醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)與對(duì)策研究

劉莉莉

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備;檔案管理;難點(diǎn);對(duì)策

【中圖分類號(hào)】 ?F763【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1673-9026（2022）12--01

2009年新醫(yī)改政策出臺(tái)，引領(lǐng)公立醫(yī)院由既往的盈利屬性向公益屬性轉(zhuǎn)型，希望通過更好地縮控醫(yī)療成本，減輕患者住院治療經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。全國各級(jí)醫(yī)院也積極響應(yīng)新醫(yī)改精神，在各方各面加強(qiáng)內(nèi)部管理，積極朝著節(jié)能、減負(fù)、增效的目標(biāo)，不斷完善自身運(yùn)營觀念，提升服務(wù)水平。醫(yī)療設(shè)備管理作為醫(yī)院后勤部門日常業(yè)務(wù)的重要組成部分，影響醫(yī)院的綜合服務(wù)成本。醫(yī)院經(jīng)營者達(dá)成共識(shí)，認(rèn)為加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備的專項(xiàng)管理，確保醫(yī)療設(shè)備全生命周期穩(wěn)定運(yùn)行，能夠有效節(jié)省醫(yī)院不必要的經(jīng)濟(jì)支出，從而降低醫(yī)院運(yùn)營投入，更好地響應(yīng)新醫(yī)改政策，為患者的醫(yī)療投入合理控費(fèi)。但目前國內(nèi)關(guān)于醫(yī)療設(shè)備管理領(lǐng)域的研究，多集中于設(shè)備的維護(hù)方面;核心文獻(xiàn)很少涉及醫(yī)療設(shè)備的檔案管理領(lǐng)域，此為該領(lǐng)域研究的不足之處。本文主要探討醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作開展中的難點(diǎn)與問題，并提出相關(guān)對(duì)策，希望能夠推動(dòng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理整體水平提升，促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備管理多元化發(fā)展，更好地響應(yīng)新醫(yī)改政策。以下是詳細(xì)內(nèi)容。

1 難點(diǎn)

1.1 人員意識(shí)不強(qiáng)

醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作開展的難點(diǎn)之一，在于相關(guān)人員的工作意識(shí)不強(qiáng)。首先，若管理者對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的認(rèn)識(shí)不強(qiáng)，則難以保證其在醫(yī)療設(shè)備檔案管理領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)力。領(lǐng)導(dǎo)層忽視該項(xiàng)工作，上行下效下，也不利于醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作長期、穩(wěn)定地開展。因此，為推動(dòng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作進(jìn)步，需要加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任主體在該項(xiàng)工作上的認(rèn)識(shí)。其次是基層崗位認(rèn)識(shí)不足，會(huì)影響到醫(yī)療設(shè)備檔案管理具體工作的執(zhí)行力，可能出現(xiàn)不依從制度開展工作的情況，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作浮于表面、流于形式，可能會(huì)出現(xiàn)檔案信息歸檔不及時(shí)、檔案內(nèi)容缺項(xiàng)少項(xiàng)、檔案利用度不高等問題，最終導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作整體效能欠理想，無法發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值[1]。

1.2 未能構(gòu)建部門之間的溝通交流機(jī)制

制約醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作高效開展的另一問題，在于醫(yī)療設(shè)備檔案管理部門未能夠與醫(yī)療設(shè)備使用部門保持良好的溝通交流關(guān)系，導(dǎo)致檔案信息收錄不及時(shí)、設(shè)備的使用與維護(hù)信息甚至無法準(zhǔn)確收錄進(jìn)檔案等問題，以至于檔案管理內(nèi)容的真實(shí)性、有效性不足，制約醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作開展的整體品質(zhì)[2]。

