基層單位檔案管理數字化建設思考

文/山東省德州市慶云縣檔案館 李春燕

近年來，基層單位的檔案資料逐漸增多，對檔案管理的要求相應提高，要想改變傳統檔案管理模式，應結合數字化時代特征，探索檔案管理數字化建設的有效方法。新時代檔案管理人員的思路創新、方法改進，目的是順應數字化時代發展趨勢，確保檔案管理價值最大化顯現，實現檔案數字化建設與管理。可見，這一論題具有探究的現實性意義，對檔案管理工作發展具有積極推進作用。

一、基層單位檔案管理數字化建設的重要性

檔案管理是基層單位管理工作的一部分，數字化背景下基層單位順勢革新檔案管理手段，在保證檔案信息完整性、安全性的前提下，逐漸提高檔案管理水平，確保檔案信息有效利用。

（一）提高檔案管理效率。基層單位檔案數量較多，當數字化技術用于檔案管理，即針對紙質檔案信息自動提取、分類整理、有序存儲，進而實現檔案的高效管理與有效利用。檔案管理活動信息化推進，既能縮短時間，又能提高管理質量，確保檔案管理效果大大優化。新時期檔案管理人員在理論、實踐等方面動態創新，最大化保證檔案資料的實用性，為基層單位高效管理起到鋪墊作用。

（二）方便檔案查詢與更新。基層單位檔案類型多樣，檔案管理人員借助數字化技術動態查詢電子化檔案，并傳遞時效性較強的檔案信息，促進基層單位工作任務順利完成。新時代下，檔案管理人員利用數字化技術動態更新檔案，確保基層單位工作在最新檔案信息的提示下有效開展，從而循序式提升服務質量。

（三）保證檔案管理的經濟性和安全性。紙質檔案主要在實體檔案室進行管理，實體檔案室的空間有限，并且管理環節需要投入人力、物力等資源，導致管理成本升高。如今，基層單位將檔案管理數字化建設提上日程，可降低管理成本，并且檔案管理安全性得以保證，減少檔案信息失真、外泄等現象的出現。

二、基層單位檔案管理數字化建設的問題

基層單位數字化轉型的過程中，檔案數字化管理工作尤為關鍵。然而部分基層單位檔案管理數字化建設經驗不足，實際建設中存在理念陳舊、設備匱乏、員工素質偏低、數據庫建設低效等問題。

（一）檔案管理理念陳舊。數字化時代悄然而至，基層單位部分檔案管理人員只是片面認識檔案數字化管理工作，思想認知水平不高，所以檔案管理行為缺乏規范性和現代性，實際上檔案管理工作在傳統思想引導下、陳舊方法運用下，最終檔案管理效率明顯降低。隨著時代的不斷發展，傳統的檔案管理思路不能更好地指導檔案管理實踐，長此以往，檔案管理數字化建設進程遲緩，不利于基層單位的有序運轉。分析原因可知，如今基層單位內部面向檔案管理人員的學習機會、培訓機會較少，久而久之檔案管理工作缺乏創新，檔案利用率無法得到提升，檔案管理數字化建設環節遇到重重阻力。

（二）數字化設備匱乏。檔案工作數字化開展，需要數字化設備支持，如果基層單位所在區域的經濟水平偏低，那么數字化設備更新速度會比較遲緩，當陳舊設備用于檔案管理，則檔案管理質量和效率相應降低，導致檔案資料使用效果大打折扣。具體來說，計算機設備數量較少，并且現有設備系統更新不及時、系統升級不到位，這既會影響計算機設備功能，又會弱化服務質量。檔案管理數字化建設期間，一旦設備在數量、質量兩方面的表現不盡如人意，那么數字化建設效果會與預期要求存在差距，進而對基層單位數字化轉型造成制約。除此之外，當前一些基層單位在忽略數字化建設需求的前提下建設數字化系統，難以全面顯現數字化系統成效，還會弱化新時期檔案管理質效。

