新局勢下醫(yī)院檔案分類與管理工作實踐路徑

文/山東中醫(yī)藥大學(xué)附屬眼科醫(yī)院 李朝峰

檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，直接關(guān)系到患者及員工個人信息資料的安全，對于推動醫(yī)院有序運行具有十分現(xiàn)實的意義。此外，檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性對于患者后期治療也有著重大作用。因此，在檔案管理工程中，管理人員首先要保證資料的安全性和準(zhǔn)確性，充分利用電子檔案的優(yōu)勢，發(fā)揮信息技術(shù)作用，創(chuàng)新改革醫(yī)院電子檔案管理模式，打造出電子化形式的數(shù)據(jù)資料管理庫，完善檔案信息，提高管理質(zhì)量。此外，在醫(yī)院檔案管理過程中，還應(yīng)該加強有關(guān)安保措施，提升電子化資料信息安全管理水平，以便進(jìn)一步實現(xiàn)醫(yī)院檔案分類與管理的重要目標(biāo)。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國醫(yī)療改革的進(jìn)一步深入，醫(yī)院規(guī)模體系不斷擴(kuò)大，其功能也越發(fā)多樣。規(guī)模化的發(fā)展對于醫(yī)院的管理也提出了新的要求。檔案資料管理作為醫(yī)院日常管理工作中的重要內(nèi)容，對于患者治療以及醫(yī)院部門起著重要作用。但是目前醫(yī)院醫(yī)療檔案的分類管理工作，一直存在諸多問題，無法滿足當(dāng)下醫(yī)院管理工作要求，這就需要管理人員結(jié)合實際，從根本上解決問題。隨著我國醫(yī)療體系的逐漸完善，檔案管理工作只有滿足新局勢下醫(yī)院發(fā)展的需要，充分發(fā)揮檔案管理職能，切實做好醫(yī)院醫(yī)療檔案資料管理的工作，才能提高醫(yī)院工作效率。

二、醫(yī)院檔案分類管理的重要性

根據(jù)當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理工作的開展情況來看，對檔案管理進(jìn)行科學(xué)合理地劃分有助于該管理工作系統(tǒng)化、集成化發(fā)展。在此過程中，工作人員需要結(jié)合檔案管理實況，遵照邏輯性、實用性以及客觀性的原則，對相關(guān)檔案合理劃分，提高檔案管理工作質(zhì)量。具體來說，醫(yī)院檔案分類管理的重要性主要表現(xiàn)在以下幾個方面。1.能夠發(fā)現(xiàn)不同檔案信息之間的深層次聯(lián)系，進(jìn)而對醫(yī)院相關(guān)信息進(jìn)行系統(tǒng)梳理，方便資料后續(xù)存檔與利用。2.有助于醫(yī)院提高檔案管理質(zhì)量與效率，進(jìn)而提高檔案資源利用率。3.要想合理利用檔案資源，需要對其規(guī)劃具體的整理程序等，通過立卷、分類以及編目、排列等工作實現(xiàn)這一目的。基于此，醫(yī)院檔案分類管理工作的開展對于醫(yī)院運營意義重大。

三、當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理存在的問題

根據(jù)當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理工作的開展情況來看，檔案管理還存在以下問題。

（一）檔案管理方法不夠細(xì)致。部分醫(yī)院對于內(nèi)部電子化檔案不能做到細(xì)致分類，并且沒有做出系統(tǒng)化要求，導(dǎo)致檔案在整體上不夠細(xì)致和精準(zhǔn)，部分檔案歸檔零散，在工作中容易產(chǎn)生紕漏。例如員工的個人檔案情況不夠完善，不能及時更新，對內(nèi)部困難員工、已婚、未婚等情況掌握較少，不利于醫(yī)院了解員工目前狀況，信息情況掌握不完整導(dǎo)致檔案管理難以發(fā)揮自身作用，無法為醫(yī)院內(nèi)部管理提供強有力的信息支持。

（二）檔案檢索難度比較大。工作數(shù)據(jù)資料信息規(guī)模巨大，包括工作人員的檔案資料和病人的檔案資料。醫(yī)院內(nèi)部運行資料，對于醫(yī)院發(fā)展都是非常關(guān)鍵的，需要我們在整理和分類上細(xì)致入微。但是結(jié)合當(dāng)前部分醫(yī)院檔案管理情況來看，信息化建設(shè)不夠完善，管理部門不能對檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化檢索，難以對相關(guān)數(shù)據(jù)信息做到全面分析，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展需求，更不能充分利用各類型的檔案信息。例如對于員工個人資料管理而言，想要全面了解員工工作狀況，需要根據(jù)相似性進(jìn)行分類整理，通過數(shù)據(jù)檢索的形式快速準(zhǔn)確地找出合適的人選，合理分配人力資源，簡化工作流程，從而提高工作效率。

