醫院檔案管理業務流程優化途徑探究

摘要：業務流程優化的重點，指把傳統式的基于職責區分的金字塔形管理模式，向流程導向式的互聯網型管理模式調整轉化，而針對醫院檔案管理業務流程如何優化問題分析，恰恰是這方面的絕佳詮釋，現該文基于醫院檔案管理業務流程內涵、特征、價值等方面的分析，具體從制度、技術、共享等角度，說明具體的優化途徑，以便有效應對流程效率不高、實際操作繁雜等方面問題。

關鍵詞：醫院管理? 檔案管理? 業務流程? 優化途徑

中圖分類號：G271文獻標識碼：A? ?文章編號：1672-3791（2022）03（b）-0000-00

Research on the Optimization of Hospital Archives Management Business Process

MAOYongqing

（Fujian NingdeMindong Hospital，Fu'an，FujianProvince，355000China）

Abstract：The focus of business process optimization refers to the adjustment and transformation of the traditional pyramid management mode based on the division of responsibilities to the processoriented Internet management mode. The analysis of how to optimize the business process of hospital archives management is exactly the best interpretation in this regard. Now， based on the connotation， characteristics from the perspective of system， technology and sharing， explain the specific optimization ways， so as to effectively deal with the problems of low process efficiency and complicated actual operation.

Key Words：Hospital management; Archives management; Business process; Optimization approach

該文以醫院檔案管理業務流程優化為指向，更為明確地給出一些具有可行性意見、建議，擺脫傳統管理所普遍存在的業務流程過細分工，通過制度、技術、共享等角度，及時有效搜集意見，做出反饋。檔案管理業務流程優化并非單純屬于服務項目階段的問題，而是要與醫院全面品質管理體系相關，這種宏觀視角將進一步促進醫院所有醫護人員、管理人員相互配合，達到流程同信息化管理緊密銜接的效果，始終保持醫院的核心競爭力。

1醫院檔案管理業務流程內涵

醫院檔案是醫院在開展工作時所產生的文件、記錄、音像、圖表、照片等多種類型的資料，除此以外也包括證書、獎杯和獎章等實物資料[1]。在進行檔案管理期間，不管何種類型的檔案，均要求得到制度方面的制約。綜合分析，一般來講醫院檔案管理對于業務流程上的步驟劃分可做如下思考：一是資料的歸檔，即不管何種類型的資料，如醫院日常管理活動中的規章制度，或者患者病例、技術檔案等，均應及時、依章歸檔;二是檔案的整理與保存，各級別、各類型的檔案應統一標準、統一要求做出整理，將其納入規范的時間、件號中，同時配備專門空間妥善保存;三是檔案的利用，不管采取手工提檔還是網上借閱方式，均需要基于科學的管理規定，按一定流程進行操作，操作時保證有關手續的完善[2]。

2醫院檔案管理業務流程特征

醫院檔案管理業務流程具有幾個突出的特征：一是對于流程就有較高的關注度，并非如部門、技術性的職責分工那樣，只對過程細節加以把握，檔案管理業務流程有著極為明確的機構管理要求，也是體現醫院效率和品質的一個方面，如醫院的檔案尤其病歷，數量極其多，且患者報銷、傷殘鑒定、查閱等，經常性需要復印、打印病歷[3];二是醫院所開展的檔案業務流程，重點置于工作人員認可及患者滿意方面，特別是從患者需求出發，制定相應業務流程，且使之同工作人員便捷性等方面相協調，如病案信息的調取等;三是有效應用信息技術手段，增加互聯網、軟件等信息化管理功能，借以提高醫院運行效率與工作質量，保證醫院發展、患者滿意，是醫院檔案管理業務流程的時代特性。

3醫院檔案管理業務流程優化的價值

3.1促進醫院檔案管理綜合水平的提升

檔案管理真實水平，體現于檔案管理具體工作的多個方面，其中最為關鍵的一是體現于檔案業務流程方面，標準程度如何、規范效果怎樣，以及是否能夠做到科學性與準確性，將決定醫院的各種類型檔案的妥善處理情況，例如其是否能夠于安全有序環境下受到管理等[4]。強化檔案管理業務流程，使之得到優化的努力，對于改善醫院檔案管理乃至整體的醫院管理水平都有很強現實意義。

3.2給予醫院各項工作開展的檔案支持

檔案是醫院發展積累下來的寶貴財富，同時也被認為是醫院進行文化傳承的特定實物載體。事實證明，越是優化的檔案管理措施，尤其是措施中的流程內容，越會使檔案數據產生真實性和準確性的優勢，并使檔案資料安全存儲，而當醫院管理者遇到重大決策節點時，往往得到來自檔案的強有力的支持[5]。比如：非典時的布局流程、消毒隔離措施;五年一次的人大換屆選舉工作等檔案資料。另外，如醫務工作者探討各類病例、進行科學研究時，也能夠得到病歷檔案的輔助。

3.3幫助醫院開展隊伍建設方面的工作

醫院檔案管理業務流程有序優化，并保證優化工作的持續性，需要有專業化的人才隊伍，特別是檔案管理隊伍的配合，從而使檔案管理處于精細化管理理念。而優化工作本身也可以成為隊伍建設的促進力量。具體來講，變化醫院檔案管理業務流程，使之適應醫院與患者，使得醫院檔案管理部門在面對多項工作時能很順暢、高效地做好，如引導檔案管理工作者調整工作環境、清晰認知工作要求變化，以及強化精細化管理意識等，而這些要求的存在，顯然需要隊伍建設不斷進取的推動力。

