基于“雙高計劃”的高職院校檔案管理研究

文/江蘇航運職業(yè)技術(shù)學院 王建宇

為深入貫徹落實全國教育大會精神，落實《國家職業(yè)教育改革實施方案》，集中力量建設(shè)一批中國特色、世界水平的高職學校和專業(yè)群。2019年4月，國家啟動了“中國特色高水平高職學校和專業(yè)建設(shè)計劃”（簡稱“雙高計劃”），同年，教育部、財政部印發(fā)了《關(guān)于實施中國特色高水平高職學校和專業(yè)建設(shè)計劃的意見》（教職成〔2019〕5號，以下簡稱《實施意見》），提出了“雙高計劃”的十大任務(wù)，旨在提升高職院校教育質(zhì)量、強化教育特色以及重塑高職院校教育格局。檔案作為雙高水平建設(shè)材料的主要來源和重要支撐，在“雙高計劃”申報和建設(shè)過程中發(fā)揮了不可或缺的作用，彰顯了其資政育人的功能。同時“雙高計劃”的后期建設(shè)和最終驗收同樣需要檔案工作繼續(xù)跟進。如何更好地服務(wù)于“雙高計劃”建設(shè)，發(fā)揮檔案的最大效能，成為高職院校檔案工作亟須解決的問題。

一、檔案工作對“雙高計劃”建設(shè)的重要作用

（一）檔案信息資源是“雙高計劃”建設(shè)的基礎(chǔ)與依據(jù)。高職院校檔案室作為學校文件信息中心，歸集了學校建校以來的檔案材料，真實記錄了學校建設(shè)與發(fā)展的全貌，是學校發(fā)展史的見證和“化石”，是高校文化的積淀和積累，實施意見囊括的十個方面的支撐材料皆在檔案中有所體現(xiàn)：有關(guān)黨建方面的材料收藏于文書檔案中，與師資隊伍建設(shè)相關(guān)的材料分散收藏于人事檔案和教學檔案中；教學檔案中有關(guān)教學改革、學生創(chuàng)新項目申報以及學生學習情況的記錄等檔案信息是彰顯學校技能人才培養(yǎng)水平的主要信息資源；科研檔案是直接體現(xiàn)高職院校技能創(chuàng)新能力的重要憑證；高職院校機構(gòu)設(shè)置和職能劃分是否科學合理，運行效率如何，這些學校治理水平的信息以管理性文件、會議記錄等形式保存于文書檔案中……檔案為“雙高計劃”建設(shè)積累了第一手材料。

（二）提升檔案工作和管理水平有利于助推“雙高計劃”?！半p高計劃”既包括教學科研、師資隊伍建設(shè)、校企合作等中心工作，也必然包括辦學檔案、圖書資料、基礎(chǔ)設(shè)施等在內(nèi)的基礎(chǔ)性工作?！半p高計劃”建設(shè)既需要主體中心工作的建設(shè)和提升，也不能忽略檔案在內(nèi)的高?；A(chǔ)工作的加強和提高，否則“雙高計劃”建設(shè)必將陷入孤木難支的境地。因而，檔案工作是“雙高計劃”建設(shè)中的題中應(yīng)有之義。1.學校在治理體系下，要求檔案工作應(yīng)形成行之有效的檔案管理制度和管理體系，從而進一步助推高職院校治理體系的提升。2.在智慧化校園環(huán)境下，要求檔案工作與時俱進，將信息技術(shù)融入檔案工作的全過程。3.檔案部門的工作重心之一就是提供檔案利用服務(wù)，檔案利用服務(wù)也是高職院校向社會及個人提供服務(wù)的一個重要平臺。因此，高職院校檔案部門可從完善管理制度和體系、提升檔案信息化水平、提供優(yōu)質(zhì)檔案利用服務(wù)等方面多維度地提高檔案管理水平，助推高職院校內(nèi)涵建設(shè)，更好地服務(wù)于“雙高計劃”建設(shè)。

