于培訓的主動性，持續強化對于企業財務檔案管理工作的重視程度，其次，企業方面需要圍繞財務檔案管理制度進行完善保證制度體系的完善，能夠支持日常管理工作的有效進行，基于企業實際情況，針對管理制度內容進行健全。為日常財務檔案管理工作進行提供可靠的規范指導要求，能夠對相關人員的職責范圍進行明確，嚴厲懲處違規違紀行為，保證財務的設施的完善，關注程序規范以及責任劃分明確，都能夠為財務檔案管理信息化建設提供良好的基礎條件支持。

（2）強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執行力

針對財務檔案管理的制度進行完善，能夠為日常管理工作進行提供可靠的依據，同時也能夠為信息化的建設提供堅實的支持，但是單純的完善制度遠遠不足，還需要針對制度的執行進行力度的強化，既能夠展現制度的規范屬性，同時又能夠進一步強化財務管理工作的成效，發揮其應有的價值。關于財務檔案管理制度的落實貫徹需要從以下方面著手，首先是圍繞財務檔案管理制度執行進行有效的監管，監管范圍覆蓋教育培訓的實施情況，主要針對參與培訓的領導人員以及負責財務檔案管理工作人員的培訓結果進行考核。其次是針對管理制度中的監督處罰措施進行明確，做到對于財務檔案管理工作成果的定期檢查，將檢查結果納入管理人員的績效考核范圍。應當將財物，但管理制度的執行考核結果納入績效考核，范圍這十分關鍵不僅能夠促使相關管理人員工作積極性和態度端正，同時也能夠不斷引發管理人員對于該項工作的重視程度，并積極參與的各項工作中，成為其他員工共同參與財務檔案管理工作的榜樣。

（3）規范程序，嚴格執行財務檔案安全管理和使用規定

關于財務檔案管理信息化的建設，關鍵點在于對財務檔案信息的安全性和完整性進行保障，同時還需要發揮財務檔案管理工作對于企業經營以及財務管理活動的支撐作用，考慮到財務檔案管理工作，一般為企業經營管理的各類信息，部分信息有關，企業的經濟效益和商業機密。故此企業方面就必須強化關于財務檔案管理信息的安全性保障，這可以說關系到企業的根本利益。一般情況下只允許相關經濟監督部門，查閱財務檔案管理信息，即使是內部不具備權限的人員，也無法隨意查閱財務檔案材料。并且內部關于財務檔案信息的調取或者是查閱操作，都需要配備嚴格的審批制度和手續辦理。關于財務檔案信息的使用權限，一般局限在查閱摘抄，不能復印。內部就應當重視財務檔案的嚴格管理和規范化的使用，同時使用信息技術將其進行科學分類，形成清晰的條目，方便日常使用。

結論

綜上所述，本文主要分析有關企業財務檔案管理信息化發展面臨的挑戰以及具體的應對策略。在信息化時代背景之下，信息化的建設已經成為企業財務檔案管理的必然發展趨勢。介于財務檔案管理工作對于企業發展的重要價值，思考該領域的信息化建設，對于企業的未來發展具有現實意義，能夠支撐企業的持續發展。

參考文獻

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