醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理措施探析

文/山東省東營市第二人民醫(yī)院 李燕麗

干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部及評鑒人才的重要基礎(chǔ)，人事檔案能直觀反映出員工的具體情況，人事檔案的管理顯得尤為重要。人事檔案管理運用精細(xì)化管理的方法，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)思維，規(guī)范管理內(nèi)容及程序，使檔案管理更全面、更準(zhǔn)確，更能為人力資源工作提供信息支持，從而推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的意義

（一）優(yōu)化人才選拔機制。在人事檔案管理工作中，采取精細(xì)化管理模式，對其中的流程內(nèi)容予以細(xì)化；采取規(guī)范化管理的模式，從而能夠有效找出早期檔案中的不足和缺陷并及時予以調(diào)查和補充，以此確保資料內(nèi)容有著較高的真實性。而醫(yī)院在對內(nèi)部員工進(jìn)行職稱評定的時候，同樣可以參考人事檔案提供的信息內(nèi)容，以此確保相關(guān)工作有著較高的公平性和合理性，進(jìn)而促使管理部門作出更為準(zhǔn)確的決策，使得選拔機制變得更為有效。

（二）適應(yīng)新形勢的要求。現(xiàn)如今，我國醫(yī)療體制處在持續(xù)改革的階段，使得各個醫(yī)院之間的交流也變得更為頻繁。因此，醫(yī)院在進(jìn)行管理的時候，需要處理的信息資料將會變得更多，使得管理人員自身的工作壓力越變越大。尤其是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面普及之后，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時，不再局限于登記和查詢兩方面，還需要提供更多附加服務(wù)，對于人事檔案管理方面自然也有了更高要求。為了提升工作效率，醫(yī)院要充分發(fā)揮信息技術(shù)的價值，展現(xiàn)其優(yōu)勢，逐步實現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)，促使醫(yī)院更好地發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

（一）重視程度不夠。現(xiàn)如今，醫(yī)院為了實現(xiàn)自身規(guī)模的發(fā)展，將大部分精力投入在臨床上。對于人事檔案管理工作來說，本身并不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，醫(yī)院管理者對此缺乏重視，覺得這些都是制度化、程序化內(nèi)容，導(dǎo)致人事檔案工作流程混亂，存在檔案內(nèi)容缺失、檔案不完整等問題。

（二）缺少專業(yè)的人才。從當(dāng)前情況來看，很多醫(yī)院之所以沒有推行精細(xì)化管理的方式，主要原因便是相關(guān)人才較為匱乏。在很多人的眼中，人事檔案管理都是一些十分清閑的工作內(nèi)容，普遍年輕人不愿意參與，感覺無法展現(xiàn)自己的真實水平。因此，醫(yī)院的人事檔案管理人員都是從其他崗位中臨時抽調(diào)而來，年齡偏大。他們雖然工作非常努力，但缺乏創(chuàng)新精神，也不具備專業(yè)的檔案管理知識，在日常工作的時候，容易出現(xiàn)一些問題。

（三）管理活動和信息技術(shù)結(jié)合不到位。對于人事檔案管理工作來說，為了實現(xiàn)精細(xì)化目標(biāo)，自然需要采用信息化技術(shù)。人事檔案管理涉及的內(nèi)容有很多，單純采用早期的工作模式，自然會出現(xiàn)諸多紕漏。而在應(yīng)用信息技術(shù)之后，就能使得管理工作變得更為細(xì)致。但是從目前情況來看，很多醫(yī)院在管理時，并未將信息技術(shù)的價值全部發(fā)揮出來。盡管已經(jīng)實現(xiàn)了計算機化，但其各方面功能沒有全部展現(xiàn)出來，使得工作開展的效率有所下降，無法實現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)。

三、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的方法

（一）打造精細(xì)化數(shù)據(jù)庫。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大、醫(yī)院新進(jìn)職工不斷增多，醫(yī)院管理的檔案數(shù)量也在持續(xù)增加，早期經(jīng)常采用的粗放型管理模式已經(jīng)與醫(yī)院現(xiàn)階段的發(fā)展模式完全不符。因此，醫(yī)院當(dāng)前需要對檔案信息化管理展開全面優(yōu)化和調(diào)整，建立完整的電子數(shù)據(jù)庫，以此實現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)。通過對數(shù)據(jù)庫不斷調(diào)整和優(yōu)化，以此使得檔案內(nèi)容變得更為統(tǒng)一。而在建構(gòu)的過程中，理應(yīng)考慮三方面內(nèi)容。其一，數(shù)據(jù)庫的保密性。檔案包含了個人從初中至工作階段的所有文字資料，在數(shù)據(jù)庫的建立、使用、保存過程中尤其要注意對個人隱私的保護(hù)。其二，數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性。檔案除了記載個人基本情況外，還能體現(xiàn)出干部的科研水平、業(yè)務(wù)能力等，是崗位競聘、職稱晉升的重要依據(jù)。其三，數(shù)據(jù)庫的高效性。數(shù)據(jù)庫專門設(shè)置一個模糊搜索的功能，工作人員可以根據(jù)自身的實際需要，查詢對應(yīng)的內(nèi)容，使查詢效率得到提高。