二、服務(wù)“雙高計劃”建設(shè)過程中，檔案工作暴露出來的問題

（一）室藏檔案不足，檔案結(jié)構(gòu)不均衡。豐富而齊全的室藏檔案是高職院校檔案服務(wù)“雙高計劃”的前提和基礎(chǔ)，然而目前高職院校普遍存在著檔案資源不足的問題，并且在檔案材料的收集和保管上存在著不均衡的現(xiàn)象。室藏檔案中文書檔案、會計檔案、基建檔案等檔案相對比較齊全，而科研檔案、教學過程性檔案材料相對缺乏；一般性檔案信息相對比較豐富，而專業(yè)性、專題性及延展性檔案信息相對不足；重視紙質(zhì)檔案的收集，忽視電子教案、視頻材料等檔案的收集。此外，高職院校檔案收集的范圍和內(nèi)容還未能與“雙高計劃”建設(shè)指標體系對接，致使一些“雙高”建設(shè)需要的檔案材料未能及時納入歸檔體系。造成這一現(xiàn)象的根源所在，就是高職院校檔案部門對檔案工作缺乏長遠規(guī)劃，沒有將檔案工作上升到學校發(fā)展的戰(zhàn)略層面，沒能緊跟學校中心任務(wù)及時調(diào)整檔案工作的重心。

（二）檔案部門管理模式滯后，服務(wù)的主動性不強。高職院校檔案部門多沿用“看攤子”式的檔案管理模式，只是被動地接收檔案和提供檔案查閱，沒有圍繞學校工作的重心和中心主動積極地開展檔案工作，檔案工作明顯滯后于學校其他工作，最終使得檔案工作在檔案收集、檔案查閱、開發(fā)利用等方面，開展得都比較局限、盲目、被動。在數(shù)字化校園的大環(huán)境下，相對于已經(jīng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公自動化系統(tǒng)、教學管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，高職院校檔案管理系統(tǒng)信息化程度相對滯后，目前多數(shù)高職院校檔案管理系統(tǒng)多為單機版，僅建立了目錄級檔案數(shù)據(jù)庫，未能建立與目錄相對應(yīng)的全文數(shù)據(jù)庫，檔案材料的利用仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式為主，同時未能建成學校、二級行政部門、二級學院分層的檔案收集、歸檔和利用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，也就不能實現(xiàn)檔案的收集和利用，既不利于檔案工作的管理和長遠的發(fā)展，更與“雙高計劃”建設(shè)的目標和要求相差甚遠。

（三）兼職檔案人員隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)素養(yǎng)有待提高?！半p高計劃”建設(shè)的佐證材料多以教學、科研工作形成的材料為主體，而這部分材料的收集者分散在高職院校教學科研部門和二級學院，多為部門兼職檔案員。兼職檔案員多數(shù)檔案專業(yè)性不強，缺乏科學系統(tǒng)的檔案知識和技能，對文件材料是否需要歸檔界定不準確，檔案整理也缺乏規(guī)范性，工作流于表面，常陷入“不會干”“干不好”的窘境。由于檔案工作只是其工作的一小部分，精力投入有限，加之崗位流動性也比較大，對檔案工作缺乏責任感，工作敷衍，檔案材料收集整理不及時，歸檔混亂等，使得檔案整理的齊全性、規(guī)范性都大打折扣，勢必給“雙高計劃”建設(shè)材料的收集和歸檔帶來困擾。

