醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及應(yīng)對策略

文/濱州市第二人民醫(yī)院 房向東

伴隨著醫(yī)療改革和醫(yī)院信息化水平的不斷提高，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)得到了長足的發(fā)展，但醫(yī)院在檔案管理中，會受到外界或者內(nèi)在的影響。因此，要不斷改進醫(yī)院人事檔案管理，要與時俱進，尊重檔案信息結(jié)構(gòu)，從而推進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，真正落實醫(yī)院人事檔案的安全、規(guī)范。伴隨著醫(yī)院人事制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式有所滯后，無法適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代化經(jīng)濟發(fā)展，并阻礙了醫(yī)院人事檔案管理工作效率。因此，為了適應(yīng)新醫(yī)改背景下的醫(yī)院人事檔案管理，本文將圍繞醫(yī)院人事檔案管理展開分析，以期為相關(guān)研究提供參考。

一、人事檔案及其作用

人事檔案可以反映每位員工的工作經(jīng)歷、道德面貌、個人學(xué)歷、工資獎懲信息等。隨著中共中央國務(wù)院關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見的出臺，醫(yī)院的各個部門都發(fā)生了重大的變化，每一位員工的人事檔案管理都直接關(guān)系到醫(yī)院的適應(yīng)能力和人才需求的保障。人力資源管理工作的主要任務(wù)是：一是通過人事檔案管理的應(yīng)用，可以反映每位員工的工作情況，這對醫(yī)院的發(fā)展有重大影響，處于最佳位置，充分考慮醫(yī)務(wù)人員和政府人員的作用，是醫(yī)院良好生存和持續(xù)健康發(fā)展的重要前提。二是在招聘中考核員工的工作能力是評價員工的主要依據(jù)，根據(jù)人事記錄，這一指標(biāo)可為薪酬的確定、晉升、解雇等提供有效依據(jù)。

二、提升醫(yī)院人事檔案管理效率的必要性

自新醫(yī)改以來，醫(yī)療環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。首先要根據(jù)社會環(huán)境的變化，更好地為廣大患者提供醫(yī)療服務(wù)。另外，人事檔案是對員工工作大致情況的記錄，它包含了所有醫(yī)務(wù)人員的信息，因此，優(yōu)化人事檔案對醫(yī)院形象塑造的積極作用，是醫(yī)院人事檔案管理的重要內(nèi)容。

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院科室進行了重大改革。尤其是醫(yī)院檔案涉及的工作內(nèi)容較多，開發(fā)、運行的過程直接關(guān)系到醫(yī)院適應(yīng)能力和人才需求的保障。只有不斷提升檔案管理效率，才能規(guī)劃醫(yī)院檔案管理秩序。因此，醫(yī)院人事檔案管理不可避免地受到內(nèi)外兩方面因素的影響。基于此，以下通過對當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題進行探討，并提出了相應(yīng)的改進策略。

三、醫(yī)院人事檔案管理的意義

（一）為人事考核提供有效的依據(jù)。人事檔案管理是醫(yī)院人事考核的依據(jù)和有力支撐，通過檔案可以準(zhǔn)確反映出醫(yī)務(wù)人員的優(yōu)勢和劣勢以及其他相關(guān)信息。對員工的考核結(jié)果，將專業(yè)技術(shù)、職業(yè)素質(zhì)、作風(fēng)等方面的綜合因素綜合評價，在真實、客觀、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，根據(jù)員工的優(yōu)缺點，進行相應(yīng)的改正，從而達到加強人事檔案管理的目的。

（二）為人力資源的優(yōu)化配置提供依據(jù)。人員檔案管理要采用科學(xué)的方法，全面開發(fā)和告知員工，準(zhǔn)確記錄各類員工的基本信息，如學(xué)歷、年齡、獎懲等；在人才選拔中體現(xiàn)專業(yè)技能和職業(yè)導(dǎo)向，通過對現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu)和使用情況的評估，有效支持未來人才儲備和戰(zhàn)略設(shè)計，為人力資源的管理和發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

（三）促進改革的持續(xù)推進。在我國現(xiàn)代化經(jīng)濟不斷改革下，全面促進了工業(yè)和現(xiàn)代化的步伐，醫(yī)院要與新醫(yī)改相結(jié)合，積極深化改革，加快檔案管理進程，不斷完善人事檔案管理全面化，促進改革發(fā)展。因此，在人事檔案管理中，要將每一個工作細(xì)化到具體，以確保檔案資料關(guān)系科學(xué)化和系統(tǒng)化。同時，還可以通過加強團隊設(shè)計、人才使用、人員配置、職稱晉升、績效評估、醫(yī)德分析等推動醫(yī)院改革秩序，促進醫(yī)院人事改革進程。

