檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對策

張全剛

摘要：近年來，隨著科技的發(fā)展，我國企業(yè)逐步實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。本文詳細(xì)分析了檔案數(shù)字化管理面臨的困難及其策略。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化管理;策略

隨著計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式應(yīng)隨著時代的發(fā)展而改變，變?yōu)閿?shù)字化檔案管理。通過數(shù)字化檔案管理的開展，能有效提高檔案管理水平，提高檔案信息的利用效率。在實施數(shù)字化檔案管理中，檔案管理者還需加強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)數(shù)字化管理效果，充分發(fā)揮方案信息服務(wù)社會的職能，促進(jìn)社會進(jìn)步和文化傳承。

一、檔案數(shù)字化含義

檔案數(shù)字化是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將過去和現(xiàn)在國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值并可供社會共享的各種紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)，用0和1兩位數(shù)字編碼來表達(dá)的檔案信息庫。

二、檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢

1、促進(jìn)部門信息整合。以往檔案管理主要應(yīng)用紙質(zhì)檔案管理方式，對檔案管理水平造成了一定影響，產(chǎn)生檔案割裂式管理模式，無法高度集中和整合檔案信息。比如傳統(tǒng)檔案管理各部門收集匯總信息中，通常存在部門屬性，各部門溝通不足，導(dǎo)致檔案內(nèi)容陳舊不堪、更新不及時。而通過數(shù)字化檔案管理模式，能搭建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，統(tǒng)一整合各部門信息，便于集中利用信息資源。并且數(shù)字化管理后，各部門會安排人員將信息輸入系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一管理，此種方式提高了管理有序性。

2、增強(qiáng)紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)。紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，能把原件妥善保存起來，工作中檔案的利用完全可通過數(shù)字化副本代替原件實現(xiàn)，這樣能避免或減少對檔案原件的使用、損壞，能有效延長原件保存時間;特別是那些歷史久遠(yuǎn)的珍貴檔案材料，實現(xiàn)數(shù)字化處理將得到更好更長遠(yuǎn)地保存。

3、不受時空限制。檔案是一種重要資源，實現(xiàn)對檔案信息的利用，能有效促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理，可形象總結(jié)為“辦公室管理”，這種紙質(zhì)檔案管理方式，主要是在上班時間進(jìn)行，一旦下班，檔案管理就結(jié)束，這就使檔案管理具有較強(qiáng)時效性。在信息技術(shù)全面快速的今天，依托于計算機(jī)平臺，檔案管理的整體效率得到了全面提升和優(yōu)化。在數(shù)字化時代，檔案管理人員可通過計算機(jī)PC端、移動客戶端等來進(jìn)行快捷精確的管理，這種管理無時間地點(diǎn)限制。工作人員能通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案內(nèi)容，然后在任何場地對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理。而對企業(yè)的各個部門，其產(chǎn)生的大量檔案資料還能通過電子文件形式存儲在網(wǎng)絡(luò)上，檔案管理人員通過對這些資料進(jìn)行收集整理就能實現(xiàn)檔案的管理。此外，檔案管理人員在任何場所、任何地方都可依托信息技術(shù)來進(jìn)行科學(xué)管理，這就使檔案管理無空間限制。

三、檔案數(shù)字化管理面臨的困難

1、檔案數(shù)字化管理缺乏制度支撐。一些單位管理制度建設(shè)滯后，使已數(shù)字化的檔案在管理中存在漏洞，如檔案信息收集不全不準(zhǔn)確、分類不嚴(yán)謹(jǐn)、檢索路徑復(fù)雜等，降低了數(shù)字化檔案利用效率;此外，即使部分檔案部門制定了管理制度，但在實際運(yùn)行管理中往往流于形式，上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，制度貫徹不到位，檔案管理人員對工作要點(diǎn)掌握不足，降低了檔案管理質(zhì)量。

2、檔案數(shù)字化管理人員綜合素質(zhì)有待提高。高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才是保證檔案管理工作高效開展的基礎(chǔ)。由于專業(yè)人才是支撐數(shù)字化檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，應(yīng)嚴(yán)格按數(shù)字化檔案管理工作要求，加大管理人員專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)力度，建立一支高素質(zhì)數(shù)字化檔案管理隊伍，才能滿足數(shù)字化檔案管理要求。然而就目前而言，由于受機(jī)構(gòu)編制等因素影響，很多企業(yè)在大力推動檔案數(shù)字化管理時，出現(xiàn)了管理人員更新嚴(yán)重滯后、檔案管理人員專業(yè)技能較低等問題，這些問題已對數(shù)字化檔案管理的開展產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。

3、檔案數(shù)字化安全問題凸顯。目前不少企業(yè)員工對信息技術(shù)的掌握程度較低，而且其信息安全意識差，這對企業(yè)信息安全帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。比如有少數(shù)企業(yè)員工在日常工作中常拿著帶有病毒的U盤或硬盤進(jìn)行文件傳輸，導(dǎo)致病毒進(jìn)入到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中，造成數(shù)據(jù)被盜或系統(tǒng)崩潰，給企業(yè)帶來安全、甚至經(jīng)濟(jì)上的嚴(yán)重危害。部分企業(yè)在選擇檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)相關(guān)軟件時往往不加辨別，安裝和使用了許多來源不明的軟件，擾亂企業(yè)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。若不及時處理，這些會對企業(yè)檔案信息系統(tǒng)產(chǎn)生很大的危害。

四、數(shù)字化檔案管理策略

1、完善檔案數(shù)字化管理制度。要進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，先要在完善相關(guān)管理制度上下功夫，需結(jié)合實際，運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)確保檔案管理跟得上時代的發(fā)展腳步。在數(shù)字化檔案收集、整理及歸檔等環(huán)節(jié)都能以嚴(yán)格的檔案管理制度作為依據(jù)，層層把關(guān)檔案管理工作，并實行統(tǒng)一化管理。在查閱相關(guān)檔案時，也要嚴(yán)格遵守查閱制度，避免出現(xiàn)泄密或丟失狀況。此外，還要結(jié)合發(fā)展需求制定檔案數(shù)字化管理體制，在信息安全基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮硬軟件設(shè)施的功效，避免出現(xiàn)檔案信息被惡意篡改或數(shù)據(jù)丟失等問題。

2、提升檔案數(shù)字化管理人才綜合素質(zhì)。①加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。現(xiàn)有檔案部門工作人員是檔案數(shù)字化建設(shè)的中堅力量，所以在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效方式，激發(fā)他們的積極性。加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓(xùn)練他們的實際操作技能。②引進(jìn)檔案數(shù)字化管理技術(shù)人才。檔案數(shù)字化建設(shè)中，系統(tǒng)開發(fā)、軟件維護(hù)等都需高素質(zhì)信息專業(yè)人才作保障。

3、加強(qiáng)數(shù)字化檔案安全防護(hù)。要制定健全的數(shù)字化檔案安全防護(hù)機(jī)制，一方面，需完善內(nèi)部管理機(jī)制，要求檔案管理人員技術(shù)做好檔案備份工作，同時在工作中嚴(yán)格遵守相應(yīng)的檔案安全規(guī)范，各部門人員不得擅自使用移動硬盤等設(shè)備拷貝單位檔案資料，避免檔案資料外泄的同時防止計算機(jī)系統(tǒng)感染病毒;另一方面，要積極與專業(yè)互聯(lián)網(wǎng)安全企業(yè)進(jìn)行合作，設(shè)置防火墻，更新計算機(jī)安全系統(tǒng)及軟件，加強(qiáng)對黑客、木馬、病毒等攻擊的防范。

參考文獻(xiàn)

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