三、優(yōu)化高職院校檔案管理，助力“雙高計劃”的舉措

（一）轉(zhuǎn)變檔案工作思路，融入“雙高計劃建設(shè)”體系。1.高職院校檔案部門應(yīng)破除被動服務(wù)的觀念，樹立與“雙高計劃”建設(shè)同發(fā)展共命運的理念，思想上要把“雙高計劃”建設(shè)作為推動檔案工作的一個契機，是一次為檔案工作博得“有為而有位”的機會，同時也是一次檔案工作尋求新發(fā)展新飛躍的機遇。2.高職院校檔案部門應(yīng)置身于“雙高計劃”建設(shè)藍圖下，認真思考“雙高計劃”下檔案工作做什么？如何做？要結(jié)合學校工作的實際和檔案工作發(fā)展的現(xiàn)狀，研判和規(guī)劃“雙高計劃”下檔案工作的發(fā)展方向和定位，有的放矢地改變今后檔案工作的布局和規(guī)劃。3.檔案工作聚焦的重心應(yīng)從實體保管向信息開發(fā)轉(zhuǎn)移，“雙高計劃”建設(shè)背景下，檔案利用不能只局限于查找這一環(huán)節(jié)，更需要貫穿、主動融入“雙高計劃”建設(shè)各項信息服務(wù)工作的始終。4.檔案部門應(yīng)提前介入“雙高計劃”，積極主動了解“雙高計劃”對檔案利用的需求，同時也可以對“雙高”建設(shè)過程中檔案材料的收集和整理工作及時給予專業(yè)的指導。通過這一系列措施，最終將檔案意識和檔案行為切實納入、融入高職院校的“雙高計劃”建設(shè)啟動、運行、驗收等全過程。

（二）完善優(yōu)化檔案管理機制，提升檔案管理效能。1.重新審定檔案歸檔范圍，對照“雙高”建設(shè)單位遴選指標體系的要求，對檔案歸檔范圍進行仔細梳理，查漏補缺，力求將指標體系中所需的各門類、各載體的檔案材料納入歸檔范圍中，在原有檔案歸檔范圍中著重補充收集具有人文特色、高校特色、學科特色的相關(guān)材料，同時還要兼顧電子教案、視頻材料等特殊載體檔案的收集，并編制較詳細、可操作的各門類檔案材料歸檔范圍、建檔標準和工作指導書，由此構(gòu)建形成以常規(guī)檔案信息為基礎(chǔ)，以“雙高計劃”實施意見考核指標為分類建檔標準的檔案收集、建檔模式。2.構(gòu)建高職院校檔案部門為一級，各行政部門、二級學院為二級的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，檔案工作責任到部門和個人，切實構(gòu)建起主管部門統(tǒng)領(lǐng)、分管部門各司其職的管理體系和機制，避免了各自為政、各行其是、職責不清的局面，使檔案工作行為上升為全校性、系統(tǒng)性的行為，提升和擴大了檔案工作響應(yīng)度和參與度。

（三）加大檔案人員隊伍建設(shè)力度，培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)技能人才。人才是發(fā)展之基，創(chuàng)新之要，競爭之本，檔案工作的開展要依靠檔案人員來實施，因此加強檔案人員的素質(zhì)教育是確保檔案工作質(zhì)量的根本所在。1.提高檔案人員思想認識，引導其增強檔案工作的責任意識、使命意識和擔當精神，積極主動地圍繞“雙高”建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。2.有計劃、分批次地對檔案人員進行諸如參加業(yè)務(wù)培訓班、開展講座、檔案學術(shù)交流等多種形式的培訓，促使檔案人員在既掌握檔案管理專業(yè)技能，又掌握檔案信息化技能的基礎(chǔ)上，還具備一定的檔案編研開發(fā)能力。3.鼓勵和支持檔案人員開展檔案工作方面的課題研究，全面提升檔案人員的科研能力和創(chuàng)新能力，更好地服務(wù)于檔案管理。4.建立健全檔案人員考核和激勵機制。將檔案工作納入專職檔案人員的崗位職責，并納入績效考核指標中，建立獎懲制度，采取如評比表彰、職稱晉升、薪金獎勵等機制，激勵檔案人員充分發(fā)揮其潛能，做好檔案工作。