（三）檔案管理人員素質有待提高。雖然部分基層單位踐行了檔案信息化管理模式，但檔案管理人員專業素質、綜合能力偏低，導致檔案數字化建設速度減緩，最終不利于優化檔案服務效果。如今，基層單位多數檔案管理人員的數字化管理理念陳舊、數字化管理技能不高，所構建的檔案管理隊伍缺少凝聚力和向心力，很難在基層單位檔案管理實現檔案數字化方面發揮隊伍優勢。數字化時代，檔案管理人員既要具備專業知識，又要強化服務意識、責任意識，在數字化建設環節靈活運用知識，并給予方向指導，規范信息化管理行為。但實際上，基層單位檔案管理人員的綜合能力、專業素質不強，未能在檔案管理環節發揮應有力量。

（四）數據庫建設效率不高。基層單位檔案信息應基于數據庫平臺進行存儲與調用，其中數據庫建設要以需求為導向，適當豐富數據庫功能，實現檔案信息分類、更新，為檔案信息價值化運用做準備。目前，基層單位檔案資料總量較多，并且檔案類型豐富，這對數據庫類型創新式設計、數據庫功能拓展等提出較高要求。從現實層面來看，數據庫建設環節因定位失準、建設標準不夠規范、建設技術供應不足，導致數據庫建設效率降低，進而影響檔案數字化進程，難以加快基層單位檔案數字化轉型步伐，不利于深化檔案工作信息化改革。

三、基層單位檔案管理數字化的實踐路徑

檔案管理工作數字化需要一段過程，尤其是基層單位的檔案管理工作，需要檔案管理人員從實際情況出發，針對已有問題提出檔案管理的合理化建議，探索數字化建設路徑。這既能順應基層單位現代化建設趨勢，又能最大化彰顯檔案管理價值，為當前檔案管理數字化建設問題的處理提供依據，真正為日后檔案數字化管理、基層單位常態發展奠定堅實基礎。

（一）創新檔案管理理念。理念是行為的先導，基層單位檔案管理人員要在理念創新的基礎上，真正規范檔案管理行為，進而在數字化建設階段做足充分準備。基于此，基層單位要定期組織檔案信息化管理培訓活動，面向檔案管理人員進行專業知識、數字化技能的培訓，使其豐富知識儲備、提高數字化技能。同時，能夠為檔案管理、檔案數字化建設給予正確指導。檔案管理思想與時俱進創新，還需要基層單位組織座談會、交流會，大范圍普及檔案數字化工作理念，使工作人員在理解的基礎上規范管理行為，并對數字化建設提出合理化意見。當檔案管理數字化實踐得到基層單位全員的支持時，那么數字化建設成效會逐漸顯現。

（二）動態更新數字化設備。數字化設備、系統、技術是檔案管理數字化建設的基本要素，當要素質量得到可靠性保證，那么檔案信息資源能夠有效共享，從而提高檔案利用率，更好地服務于基層單位創新發展。具體可從設備、系統、技術三個角度入手。1.檔案數字化設備優化。基層單位應委派專業人員檢查計算機設備、專業設備的運行狀態，將各類設備安全風險及時排除，確保設備穩定投用。數字化設備隨著基層單位經濟條件、檔案管理要求的變化而調整，主要指設備采購、設備維修與養護，在保證設備質量的基礎上延長設備使用壽命。檔案數字化設備功能日益豐富化，能夠滿足當前檔案管理工作的多元化需求，從而提高檔案管理效率，盡快實現檔案數字化。2.檔案數字化系統優化。基層單位在日常檔案管理中應積極創建數字化管理系統，提高相關檔案的管理水平，確保各方面工作的效率。具體來說，從電子檔案的生產、收集、歸檔和分類入手，全方位、深層次開發一套針對管理者行為的系統，實現檔案的有效化管理。在此期間，完善數字化管理制度，遵循精細化管理原則，從而保證檔案管理工作的有效性。尤為關鍵的是，建立數字化檔案共享平臺，檔案管理人員通過平臺掌握檔案共享信息，并了解檔案管理工作要求，為檔案數字化管理指明方向。檔案內容存儲到數據庫系統中，主要采用授權管理的方式，以便為相關檔案管理人員提供便利。3.檔案數字化技術優化。檔案管理數字化建設是大勢所趨，基層單位應在網絡信息環境中優化網格化管理體系，主要借助網絡信息技術呈現檔案目錄，根據檔案信息獲取需求自動檢索、統計處理，這既能縮短檢索時間，又能保證檔案檢索的準確性。在網絡信息技術的輔助下，構建檔案管理網絡平臺，據此實現檔案信息共享，為檔案數字化管理策略制訂提供支持。實際上，網絡平臺建設是電子存儲技術運用的前提條件，因此基層單位檔案管理人員要正確認識并有效運用電子存儲技術，完成數字文獻信息管理領域各種數字文獻的有效存儲。除此之外，還可以使用電子掃描技術完成信息在數據庫系統的掃描，體現高效且優質的數字化管理效果。需注意的是，檔案數字化技術優化，應立足基層單位檔案管理現狀，視情況優化單一技術或聯用多種技術，實現各種檔案數字化信息的有效存儲，更好地滿足當前數字化管理需求。