（二）完善人事檔案管理制度。為了對精細(xì)化管理的目標(biāo)予以有效落實，提升管理活動的基本效率，醫(yī)院就要參照當(dāng)前的實際情況，對制度內(nèi)容持續(xù)優(yōu)化，改進(jìn)其中的不足和缺陷，從而對廣大員工的個人行為起到約束的效果。具體來說，主要包括以下方面。其一，嚴(yán)格按照中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中對檔案分類的要求，十大類材料分別按相應(yīng)順序整理，不能亂排、少排。其二，管理人員在開展歸檔工作的時候，應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案和電子文檔進(jìn)行分開整理，有效歸檔。不僅如此，所有資料都要保證完整性達(dá)標(biāo)，不能有任何遺漏或者缺失，內(nèi)容也要足夠真實。其三，醫(yī)護(hù)人員在入職、離職以及升職的時候，管理人員理應(yīng)做好檔案維護(hù)工作，防止其出現(xiàn)損壞。同時還要按照具體要求，對其進(jìn)行歸檔，以此起到保存的作用。其四，管理人員需要做好檔案保護(hù)工作。比如信息化系統(tǒng)，管理部門可以嘗試搭建一個完善的防護(hù)體系，設(shè)置相關(guān)要求，禁止隨意對其進(jìn)行插拔和移動，保證其安全性。其五，對于檔案的銷毀予以明確。若必須進(jìn)行銷毀，工作人員應(yīng)當(dāng)在第一時間向上級部門申請，在得到確認(rèn)之后，才能展開銷毀工作。否則，絕對不能憑借個人意志盲目銷毀。

總體來說，通過打造一個完善的制度體系，對于精細(xì)化管理的全面落實有著非常大的幫助。

（三）創(chuàng)新服務(wù)模式。早期在進(jìn)行檔案管理的時候，很多工作人員單純注重管理活動本身，而對于利用有所忽視。顯然，這種理念是錯誤的，從而使得這些寶貴資料的二次利用價值被完全浪費。因此，當(dāng)前醫(yī)院的管理部門就要轉(zhuǎn)變原有的服務(wù)模式，將被動變主動，以此將檔案的利用價值全部展現(xiàn)出來。其一，管理人員應(yīng)當(dāng)合理應(yīng)用信息化平臺，促使檔案工作的效率有所提高，解決其中存在的各方面問題。其二，管理人員應(yīng)當(dāng)主動為干部職工提供資料的咨詢和查詢服務(wù)。如果有職工需要查找檔案中的資料，而按規(guī)定人事檔案不能經(jīng)本人之手，這時候就需要管理人員予以協(xié)調(diào)配合。其三，管理人員在參與管理的時候，還需要主動提供檔案方面的服務(wù)。其四，若管理部門出現(xiàn)了人員調(diào)動的情況，還需要主動投入檔案維護(hù)的工作之中。比如使用管理系統(tǒng)，將資料內(nèi)容調(diào)出來，及時展開優(yōu)化和修改，確保其真實性和全面性不會受到任何影響。

總體來說，醫(yī)院在進(jìn)行精細(xì)化管理的時候，管理部門理應(yīng)在模式層面積極創(chuàng)新。

（四）打造管理文化。在醫(yī)院的人事檔案中，會將醫(yī)院工作人員自身的工作經(jīng)歷、個人生平和職業(yè)發(fā)展全部記錄下來。因此，這些檔案不但是管理活動的重點內(nèi)容，同時也是展現(xiàn)醫(yī)院自身管理價值的關(guān)鍵。為了創(chuàng)設(shè)優(yōu)良的外部管理氛圍，使得所有人員都能對管理活動有所重視，并積極參與配合，醫(yī)院就需要根據(jù)當(dāng)前的實際情況，打造特有的管理文化。其一，管理部門應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有的所有檔案展開有效整合，合理分類，以此將其中的價值全部挖掘出來。其二，管理部門應(yīng)當(dāng)做好宣傳工作，促使所有人員都能提高對人事檔案的重視度。其三，在人員聘用、人才流動、職稱評估以及參加社會保險的工作中，應(yīng)當(dāng)將檔案資料的價值全部凸顯出來。其四，醫(yī)院在未來發(fā)展規(guī)劃的時候，理應(yīng)將人事檔案全部納入進(jìn)來，以此促使檔案得到全面創(chuàng)新并取得良好的發(fā)展。