1.3 信息化建設(shè)落后

部分醫(yī)院受認(rèn)識(shí)不足、經(jīng)濟(jì)制約、業(yè)務(wù)水平不足等因素影響，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)水平滯后，甚至具體工作中，仍舊延續(xù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理。不論是信息化管理平臺(tái)的建設(shè)滯后，抑或未搭建信息化管理平臺(tái)，均在一定程度上影響到醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理整體工作開展效能。主要影響如下：（1）信息化建設(shè)落后，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理依靠人力，影響醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作開展效率，從而對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的人力資源崗位配置提出更高要求，倒逼醫(yī)院解決醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員配置不足的問題;但實(shí)際情況是，醫(yī)院后勤管理資源有限，因此醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理效能不足的問題會(huì)長期存在，并從根本上影響該項(xiàng)工作的整體開展效率與品質(zhì)。（2）紙質(zhì)化管理會(huì)制約醫(yī)療設(shè)備檔案管理的安全性，最常見的問題有紙質(zhì)檔案易受潮、易被蟲蛀，導(dǎo)致信息丟失。（3）醫(yī)療設(shè)備檔案的紙質(zhì)化管理，容易出現(xiàn)材料丟失等問題;尤其在搬家、管理人員變動(dòng)等情況發(fā)生后，醫(yī)療設(shè)備檔案的完整性均會(huì)受到一定程度的影響，間接導(dǎo)致檔案利用度下降[3]。

1.4 績效管理效果不理想

制約醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員工作積極性的核心問題，在于現(xiàn)有績效管理的激勵(lì)效果不足。現(xiàn)有績效管理未能夠很好地適配醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的工作場(chǎng)景，一些指標(biāo)設(shè)計(jì)過高，難以實(shí)現(xiàn)有效激勵(lì);加之缺乏精神激勵(lì)等維度，最終制約管理人員的工作積極性[4]。

2 對(duì)策

2.1 提升人員認(rèn)識(shí)

推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作穩(wěn)定開展的首要任務(wù)，是要提升相關(guān)人員正確認(rèn)識(shí)。首先，要糾正領(lǐng)導(dǎo)層或醫(yī)療設(shè)備檔案管理責(zé)任主體對(duì)該項(xiàng)工作的正確認(rèn)識(shí)，要加強(qiáng)政策引領(lǐng)，發(fā)揮黨組織的政治核心作用，盡快糾正責(zé)任主體對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的錯(cuò)誤觀念，強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，以便于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理在頂層設(shè)計(jì)上領(lǐng)導(dǎo)有力。其次是要加強(qiáng)基層人員對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)。有效途徑是通過各類培訓(xùn)，結(jié)合案例宣教，提高基層人員工作認(rèn)識(shí)。在此基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步建立健全相關(guān)工作制度，保障基層人員工作有制可依。還要做好績效考核工作，更好地約束基層人員工作的規(guī)范性。另外，要做好工作成果的定期回顧，通過檢驗(yàn)管理成果的方式，進(jìn)一步堅(jiān)定工作人員對(duì)開展醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作價(jià)值的認(rèn)識(shí)，從而提高其工作興趣，堅(jiān)定其規(guī)范開展工作的依從性，確保工作執(zhí)行有力。

2.2 構(gòu)建部門間的溝通交流機(jī)制

在醫(yī)療設(shè)備檔案管理領(lǐng)域，若設(shè)備檔案管理部門未能夠與設(shè)備使用部門間達(dá)成良好的溝通交流機(jī)制，會(huì)導(dǎo)致諸多問題發(fā)生。分析部門之間溝通交流機(jī)制未能有效建立的根本原因，集中于以下幾個(gè)方面：（1）醫(yī)療設(shè)備檔案管理部門與醫(yī)療設(shè)備使用部門（這里一般指臨床科室）均未設(shè)置專門的“信息交接員”崗位;這使得兩部門之間醫(yī)療設(shè)備信息交流工作的責(zé)任與義務(wù)執(zhí)行主體模糊，最終導(dǎo)致工作互相推諉的問題。（2）兩部門人員配置不足，人均工作量繁重，疏于在溝通交流機(jī)制方面的人力成本投入。解決上述問題的關(guān)鍵，在于提高人力資源，以此保障醫(yī)療設(shè)備檔案管理部門與醫(yī)療設(shè)備使用部門間有資源增設(shè)溝通交流崗位，醫(yī)療設(shè)備使用部門的任何使用情況均能夠及時(shí)向檔案管理部門匯報(bào)，檔案管理部門的任何存檔工作需求，也能夠向醫(yī)療設(shè)備使用部門進(jìn)行核對(duì)與校正，確保檔案管理工作開展精準(zhǔn)、高效，不至于流于形式。輔助解決手段是通過加強(qiáng)內(nèi)部管理，進(jìn)一步優(yōu)化排班機(jī)制，同時(shí)做好職能劃分，以滿足兩部門之間溝通交流機(jī)制的建立需求。

