大數(shù)據(jù)環(huán)境下科技期刊集群檔案融合管理及資源應用

文/中國機械工程學會 趙范心

檔案作為人們在各類社會活動中形成的具有保存價值的原始記錄，伴隨著時代的進步呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)規(guī)模快速增長、載體形式多樣等特點。李昱龍認為，檔案數(shù)據(jù)資源“存量數(shù)字化”“增量電子化”發(fā)展模式的全面展開，使得檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)量快速增長，已經(jīng)形成了真正意義上的“檔案大數(shù)據(jù)”。中國機械工程學會（以下簡稱“學會”）旗下有30多種科技期刊，年發(fā)文總量1萬余篇，總發(fā)行冊數(shù)160萬冊，形成具有較大規(guī)模和影響力的期刊集群，刊群專業(yè)分布廣泛，總體質量較高，其中不乏辦刊歷史悠久的高影響力優(yōu)秀期刊和快速成長的專業(yè)期刊。期刊集群各類檔案數(shù)據(jù)量大、專業(yè)性強、價值高，這給期刊檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也提供了機遇。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，如何高效融合管理好期刊群的檔案資料，并有效利用該資源開展相關業(yè)務，為社會提供知識服務，是筆者及所在部門作為學會期刊管理者近年探索的重要課題。

一、科技期刊檔案管理的新特征

科技期刊是科技領域創(chuàng)新成果的記錄者和推動者，近年來，我國的科技期刊，一方面更緊密地結合國家科技戰(zhàn)略，把建設具有高內容價值的創(chuàng)新平臺作為主要任務；另一方面，以先進技術為支撐，正努力探索從內容出版者向知識服務者轉型的有效路徑。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作正在經(jīng)歷從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的轉變，盡管功能完備、強大的科技期刊（刊群）檔案資源管理應用一體化系統(tǒng)還有待研發(fā)，集群內跨部門合作和資源共享共用仍然存在一定壁壘，但信息技術的發(fā)展和科技期刊發(fā)展的新趨勢對科技期刊（刊群）檔案管理工作的推動是顯而易見的，形成如下新特征。

（一）資源規(guī)模大數(shù)據(jù)化。科技期刊檔案資源包括編輯部運行過程中產生的常規(guī)檔案和期刊正常出版期間不斷積累的科技文獻資源。科技期刊常規(guī)檔案的整理、存檔和應用效率提升是一個重要課題，文獻對此有較完備的闡述。除此之外，基于不斷創(chuàng)新的信息工具，各刊媒體融合工作漸次推進，傳統(tǒng)出版、數(shù)字出版、公眾號、網(wǎng)站等復合出版手段的采用構建了每個期刊內容豐富多元的全媒體平臺，并由此生產了海量數(shù)據(jù)，從而使得期刊檔案規(guī)模（尤其集群整體規(guī)模）呈現(xiàn)大數(shù)據(jù)化特征。

（二）載體形式多樣化。檔案管理的載體形式已經(jīng)從紙質形態(tài)、“紙質+數(shù)字”形態(tài)發(fā)展為數(shù)據(jù)化、系統(tǒng)化、平臺化形態(tài)。載體形式的多樣化，除提高了檔案管理的安全性、可靠性和便捷性之外，為其資源利用創(chuàng)建了基礎條件。

（三）內容價值高。制造強國是我國的國家戰(zhàn)略，這一戰(zhàn)略的實現(xiàn)有賴于科技創(chuàng)新的支撐。學會在建設一流學會的進程中，建設一流科技期刊是其中應有之義，通過建立期刊聯(lián)盟、強化合作交流等措施，學會刊群總體實力不斷提升，其內容價值不斷提高。

（四）資源利用可行性提高。信息技術和各類人工智能技術的發(fā)展提供了低成本技術工具，為刊群現(xiàn)有檔案資源的有效利用解決了關鍵瓶頸問題，基于大數(shù)據(jù)的精準知識服務的可行性大大提高。

（五）管理方式規(guī)范化。大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作不只是簡單地將紙質文檔替換為數(shù)字文檔，而是在檔案掃描數(shù)字化、存儲數(shù)字化、RFID電子標識、檔案權限模式、檔案質檢等方面都有著較大的改變，在檔案管理的工作規(guī)范化和標準化上有著很大的提升空間。

二、科技期刊檔案融合管理體系

在大數(shù)據(jù)背景下，總體而言，當下檔案管理和利用的理念、手段等各方面均有不足，如檔案管理從業(yè)者的開拓進取、主動服務意識和專業(yè)技能水平都亟待提高，實際工作中資源共享、數(shù)字化管理、數(shù)據(jù)挖掘等技術手段的應用支撐還不足。科技期刊檔案的融合管理要重視以下兩個方面：

