檔案數字化管理的現狀與對策

張全剛

摘要：近年來，隨著科技的發展，我國企業逐步實現了檔案管理的數字化轉型。本文詳細分析了檔案數字化管理面臨的困難及其策略。

關鍵詞：檔案;數字化管理;策略

隨著計算機技術、信息技術和網絡技術的發展，傳統的檔案管理方式應隨著時代的發展而改變，變為數字化檔案管理。通過數字化檔案管理的開展，能有效提高檔案管理水平，提高檔案信息的利用效率。在實施數字化檔案管理中，檔案管理者還需加強自身的綜合素質和業務技能，增強數字化管理效果，充分發揮方案信息服務社會的職能，促進社會進步和文化傳承。

一、檔案數字化含義

檔案數字化是利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等手段，將過去和現在國家機構、社會組織及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值并可供社會共享的各種紙質、聲像等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構，用0和1兩位數字編碼來表達的檔案信息庫。

二、檔案數字化管理優勢

1、促進部門信息整合。以往檔案管理主要應用紙質檔案管理方式，對檔案管理水平造成了一定影響，產生檔案割裂式管理模式，無法高度集中和整合檔案信息。比如傳統檔案管理各部門收集匯總信息中，通常存在部門屬性，各部門溝通不足，導致檔案內容陳舊不堪、更新不及時。而通過數字化檔案管理模式，能搭建網絡系統進行檔案管理，統一整合各部門信息，便于集中利用信息資源。并且數字化管理后，各部門會安排人員將信息輸入系統中進行統一管理，此種方式提高了管理有序性。

2、增強紙質檔案原件的保護。紙質檔案實現數字化后，能把原件妥善保存起來，工作中檔案的利用完全可通過數字化副本代替原件實現，這樣能避免或減少對檔案原件的使用、損壞，能有效延長原件保存時間;特別是那些歷史久遠的珍貴檔案材料，實現數字化處理將得到更好更長遠地保存。

3、不受時空限制。檔案是一種重要資源，實現對檔案信息的利用，能有效促進企業發展。傳統檔案管理，可形象總結為“辦公室管理”，這種紙質檔案管理方式，主要是在上班時間進行，一旦下班，檔案管理就結束，這就使檔案管理具有較強時效性。在信息技術全面快速的今天，依托于計算機平臺，檔案管理的整體效率得到了全面提升和優化。在數字化時代，檔案管理人員可通過計算機PC端、移動客戶端等來進行快捷精確的管理，這種管理無時間地點限制。工作人員能通過網絡獲得檔案內容，然后在任何場地對檔案內容進行整理。而對企業的各個部門，其產生的大量檔案資料還能通過電子文件形式存儲在網絡上，檔案管理人員通過對這些資料進行收集整理就能實現檔案的管理。此外，檔案管理人員在任何場所、任何地方都可依托信息技術來進行科學管理，這就使檔案管理無空間限制。

三、檔案數字化管理面臨的困難

1、檔案數字化管理缺乏制度支撐。一些單位管理制度建設滯后，使已數字化的檔案在管理中存在漏洞，如檔案信息收集不全不準確、分類不嚴謹、檢索路徑復雜等，降低了數字化檔案利用效率;此外，即使部分檔案部門制定了管理制度，但在實際運行管理中往往流于形式，上級領導對檔案工作不夠重視，制度貫徹不到位，檔案管理人員對工作要點掌握不足，降低了檔案管理質量。

2、檔案數字化管理人員綜合素質有待提高。高素質的數字化檔案管理專業人才是保證檔案管理工作高效開展的基礎。由于專業人才是支撐數字化檔案管理工作開展的基礎，應嚴格按數字化檔案管理工作要求，加大管理人員專業素質培養力度，建立一支高素質數字化檔案管理隊伍，才能滿足數字化檔案管理要求。然而就目前而言，由于受機構編制等因素影響，很多企業在大力推動檔案數字化管理時，出現了管理人員更新嚴重滯后、檔案管理人員專業技能較低等問題，這些問題已對數字化檔案管理的開展產生了嚴重影響。

3、檔案數字化安全問題凸顯。目前不少企業員工對信息技術的掌握程度較低，而且其信息安全意識差，這對企業信息安全帶來了嚴峻挑戰。比如有少數企業員工在日常工作中常拿著帶有病毒的U盤或硬盤進行文件傳輸，導致病毒進入到內部網絡中，造成數據被盜或系統崩潰，給企業帶來安全、甚至經濟上的嚴重危害。部分企業在選擇檔案數字化管理系統相關軟件時往往不加辨別，安裝和使用了許多來源不明的軟件，擾亂企業的檔案數字化管理系統正常運轉。若不及時處理，這些會對企業檔案信息系統產生很大的危害。

四、數字化檔案管理策略

1、完善檔案數字化管理制度。要進行檔案數字化管理，先要在完善相關管理制度上下功夫，需結合實際，運用計算機技術確保檔案管理跟得上時代的發展腳步。在數字化檔案收集、整理及歸檔等環節都能以嚴格的檔案管理制度作為依據，層層把關檔案管理工作，并實行統一化管理。在查閱相關檔案時，也要嚴格遵守查閱制度，避免出現泄密或丟失狀況。此外，還要結合發展需求制定檔案數字化管理體制，在信息安全基礎上，充分發揮硬軟件設施的功效，避免出現檔案信息被惡意篡改或數據丟失等問題。

2、提升檔案數字化管理人才綜合素質。①加強檔案管理人員的培訓。現有檔案部門工作人員是檔案數字化建設的中堅力量，所以在檔案數字化建設中，要注重保障現有檔案工作人員的權益，并采取有效方式，激發他們的積極性。加強對現有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能。②引進檔案數字化管理技術人才。檔案數字化建設中，系統開發、軟件維護等都需高素質信息專業人才作保障。

3、加強數字化檔案安全防護。要制定健全的數字化檔案安全防護機制，一方面，需完善內部管理機制，要求檔案管理人員技術做好檔案備份工作，同時在工作中嚴格遵守相應的檔案安全規范，各部門人員不得擅自使用移動硬盤等設備拷貝單位檔案資料，避免檔案資料外泄的同時防止計算機系統感染病毒;另一方面，要積極與專業互聯網安全企業進行合作，設置防火墻，更新計算機安全系統及軟件，加強對黑客、木馬、病毒等攻擊的防范。

參考文獻

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