公立醫院議事決策閉環系統的建設和實踐

文/劉莉莉 戴靈 康孟利 楊之源 劉印 周利江

以“三重一大”為核心的議事決策閉環系統，可以提高決策科學性，防范決策風險，提高管理水平，預防腐敗。

以“三重一大”為核心的議事決策制度最早在1996年中紀委第六次全會公報上提出；2005年中央在文件中（中發[2005]3號）明確“三重一大”討論范圍：“凡屬重大決策、重要干部任免、重大項目安排和大額度資金的使用，必須由領導班子集體作出決定”。公立醫院作為我國醫療市場供給方的主體，在實施“健康中國”戰略中發揮著主力軍的作用。同時，我國公立醫院整體存在規模大、資金資源集中、大中型項目密度大、人事任免調整敏感等特點，因此公立醫院中的腐敗案件既是社會長期關注的熱點，也對國家健康戰略，對醫療衛生從業人員形象產生負面效應。在公立醫院落實以“三重一大”為核心的決策路徑，是民主集中組織原則的體現，可以提高決策科學性，防范決策風險，提高管理水平，預防腐敗。

議事決策閉環系統的提出

以“三重一大”為核心的議事決策閉環系統，第一，要求對進入議事決策的事項范圍進行規范，既不能事無巨細一把抓，浪費時間資源，也不能隨意抬高門檻，規避監管。第二，在討論事項經黨委會形成公開決議前，需要控制傳播范圍。第三，會議記錄必須準確完整，避免記錄不全，審核不嚴。第四，相關決議必須在后續執行或者經濟活動中得到貫徹，責任落實到人，有據可查。

根據以上議事決策路徑要求，結合醫院實際，醫院從2018年10月份起開始設計開發議事決策系統。系統目標是：實現提交議題、審核議題、討論議題、形成結論、執行反饋的電子化閉環管理；實現決策與流程審批、合同管理系統的無縫整合；實現全流程的快速精準追溯。電子化議事決策路徑，希望解決當前公立醫院普遍遇到的“三重一大”事項甄別缺乏標準性和規范性；紙質會議記錄不完整，容易遺失且查詢困難；決議執行缺乏閉環追溯；會前溝通議題內容不便捷且保密性差等問題，進一步提高決策效率。

議事決策系統的設計與實現

“三重一大”議事決策系統采用自定義工作流技術實現。工作流是一類根據預定義規則自動或者半自動執行的工作任務序列，規則、數據、執行狀態能夠在不同的序列節點之間傳遞。按照序列或流程定義方式，工作流有固定和自定義工作流兩類。固定工作流中任務序列、規則、狀態變化都是交付時設定的，用戶直接應用，基本不提供配置功能。自定義工作流中系統提供流程設計和運行環境，用戶根據自身需求，使用基本元素，設計組合出各種流程。目前主流的設計和運行環境，支持圖形化設計界面，提供二次開發腳本語言。以議題申報流程為例，在圖1所示的圖形化環境中，可以自定義流程節點、流程走向，設置節點屬性，添加流程走向判斷條件等。

圖1 圖形化自定義工作流

議題提交流程如圖2所示，提交議題的權限限制為各職能科室負責人，權限可配置。議題提交后，系統自動根據規則庫給出進入會議類型的建議。根據醫院“三重一大”制度，以項目安排和大額資金使用為例，醫院日常公用支出≥20萬元采購項目（不含水、電、人員工資、藥械采購平臺線上采購藥品和醫用耗材等日常開支），大宗物資、設備采購、大型修繕等≥30萬元單筆開支屬于院長辦公會和黨委會討論范圍；10萬元≤日常公用支出＜20萬元，10萬元≤大宗物資、設備采購、大型修繕等＜30萬元，只進入院長辦公會討論。提出議題的職能科室分管領導根據系統建議，決定議題進入的會議議題庫。

圖2 議題提交流程

議題進入議題庫后，啟動議題決策流程，如圖3所示。黨政辦主任從院長辦公會議題庫中選擇當次會議討論的議題，審核后提交給院長。院長再次審核是否符合上會條件，如條件不具備，可退回到院長辦公會議題庫；如審核通過，這些議題將在系統中自動分發給院長辦公會參會人員，只有參會人員才有訪問權限，嚴格控制傳播范圍。參會人員在會議召開前有充分時間根據獲取的電子材料對議題展開調研和思考。院長會議討論結束后，黨政辦主任負責錄入每個議題的決策結果，根據類型不同選擇流向，無須轉辦黨委會的，直接將會議決策結果分發至執行部門，執行部門科主任有權限獲取此次結果，并與后續采購、合同等流程做關聯；如需轉辦黨委會的，進入黨委會議題庫。

圖3 議題決策流程

召開黨委會前，黨政辦主任從黨委會議題庫中選擇此次會議議題，審核后提交給黨委書記。黨委書記審核通過后系統將議題分發給黨委會參會人員。“兩會”參會人員分開獨立配置權限，訪問內容嚴格控制，接收到的議題不能做復制和轉發。黨委會討論結束后，決議入庫并分發至執行部門。

決議分發由會議結果通知模塊完成，如圖4所示。議題基本信息、附件、職能科室意見、分管院長意見、會議討論意見等定向分發給牽頭部門和配合部門，只有這兩個部門的負責人有訪問此次會議通知的權限，并可在后續執行流程中關聯決策結果。