（一）構建科學管理機制。一本期刊的完整檔案是期刊發(fā)展史的記錄，蘊含豐富多元的內容，一本期刊的內容資源則是一部非完整的學科（技術）發(fā)展記錄。聚沙成塔，一個專業(yè)刊群的檔案和文獻匯集則可以描述出學會期刊史和專業(yè)領域的學術史/技術史。這些檔案數(shù)據(jù)都彌足珍貴，需要引入或開發(fā)數(shù)字化檔案管理一體化平臺、建立完善的數(shù)字檔案管理體系和實現(xiàn)動態(tài)化的數(shù)字檔案管理機制，且可通過采取項目制、準時制等措施強化管理效果。

（二）以技術支持功能實現(xiàn)信息安全。技術的發(fā)展為數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理和期刊檔案資源利用提供了可能。一方面，依托信息技術對期刊進行檔案管理，可以極大縮短存儲時間，節(jié)約時間；另一方面，大大降低了人力成本，某種程度上能夠實現(xiàn)期刊資料的完備保存和安全性保存，減少缺刊缺期的現(xiàn)象。與此同時，對各類數(shù)據(jù)進行甄別和分類、挖掘和分析，進而實現(xiàn)檔案從數(shù)字化到內容數(shù)據(jù)化的升級，精準定制化、智能化是未來發(fā)展方向。大數(shù)據(jù)管理，能夠實現(xiàn)從期刊中挖掘和分析知識的脈絡和行業(yè)技術發(fā)展歷史。針對現(xiàn)有期刊檔案管理中存在的問題，筆者所在部門從學會全局視角重新思考規(guī)劃刊群檔案工作，力圖通過跨部門融合、新技術賦能等措施優(yōu)化檔案資源的管理和利用，以期助力學會工作和期刊工作，從而更好服務科技創(chuàng)新，服務社會。圖1為筆者根據(jù)學會期刊工作的目標和刊群現(xiàn)狀提出的學會期刊集群檔案管理體系總體架構。該總體架構為三層結構。其中，資源層主要匯集各分布式資源，形成期刊檔案云資源池；期刊檔案管理層主要由各類服務職能工具組成，為平臺內部管理、組合、匹配等功能活動提供技術支持；業(yè)務活動層由多個功能模塊組成，以實現(xiàn)期刊檔案資源與學會業(yè)務活動可持續(xù)交互功能為目標。上述管理體系的功能實現(xiàn)尚在起步階段。目前已經(jīng)初步實現(xiàn)的功能模塊包括：文獻發(fā)布管理、資源層的分布式數(shù)據(jù)庫、與學會系統(tǒng)平臺的連接等。但一體化管理平臺和更多專業(yè)化管理工具還有待開發(fā)。此外，檔案資源的電子化和集約化、資源使用規(guī)則和權限的制定等問題也是其中的關鍵環(huán)節(jié)。

圖1 中國機械工程學會期刊集群檔案管理體系總體架構

三、科技期刊檔案資源應用策略

科技期刊的文獻資源載體形式早已多樣化，個刊存量紙刊電子化工作基本完成，因而積累了海量的專業(yè)文獻資源。盡管這些文獻在知網(wǎng)、萬方、維普等大型數(shù)字平臺上可以獲取，但知識付費的商業(yè)模式阻礙了這些知識資源的更有效和廣泛利用，這為我們更好開發(fā)和利用期刊檔案資源價值提供了需求和用戶；另外，學會眾多期刊發(fā)展過程中產生的大量檔案資源同樣具有很高的價值。這些需求促使我們對期刊檔案資源的管理從重“藏”向重“用”轉化，并展開了相關務實探索。