2.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)

加強(qiáng)信息化建設(shè)，有助于推動(dòng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理整體效能與安全性提升。落實(shí)醫(yī)療設(shè)備檔案管理平臺(tái)建設(shè)的首要工作，是要保障檔案管理平臺(tái)各項(xiàng)功能的健全性。為此，首先需要挑選業(yè)務(wù)能力突出的信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)，幫助醫(yī)院合力搭建醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息化平臺(tái)。為保證該平臺(tái)各項(xiàng)功能符合醫(yī)院具體管理需要，則要求醫(yī)療設(shè)備檔案管理部門設(shè)置專屬崗位，做好與信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)之間的溝通交流，保障平臺(tái)功能設(shè)計(jì)符合醫(yī)院實(shí)際需要。尤其要重視人工智能模塊的調(diào)教，做好系統(tǒng)更新，賦予信息化平臺(tái)更多的智能性。例如在醫(yī)療設(shè)備使用維護(hù)信息歸檔時(shí)，做好歸檔項(xiàng)的提醒;在信息調(diào)度時(shí)，輸入關(guān)鍵詞即可提供檢索幫助等，加強(qiáng)檔案的利用效率。另外，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中，還需進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案信息安全性的建設(shè)。要求加強(qiáng)信息安全培訓(xùn)，保障檔案管理人員的操作規(guī)范，同時(shí)能夠靈活使用各種防火墻軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行妥善保護(hù)。要做好信息儲(chǔ)存工作，避免數(shù)據(jù)丟失對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作造成的損失;建議做好云儲(chǔ)存與線下硬盤儲(chǔ)存雙向信息儲(chǔ)存工作。

2.4 強(qiáng)化績效管理

有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要注意加強(qiáng)并完善針對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理崗位的績效激勵(lì)機(jī)制。通過專家函詢、德爾菲法等方式，構(gòu)建一套系統(tǒng)、完善、科學(xué)的績效激勵(lì)評(píng)價(jià)體系。確保績效指標(biāo)的設(shè)置契合醫(yī)療設(shè)備檔案管理崗位人員的工作實(shí)際，同時(shí)確保績效管理體系中物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)相結(jié)合，從而關(guān)注對(duì)員工的精神引領(lǐng)。另外，物質(zhì)激勵(lì)不僅要強(qiáng)調(diào)對(duì)員工薪資的激勵(lì)，更要包含員工晉升、高階業(yè)務(wù)培訓(xùn)名額篩選等多途徑的激勵(lì)方式，從而滿足不同員工的實(shí)際激勵(lì)需要。還需注意落實(shí)配套的績效反饋機(jī)制，并在績效考評(píng)過程中納入容錯(cuò)糾錯(cuò)機(jī)制。將激勵(lì)結(jié)果作為對(duì)員工未來工作提升的參考依據(jù)，開展針對(duì)化培訓(xùn);使員工明確在上一績效考評(píng)周期內(nèi)，自身工作的不足之處及需要注意的地方。注意對(duì)工作改革過程中，因一些不可抗力導(dǎo)致的工作失誤問題，組織上要采取寬容的對(duì)待態(tài)度，以此為肯辦事、敢創(chuàng)新的員工提供良好的工作平臺(tái);而非一味地通過負(fù)激勵(lì)管理，以懲罰打壓員工的工作積極性[5]。

3 小結(jié)

本次研究主要探討公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀中存在的難點(diǎn)與問題，如人員意識(shí)不強(qiáng)、信息化建設(shè)落后等。解決上述難點(diǎn)與問題，需要將未來的工作集中在提升人員認(rèn)識(shí)、構(gòu)建部門間的溝通交流機(jī)制、加強(qiáng)信息化建設(shè)、強(qiáng)化績效管理等方面。落實(shí)好相關(guān)工作，能夠有效推動(dòng)公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作品質(zhì)，幫助醫(yī)院更好地響應(yīng)新醫(yī)改政策。

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