國有企業辦公室組織質量管理探索

文/廣西宏桂資本運營集團有限公司辦公室 陳圓

習近平總書記在主政地方時曾強調：“辦公室，是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門。”黨的十九屆四中全會明確提出，深化國有企業改革，完善中國特色現代企業制度。國有企業需要在組織變革的過程中，及時發現問題、解決問題、報告問題甚至是分享經驗。國企辦公室作為綜合管理部門，承擔著溝通內外、上傳下達、組織協調、信息管理、后勤管理以及法人治理體系建設等一系列職能。組織質量管理標準能夠幫助組織在瞬息萬變的環境中保持業務平穩和持續發展，并提供了一整套系統的工作思路，有助于從根本上提高辦公室的管理能力、工作效率、服務質量，助力國企辦公室更好地服務企業高質量發展。

一、國企辦公室組織質量管理標準化的意義

近30年來，國際標準化組織一直致力于開發新標準，幫助企業或組織能夠在瞬息萬變的國際市場中保持業務平穩和持續發展，形成了ISO 9004:2018《質量管理——組織的質量——實現持續成功》。2020年，全國質量管理和質量保證標準化技術委員會結合我國改革發展實際發布了《質量管理 組織的質量 實現持續成功指南》，幫助組織在復雜、嚴峻和不斷變化的環境中實現持續發展。

當前全球處于中美博弈的競爭大格局之中，按照2021年末中央經濟工作會議的定調，當前中國經濟面臨的問題可以概括為“需求收縮、供給沖擊、預期轉弱”。這意味著，供給和需求兩端都有問題，還疊加預期轉弱。應該說，國有企業作為黨執政興國的重要物質基礎和政治基礎，現在面臨的外部環境十分復雜。

同時，企業發展面臨格局與發展的矛盾，迫切需要通過合適的改革模式讓矛盾轉化為相互促進的和諧關系。落實國企改革三年行動方案需要“一個抓手，四個切口”。要加強黨的領導和完善公司治理相統一，把黨的領導融入公司治理各環節，即構建中國特色現代企業制度，切實提升黨委會、董事會和總經理辦公會（以下簡稱“三會”）的建設和運行質量。國企辦公室作為服務“三會”的重要部門，在企業法人治理體系建設中必然要肩負起更多新任務、新工作和新要求。

綜上，運用組織的質量管理原則，有助于國企辦公室掌握企業環境、把握組織的特質，充分發揮辦公室管理者的作用，通過過程管理、資源管理、績效分析和改進、學習和創新4個方面的綜合手段，以系統化、科學化的方式提升服務效能、提高國企辦公室整體工作效率和管理服務效能。

二、國企辦公室工作面臨的挑戰和問題

（一）老問題長期存在。1.外部和內部分工不明確。國企辦公室與其他部門的職能交叉、內部各業務工作的分工不明導致的工作推諉、管理空白等。2.規章制度不健全。包括會議議事規則、流程審批制度、外部董事日常聯系制度、文件管理規定等，容易造成工作扯皮或效率低下。3.管理考核不具體。后臺管理部門的考核形式、考核指標和考核績效由于缺乏明確的標準和要求，造成考核過程流于形式。

（二）新職能亟待承擔。2016年全國國有企業黨的建設工作會議后，黨委會、董事會、總經理辦公會的會議組織也逐步集中由辦公室統一負責，《國企改革三年行動方案（2020-2022年）》明確提出要完善中國特色現代企業制度，厘清黨委（黨組）、董事會、經理層等各治理主體的權責邊界，落實董事會的職權，建立有效制衡的公司治理機制。這無疑對國企辦公室在推動構建中國特色社會主義企業法人治理規范化和加強國企“三重一大”管理等方面的職責和能力提出了新的要求。

（三）新節奏亟須跟上。“三年行動”作為國企改革的重中之重，正按照系統化、穿透式推進和定量化督辦的方式確保落實。國企改革相關工作措施實、節奏快、督辦緊，國企辦公室人員必須一改過去形勢發展跟不緊、對政策變化不敏感的狀態，主動學習形勢政策、融入業務需求、思考解決問題。

