公立醫院健康教育檔案管理現狀及規范化管理

文/濰坊市婦幼保健院 孫廣寧

隨著經濟社會的快速發展和醫療改革的不斷深入和推進，人民大眾對生活質量、生命健康的要求不斷提高，給我國衛生健康事業的發展帶來了挑戰。衛生健康事業的發展離不開健康教育與健康促進，醫院的健康教育是全民健康教育的重要組成部分，醫院健康教育工作是促進我國衛生事業發展的重要一環，隨著健康教育工作的不斷深入，醫院健康教育工作過程中形成的資料積累也越來越多，健康教育檔案的管理也變得尤為重要。傳統的醫院健康教育檔案管理很難適應新形勢下的健康教育工作，探索一系列適應于公立醫院健康教育檔案管理的優化措施，不僅能夠提高現代公立醫院健康教育檔案管理水平，更能夠有效提高健康教育檔案的實用性，更好地推動公立醫院健康教育的發展。

一、醫院健康教育和醫院健康教育檔案的定義

傳統的醫院健康教育是以病人為中心，針對其需求，通過語言、圖片、視頻等形式對病人及家屬進行宣教，使其了解相關疾病知識，增進健康知識，改變不良行為，更好地促進健康，現在對于醫院健康教育的宣教主體不僅限于病人及家屬，而是擴大到社區居民、企業職工、在校學生等全人群，針對其不同衛生需求，多方式進行健康宣教。

醫院健康教育檔案主要指的是健康教育過程中形成的對醫院和社會有保存價值的文字、圖片、視頻等原始記錄，能夠全面反映醫院健康教育工作的全貌，為醫院后續更好地開展健康教育工作具有現實指導意義。

二、健康教育檔案的作用

（一）對完善和改進健康教育工作提供理論依據。醫院通過對健康教育檔案資料進行合理收集、整理、存檔，在大數據分析下，快速地對以往的健康教育工作進行總結和分析，并為下一步健康教育工作提供合理的工作建議，進而提升健康教育工作的效率，降低各種財力、物力、人力成本。除此之外，在不斷完善的健康教育工作過程中，可以便于臨床的醫務工作者及健康教育部門工作人員隨時查閱，并通過資料的查閱分析，確定傳統工作思路、策略的改進內容和措施，對于醫院醫療水平提高和健康教育工作的提升來說，都是行之有效的方法。

（二）為專業化培訓提供素材。健康教育檔案可以為醫院管理人員及醫務人員提供培訓所需素材，培訓者可以通過健康教育檔案內容及對內容進行合理、科學的整合及借鑒，在明確培訓內容的情況下，制作更為合理的培訓課件，從而取得更好的培訓效果。在具體的培訓工作中，可以參考以前的檔案，進行培訓內容的完善和培訓后監督、檢驗，確保健康教育培訓的效果，更為受教育人群傳授全面的培訓知識。

（三）便于上級部門的督導考核。在日常的健康教育檔案管理中，檔案收集全面、保管完善、利用率高的醫院，能夠隨時應對上級部門的考察和與外院的交流指導工作。通過完善的工作，能夠促進督導考核部門的工作效率，還可以提升醫院整體醫療體系的管理水平。

（四）加強醫患溝通交流，有效緩解醫患關系。健康教育工作主要是針對人民大眾不同的衛生需求，通過多種形式宣傳衛生保健知識和干預健康行為。醫院在救死扶傷、解除病痛的基礎上，大力進行健康教育，有效提升人民大眾的個人健康技能，能夠采用有益于健康的生活行為和生活方式，預防疾病、促進健康、提高生活質量，更能夠減少家庭的經濟負擔。完善而準確的健康教育工作及檔案管理，不僅加強了醫患之間的溝通交流，更加強了民眾對醫生、護士的信任和理解，融洽了醫患關系，從而構建和諧、文明的就醫環境。