4醫院檔案管理業務流程優化策略

4.1對管理制度進行調整

醫院檔案管理業務流程優化策略中，對管理制度的先行是沒有疑義的。在進行醫院檔案管理時，關注精細化管理理念，以之為指導對檔案管理制度做出調整，是醫院檔案管理有效滲透新方法、展現多元化價值的一項重要前提。所以，醫院檔案管理部門應參照檔案管理發展方向、工作需求，從其他單位的檔案管理工作中汲取經驗，對自己醫院在檔案管理的制度層面進行推進，力爭達到制度規范化、管理精細化的效果[6]。從宏觀層面分析，制度調整一方面需要融匯檔案管理部門工作人員的努力，另一方面還要得到醫院其他部門的支持和配合。醫院檔案管理部門及工作人員，要在檔案立卷、歸檔制度、保管保密制度、借閱及分享制度等方面進行重新考查修訂，并把修訂結果下發至醫院各有關部門，同時組織各部門代表進行培訓，使醫院各職能部門對制度有足夠的了解，讓多部門做到同檔案管理部門的密切配合，爭取早日見到醫院檔案管理工作的成效;從微觀角度分析，則以集約化管理取代粗放化管理，這種轉變體現在制度上，需要醫院檔案管理部門從醫院發展實際情況出發，將檔案管理工作持續細化，確保各檔案管理環節與步驟的規范化、清晰化、流程化，如人力資源成本的使用數量、時間成本耗費數量等，都需要進行合理的規劃，這會使各類檔案管理工作在細節上得以提升并有序開展。此外，考核評價機制的完善，同樣屬于對管理制度進行調整的事項范圍之內，借助日益精細化的考核評價制度，可隨時了解檔案管理工作中何處存在何種不足，繼而給接下來的業務流程優化深化工作提供參考依據。

4.2對信息管理加以重視

重視檔案信息管理包括三項工作：一是做到數據的信息化。醫院檔案管理工作通常會涉及大量數據，在信息技術手段支持下，可以讓傳統管理過渡到數字化管理，并出現形式上的對應變化，其本質在于將有形紙質檔案轉變為電子數據信息，這是節約管理部門在人力、物力與財力等資源成本上的做法，同時也可以盡可能地避免人工管理可能造成的失誤，有效提升管理工作便捷程度，即便文書檔案年代久遠，亦由信息管理系統使用而永久保存，如之前患者檢查的CT、MRI等檢查報告以膠片打印保存的形式，易造成丟失，不易保存，而現今使用的“醫學影像云平臺”使得醫療檔案的保存、再利用更便捷。二是做到檔案的安全化。文書檔案面對一些瑣碎的原始資料，在業務流程優化時，增加信息技術的應用比重，可有效杜絕管理過程不隨意變更原始信息內容的要求，讓其可以同最初的形態保持一致[7]。在實際管理過程之中，工作者可以設置對應的管理系統權限，用口令或者密碼等形式，將檔案的安全性進一步提升。三是管理人員應在自身信息意識方面加以強化，即檔案管理工作人員有必要多學習一些先進的、實用性的現代信息技術，并提升關于計算機處理方面的意識與能力，提高有關內容的操作技能，充分展示出整個檔案管理系統在規范化和標準化方面的長處。以往醫院檔案管理程序來自人工操作，數據登記錯誤難以避免，用戶查詢時不能獲取真實有效信息的情況時有發生，在工作人員強化信息意識后，依靠信息技術做文書的收錄、登記、歸檔、查詢等工作，可以讓錯誤出現的可能性降至最低，亦能讓時間節省下來做更具創新性的管理工作。

4.3對知識共享給予關注

醫院檔案管理業務流程優化策略中，應當主動涉及知識共享方面。詳細分析后認為：知識管理能夠避免知識原有局限性，使人們在面對檔案時能夠有需要便隨時利用，并且少受或者不受地域上的限制，這顯然更加符合檔案利用開放化的初心。從原本的封閉到現在的開放，再到理想化地主動提供服務場景，知識共享視角之下，醫院檔案管理所涉及業務流程，會對醫院檔案服務機構價值升華效果產生促進作用，克服此前普遍存在的故步自封思維[8]。另外，對知識共享給予關注，也是適應新檔案管理環境的必要做法，縱觀傳統的檔案資源管理與使用模式，可看到它是一種比較典型的資源靜態導向型模式，更加強調合作利用和共享，重點涉及科室合作、個人合作，或者與醫院檔案室等部門的合作等，而在業務流程變化范疇內，對知識共享加以關注，使之出現的變化，則明顯指向信息資源的合作開發與利用，是動態的。實踐操作中，醫院可借助知識的積累、組織與發現動態流程，讓檔案知識盡最大可能地被優化管理、有效開發，全面滿足知識服務的客觀需求，尤其是可以利用合作促進開發的形式，在技術、產品、宣傳等方面實現突破創新。

5結語

醫院檔案管理業務流程，將由職能科室與行政部門等共同負責，需要優良管理方式、管理流程，以推進醫院發展為目標，進行相應的途徑優化，優化時應當注意醫院檔案管理業務流程的獨特性，兼顧人員、制度等多個方面，從而真正讓醫院的檔案管理擁有專業化水準，持續改善醫院檔案管理質量與效率。

參考文獻

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[2] 雷素玲，楊麗，孫康燕.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的運用分析[J].辦公室業務，2019（8）：135-136.

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[6] 田冬梅，李日，郝曉梅，等.互聯網+時代醫院檔案管理流程研究[J].中國衛生產業，2017，14（2）：118-120.

[7] 黃富才.區域性開放背景下的醫院檔案數據共享研究[J].檔案學研究，2021（5）：145-148.

[8] 余潔，余廉，李艷萍，等.基于跟蹤審計的公立醫院建設項目檔案管理探討[J].行政事業資產與財務， 2021（17）：123-124.

作者簡介：毛永青 （1974—），女，本科，館員，研究方向為醫院檔案管理。