（三）對檔案管理的重視程度不夠。在醫(yī)院不斷發(fā)展過程中，醫(yī)院醫(yī)療電子化檔案是其信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，但部分領(lǐng)導(dǎo)對于這方面的認(rèn)知比較欠缺，不能充分認(rèn)識到醫(yī)院醫(yī)療電子化檔案的重要性，認(rèn)為這與日常工作內(nèi)容沒有直接聯(lián)系，減少了有關(guān)電子化檔案的資金投入。這一現(xiàn)象在一定程度上影響了醫(yī)院工作效率的提高，阻礙了醫(yī)院整體發(fā)展，使得醫(yī)院檔案管理工作人員對于檔案信息化管理不夠重視。

（四）信息化硬件設(shè)施落后。醫(yī)院檔案管理部門在實際工作中。信息化基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，不能對相關(guān)硬件設(shè)備與軟件設(shè)施進(jìn)行更新優(yōu)化。不利于現(xiàn)代化檔案管控體系的建立。基礎(chǔ)設(shè)施的不完善還容易使設(shè)備硬件出現(xiàn)問題，導(dǎo)致電子化檔案資料丟失等，無法保障檔案信息的安全性。在資料的整理上容易出現(xiàn)紕漏和問題，不利于資料的保存，不能順應(yīng)信息化趨勢，最終會阻礙醫(yī)院的發(fā)展。

四、醫(yī)院檔案分類與管理工作策略

要想提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，做好分類管理工作，首先需要提高管理人員對檔案分類管理的重視程度，完善檔案管理制度，對分類管理工作不斷改革等。

（一）提高檔案管理重視程度。醫(yī)院醫(yī)療電子化檔案管理制度不僅需要引起檔案管理人員的重視，還需要醫(yī)院全體工作人員的支持。只有這樣才可以讓醫(yī)院醫(yī)療電子化檔案管理制度有效發(fā)展和落實。針對不同的區(qū)域，不同的科室以及各部門目前的實際情況，針對不同的員工，根據(jù)他們不同的實際情況，例如在職員工、困難員工、已婚員工等其他類型的員工群體或者對于醫(yī)院內(nèi)部員工的表彰、評優(yōu)等工作需求，建立健全不同的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從根本上采取科學(xué)有效的方法進(jìn)行檔案管理。例如在員工檔案資源管理方面，主要從員工的不同需求入手，進(jìn)行整理和篩選，為后期醫(yī)院人力改革管理提供信息支持，促進(jìn)整個醫(yī)院管理水平提升。除此之外，在落實管理制度的同時，要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，要讓檔案管理人員明確自身工作職責(zé)，認(rèn)真落實各項管理要求，增強自身保密意識。

（二）完善檔案管理制度。作為一名合格的醫(yī)院檔案管理人員，要樹立正確的管理理念，只有從思想上認(rèn)識到檔案管理的重要性，才能從根本上提高檔案管理質(zhì)量。制度的完善是順利開展工作的全面性保障。因此，想要讓醫(yī)院醫(yī)療檔案電子化管理工作的順利展開，首先就需要建立健全檔案管理制度，從根本上解決問題。在此過程中，管理人員可以開展以下幾點工作：1.可以根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的實際制訂相應(yīng)的規(guī)章制度，在對檔案的收集、整理、保管等工作上配備專業(yè)人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，明確崗位負(fù)責(zé)人員工作職能，這樣可以保證在工作中若有紕漏，可以直接追蹤負(fù)責(zé)人，分析管理問題產(chǎn)生的原因，對管理工作不斷完善。2.保障醫(yī)院醫(yī)療檔案資料的安全性，整理和收集資料的過程中要保證資料的準(zhǔn)確性、無誤性以及完整性，這樣才能為醫(yī)院管理決策提供依據(jù)。例如員工在工作中的失誤、做得好的地方、獎罰的記錄，都需要及時更新和完善，以便日后通過數(shù)據(jù)檢索合理配置人員資源，為醫(yī)院內(nèi)部管理工作順利開展奠定基礎(chǔ)。3.保證檔案資料的安全性，醫(yī)院檔案資料的機(jī)密性文件眾多，在管理上一定要采取相應(yīng)的加密措施，做好檔案保存工作，避免丟失資料。除了上述幾點措施外，管理人員還需要制訂完善的工作機(jī)制，加大分析力度，讓工作人員提升自身管理水平，達(dá)到預(yù)期效果。在工作中也要及時整理和檢查電子化檔案資料文件的數(shù)據(jù)以及內(nèi)容，檢查數(shù)據(jù)是否有缺失和損害的地方，及時與負(fù)責(zé)人員進(jìn)行溝通交流，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。并且要時刻遵守對電子化資料的保密性，保證資料不外漏。

