加強人事檔案管理 精準服務醫院人才發展戰略

文/濟南市衛生健康人才交流服務中心 俞萍；濟南市第二人民醫院 馬春蕾

隨著醫療體制改革的深入發展，要想提高醫院的運營管理水平，就必須建立一支高素質、高效率的管理人才隊伍。在這個過程中，人事檔案是醫護人員在醫療、科研過程中形成的文字材料，反映出人員的思想品德、專業能力和工作業績，在醫院建設中具有重要作用。以下筆者結合個人實踐，針對如何加強人事檔案管理工作進行探討，旨在實現醫院的人才發展戰略。

一、人事檔案管理和人才發展戰略的關系

（一）人事檔案管理。人事檔案管理，是對人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計、利用的過程。人事檔案在人事管理活動中形成，主要包含了個人經歷、學歷、社會關系、業務、思想品德、獎勵處罰等方面的記錄。通過醫院的人事檔案，反映出醫務人員在工作和生活各方面的情況，是進行人力資源配置和管理的重要內容。

（二）人才發展戰略。這里的人才，是在某一領域或方面具有突出才能、擁有某種特長，或對社會有重要貢獻的人。而人才發展戰略，是為了實現預定目標，將人才作為一種戰略資源，對人才的引進、使用和培養提出構想、制訂方案。醫院人才發展戰略，是選拔并培養對醫療行業有突出貢獻的醫務人員，為其提供適合的崗位，并開展教育培訓活動，促進業務技能和綜合素質不斷提升，幫助醫院增強市場競爭力，以獲得長期穩定發展。

（三）人事檔案管理對人才發展戰略的促進作用。人事檔案管理和人才發展戰略，兩者具有密切相關性，前者對后者的促進作用體現在三個方面：1.人事檔案是人才引進的前提。近年來，隨著我國經濟社會發展，人們的保健意識增強，醫院面臨的競爭更加激烈。要想在競爭中站穩腳跟，不僅需要先進的硬件設施，還要擁有充足的人才隊伍。利用人事檔案，能為醫院的行政、臨床、醫技部門提供人力資源信息，從中篩選出優秀人才，提高醫院的經濟效益和社會效益?？梢姡耸聶n案是人才引進的參考依據，有助于人才聘任環節規范化運作。2.人事檔案是人才培養的關鍵。人才發展戰略的實現，關鍵是人才的使用和培養，這是戰略實施的重要途徑。醫務人員使用和培養時，參照的是他們自身的素質和能力。可見，人事檔案資料具有參考意義和憑證作用，能幫助管理者制訂人才使用計劃、編制培養活動方案，是人力管理中的重要輔助工具。3.人事檔案是人才考核的核心。醫院執行人才發展戰略，經過引進、使用和培訓，通過考核評價能了解人才的潛力是否全部發揮出來，明確人才管理和培訓模式中的問題不足。可見，利用人事檔案能對人才進行全方位跟蹤，為人才開發、戰略調整提供支持，對績效考核評價工作起到推動作用。

二、醫院人事檔案管理現狀和改進措施

（一）管理現狀。1.管理意識薄弱。隨著人力資源管理工作的深入開展，人才選拔、管理制度、工作流程方面不斷優化，但并非代表著高枕無憂。調查發現，一些醫院存在“重醫療、輕管理”的現象，尤其對于人事檔案的管理意識薄弱，影響了日常管理工作的開展。例如：（1）人事檔案管理制度不完善，現行制度措施滯后，和實際工作要求不相符。（2）針對離退休醫務人員的檔案，沒有及時移交給相關部門，甚至導致部分材料丟失。（3）檔案資料內容不齊全，缺少鑒定材料，給職工的工作調動、職稱評審、升遷等方面帶來不利影響。2.檔案開發問題。本質上，人事檔案就是一堆材料文件，如果不進行開發利用，那么它本身的價值很低。近年來，醫院規模擴大、機制體制改革，為了滿足醫療服務需求，醫院雇用不少臨時人員、外聘人員，通過人事代理服務進行檔案管理。如此帶來的問題是檔案開發力度低，管理工作局限于檔案收集、存放、保管等，沒有及時裝訂補充，管理規范性不足和聘用人員的真實情況不符，削弱了人事檔案的管理作用。3.管理手段落后。信息時代，醫院人事檔案管理工作的開展，應該實現管理方式和手段上的創新。然而在實際管理工作中，管理手段落后體現在：（1）受限于辦公場地，人事檔案管理沒有專門的辦公場所，甚至由辦公室承擔管理職能，缺乏專業的管理部門和隊伍。（2）從技術層面看，依然采用手工登記、整理方式，不僅效率低下，而且容易出現人為誤差，無法為人才的選拔、晉升提供及時有效的信息。（3）醫院建成了信息化管理系統，但模塊設計和實際工作需求不相符，管理人員的技術水平不足，影響了檔案管理的專業化。4.人員素質不足。（1）管理人員本身不具備專業知識和技能，是從其他崗位臨時借調而來，甚至身兼數職。（2）因工作環境、薪酬待遇的影響，檔案管理人員的流動性強，難以保證檔案的完整性和機密性。（3）培訓工作不到位，檔案管理人員在理論知識、操作技能、職業素養方面有欠缺，和實際管理需求存在差距。