四、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）信息利用率偏低。許多醫(yī)院繼續(xù)其傳統(tǒng)的檔案管理，即人工整理、記錄每位員工相關(guān)信息。在紙質(zhì)檔案的狀態(tài)下，使用手工整理、記錄員工相關(guān)信息的紙質(zhì)檔案，實行人事檔案管理。這一情況下，非常容易造成檔案信息丟失，在查詢過程中資料查詢效率較低。加上人事檔案管理內(nèi)容較多，無法將人事檔案管理進行真實、有效、全面的掌握，也無法實現(xiàn)文件的最高價值。因為員工的名字、年齡、畢業(yè)學(xué)校、部門、工作經(jīng)歷等基本信息，員工檔案可以對其有一個大致的概況，如果信息利用率低的話就會降低人事檔案管理效率。

（二）重視程度不足。隨著我國醫(yī)療行業(yè)的不斷進步，醫(yī)院的業(yè)務(wù)能力和條件質(zhì)量也在不斷提高，但在人事檔案管理中仍然存在問題，其中忽略人事檔案管理的重要性，對其重視程度不足，在管理中，仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，這些現(xiàn)象導(dǎo)致人事檔案管理工作系統(tǒng)落后，導(dǎo)致管理者沒有花時間和精力優(yōu)化文檔管理模式，提高系統(tǒng)的軟硬件運行能力。許多員工不清楚檔案管理的重要性，導(dǎo)致傳統(tǒng)的管理模式只能在相對缺乏動力的情況下發(fā)展起來。

（三）規(guī)范性不足。有的醫(yī)院檔案不夠完整、真實，有些醫(yī)院為了保存轉(zhuǎn)型期員工檔案的完整性，只收集員工的基本資料，沒有工時、個人業(yè)績、獎懲等資料，無法評估其是否達到了高級甄選標(biāo)準(zhǔn)或信函中規(guī)定的職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)。病歷信息內(nèi)容失真是真實的表現(xiàn)，個別醫(yī)院人事檔案管理過程中不重視員工進入辦公室時信息的真實性，很多員工在資料信息填寫過程中，都是隨便填寫，信息模糊不清，這些都是由于檔案管理規(guī)范性不足所導(dǎo)致的，因此，這也影響著檔案管理的效率。

五、醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案管理理念需加強。目前，一些醫(yī)院對人事檔案管理不夠重視，尤其是醫(yī)院管理者在科研、診斷、管理等方面對醫(yī)院人事檔案管理的支持不夠，人事檔案與醫(yī)院的發(fā)展是互相聯(lián)系的。因此，管理人員要改變傳統(tǒng)的管理方式，加強醫(yī)務(wù)人員的基本權(quán)益保護，這對檔案管理理念的加強有重要作用。人力資源在人事檔案管理方面還存在著相關(guān)部門與員工之間協(xié)調(diào)不暢、檔案利用不足等問題。

（二）人事檔案管理人員專業(yè)化程度有待提高。盡管各醫(yī)院已確立了檔案管理的重點領(lǐng)域，但醫(yī)院不能保證每一位檔案管理員都有專業(yè)資格。醫(yī)院人事檔案管理得不到有效改善，管理者的責(zé)任心不強，容易發(fā)生檔案丟失、信息失真的情況，從而影響醫(yī)院人事檔案的發(fā)展。醫(yī)院人事檔案管理在應(yīng)用過程中，主要表現(xiàn)為信息技術(shù)水平不高，缺乏專業(yè)的操作技能。同時，在檔案管理過程中，其管理模式較為落后，員工信息更新不及時，這些問題都會造成故障、錯位或數(shù)據(jù)丟失。

檔案管理人員自身的專業(yè)化程度不高，主要是因為醫(yī)院檔案管理人員對其工作不重視，從而導(dǎo)致工作業(yè)務(wù)能力不高，人力資源管理出現(xiàn)限制，無法有效滿足檔案管理要求。另外，由于人事檔案管理人員是一種高度的專業(yè)化工作內(nèi)容，如果管理人員自身的工作素質(zhì)不高，就無法擔(dān)任工作，從而導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)矛盾和問題。有些老員工沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)相關(guān)理論，因此，在日常工作中很難滿足人事檔案管理要求。

（三）人事檔案管理制度亟待完善。醫(yī)院人事檔案管理具有專業(yè)化和系統(tǒng)性。現(xiàn)階段，我國醫(yī)院人事檔案管理制度仍然存在一定的問題，很多醫(yī)院在檔案管理過程中，沒有完善的檔案管理體系制度，缺乏主動性，個別檔案管理制度只是為了應(yīng)付上級檢查。因此，我國醫(yī)院人事檔案管理制度亟須完善，以加強員工自身保障，彰顯人事檔案管理的價值和作用。