（三）改革檔案管理分類的方法。為了做好醫(yī)院檔案分類與管理工作，要對傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行取其精華，去其糟粕，完善檔案管理分類方案。可以通過對內(nèi)部電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致化分類，比如根據(jù)員工的社保類型、有困難的員工群體以及員工福利等進(jìn)行分類，促使檔案資料明確清晰，也方便人力資源管理部門全面掌握員工的基本狀況。此外，還可以根據(jù)員工的個人情況分類匯總。例如對員工學(xué)歷狀況進(jìn)行分類，將不同學(xué)歷的員工放在不同的區(qū)域，將相同學(xué)歷的員工放在相同的區(qū)域，然后給每一個檔案都進(jìn)行編號，這樣在檢索過程中可以直接通過編號尋找員工個人檔案資料，方便管理以及后續(xù)工作的順利展開。除了上述分類措施外，還可以根據(jù)員工的不同特點進(jìn)行分類管理，比如對于準(zhǔn)備進(jìn)修或者已經(jīng)進(jìn)修完的員工、等待外出培訓(xùn)的員工等這些流動性比較高的員工檔案，進(jìn)行專門的管理。后續(xù)在尋找時可以根據(jù)分類標(biāo)簽，尋找符合要求的員工，這樣有助于提高員工檔案管理效率。推動檔案管理工作變得具有條理性的同時，可以加快檔案信息化建設(shè)，提高醫(yī)院檔案管理工作的整體工作效率。

（四）加大檔案管理安全力度。在醫(yī)院醫(yī)療電子化的發(fā)展中，要順利地落實醫(yī)院電子化檔案資料的管理，需要我們?nèi)ゼ訌娬w的網(wǎng)絡(luò)安全力度，這樣才能夠提升醫(yī)院檔案管理的安全性，從而促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。第一，要落實醫(yī)院電子化檔案的備份工作，需要加強對電子化檔案的信息安全管理質(zhì)量，醫(yī)院將檔案進(jìn)行分類管理的同時，還要將所有的電子化檔案信息進(jìn)行全面?zhèn)浞荩ＷC在資料整理的同時避免失誤、丟失資料。如果在后期出現(xiàn)了檔案丟失或損壞的問題，可以通過現(xiàn)代化信息技術(shù)將檔案進(jìn)行完整恢復(fù)，為電子化檔案分類管理工作奠定一個堅實的基礎(chǔ)。例如我們常出現(xiàn)突然的斷電導(dǎo)致資料沒有保存、網(wǎng)絡(luò)黑客的侵入、工作失誤導(dǎo)致資料刪除等問題。因此我們需要在醫(yī)院建立有效的備份方式。另外，醫(yī)院可以建立本地與異地兩種備份的方式，將線上備份與離線備份進(jìn)行合理地使用，將檔案資料可以存儲在網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)中，實現(xiàn)檔案存儲的完整性，提升檔案的安全質(zhì)量。第二，利用大數(shù)據(jù)背景下的云空間，將醫(yī)院的檔案資料放在云空間中，即使在本地文件丟失的情況下，也可以下載存儲在云空間上的資料。第三，可以將電子化檔案中的信息進(jìn)行加密技術(shù)處理，優(yōu)化醫(yī)院電子化檔案的管理。醫(yī)院在進(jìn)行電子化管理時，我們可以采用加密的技術(shù)，來保管我們的檔案信息資料，提升信息管理的抵御能力，避免計算機(jī)出現(xiàn)被網(wǎng)絡(luò)黑客的侵入或病毒進(jìn)入時信息泄密或者被篡改的行為。例如，檔案信息加密的方式一般都是進(jìn)行軟件加密或者硬件加密等方式。目前醫(yī)院檔案資料可以采用混合加密以及用戶登錄認(rèn)證的方式，通過雙驗證后才有使用權(quán)限，能獲取檔案信息。這樣的方式可以保證醫(yī)院電子檔案的安全性，保證電子化資料的不被丟失和篡改性，既可以保障數(shù)據(jù)的隱秘性，又可以推動檔案管理質(zhì)量的提升，為醫(yī)院的發(fā)展提供強有力的保障。

五、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)療檔案分類與管理工作在醫(yī)院的大環(huán)境下有著舉足輕重的地位，是不可缺少的一部分，不斷地發(fā)展和創(chuàng)新醫(yī)療檔案分類與管理工作，可以提升醫(yī)療檔案安全管理的水平，同時也可以提高醫(yī)院的工作效率。同時，不斷完善醫(yī)院醫(yī)療檔案分類與管理工作的規(guī)章制度，讓醫(yī)院醫(yī)療檔案管理和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技相互結(jié)合，從而推進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療管理檔案人員的工作能力以及綜合性的發(fā)展，為醫(yī)院醫(yī)療檔案分類與管理提供相應(yīng)的保障措施。健全完整的管理機(jī)制，可以更明確檔案的管理流程，創(chuàng)新管理形式，合理地使用電子化檔案管理技術(shù)，適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，讓醫(yī)院的工作更簡單、更便捷，從根本上提高醫(yī)院醫(yī)療檔案分類與管理的工作效率，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。