（二）改進措施。1.轉變工作理念。要認識到人事檔案管理的重要意義。第一，加強宣傳力度，充分利用各種媒介，既包括宣傳欄、廣播、電視等傳統媒體，也包括官網、微博、微信公眾號等新媒體，擴大宣傳范圍，增強宣傳工作的影響力，促使醫院所有職工提高人事檔案管理意識，積極配合管理工作開展。第二，完善基礎設施建設。首先，要按照規范標準建設檔案室，配備相關設備，滿足紙質檔案和電子檔案的管理要求。其次，合理布局工作間，為管理人員創建良好的工作環境。最后，合理設置崗位，明確崗位責任權利，幫助管理人員樹立正確的價值觀、人生觀，積極投身到人事檔案管理中。2.挖掘檔案價值。對人事檔案進行開發利用，才能充分發揮出功能價值，為人才管理提供參考依據。第一，管理部門要了解并記錄人事檔案信息，基于這些信息建立人才儲備庫，為選拔、使用、培養提供數據支持，促進人力資源管理制度不斷完善，做到人盡其才。第二，對人事檔案內容進行分析，根據其中的關鍵信息進行人力資源規劃，預測人員流動，助力制訂管理決策，實現人力資源的合理配置，讓人才在適宜崗位上發光發熱。第三，分析醫院對于人力資源的需求前景，結合招聘計劃和崗位考核工作，對人力資源進行合理調配，實現人才的統一管理，促進人力資源可持續發展。3.建設信息系統。建設人事檔案信息管理系統，能夠改變傳統管理模式。第一，利用互聯網、大數據、云平臺等信息技術，對醫院發展現狀、人事檔案管理現狀進行分析，提高數據信息的傳輸效率，實現資源共享。將管理人員從手工工作模式中解脫出來，提高管理效率和精準度。第二，從硬件和軟件兩個方面入手，構建功能齊全的管理系統，滿足人事檔案的信息化管理需求。在此基礎上，做好安全管理工作，應用防火墻、數字加密、殺毒軟件等，對涉密檔案進行重點管理，避免信息丟失、泄露。第三，信息系統的可靠運行離不開檔案管理人員的維護，醫院需要開展專項培訓指導，提高信息操作能力，完成檔案資料的輸入、查詢、反饋等作業，為檔案使用者提供優質服務。4.加快人才儲備。在人事檔案管理人才的儲備上，首先要創新人才招聘方式，適當提高準入門檻，優先選擇有學歷、有知識、有經驗的人員，為現有管理隊伍注入新鮮血液。其次要結合人事檔案管理現狀，考慮到人才的發展特點，以員工為主體制訂多元化培訓方案，采用不同形式的教育形式，激發管理人員的主觀能動性。最后要關注管理人員的道德素養，通過思政教育活動，促使管理人員樹立正確的理念和認知，不斷提升職業道德水平，真正提高綜合素質。

