國際會展物流問題與對策探究
——以世界500強S公司參展經驗為例

于永鑫

(天津城市職業學院，天津 300250)

引言

隨著“絲綢之路經濟帶”和“21世紀海上絲綢之路”倡議的實施，國際經貿往來日益密切。國際會展業成為經濟全球化的助推劑，不僅促進國際貿易的發展，國際會展的帶動作用還體現在文化交流、餐飲、旅游等方面。會展業國際化進程不斷加快是必然趨勢，中國機構也在紛紛走出國門辦展，2014-2020年，中國的境外辦展數量在曲折中前進。除此之外，中國境外參展以及國外在中國辦展數量也在隨著國際交流的密切逐漸增加。(參見圖1 )

圖1 2014-2020年中國主辦方境外辦展情況

2020年受新冠肺炎疫情的影響，中國境外辦展受到極大影響，整個展覽行業受到沉重打擊，然而世界經濟發展的腳步并未停止，全球化合作共贏的趨勢不可逆轉。自2011年至2019年，我國展會的發展呈持續上升態勢，但是自2020年新冠疫情以來，全世界經濟、文化等一切交流活動猶如按下暫停鍵，進入寒冬長夜，會展業也不例外。2020年全國線下展覽總數5408場，展覽總面積為7726.61萬平方米，較2019年分別減少50.98%和48.05%，但是我國是2020年全球唯一能正常舉辦線下展會的國家。(參見圖2)

圖2 2011-2020 年全國展覽、展覽面積發展趨勢

2018年至2021年，連續四屆中國國際進口博覽會的舉辦表明我國擴大開放的決心不變。疫情重壓之下的第三屆、第四屆進博會依然如期高質量舉辦，實現了線上線下融合、富有成效舉辦全球盛會的目標(參見圖3)，為世界經貿復蘇注入寶貴動力。習近平主席在第四屆進博會主旨演講中提出，開放是當代中國的鮮明標識。

圖3 進博會累計意向成交額(2018-2021年)

中國進博會無疑是國際貿易史的一大壯舉。當前會展業已成為推動中國經貿高質量發展的重要因素。順應行業發展的新趨勢、積極探索新形勢下展覽服務模式和多元化展覽業態是所有會展人員共同面臨的一大課題，也是尋求突破、勇于創新的一大機遇。秉持人類命運共同體理念，團結協作全力抗擊疫情，隨之而來的也將是進一步恢復國際往來，不久之后即是春暖花開時。

一、國際會展物流的內容和意義

伴隨國際會展業成長的是國際展覽品的跨境運輸需求，二者密不可分。國際會展物流是為國際會議、跨國展覽以及海外活動提供的物流服務，使展覽品及時運送到展覽地，保證展覽順利開展，并且包含展覽品的包裝、存儲、進出口通關、運送回原地以及裝卸、搬運的過程。

國際會展物流的復雜性遠高于國內會展物流，對于承運人要求更加嚴格。需要經歷跨境運輸，涉及國際物流、進出口備案、申報流程，甚至要求參與者對于各國海關的通關政策都必須深入了解，每一個細節都對整個物流鏈條的成敗至關重要，精準管理高度配合才能保證國際會展的如期成功舉辦。以物流促會展，以會展帶物流，國際貿易合作不斷加強，會展物流以其高度的專業化的特點為國際展會保駕護航。

二、S公司在國際會展物流環節的問題和經驗

國際會展物流的發展，不可避免地存在各種各樣的問題，近年來對于國際會展物流的研究文獻，更多的是偏向于理論的整合概括，對于實際物流操作中細節方面的探究比較稀少。

作為全球500強排名前20之內的S公司，公司飛速發展的幾十年來，已在全世界70多個國家設立了法人和辦事處。世界各大洲均設有生產工廠，每天各工廠的電子產品在生產完成后需要立刻運送至世界各地銷售，為了產品的順利及時銷售，此過程對于國際物流跨境運輸的要求極為苛刻，要求節省物流時間以占領市場先機，同時以最低的物流費用降低成本。S公司憑借多年的探索，在國際交流、國際合作方面取得強大的優勢和經驗，2018年至2021年，四屆中國國際進口博覽會的成功舉辦，S公司連續四年積極參展，引領世界科技潮流。