（四）整合開發(fā)檔案資源，提供更系統(tǒng)、更全面的檔案信息服務(wù)。1.圍繞“雙高計劃”建設(shè)指標體系的要求，整合庫存現(xiàn)有檔案資源。“雙高”建設(shè)所需檔案涉及多個部門，內(nèi)容涵蓋多門類檔案。為方便開展利用，可以圍繞“雙高”建設(shè)材料匯集的內(nèi)容和要求，對現(xiàn)有檔案信息進行有效整合，建立以“雙高計劃”建設(shè)為專題的檢索工具，以目錄、索引的形式將分散在各門類檔案的檔案信息資源匯總起來，由滯后式被動接受變?yōu)槌爸鲃臃?wù)，更全面、更精準地為“雙高建設(shè)”提供檔案材料。2.著力建設(shè)特色學科檔案資源庫。這類檔案資源對“雙高”水平建設(shè)具有很高的價值和意義，應(yīng)重點收集特色專業(yè)建設(shè)過程中形成的專業(yè)建設(shè)論證材料、重點實驗室建設(shè)材料、典型教案等相關(guān)教學檔案以及圍繞特色專業(yè)建設(shè)衍生出的課題研究形成的科研檔案等。3.圍繞“雙高計劃”的需要，加強檔案信息資源的深層次的開發(fā)和編研?！半p高計劃”建設(shè)要求提供的信息是經(jīng)過分析、概括、歸納出的綜合性比較強的信息，高校檔案部門應(yīng)主動了解“雙高計劃”建設(shè)支撐材料的需要，綜合庫存檔案信息資源，對檔案信息進行深層次的加工，專題編研，形成高層次的檔案編研材料，比如《教育教學改革大事記》《特色專業(yè)介紹》《科研成果匯編》《歷年學生招生就業(yè)情況數(shù)據(jù)分析》等。4.圍繞“雙高計劃”建設(shè)的需要，對室藏檔案進行深度挖掘，構(gòu)建有學校特點的專題展、特色校史館等，以充分展現(xiàn)學校辦學成果、發(fā)展理念、創(chuàng)新能力。綜上，多途徑入手，為“雙高計劃”建設(shè)提供更系統(tǒng)、更全面、多樣化的檔案信息服務(wù)。

（五）加快檔案工作信息化建設(shè)，暢通檔案利用渠道。1.加大檔案投入，配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)備設(shè)施，對庫存檔案進行有針對性的數(shù)字化，建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫。2.實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)、教學管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等數(shù)字化校園系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫對接，實現(xiàn)文檔一體化，既便于電子文件的收集歸檔，又避免了人力的重復勞動。3.更新檔案信息服務(wù)模式。在智慧校園建設(shè)的背景下，依托校園網(wǎng)、企業(yè)微信、數(shù)字檔案館等平臺創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，對本校檔案工作進行宣傳、對檔案信息進行推送，并開展檔案利用服務(wù)。4.建立有效的信息流和數(shù)據(jù)鏈，打通檔案信息以往孤島式分布屏障，實現(xiàn)通過語義關(guān)聯(lián)等技術(shù)將具有某一主題被分類于不同年度、不同門類的檔案信息整合串聯(lián)起來，促使分散、封閉的同一檢索主題的檔案信息充分流動匯集起來，將檔案信息資源以更專業(yè)、更全面、更系統(tǒng)的方式呈現(xiàn)給檔案利用者。5.重視檔案信息管理系統(tǒng)安全性管理，利用分層設(shè)置訪問權(quán)限，設(shè)置防火墻、信息安全檢查、定期檔案數(shù)據(jù)備份等方式，確保檔案信息資源的安全性和真實性。6.加強與兄弟院?；ヂ?lián)，與其他高校聯(lián)合，實現(xiàn)教學檔案、科研檔案的資源共享，使檔案充分共享和交流，更好地服務(wù)于高校的教學和科研工作，助力“雙高計劃”建設(shè)工作。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著“雙高計劃”建設(shè)的推進，高職院校檔案工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，檔案部門應(yīng)立足于本職工作，充分把握“雙高”建設(shè)的契機，轉(zhuǎn)變工作思想，找準檔案工作的定位和發(fā)展方向，實現(xiàn)檔案的有為、有位發(fā)展；建立健全檔案管理體系，提升檔案管理效能，助推“雙高計劃”內(nèi)涵建設(shè)；重視檔案人員隊伍建設(shè)，以人才發(fā)展為助推器，切實提升檔案為“雙高建設(shè)”服務(wù)的能力；圍繞“雙高計劃”的需要，開展深層次的檔案信息開發(fā)，提供更精準和全面的檔案信息服務(wù)；進一步推動檔案信息化進程，多渠道暢通為“雙高計劃”建設(shè)提供檔案利用的途徑。