三、加強人事檔案管理精準服務人才發展戰略的途徑

（一）人才選拔引進環節。1.嚴格執行管理流程。以檔案管理部門為核心，覆蓋醫院的所有領導和職工，通過宣傳工作認識到人事檔案管理的重要性。尤其是檔案管理人員，要樹立積極主動意識，保證檔案資料采集的全面性、真實性，從源頭上提高檔案質量。檔案日常管理中，嚴格執行管理流程，保證檔案傳遞規范、內容真實可靠。2.創新檔案管理模式。對于新入職的醫務人員采用聘用制，將人事檔案交給人才管理中心代管。如此，新進職工能發揮自身資源優勢，既能打破“單位部門所有”的束縛，又能防止無頭檔、擅自棄檔等情況發生。站在醫院的角度，可以減輕檔案管理工作壓力，將更多精力放在人才選拔考核上，待錄用后進行調檔，提高檔案管理的靈活性。3.樹立正確的人才流動觀。針對棄檔、扣檔等問題，醫院必須創新思路，樹立正確的人才流動觀。一方面，以現行法律法規為準，管理工作做到有法可依；另一方面，兼顧醫院利益和社會利益，遵循誠信原則，對出現的問題妥善解決，避免出現用人糾紛。

（二）人才使用培養環節。1.推行檔案信息化管理。信息化管理，可以理解為將信息技術融入管理工作中，在檔案資料的采集、處置、保存、利用等方面，發揮出信息技術的優勢，提高工作效率，獲得經濟效益和社會效益的最大化。人事檔案信息化管理，能改變傳統的工作模式，解決“重保管、輕利用”的問題，提高檔案資源的開發利用程度。站在醫院的角度，應盡快建立人事檔案數據庫，利用掃描儀、數碼相機等設備，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案信息的數字化。在相關部門之間建立局域網，充分利用辦公自動化網絡，提高檔案資源的傳輸效率，解決“信息孤島”效應。要合理設置使用權限，建立公開、透明的人事檔案管理機制，開展網上業務，實現在線查詢、快速檢索、評價等功能。2.建立動態管理機制。人事檔案資料本身復雜、繁瑣，在傳統管理模式下，管理工作主要是資料采集、整理和保存，由于采集環節缺乏及時性、整理環節效率不高、保存質量受到環境條件影響，無法反映出醫務人員的真實情況。建立動態管理機制，要求管理人員轉變管理思想，積極主動采集醫務人員的資料信息，及時補充真實面貌，包括但不限于業務能力、學術成果、醫德醫風、生活作風等內容；還可以是新技術的研究和使用、疑難雜癥的治療、手術方案的改進等。

（三）人才考核評價環節。1.建立科學的考核評價體系。對醫務人員進行考核評價，相關結果會記錄在檔案中。為了避免檔案中出現參考價值不高的信息，杜絕千人一面現象發生，應該突出人事檔案的個體特色，引入科學的考核評價體系。得到評價結果后，對結果進行分析和跟蹤，督促相關人員及時整改，以實現管理質量的不斷提升。如此才能為人員評聘、晉升、獎懲提供支持，促進醫務人員的綜合素質不斷提升。2.建立個人信用檔案。醫院在運營發展過程中，應該與時俱進、大膽創新，參考國外信用體系，在人事檔案中，加入個人信用情況的記錄，反映出醫務人員的思想品德和道德素養。具體操作上，根據醫務人員的日常工作表現、個人榮譽情況，進行信用評估并歸檔，成為職業生涯的信用資本。3.采用多元化激勵措施。多元化激勵措施主要包括：（1）執業資格激勵，鼓勵醫務人員考取執業資格，對參加考試且通過的人員，給予一定資金獎勵。（2）學歷進修激勵，樹立終身學習理念，在崗醫務人員進修學習的，單位報銷一定比例的學費。（3）技能培訓激勵，主動參加技能培訓的醫務人員，進修期間的工資待遇和在崗人員相同，并報銷一定比例的進修費用和交通費用。（4）學術成果激勵，醫務人員在國家級或省級刊物上發表學術論文，給予一定的資金獎勵；完成市級以上科研項目的，提供科研經費補助。

四、結語

綜上所述，人事檔案是人才引進的前提、是人才培養的關鍵、是人才考核的核心。本文介紹了醫院人事檔案管理現狀和改進措施，從人才選拔引進、使用培養、考核評價三個環節，系統闡述了加強人事檔案管理的措施。希望為檔案管理工作提供依據，實現人才發展戰略目標。