（五）為臨床的診療和治療提供支撐。醫院的各部門都可以通過調取健康教育檔案，整合制作多種宣傳單頁或宣傳冊，開展全面普及多種健康教育知識。人民大眾通過更為全面和系統的知識學習，對于疾病的預防更為重視，能夠在科學的健康教育指導下形成或養成更好的生活習慣、飲食習慣、作息習慣、鍛煉習慣等，真正做到全面健康、幸福生活的目標。有了這些良好的習慣和健康意識作為前提，人民的生活會更健康、更幸福。

三、公立醫院健康教育檔案管理現狀

（一）檔案管理意識淡薄。醫院的特殊性導致“重業務、輕檔案”現象普遍存在。在財力、物力、人力等多方面投入不足，導致檔案管理工作受經費、設施等方面的限制，無法全面、系統地進行健康教育檔案體系的建立，自然也就對信息資源開發不足，對已有的健康教育檔案利用率不高，無法得到檔案管理工作的有效助力。

（二）檔案管理制度不健全。部分公立醫院健康教育檔案管理工作中，制度和細致的流程較少，崗位職責設置更少，還沒有形成系統的管理體系，這就制約了健康教育檔案管理工作的開展，更制約了醫院檔案管理的水平。健康教育檔案作為醫院檔案管理中的一環，與醫療業務管理（即病案管理）尚無法達到同步規劃和發展，對于各種遠期規劃，也是以醫療管理為主，如果沒有檔案管理匹配的情況，沒有良好的規劃，無法滿足檔案工作長期良性發展，更無法將醫院檔案管理促成進一步的提高。

（三）檔案管理格局混亂。在具體的醫院檔案管理中，無法確認需要進入健康教育檔案的具體內容有哪些，大多數醫院是由健康教育部門職工負責，沒有系統的管理方法。這種檔案保存范圍的不確定性，導致了檔案管理水平的低下，更引發了檔案管理的混亂性，降低了健康教育檔案的利用率，進而影響醫院的文化建立和良性發展。

（四）檔案管理人員素質較低。從管理層到基層大多數都認為“檔案工作不就是整理整理資料存檔”，很多醫院忽視檔案管理工作，在人員配置上，將其作為“養老”崗，作為退休前的過渡，較少招聘檔案相關的專業人才；人員流動性大，大多數醫院健康教育檔案由健康教育科室人員自行保管，這些人員的檔案專業素養不足，個人能力也無法全部投入，單純地將部分資料分類歸檔，無法通過信息化進行資料的收集、整理、存檔，更不能利用大數據方式進行有效分析，無法為醫院發展提供幫助。個別人員法律意識淡薄，導致檔案管理的效果完全不能符合醫院發展、社會發展，更沒有創新性，致使醫院檔案管理效率不高，一定程度上制約了醫院的全面發展。

（五）檔案管理方式落后。隨著醫院健康教育工作的迅速發展，醫院的健康教育檔案數量驟增，數量龐大、種類繁多以及不可復制性，給健康教育檔案管理提出了更高要求，傳統的手工作業已經不能適應醫院的快速發展，甚至對于醫院的不少珍貴資料、影像的保存都存在諸多問題，造成的損失也非常多，亟待解決和完善。以往的管理方法難以適應新時代要求，只有創新工作方法，才能不被社會“淘汰”。

四、公立醫院健康教育檔案管理對策

目前，部分公立醫院的健康教育檔案管理水平亟待提高，管理模式亟待更新，管理辦法亟待完善，這些不僅影響了公立醫院健康教育檔案管理工作的正常運行，更影響了公立醫院醫療水平的提高和醫院文化的形成。通過新的模式、思路、方法，不斷適應新時代、新社會的發展，才能助力我國健康事業的發展。

（一）領導重視是關鍵。對于醫院健康教育檔案的管理工作，要從各級領導的重視程度抓起。有了統一的重視度，才能充分提高健康教育檔案的管理水平。從人員配備開始，給予加強與重視，通過對健康教育檔案資料的全面收集、整理到錄入存檔，配備專業人員及專業設備，從硬件和軟件都進行及時的更新和升級，確保檔案資料的電子化、信息化、科技化。另外，醫院應該設立專門的機構，用于協調和解決健康教育檔案工作中出現的問題和矛盾，強化醫院健康教育檔案的全面收集、安全存檔和科學利用。