三、國企辦公室組織管理標準化的實現途徑

（一）時刻關注并分析變化的企業環境。國企辦公室作為企業外聯和內聯的重要部門，需要認識和理解企業的環境，包括相關方、外部因素和內部因素。1.加強與相關方的聯系。首先，要識別相關方并建立名錄。辦公室的相關方包括對接的上級部門、兄弟單位、已經合作的企業和潛在合作企業，國企內部各部門、子企業領導和子企業業務對口聯絡部門。其次，要建立與相關方的聯系機制，以動態了解其變化的需求和期望，比如制訂定期報告制度、對標對表學習機制和實地調研制度，通過依法合規的方式建立有效溝通，讓部分相關方與企業在戰略目標和價值觀方面達成共識，發揮好國企辦公室的外聯作用。2.掌握必要的外部和內部因素。一要了解必要的企業外部因素，比如國家、地方和行業協會的政策法規、行業動態或經驗教訓等。二要熟悉企業內部因素，包括企業的戰略規劃、主業范圍、經營目標、資源狀況、人員能力等。在確定上述內外部因素后，建立機制安排國企辦公室各相關崗位的工作人員，定期對內外部因素進行監視、評審或評價，及時共享相關信息或提出工作建議。同時，注意從時間的縱向上看待問題，即在結合企業歷史、現狀和戰略規劃的基礎上分析問題，從而提升國企辦公室的風險控制能力和機會把握能力。

（二）確定國企辦公室的組織特質。一是根據公司特點確定辦公室的工作使命和愿景。對于國有企業，在國際范圍上普遍作為政府職能的延伸，是一個國家政治與經濟的微觀結合體，生來就具有鮮明的政治與經濟雙重屬性。所以，國企辦公室是有政治使命的，習近平總書記2014年視察中央辦公廳時，對中辦同志提出了“五個堅持”的重要指示，國企辦公室是參照執行的。又如國有資本投資公司、運營公司和產業集團的職能定位不同，不同企業內的國企辦公室要根據企業的實際做好自身定位，才能使辦公室的工作與企業發展的需要融為一體。二是構建積極正向的辦公室文化和價值觀。國企辦公室的日常工作主要發揮三個方面的職能，即高效的執行、強有力的協調和高質量的服務。充分發揮紐帶作用，及時高效完成各項協調聯絡工作，具備大局意識，從全局出發高質量統籌服務各項工作。由于國企辦公室的組織環境涉及的關聯方較多、背景復雜，工作隨機性強、要求高，給工作人員的身心帶來很大壓力，因此，加強國企辦公室人員的思想政治建設和職業素養建設、構建積極正向的辦公室文化氛圍，對于打造一支作風優良、能打勝仗的國企辦公室隊伍來說十分重要。

（三）發揮國企辦公室負責人的領導作用。GB/T 19004-2020對最高管理者如何發揮領導作用提供了具體的標準，結合國企辦公室的工作特點，國企辦公室負責人可以從以下幾方面著手發揮領導作用：一是明確職責和定位。包括辦公室的工作內容、服務標準、內部崗位職責、工作人員需要的知識和技能等。二是確立工作目標。要結合企業戰略和改革工作需要確定國企辦公室的工作目標，在年度、季度、月度工作中進行分解，并確保各崗位員工能夠清晰地理解工作目標的相關要求；在目標實現過程中，不斷進行調整和評估，確保工作做出特色、做出成效、做出亮點。三是加強溝通。通過縱向溝通和橫向溝通形成良好的溝通反饋機制，及時調整工作目標和要求，確保各項業務工作能夠持續開展。