（三）提高檔案管理人員素質。檔案工作人員的思想道德水平對檔案數字化工作效果有至關重要的影響，為確保相關檔案管理工作的數字化發展，應在人才招聘、人才培訓等方面做準備。對于檔案管理人員的招聘，基層單位要擴大招聘渠道，通過與高校合作聘用具有豐富知識儲備、較高綜合素質的檔案管理人才，從而為檔案管理團隊注入新的活力。除此之外，還可以聘用檔案數字化管理經驗豐富的人才。此外，基層單位要合理化制訂培訓制度，從專業課程、專業技能兩個層面開展培訓活動，以此提高檔案工作人員的知識水平，鍛煉檔案管理人員的數字化技能，為新時期檔案管理及檔案數字化建設提供服務。培訓過程中加強思政教育，以此強化檔案管理人員的工作理念、責任意識，正確對待檔案管理，并在數字化建設階段滲透新的理念、提供專業知識。要確保每位人員的正確理念并有效利用先進數字化技術，使其能夠有效收集與分類處理檔案數字化信息，提升各方面的工作質量和效果。當人才招聘、人才培訓具體落實后，應組建專業化檔案隊伍，以便為數字化背景下檔案管理提供人才支持，促進基層單位檔案管理活動有序開展。

（四）提高數據庫建設效率。檔案信息為新時期基層單位建設與發展提供依據，要想全面整合檔案信息，深層次挖掘價值化檔案信息，應借助網絡信息化平臺建設數據庫，為檔案管理及檔案數字化工作常態運轉提供信息支持。數據庫不僅支持檔案信息錄入，而且支持檔案信息更新，為基層單位建設與管理提供有效信息支持。即便當前推行信息自動化系統，但從整體來看，信息系統向數字化建設需要一個過程，需要數據庫建設搭建橋梁，為檔案信息數字化管理提供條件，實現檔案信息分類、整合，提高檔案信息利用率。立足檔案數字化建設的實際情況，在數據庫中設置相關的檔案目錄，與此同時，借助網絡信息技術建立分布式數據庫，從根本上提升檔案管理工作的自動化水平，滿足當前的工作需求。為實現檔案精細化管理，提高檔案數字化建設水平，應合理制訂數據庫建設計劃，為檔案分類、智能管理提供依據。此外，應建立單機版的電子檔案數據庫，將檔案資料轉變成為電子格式，存儲到數據庫系統中，避免丟失，提高檔案信息利用率。

四、結語

綜上所述，基層單位現代化管理要求逐漸提高，應以檔案管理工作為切入點，圍繞數字化環境分析檔案管理的意義，并總結檔案數字化管理問題，通過創新檔案管理理念、動態更新數字化設備、提高檔案管理人員素質、提高數據庫建設效率等措施突破檔案管理數字化建設阻力，從整體上優化檔案管理質量，提高檔案管理的有效性。從長遠角度來看，基層單位檔案管理數字化建設的持續開展，動態優化檔案管理措施，是取得檔案優質管理的最佳途徑。