圖4 議題通知功能

議事決議是否得到貫徹和執行是電子化閉環管理的重要環節。在采購審批流程中，屬于“三重一大”討論事項范圍內，必須關聯議題決策流程的信息，如圖5所示，創建采購審批流程時，必須從議題庫中選擇院長辦公會、黨委會的決議，所能選擇的議題范圍，根據創建人身份控制，原則上只能選擇自己提交和被分發執行的議題。采購審批流程后續各審批節點，都可以直接調閱關聯以上決議。

圖5 采購審批流程關聯“三重一大”議題信息

議事決策系統提供豐富的查詢功能，如圖6所示，左側可以根據流程進度選擇不同的議題庫。在選定的議題庫中，可以根據創建日期、創建人、議題類型、牽頭部門、申報日期、創建日期、列席人員等結構化數據查詢，也可根據議題事項名稱、議題事項基本情況和會議討論意見等文本進行模糊查詢，解決了紙質時代查詢速度慢、定位不準確的困擾。

圖6 議題查詢功能

議事決策系統的管理效果

醫院自2019年1月份試運行議事決策系統以來，至2022年1月31日止，通過系統共討論院長辦公會議題622條，黨委會議題598條。對比電子化流程實施前后的情況，以下幾個方面提升顯著。

進入“三重一大”討論的事項規范性和質量大幅提高。系統根據院內制度，對涉及金額的討論事項設立了明確的自動判斷規則。從源頭上避免了“無論金額大小都上會”的情況，節省時間資源，提高會議與決策效率。電子化流程實施前，提交討論事項的形式多為口頭、簡單電子文檔、手寫紙質件和簡單打印紙質件，因此事項要件缺失、描述不準確，甚至手寫字跡無法辨識、附件材料遺失等情況非常普遍，嚴重影響決策效率。流程電子化后，討論事項以結構化表單形式填寫，重要要件控制為必填，否則不能提交，附加資料以pdf或者word文檔作為附件提交，表單規范、文字清晰、結構化字段有利于后續檢索統計。

決策事項流轉便捷、規范，流轉范圍可控，保密程度提高。在電子流實施前，口頭或者簡單紙質文檔的議題流轉困難，黨政辦在分發時需要復印多份，在傳閱中甚至有遺失現象，不利于保密。流程電子化后，結構化表單經黨政辦審核后“一鍵”分發到各參會領導，議題填寫規范，資料齊全，領導們有充足時間做調研，醞釀觀點，提高決策效率。不同會議參會領導所能看到的議題權限不同，瀏覽批注有記錄，可追溯，不可隨意轉發，在形成決議前保密程度高，再無“遺失”事件發生。

議題決議定向分發，閱讀權限可控，后續執行流程中可關聯決議，形成閉環管理。在電子流實施前，會議決議多為word或者紙質文檔，分發或者抄送執行科室不便，后續執行一般不形成關聯，追溯困難。流程電子化后，會議決議由黨政辦根據執行科室和配合科室在線分發，只有分發到的部門才能閱讀決議內容，不允許隨意轉發。后續采購、合同、支付等流程環節，系統中可關聯相關會議決議，形成閉環管理，執行后續流程時可方便“一鍵”回溯決議內容。

議題歸檔便捷，按結構化字段快速查詢調閱檔案。在電子流實施前，議題決議由黨政辦手工紙質歸檔保存，審計調閱時，需要在成堆的紙質檔案中手工檢索，費時費力。流程電子化后，歸檔自動生成不可修改的PDF文檔。查詢調閱時，有權限的操作者可按照結構化字段自主組合定義查詢條件，也可自主定義報表條件和格式，有效解決歸檔、檢索、統計分析難題。

醫院議事決策系統，在安全可控的前提下，支持手機、Pad等設備院外移動辦公使用。

討論與優化

議事決策閉環系統，可整體提高醫院決策議題的質量和決策過程的規范性，增強決議與后續執行流程的關聯性，提高行政行為的閉環管理水平，為上級監管部門提供高效的工具。在使用中，系統可以從以下幾個方面持續優化。

進一步提高系統中表單的結構化水平。通過36個月的運行，醫院已經積累了可觀的各種類型的議題數據，后續通過對比抽象，提煉細化表單的結構化字段，爭取結構化程度超過85%。同時定義每一個結構化字段對應的常用字典，爭取做到85%的輸入通過字典實現。高結構化水平的表單，有利于提高后續查詢和表報的精確度，結合高覆蓋率的字段輸入字典，大幅度提高移動端使用體驗。

參考醫療電子病歷系統，后續可引入CA認證的電子簽名體系。目前系統只支持傳統“用戶名+密碼”登錄體系，引入CA認證電子簽名后，經加密的簽名與文檔不能被非法篡改。物理的簽名設備，降低了用戶名和密碼被冒用的概率。

系統應及時體現院內規章制度的變化。議事決策系統是院級管理理念和規章制度的綜合電子化載體，信息部門及時根據規章制度變更，充分利用圖形化設計工具，快速高效優化流程，變更權限控制，保證合規穩定運行。

綜上，議事決策閉環系統的開發與應用，在提高議題質量、規范討論路徑、形成“議題-決議-執行”閉環管理、提高公立醫院行政決策效率等方面有重要的探索與現實意義。