（五）加強人員的專業(yè)培訓(xùn)。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理的時候，人為因素對其帶來的影響非常大。無論是收集、整理、歸檔、保存，都需要工作人員參與其中。為提高檔案管理的精細(xì)化程度，醫(yī)院需要加強人員培訓(xùn)。無論是領(lǐng)導(dǎo)干部還是基層人員，都需要共同參與進(jìn)來，從而逐步轉(zhuǎn)變個人態(tài)度，明白檔案管理的價值，并積極配合相關(guān)工作，提升管理的綜合水平。其一，在進(jìn)行培訓(xùn)的時候，理應(yīng)對于管理工作的基本目標(biāo)、內(nèi)涵以及具體方法予以詳細(xì)講解，以此使得管理人員提高檔案管理意識，明白精細(xì)化管理的價值，從而能夠積極實踐，在日常工作中落實。其二，在進(jìn)行培訓(xùn)的時候，應(yīng)當(dāng)參照檔案管理和數(shù)字化管理方法，以此作為培訓(xùn)內(nèi)容，不斷提升認(rèn)識檔案管理人員的綜合水平。其三，在培訓(xùn)的時候，需要采用“理論+實踐”的基本模式，以此展開全面講解，幫助檔案管理人員扎實個人基礎(chǔ)，強化技能水平，讓其更好地應(yīng)對工作中遇到的問題并運用自己的能力進(jìn)行處理。其四，應(yīng)當(dāng)定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。時代在發(fā)展，檔案管理的活動自然也要做到與時俱進(jìn)，持續(xù)進(jìn)步。只有真正做到定期培訓(xùn)，才能促使員工們的視野有所擴大，從而與時代保持同步，激發(fā)潛在的創(chuàng)新意識，進(jìn)而更好地開展管理活動，解決其中出現(xiàn)的各類問題。

（六）夯實細(xì)節(jié)管理。對于醫(yī)院的人事檔案管理活動來說，本身是一項長期性工作任務(wù)，為了能夠落實精細(xì)化管理的基本目標(biāo)，自然需要對其中的各類細(xì)節(jié)予以完善，持續(xù)調(diào)整和優(yōu)化。其一，對于人事檔案管理的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)盡可能細(xì)化處理。由于此類管理涉及的內(nèi)容有很多，因此較為復(fù)雜，一些管理人員在初次接手時，會感到較為迷茫，不知如何下手。為此，管理部門就需要對其展開細(xì)化，并參照具體標(biāo)準(zhǔn)，尋找管理工作的薄弱之處和關(guān)鍵之處。之后，再通過劃分階段和劃分重點的方式，不斷細(xì)化，從而做到循序漸進(jìn)、井井有條。其二，對于管理流程展開細(xì)化。醫(yī)院管理人員要充分了解自身的工作內(nèi)容、具體方法以及核心目標(biāo)，從而采取一些有效措施，防止出現(xiàn)不必要的疏漏。其三，對于人事檔案管理應(yīng)當(dāng)進(jìn)行全面監(jiān)督。之所以建立制度，主要目標(biāo)就是為日常的工作開展提供參考，確保其能夠有效推進(jìn)。若制度本身存在問題，自然也會對精細(xì)化管理帶來影響。因此需要對制度執(zhí)行的實際狀況予以有效監(jiān)督，保證管理人員能夠按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，保證各項活動都能具有規(guī)范性、合理性和科學(xué)性。其四，應(yīng)當(dāng)對于責(zé)任制度進(jìn)行落實。針對人事檔案管理的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)對其責(zé)任部分進(jìn)行具體化處理，并要求管理人員在日常工作中，有效履行個人責(zé)任，并落實細(xì)節(jié)內(nèi)容。如此一來，管理人員的責(zé)任心就會提高。

（七）運用大數(shù)據(jù)來完善管理模式。其一，由于醫(yī)院的人事檔案的信息龐大，數(shù)據(jù)以及人力資源的各種信息比較豐富，因此，可以借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，更新和完善醫(yī)院的人事檔案管理模式，提升人事檔案的管理效率。進(jìn)而有效挖掘醫(yī)院人才資源的隱藏價值，在具體的人事管理中，部門領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變管理的理念，鼓勵相關(guān)工作人員有效運用大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)行日常管理，深入地挖掘認(rèn)識檔案管理的有效價值，科學(xué)合理地分析人事檔案的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)一步提升人事檔案的管理工作效率。其二，加強大數(shù)據(jù)的管理意識。基于大數(shù)據(jù)的背景下，要想有效提升人事檔案的管理效率，需要不斷增強人事管理人員的大數(shù)據(jù)應(yīng)用和管理服務(wù)意識。在實際的人事檔案的管理工作中，積極滲透大數(shù)據(jù)的管理思想，提升大數(shù)據(jù)技術(shù)的管理水平。為了進(jìn)一步推行大數(shù)據(jù)的管理模式，需要醫(yī)院的重視和支持，醫(yī)院管理人員還需要增強大數(shù)據(jù)的意識，采取現(xiàn)代化的管理服務(wù)模式，改變傳統(tǒng)人事檔案的管理方式，提倡醫(yī)院管理人員運用大數(shù)據(jù)的管理手段，豐富人事檔案的管理的過程。另外，醫(yī)院還需要在硬件和軟件設(shè)備上提供更多的支持，購買先進(jìn)的設(shè)備，逐漸提升醫(yī)院軟硬件設(shè)施的水平。同時加強技術(shù)培訓(xùn)。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理的時候，采取精細(xì)化處理的方式，不但可以更好地進(jìn)行人才篩選，同時還能保證各項工作更好地開展。因此，醫(yī)院要提高重視，基于早期工作中出現(xiàn)的問題，及時采取措施進(jìn)行處理，為醫(yī)院的發(fā)展提供幫助。