(一) 國際會展物流運輸環節的問題

隨著展覽的國際化發展，會展國際運輸必然面臨長距離的跨境問題，常用的展品運輸方式優缺點如下：

表1 各種跨境運輸方式及特點

參展商需根據自家展品的特點，對運輸過程進行管理，以達到全程萬無一失的目的。以下問題是S公司在多次參展經歷中總結的經驗教訓。

1.運輸的時效性

會展物流不同于一般的物流，由于會展日期固定，必須將展覽品按時運送到目的地，對運輸時效要求較高，因此，選擇適合的運輸方式是很有必要的。通常國際物流運輸方式有：海運、空運、鐵路、卡車、快遞等。需要參展商根據展覽品的實際情況安排運輸，幾種運輸方式時效不同，價格相差懸殊。S公司的展覽品通常是電子產品，體積小、重量小、貨值大，優先選擇空運的方式，因為空運相比較能夠最快到達目的地，減少了途中顛簸損壞的風險。S公司也嘗試過其他運輸方式，例如在運輸設備或者大型電器的時候選擇海運，由于2021年海運價格波動，漲幅相當大，國際集裝箱市場出現一箱難求的狀況，航線運力不足，艙位爆滿，貨物積壓，導致預先訂好的裝船日被推遲，貨物無法按時出運，到達目的地的時間滯后，到達目的港之后的通關操作時間非常緊張，分秒必爭有一定風險。

2.物流公司的專業性

目前，專業性強并得到IELA國際會展運輸協會認證的會展物流公司鳳毛麟角，據IELA官網2021年數據顯示，中國大陸地區獲得認證的企業只有15家。市場上的物流公司大多是國際、國內運輸分別由合作公司承包，指揮調度不統一，流程不熟悉；或者國際物流操作人員與國外語言溝通不暢，造成誤會；抑或不熟悉目的國的通關政策，未按要求進行。S公司曾經經歷過物流公司操作人員不認真導致錯誤，發錯目的港、填錯貨物數量等致命錯誤，浪費了時間，甚至錯過參展時機，損失不可估量。

3.運輸過程中損壞丟失等問題

海運、鐵路等長途運輸有時會經歷長達幾十天的漫長運送，不僅路程顛簸，而且會遇到雨雪等天氣。展覽品通常是一個企業的精華產品，受到任何外部損傷都對參展效果不利，何況遇到不可抗力。例如，2013年承載S公司展品的一條輪船在東南亞擱淺，以共同海損處理；2015年“812”天津港爆炸，S公司在天津港堆存貨物受到重創；2016年鐵路運送至歐洲的產品加固不到位，因為顛簸造成碰撞，產品直接損壞；2021年由于防控疫情，機場噴灑消毒，消毒液浸入產品包裝出現濕損等等諸如此類問題。不但直接造成經濟損失，影響展覽效果，甚至無法參展，錯失良機導致的間接損失無法用數字衡量。

4.展品到達目的港之后的存放問題

經過跨境運輸的展品到達目的港之后，在碼頭或者港口存放會被收取儲存費用，尤其是使用集裝箱的貨物，會加收滯箱費。因此，到港之后的存放位置需要提前安排好。展會開幕前期，通常舉辦方組委會可能指定進館物流服務商，參展商必須配合當地服務人員，將展品有條不紊地安放至指定展區。那么，存放展品的地點距離展覽館的路程需要與當地物流商溝通、提前規劃，避免展前最后的運輸遇到困難。

(二)國際會展進出境通關問題

國際會展物流與一般的國際物流有所不同，最大的區別在于會展物流往往屬于暫時進出口，展會結束后還需原路返回參展商，因此向海關申報的貿易方式需要提前確認，這是非常重要的，不容小覷，如果在報關環節出了問題，解決起來會相當麻煩。

1.使用ATA單證冊申報

國際展覽品進出口有一種特有的方式：ATA單證冊。“ATA”是法文Admission Temporaire和英文Temporary Admission的首字母復合而成，表示“暫準進口”；Carnet是一個法語詞，意為“手冊”，連起來意思為“臨時進口貨物的海關通關手冊”。ATA單證冊的誕生使國際會展通關更加便利。但是需要注意暫時進出口有時間限制，必須嚴格執行在規定時間內運回原地，或者再次向海關申報延長期限。若未按規定時間復運出境，海關將會追查并產生相應的稅費、罰款等。在中國，使用ATA單證冊的范圍僅限于展覽會、交易會、會議以及類似活動項下的貨物，除此之外的貨物不得使用ATA單證冊進行進出口申報。

