檔案管理信息化對事業單位管理的重要性

陳仁鑫 劉航東 張淞

摘? 要：信息化是事業單位檔案管理發展的必然趨勢。檔案管理信息化相較于之前的紙質管理形式有著無法比擬的優勢，其安全性、便捷性相較于之前都有了巨大的進步。同時檔案管理信息化對整個事業單位的發展有著重要的促進作用，能夠提高整個事業單位的工作效率。但是當前事業單位檔案管理信息化建設還面臨諸多問題，需要進一步探索解決。

關鍵詞：檔案管理;信息化;事業單位;單位管理

引言：隨著時代的進步和科技的發展，當前社會逐漸進入信息化階段。無論是社會各行各業的生產，還是人們的日常生活，信息化的程度都越來越高。在事業單位當中，檔案管理是一項隱形工作，同時也是事業單位的工作基礎之一。因此其的發展建設對整個事業單位的發展都有著重要影響。隨著各個行業都逐漸地信息化，事業單位檔案管理的信息化建設也受到了越來越多的關注。在檔案管理的信息化建設初期，還存在著諸多問題，這需要相關工作人員積極探索，總結經驗，對其不斷進行完善。

一、事業單位檔案管理信息化建設重要性

檔案管理信息化對事業單位管理的影響首先就是提高工作效率。就拿檔案的查詢借閱效率來說，在以往的紙質時期，檔案大多數都是保存在檔案盒當中，進而再根據相關順序統一放在檔案架或者檔案柜當中，這樣的存放方式就使得工作人員需要按照相關排序規律逐步進行查找。因為是紙質的檔案，因此易損性較高，這就要求借閱人員需要小心查閱保存，同時還要按照期限及時歸還。這些原因導致傳統的紙質檔案管理不僅效率較低，而且還容易出現檔案損毀的情況出現。但是隨著檔案管理的信息化建設，檔案的信息都輸入保存在計算機當中。這時候如果相關人員要借閱檔案就可以通過電腦聯機查詢，或者到制定的計算機進行復制。這樣就能夠實現多人同時查閱同一個檔案，而且也不需要排隊。同時這種將檔案資料保存在計算機當中通過聯機查詢或者拷貝借閱的方式可以保證資料不會被損壞。這樣也間接使得檔案資料的保存期得到延長。相對于通過紙質保存檔案資料來說，信息化的檔案管理還能夠減低管理成本，節省檔案存放的空間。這樣的信息化管理方式能夠有效提升檔案的存取效率，進而也促進了整個事業單位各項事務的運行效率。隨著信息化建設的進一步推進，信息化檔案管理還可以與事業單位其它信息化平臺進行互聯互通，從而形成一個完整的信息化系統，這樣就可以使事業單位的操作方式有一個系統化的革新，為今后事業單位進一步發展奠定基礎。

二、事業單位檔案信息化建設面臨的問題

1.基礎設施建設薄弱

由于目前事業單位檔案管理信息化建設仍處在一個起步階段，因此信息化建設的各項基礎設施還不夠完備。同時由于事業單位對其的重視程度不夠，導致在事業單位各項建設當中檔案管理所得到的投入較少，這就使得事業單位的檔案管理信息化建設的較為緩慢。而且由于相關的技術目前正處于建設整合階段，各項技術細節還不夠成熟，這也使得事業單位檔案管理信息化在一段時間內仍將處于探索建設階段。這些因素組合在一起就導致了檔案管理信息化建設的基礎設施薄弱。因此相關人員在之后的建設行動中要特別關注這幾點，通過加大投入，引進專業人才，對目前存在的問題進行逐步攻克。

2.事業單位檔案管理人員知識匱乏

目前很多事業單位的檔案管理人員要么之前根本就沒有從事過這項工作，要么就是沒有接受過系統化的培訓，而且當前教育系統中對檔案管理人才的培養人數較少，這也使得許多事業單位沒有專業的檔案管理工作人員。這樣的情況直接反映到了實際的檔案管理工作當中。一些檔案管理人員由于缺乏檔案管理相關的知識和經驗，這也使得其在工作當中只能靠自己摸索前進，這個過程必然會導致許多管理工作不規范。而且檔案管理講究規范有序，并且具有一定的復雜性，稍微有一些失誤就會使得檔案管理的工作量成倍增加。這不僅會導致檔案管理人員的工作量增加，而且也會導致整個管理工作效率的下降，進而影響到整個事業單位工作的正常運行。同時這種情況也成為了事業單位檔案管理信息化建設的阻礙。

3.規范與標準不夠統一

對于有些事業單位來說，由于其成立時間較早，發展歷史較長，再加上項目部門較多，工作人員數量龐大，因此其累積的檔案數量也就非常多。但是檔案管理信息化建設其本身的標準規范就比較復雜，而且近些年信息技術快速發展，這也使得檔案管理信息化技術也處在不斷更新變化當中。這就使得事業單位檔案管理信息化建設難以契合通用的信息化管理規范，同時也不能為今后信息化管理技術的更新留下充足的轉變空間。

三、加強事業單位檔案管理信息化建設的路徑

加強事業單位檔案管理信息化建設，首先就是要給予其更多關注，同時加大對其各方面基礎設施的投入。同時還要注意事業單位檔案管理模式的制定，加強相關管理人員的培養也是加強事業單位檔案管理信息化建設的重要途徑。檔案管理人員專業能力較低明顯影響著檔案管理信息化的建設，因此事業單位要更加注重于專業檔案管理人才的引進和培養。針對當前的檔案管理人員來說，其不僅要掌握傳統檔案管理的相關知識，而且還要熟悉計算機相關的技能，這樣才能勝任檔案管理信息化的建設工作，同時推動其發展。

四、結語

檔案管理信息化是事業單位今后發展的必然趨勢，因此在此之前相關單位需要提前布局，為信息化打好基礎。已經在建設當中的要及時發現問題，通過制定相關的策略進行解決，同時總結經驗，為之后的進一步發展奠定基礎。

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