（二）健全制度是根本。完善健全的健康教育檔案管理制度和體系，是保證健康教育檔案管理工作順利開展的前提。健康教育檔案根據《檔案法》可分為五大類：文書檔案、業務檔案、聲像檔案、照片檔案、實物檔案，凡具有保存價值的各種文件材料、交流材料、社區服務、聲像圖片、自制宣傳材料等均應屬歸檔范圍。通過制訂更合適于自身的制度和規范，明確了各崗位的崗位職責，理順了具體的工作流程，提高了健康教育檔案管理工作的水平和效率。

（三）遵守條例規范是依據。醫院健康教育檔案管理工作的開展，要以國家衛健部門等權威領導部門制定的一系列法律法規為基礎，圍繞兩個中心任務，開展利于全民的健康教育活動，針對這些活動，進行合理、科學的檔案管理，為我國醫療衛生健康事業提供參考和依據。

（四）提高人員素質是基礎。檔案管理工作人員的個人素養直接影響了檔案管理水平和工作效率。醫院應該通過多種不同的形式，進行專業人才的招聘和在職人員的培養，特別是通過業務培訓、外出進修學習等方式，來提高工作人員的工作能力和技術水平。另外，可通過醫院制訂的考核制度，對于相關工作人員的實際工作情況進行考核，并一起記入績效，進而提高工作人員的工作積極性及職業素養的養成。在以上的工作方式下，專業人才的儲備將成為醫院長久發展的核心競爭力，為提高醫院各項管理水平而打下堅實的基礎。

（五）開發利用是目的。健康教育檔案工作的開展，為醫療防治、科研成果轉化利用、科普文章的撰寫等多方面提供了巨大的幫助，特別是檔案的再利用，更展現了檔案管理工作的重要性和必要性。一是在日常工作中，醫務人員可隨時調取各類健康教育檔案，通過做資料的查找確認自己的研究方式、方法，找到更適合全面健康教育的方式方法，真正起到健康宣講的作用和目的；二是結合衛生宣傳日，進行健康咨詢或義診活動，利用醫院門診的電子屏幕，播放健康教育錄像片，讓更多的群眾了解健康知識，自覺地接受健康教育；三是舉辦健康教育展覽，從娃娃抓起，進行身體健康知識的普及，更早、更好地給孩子們形成良好的生活習慣、學習習慣，將健康教育工作做到全民、全面普及；四是主動承擔街道健康教育學校的教學任務，到醫院所屬街道辦事處管轄社區舉辦健康教育講座，使健康教育檔案內容面向領導、面向科室、面向業務人員、面向社會開發利用，充分發揮健康教育檔案的實際效用。

（六）數字化管理是趨勢。公立醫院的健康教育檔案管理工作應該充分利用好大數據、信息化，特別是自動化、大數據分析等方式，不僅能夠將資料信息進行電子化存檔、保存，更能通過隨時的調取進行大數據分析，提供更多有用的數據、資料等；同時，將整個醫療衛生行業的檔案資料共享，建立一個科學的平臺，不僅是醫院的健康教育檔案，社區、社會性的以及農村醫療部門的健康教育檔案都能夠共享和使用，促進我國衛生健康事業的長期、良性發展。

五、結語

總而言之，公立醫院健康教育檔案關注的是全面醫療、全民健康教育，關系到每個人、每個家庭的切身利益。良好的健康教育檔案的管理，不僅能夠為國家醫療衛生健康事業提供依據，更能從專業、趨勢發展方面提供新的思路和方向，為我國的醫改提供更多幫助。因此，努力改善、完善健康教育檔案管理工作，是醫院、社會發展的需要，更是為人民服務并提高人民健康水平的重要條件。在科學技術及人民健康意識的加持下，健康教育檔案管理工作將會取得更大的進步和完善。