（一）重構內容資源，增值文獻數(shù)據(jù)，賦能知識創(chuàng)新，提升學會服務能力。為尋求創(chuàng)新，科研人員需要專業(yè)領域知識為其賦能，然而免費的網(wǎng)絡資源不專業(yè)，專業(yè)的數(shù)字平臺不免費，且領域精準的專業(yè)數(shù)據(jù)庫十分稀缺，尤其對于企業(yè)科技工作者而言，其知識獲取渠道更加受限。近年來，學會把“提供科技文獻服務平臺，細分學會微信公眾服務號服務領域，精選資源內容支撐現(xiàn)有知識服務產品”作為世界一流學會建設的一個子任務目標。學會期刊集群擁有海量專業(yè)文獻，因此我們利用刊群文獻資源構建了在線專業(yè)知識平臺，遴選、重構優(yōu)質內容，打造機械工程主題數(shù)據(jù)庫，通過中國機械工程學會期刊網(wǎng)向大眾提供免費專業(yè)文獻，一定程度上解決高質量專業(yè)科技文獻供給渠道匱乏的問題，同時也使得文獻資源在社會化的過程中實現(xiàn)價值最大化。該網(wǎng)站既實現(xiàn)了期刊數(shù)據(jù)的歷年積淀，又在一定程度上形成了專業(yè)領域的知識庫。另外，學會還利用刊群文獻資源和其他檔案資源，遴選、融合優(yōu)質學科前沿資訊、專業(yè)知識和學術文獻，助力學會其他專業(yè)知識服務平臺建設。

（二）用好期刊人才資源。圍繞期刊集聚了一大批不同層級的機械領域的專業(yè)人士（可細分為專家?guī)臁⒆x者庫、作者庫等），這些專業(yè)人士的身份從學生、科技工作者到專家，其所在機構有高校，有研究院所，有企業(yè)，與學會的服務對象高度重合。這是學會發(fā)展會員的精準目標人群，也是學會開展各項工作尋求支持力量、合作對象的有效資源。如在學會推進智庫專業(yè)化、國際化、信息化工作中，期刊專家資源的作用得到有效發(fā)揮。又如2020年學會聯(lián)合中國知網(wǎng)，組織各專業(yè)學會、省區(qū)市學會以及《機械工程學報》和《中國機械工程》編輯部開展了“2020年機械科技知識服務季”活動，從期刊相應數(shù)據(jù)庫中遴選專家、提取知識元，為題庫建設提供專家資源和知識資源。

（三）提供知識服務，提升會員價值。科技期刊的文獻資源擁有獨特的優(yōu)勢，是動態(tài)的前沿的專業(yè)知識，刊群匯集的這部分數(shù)據(jù)資源具有傳播價值，可有效為用戶賦能。因此學會將這部分資源加以充分利用，為會員提供更豐富、更精準、更個性化的知識服務產品。如為會員提供電子刊訂閱服務和會議培訓等服務，通過網(wǎng)站提供可檢索期刊文獻服務，從而彰顯學會的學術功能，提升會員的歸屬感和獲得感，提高學會的凝聚力。

（四）大數(shù)據(jù)挖掘、融合和重用。學會刊群積累的大量檔案資源可多維度地為學會工作提供可供挖掘利用的專業(yè)大數(shù)據(jù)。“持續(xù)研究和發(fā)布學科進展，遴選和發(fā)布機械工程領域前沿科學問題和工程技術難題”是學會學術引領力提升項目的重點工作，學會期刊的文獻資源、歷年選題方向、高影響力論文、重要專輯、高影響力學者等數(shù)據(jù)內容可為該項工作提供高質量的有效支撐。此外，現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)還可為學會期刊史研究提供完備資料；通過大數(shù)據(jù)分析（如刊發(fā)文章、退稿文章的歸并分析總結、共建黑名單庫以防范學術不端）可有效提高辦刊質量，為智庫專家的咨詢決策工作提供專業(yè)資訊；各刊的經(jīng)驗總結、被評價報告的匯總、提煉和分享也為學會刊群整體質量的提升提供了良好途徑。但目前，在開發(fā)并有效運行面向期刊集群的共享型集成技術工具方面還存在較大障礙，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫仍然存在信息孤島的問題。

四、結語

科技期刊檔案管理是檔案管理工作的一個重要類別，因為科技期刊的歷史使命和歷史進程，使得期刊檔案管理工作具有特殊的資源價值。中國機械工程學會在科技期刊集群檔案管理和應用方面進行了初步探索，在期刊集群平臺建設和會員知識服務等方面開展了務實工作，取得了一定成效，得到廣大會員的認可。但在面向整個行業(yè)領域的實踐中，仍然存在大數(shù)據(jù)應用專業(yè)技術人員不足、松散式集群協(xié)同管理難度大、經(jīng)費投入有限等現(xiàn)實問題，有待不斷改進和逐步解決。如何利用不斷創(chuàng)新的技術手段，借助大數(shù)據(jù)、智能化的東風，使科技期刊檔案資源更好地服務科技工作者的科學研究、技術創(chuàng)新、管理決策，服務于國家的科技發(fā)展，是需要持續(xù)探索的大課題。