醫院檔案管理系統科學化探討

文/上海交通大學醫學院附屬第九人民醫院 賈文倩

醫院檔案形成于醫院的日常醫療活動中，包括治療、研究、衛生管理、藥品管理、醫療教學、學科研究、行政管理、基礎建設、設備管理等各項活動。是以文字、圖示、表格、聲影像等不同形式不同載體保存的具有研究價值的歷史記錄。醫院檔案記錄的不僅僅是醫院的發展歷史和過程，更記錄了整個社會群體的健康發展進程，是醫院發展不可或缺的重要參考資料，也是醫院行政和決策時的指導依據。

因此，完整、清晰的檔案記錄，對整個醫院乃至整個醫療體系的發展和進步都有著極為重要的作用。通過科學化的管理方式，進一步強化醫院檔案管理意識，促進檔案管理工作的精細化與精準化，快速響應、精準支撐，對于醫院的管理與發展來說有著極為重要的意義。

一、醫院現行檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案的有效利用率低、保存意識淡薄。“重經營，輕檔案”的思想是不少醫院上至決策層，下至工作人員的通病。不少醫院管理者及工作人員甚至仍然停留在經驗主義、本本主義的過去式，嚴重缺乏檔案信息的使用意識，對檔案信息的保存、利用工作，無論從重要性還是必要性上都缺乏正確的認知，導致出現醫院檔案管理混亂、檔案缺失、信息完整性不足等問題。

（二）檔案管理工作人員資質不足。在現行醫院管理體系中，檔案管理人員的資質問題往往是被忽視的，導致諸多無資質或低資質的人員在負責醫院檔案的管理工作。在很多醫院，檔案管理部門甚至成了“養老地”“流放地”“邊緣化區域”。工作人員專業素質參差不齊，檔案管理科學化無從談起。一個有著重要作用的部門成了可有可無的擺設，本該發揮的作用完全沒有發揮，這種情況讓人扼腕嘆息。

（三）制度不全、管理混亂，缺乏統一的標準與規范。醫療檔案的管理理念一定要緊跟時代發展的步伐。否則一旦與時代脫節，就會使“快速支撐、精準響應”成為空談，失去了檔案管理工作的嚴肅性、統一性和完整性，從而導致檔案管理工作無法完全滿足新時代發展的需要。

《檔案學》明確提出，檔案管理是建立在檔案規范的基礎上的。而部分醫院在檔案管理工作中并沒有制訂統一的管理標準和管理模式，對納入檔案的文件內容、版規格式、圖表規范等要求沒有明確定義，有的甚至連統一的立卷歸檔制度都沒有建立。很多有價值、應重點歸檔妥善保存的資料、數據都遺失了。這種亂象嚴重阻礙了醫院及醫學研究的發展。

（四）檔案管理的意識淡薄，設備落后，不符合時代發展的要求。國家的科學技術與經濟實力正在高速發展，醫療體制改革的腳步也越來越快。數字化、信息化、網絡化的時代特征愈發明顯。檔案管理的設施設備也應緊隨時代的腳步。但很多醫院的檔案管理設施與設備卻嚴重脫節。老舊、落后甚至連及時的補充和更新都無法做到。究其原因，是檔案管理的意識淡薄，導致無論從人員還是資金，都存在投入不足的現象，對于檔案的收納仍停留于手工收集、人工檢索水平上，工作效率低下，不能符合時代發展的要求。

二、醫院檔案管理系統科學化的作用、意義與實現

（一）醫院檔案管理系統科學化的作用。科學化的檔案管理系統是衡量一個醫院現代化管理水平的重要標準，也是衡量一家醫院醫學水平的一個標準。首先，科學化的檔案管理系統能及時、準確、有效地為醫生提供患者的既往史、診療史、用藥史等精準檔案信息，為醫生調整各項醫療指標、技術指標提供準確、真實、可靠的依據；還有利于醫生對患者的精細化管理，推進醫療技術與醫療質量的有效提高。其次，科學化的檔案管理系統能對醫院設備、設施通過即時梳理、統計等手段，明確掌握這些設施、設備的年限、性能、使用率等信息，并運用統計分析手段，方便調整及更新，有效提高其利用率及使用效果。不但有利于醫院的長遠決策，還能為醫院的統籌管理打下堅實基礎，促進醫院的綜合發展。最后，科學化的檔案管理系統能夠有效提高各類醫療數據的收集、匯總、加工、儲存、分析的進程。為醫院決策提供科學、高效、精準的數據。

（二）醫院檔案管理系統科學化的意義。傳統的醫院檔案管理流程一般是這樣：先收集上級文件、科研課題、醫療數據等信息，再通過人工錄入、掃描、拍照等方式，把這些信息轉化為數據信息存入計算機及網絡，最后以統一規范的數據格式對錄入信息進行分類、編目、排序和存檔，從而完成紙質檔案到數據化檔案的轉化和保存。這種模式下的檔案管理實質是被動的，不僅缺乏應變力和競爭力，更談不上對檔案數據信息進行深層次的挖掘、歸納和分析。

對于大型綜合性醫院來說，每天收集到的數據資料極多，所以對于醫院的檔案管理部門來說，不僅要對海量的檔案信息進行管理，更要考慮如何進行科學運用。

在如今這個公開、透明、全方位的網絡信息時代，完全有能力通過科學化的手段把數量龐大的檔案信息歸納整理成一個巨大的資源寶庫，使這些海量數據能更好地發揮出功能。無論是為醫生提供更準確的患者數據；還是為決策層提供更好的發展依據；抑或是為患者提供更全面貼心的優質服務，都將賦予醫院檔案管理工作全新的內涵。