2.不使用ATA單證冊的進出境申報

舉辦方組委會以及報關企業等參與人需提前一個月向海關備案，根據海關要求提供相關文件。海關會對展會相關展品實施一定的免稅政策，但是超出免稅范圍的展品，例如留購和贈送展覽品，則需按照海關要求，辦理相關監管手續，可能需要交納關稅等。在涉及關稅問題時，報關商品編碼(HS Code)(行業內通稱“稅號”)則是一項極其重要的參考項。在我國，確定商品編碼唯一的依據是國務院關稅稅則委員會在當年出版的《中華人民共和國進出口稅則》，所有進出口商品均可以在《稅則》內查詢到相應的商品編碼以及適用的關稅率。參與報關人員必須對所有報關涉稅商品屬性以及細部特征進行謹慎歸納，精準匹配商品編碼。此項工作將影響關稅稅額，對報關人員的專業程度要求非常高。如果在海關查驗過程中發現異常，將有可能對貨物進行緝私稽查以及對貨主進行補稅甚至罰款的處理。

3.通關資料準確性，物證一致

通關資料一般包括展覽品的清單明細以及相關證件等資料，辦理人需要提前詢問確認所有單據，必須保證實際貨物與單證一致，包括商品名稱、數量等，海關的嚴格檢查對物證一致是最基本的要求，參展商往往由于產品種類繁多而不重視此環節，可能會面臨海關處罰等情況。

4.海關政策精準解讀

參展商需要事先咨詢所需的通關證書，了解禁止進出境商品，規避不必要的麻煩。例如，2019年為了某展會，S公司進口多種電子產品，到達目的港之后，由于其中一種在3C目錄內的產品未能提供3C證明，整批貨物無法進口通關，以直接退運的方式返回出發地，實則無奈之舉。2021年中國海關嚴查進口原木木質包裝，避免線蟲的侵入，由于國外發貨人未能及時更換包裝，到達山東某港口之后，木質包裝被海關查驗取樣，等待取樣結果浪費了寶貴時間。

三、針對國際會展物流問題的對策

(一)認真分析，甄選最適合的運輸方式

預留備選方案。經過嚴格比對挑選出的跨境運輸方式也會由于市場波動、天氣異常、航次變化等原因，不得不改變原有方案，因此做出運輸備選方案是必不可少的。例如S公司預訂船期被推遲，為不影響參展日程，立刻決定改用空運的模式。

(二)選擇專業化程度高的物流公司

國際展覽運輸協會(International Exhibition Logistics Association，簡稱IELA)對于國際會展物流服務商有選拔機制和專業認證，符合條件的物流公司會加入該協會，成為國際會展物流認證企業。選擇IELA的認證企業可以避免走彎路，提高參展企業的效率。大型展會可能會指定物流服務商進行展覽品的承運任務，但是也有可能由參展商自行安排，這就需要參展商對物流公司進行實力評估。例如，S公司每年都會對合作的物流公司進行KPI考核，對其服務水平進行公正的評價，分析其優勢和劣勢。由于各物流公司可能對某方面領域或者某航線比較擅長，各有側重，因此要仔細選擇。

(三)運輸保險投保

雖然每個參展商都不希望貨物出現損壞等事件，但是天有不測風云，不得不考慮破損事件的發生，運輸保險在國際貿易過程中是必不可少的環節。投保費是根據貨值乘以保費率計算而成，一旦出現破損，第一時間通知保險公司，經過勘察驗估后會得到相應的賠付。例如，S公司在2015年“812”天津港大爆炸的貨物損失得到了高于貨值的賠付，挽回了一定的損失。

(四)熟悉通關流程，確保通關順利

由于運輸任務過于集中，承運商在某一時間段業務量巨大，畢竟物流環節很多過程需要人為參與，很有可能造成各種不必要的差錯，因此，對于參展商來說，并不是把物流環節委托給物流公司便高枕無憂。及時跟蹤貨物動態、與各方面人員及時有效溝通、檢查每一步操作是否規范、申報信息是否正確等等是參展商需要做的基本工作。

(五)隨時關注海關及展會公告，掌握政策動態

海關政策會根據市場動態和局勢發展，與時俱進做出相應的調整，尤其是大型國際展會。例如，第四屆中國國際進口博覽會期間，中國海關微信公眾號發布了“關于中國國際進口博覽會展期內銷售的進口展品稅收優惠政策的通知”，以及15項通關便利措施。

(六)培養會展物流專業人才

國際會展物流每個環節環環相扣，對專業人才的要求不僅僅對某一環節熟練操作，更需要的是對所有流程的整體把握、全局掌控。因此，全方位培養國際會展物流專業人才，精心打造一流團隊，才能滿足會展物流的服務需求。國際形勢波譎云詭，國際環境瞬息萬變，只有把握全局、靈活應對，才能與時俱進、勇立潮頭。

結語

在實踐中總結經驗教訓，探索優化路徑。建立專業、高效的國際會展物流體系是中國會展業專業化、國際化良性發展的助推器。高水平的會展物流服務需要企業、行業、政府有關部門、教育培訓機構等上下游產業各環節緊密配合，更離不開國際化的視野和雄心。