（四）梳理國企辦公室業務流程。強化過程管理要梳理好國企辦公室的業務流程。結合國企辦公室的工作內容，如圖1所示，大致可以簡化為以下流程：

圖1 國企辦公室業務流程

按照總體的流程，國企辦公室內部的各個崗位根據崗位職責，應明確每一個工作步驟的職責權限和工作內容，并指定一個具體的個人或小組按照規定的職責權限，確定、保持、控制和改進流程。同時，要加強對過程的管理，比如負責“三會”業務的，要嚴格執行“三會”的議事規則和操作規范：負責辦文的，要嚴格執行公文限時辦結、印章管理等相關規章制度；負責后勤會務的，要嚴格執行公務用車、辦公場所管理和公務接待等管理辦法的規定和要求。

（五）有效配置國企辦公室相關資源。國企辦公室要確定和管理為實現工作目標和任務所需要的資源。一是資金。國企辦公室各項工作的運轉，離不開資金支持，要加強與財務部門的聯動，做好國企辦公室的全面預算管理工作，保障必要的公務出行、接待、會議等資金需求。二是人員。加強內部人員的培訓教育，充分利用好辦公室內部的人力資源。同時，做好人才的引進和交流，讓人力資源充分流動，激發團隊活力。團隊建立后，要有一定的授權機制，讓獲得授權的人員對業務進行預審和把關。三是知識。通過工作例會、定期學習、自主學習、分發圖書文件和建立圖書角等方式不斷提升工作能力。四是技能。定期組織業務培訓，提升國企辦公室工作人員業務能力等。五是設備和工作環境。對專門負責機要檔案管理、信訪等特殊崗位的人員，國企辦公室要根據相關文件要求，提供必要的設備及工作環境。

（六）做好國企辦公室工作的考核激勵。合理的考核激勵可以激發勞動者的積極性、創造性，不斷促進生產要素的合理流動與優化配置，促進組織不斷改進、學習和創新。一要建立合理的績效指標。從公司年度工作目標分解、部門員工的工作量、工作質量和工作效率等方面確立考核指標。二要定期進行績效分析，找到未完成的工作任務的原因，并提出解決方案。三要對標進行績效評價。將之前確定的工作目標和業內的同行進行對比，發現之前績效指標的相關問題并及時進行調整。四要充分進行內部審核。內部審核可以為了解、分析和改進組織績效提供有價值的信息。五要開展自我評價。科學合理地自我評價能夠促進組織整體績效的改進。最后，根據績效測量、標桿對比、分析和評價、內部審核以及自我評價的評審，確定最后的考核結果。

（七）持續推進國企辦公室工作的改進、學習和創新。國企辦公室要基于績效的評價結果，推動企業的改進、學習和創新工作。首先，改進是一種提高績效的活動。國企辦公室作為企業重要信息的收集、處理和傳達部門之一，需要保持一種開放和包容的心態，持續改進工作方式和方法，更好地完成政令傳達與協調服務等各項工作，有效節省企業成本和時間，減少資源浪費。其次，學習鼓勵改進和創新知識。國企辦公室也需要逐步成為學習型組織，推動業務知識在內部互聯、互通、互動和共享。最后，創新能促進改進。創新可以體現在國企辦公室的日常服務中，可以體現在具體工作和具體問題的處理過程中，也可以體現在辦公室管理體系、內部分工的設計上。比如國企辦公室通過會議組織形式的創新，降低會議成本、優化會議流程，提升“三會”的會議質量和決策效率。另外，創新實施后，應該及時對創新的結果進行評審，便于創新的參與者能夠獲得體驗式學習和知識，并持續改進或推動新的創新。

四、結語

在國企全面推進高質量發展的關鍵時期，國企辦公室有必要依托中國質量管理的標準，以全局性、系統性和整體性的思維，提升工作的標準化、精細化和專業化管理水平，通過組織質量的系統化管理，持續在新形勢下研究新情況、解決新問題、記錄新經驗、創造新方法，不斷提高工作效能和服務質量，助力國有企業高質量發展，朝著世界領先、行業一流的現代化企業的方向邁進。