打破傳統的工作模式，將單純的被動思維，轉變為主動思維，讓檔案管理部門從單純的數據保管者，轉變為集數據整合化、信息規范化、分析精準化、查詢便捷化、統計高消化的信息提供者，并成為一個能對數據進行深度管理、深度挖掘、深度分析的綜合型管理部門。

（三）如何實現醫院檔案管理系統的科學化。首先要得到醫院決策層的支持。對于大型綜合性醫院來說，建立一個科學化的檔案大數據庫是一項長期的系統化的工程。不但需要明確的頂層設計，還需要強力的推廣支撐以及后續的開發維護。而無論前期投入、中期推廣、后續維護都需要醫院決策層給予資源及政策的支撐。以便于整合醫院各部門資源，打開信息采集渠道，從而把科學化的檔案管理工作落在實處，建立一套完善的數據采集、分析、應用的科學模式。其次需要醫院各部門群策群力，共同參與，共同承擔。建立一個統合全院的檔案大數據庫。其最核心的數據采集與輸入離不開醫院各個部門配合。只有將原本分散的資料數據完全整合，才能真正意義上實現整個醫院檔案信息管理工作的科學化、數據化，從而讓大家享受到科學化檔案管理的便利與先進。最后是建立規范化的培訓和維護機制。完成科學整合后的大數據平臺，僅僅是一個開始。而要讓這套平臺能夠為使用者提供精準、便利、快捷的服務，還需要有規范化的培訓和維護才能實現。這就需要對所有使用者進行規范化的培訓，讓大家能用、會用、愿意用，真正發揮整個平臺的集成效應，讓大家體會到便利性與先進性，完成從“要我用”到“我要用”的思維轉變。

一個成功的科學化檔案信息管理平臺，離不開穩定、高效的運行。而建立規范化的維護機制，就是為了給平臺平穩運行保駕護航。同時，這也是使平臺應用穩定、安全的基礎。

三、科學化的檔案管理系統是促進醫院及醫療技術發展不可或缺的關鍵因素

（一）是時代發展的必然。在科學與技術飛速發展的當下，醫院要進步一步發展，就要與科學化、信息化的時代發展規律接軌。作為醫院發展基石之一的醫院檔案管理工作是否科學化，直接影響著醫院的發展步伐與速度。利用結構化數據的整合分析優勢，讓檔案管理工作實現流程細致化、定位精確化、管理現代化和應用高效化，是醫院檔案管理工作科學化的必然。

（二）是細化環節、合理用人，提高效率的必然。科學化的檔案管理，可以更系統、更高效地細化檔案管理各個環節，明確責任擔當，使檔案管理工作人員配比更為合理、專業，促進檔案管理人員素質的提高。以科學促進步，以進步促科學，讓檔案管理工作形成一種良性循環。從而進一步提高檔案管理工作的效率。

（三）是優化資源，拓展服務，提高檔案利用率的必然。在信息化時代，龐大的檔案資源，無疑是醫院的一座寶庫。將檔案管理系統科學化可以實現檔案資源的優化，解決傳統模式下檔案管理工作分散的缺陷，提高檔案收集、整理、錄入及數據化的效率。讓原本分散的資源實現統一，以全面涵蓋醫院的發展歷史，讓管理者實現從實體化管理到信息化管理的轉變，有效提高資源開發使用力度，促進醫院整體管理效率和管理水平的提高。

網絡化、數字化時代背景下，通過將醫院檔案管理模式科學化，使檔案管理工作的重心從檔案管理向檔案服務方向轉變。利用檔案的資源優勢，拓展服務領域，由被動向主動，為醫療工作者和患者提供更為準確、更為全面、更為翔實的信息。這樣不但能提高檔案資源的利用率，還能提高檔案工作人員的獲得感和滿足感，同時進一步提高了全院員工提供檔案的積極性，進而促進檔案工作形成正向循環。

（四）是促進醫院發展的一種必然。隨著時代的發展，醫院的管理方式也從粗放型不斷向精細化、集約化轉變。醫院檔案管理工作也不例外。傳統紙質檔案在時代的發展中的弊端越來越明顯，使得傳統檔案管理模式在處理海量的醫院檔案時，出現信息處理時間長、耗費精力大、浪費資源多等問題。而在科學化的管理模式下，僅需要建立一套完整的醫院檔案管理系統，就能在很大程度上破解上述困境。同時還能實現精準查詢、快速比對、即時統計等傳統檔案工作無法實現的便捷功能。

醫院檔案管理系統科學化，不但能有效提高和利用檔案資源的規模效益，提高檔案收集的廣泛性和錄入的規范性，提高檔案資源利用率，提高檔案信息擴展性、挖掘檔案信息內涵，還能為決策者提供更全面、更直觀的思路和依據，為醫護工作者提供更翔實、更可靠的數據支撐，為患者提供更優質、更有效的醫療服務，最終成為促進醫院發展的必然。

因此，檔案管理系統科學化是促進醫院及醫療技術發展不可或缺的關鍵因素。通過不斷進步，醫院檔案管理系統的科學化發展必將實現質的飛躍。