（四）硬件條件及管理手段落后。21世紀(jì)以來，信息資源的利用出現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，應(yīng)用信息技術(shù)不僅是檔案管理的必然趨勢，也是一種寶貴的管理工具。個別醫(yī)院人事檔案中存在多種信息資源，傳統(tǒng)的管理模式難以實現(xiàn)對個人信息的科學(xué)管理和快速檢索，有的醫(yī)院檔案管理軟件因信息不足而無法充分利用，只能存取有關(guān)計算機的信息，而且仍然處于主體性信息管理模式，這種模式在區(qū)以下醫(yī)院普遍存在。有的醫(yī)院采用人工處理、分揀單據(jù)，不僅時間長，而且因為存檔時間較早，造成文件丟失和錯誤分類，無法提高管理效率。盡管很多醫(yī)院都有專門的檔案管理辦公室，并配有相應(yīng)的管理人員，但如今影印室的硬件條件越來越差。比如，室內(nèi)濕度會逐漸軟化紙張文件，而電腦數(shù)量不足則會導(dǎo)致文件管理效率低下。另外，許多檔案管理機構(gòu)沒有專業(yè)的防潮防火設(shè)施，如果還處于“紙面化”階段，在一定程度上很難保證檔案的安全。

六、提高醫(yī)院人事檔案管理效率的舉措

（一）轉(zhuǎn)變觀念，加強人事檔案管理人員的專業(yè)性。醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)由上而下轉(zhuǎn)變觀念，積極支持人力資源和社會保障部門，提高人事檔案管理水平。不斷完善人事檔案管理工作，使每位醫(yī)生的個人信息得到及時、準(zhǔn)確、有效地收集和管理。因此，要嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確適應(yīng)醫(yī)院工作需要，制訂重要的決策文件，實行流程管理，保證醫(yī)院工作效率。

另外，在加強人事檔案管理人員專業(yè)化過程中，及時轉(zhuǎn)變檔案管理人員觀念是前提要求，通過建立一支專業(yè)性強、技術(shù)過硬的檔案管理隊伍，可以全面提升檔案管理工作效率，同時也為社會培養(yǎng)出高素質(zhì)檔案管理人才。針對高素質(zhì)專業(yè)人員自身的要求制訂培養(yǎng)方案，以提高人員的創(chuàng)新意識和開拓精神，增強自身專業(yè)技能，更好地管理人事檔案工作。

（二）加強人事檔案管理部門與其他部門之間的配合。醫(yī)院人事檔案信息管理平臺是連接醫(yī)院各個部門的基本，因此，為了有效保障人員與人員之間的有效性，可以建立檔案信息交流平臺，通過平臺的應(yīng)用全面加強人事部門和各個科室之間的聯(lián)系，在收集相關(guān)人事檔案的同時傳達管理理念，以加強人事檔案管理。

（三）實施人事檔案的動態(tài)化管理。全面建立動態(tài)管理理念是現(xiàn)代化進程發(fā)展下，醫(yī)院檔案管理的必然發(fā)展渠道。因此，在進行動態(tài)化管理過程中，要加強人力資源，并完善信息化管理進程，從而促進人事檔案信息化的應(yīng)用，這也是提高人事檔案效率管理的基礎(chǔ)保障。另外，動態(tài)化管理過程中，要及時更新醫(yī)院數(shù)據(jù)庫，將新的數(shù)據(jù)保存其中，做到數(shù)據(jù)實效性。

（四）加強信息鑒定力度，創(chuàng)新人事檔案管理方法。新醫(yī)改中，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式難以適應(yīng)。要根據(jù)新醫(yī)改的相關(guān)要求，及時調(diào)整醫(yī)院人事檔案管理方法，使之符合醫(yī)院發(fā)展的需要，補充相關(guān)資料，確保人事檔案真實、有效。此外，醫(yī)院人事檔案管理也要主動聯(lián)系各科室，堅持與醫(yī)務(wù)人員主動溝通，確保醫(yī)務(wù)人員檔案信息及時更新。在人事檔案管理中，應(yīng)著重對檔案資料的標(biāo)識和資料的全面進行收集。在發(fā)送檔案材料和新材料時，要積極與檔案管理部門聯(lián)系，核實信息是否準(zhǔn)確，安排工作人員的職務(wù)、職稱晉升等數(shù)據(jù)也很重要，必須保證數(shù)據(jù)的真實性，只有在對來源進行審查和鑒定后，才能提交文件，以確保文件內(nèi)容的可靠性，并消除一切錯誤信息，如創(chuàng)造工作經(jīng)驗、創(chuàng)造工作年限等。

七、結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)檔案管理中，人事檔案管理要充分考慮其真實性，注重檔案管理的優(yōu)化。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理將受到內(nèi)外因素的影響，存在明顯的不足。以上將醫(yī)院員工作為切入點，探討當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及改進對策。此外，傳統(tǒng)低效的管理模式不能應(yīng)用其中，人事檔案管理人員必須提高重視，通過會議的方式，優(yōu)化文件管理策略，提高人員素質(zhì)。