國(guó)企檔案管理的策略探討

連云 湯麗君

摘 要：在我國(guó)企業(yè)改革不斷強(qiáng)化的道路上，國(guó)企的創(chuàng)新改革一直是國(guó)家主要關(guān)注的重點(diǎn)，國(guó)企傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)管理模式在新時(shí)期企業(yè)發(fā)展中急需轉(zhuǎn)變思路適應(yīng)當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，才能保證國(guó)企的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，而國(guó)企的檔案管理一直以來(lái)不被重視，使企業(yè)的寶貴資料資源沒(méi)能得到有效的利用，要想國(guó)企的檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮出應(yīng)有的指導(dǎo)作用，就需要建立完善的管理機(jī)制，發(fā)現(xiàn)目前的問(wèn)題重新布局，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作對(duì)企業(yè)的有效服務(wù)。

關(guān)鍵詞：國(guó)企檔案;對(duì)策

引言：工作方法在國(guó)有企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，其主要側(cè)重于獲取經(jīng)濟(jì)效益，從而忽視了檔案管理等其他方面的工作。近年來(lái)，檔案管理的地位逐步提高，檔案管理在工作中越來(lái)越重要。目前，檔案管理已成為國(guó)有企業(yè)發(fā)展的主要工作內(nèi)容之一，搞好檔案管理已成為國(guó)有企業(yè)發(fā)展的新目標(biāo)。

一、國(guó)企檔案工作中存在的問(wèn)題

1.重視程度不足

新時(shí)期，國(guó)有經(jīng)濟(jì)仍然是我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)力量，國(guó)有企業(yè)是中國(guó)特色社會(huì)主義的支柱。在瞬息萬(wàn)變的激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，國(guó)有企業(yè)對(duì)信息資源的需求與日俱增。但在現(xiàn)階段實(shí)際工作中，檔案信息資源尚未在企業(yè)運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中充分發(fā)揮出自身的引導(dǎo)作用[1]。立足于當(dāng)前國(guó)有企業(yè)管理、考核方式及內(nèi)容，不少國(guó)企還存在重效益、重建設(shè)、重運(yùn)營(yíng)、輕檔案的問(wèn)題，檔案管理理念、模式、方法、保障存在不足，沒(méi)有有效的對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行收集，整理的效率不高，數(shù)字化程度有限，導(dǎo)致檔案資源的轉(zhuǎn)化、利用不及時(shí)、不充分，埋沒(méi)了檔案信息可能給企業(yè)帶來(lái)的長(zhǎng)期經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)及文化價(jià)值。

2.檔案管理規(guī)范滯后于業(yè)務(wù)發(fā)展

在國(guó)有企業(yè)在創(chuàng)新商業(yè)模式的過(guò)程中，難以迅速對(duì)各業(yè)務(wù)類(lèi)型、各改革情形形成系統(tǒng)、完整的檔案管理規(guī)范，只能參照既有的類(lèi)似業(yè)務(wù)程序及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理，可能導(dǎo)致檔案資源無(wú)法全面展現(xiàn)“新”經(jīng)濟(jì)、“新”改革舉措的過(guò)程全貌，無(wú)法將“新”情況真實(shí)、準(zhǔn)確地反映出來(lái)，進(jìn)而導(dǎo)致難以對(duì)各類(lèi)“新”工作進(jìn)行有效總結(jié)和深度挖掘。

3.國(guó)有企業(yè)檔案信息化手段不成熟

步入信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代，國(guó)有企業(yè)檔案管理逐步引入信息化管理系統(tǒng)，并開(kāi)展歷史紙質(zhì)檔案電子化工作。但在實(shí)際操作中還存在以下問(wèn)題：一是檔案信息化操作標(biāo)準(zhǔn)的建立與逐步完善尚需一段過(guò)程;二是檔案信息化系統(tǒng)與日常工作系統(tǒng)、與檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理的銜接過(guò)渡需進(jìn)一步探索;三是檔案信息資源的"數(shù)字化"成果并不等同于“數(shù)據(jù)化”效果，還需持續(xù)追求紙質(zhì)檔案“電子化”“數(shù)字化”后，資源開(kāi)發(fā)及利用方式的與時(shí)俱進(jìn);四是對(duì)于伴隨現(xiàn)代管理手段增加的信息安全隱患，需引起檔案管理人員的高度重視。

4.檔案管理工作者的思維理念與綜合素質(zhì)有待提升

當(dāng)前國(guó)有企業(yè)面臨的發(fā)展形勢(shì)瞬息萬(wàn)變，檔案管理面臨的內(nèi)容及方法手段日新月異，但部分國(guó)有企業(yè)檔案管理工作人員在工作過(guò)程當(dāng)中并未意識(shí)到自身的工作及知識(shí)水平限制，存在惰性思維，未能及時(shí)更新具體業(yè)務(wù)及檔案專(zhuān)業(yè)相關(guān)知識(shí)，逃避新內(nèi)容、新手段、新方法，依據(jù)原有方式按部就班開(kāi)展工作，難以有效把握新時(shí)期、新業(yè)務(wù)、新方法中的工作重點(diǎn)，可能導(dǎo)致檔案管理創(chuàng)新步伐有所減緩，影響工作效率以及工作質(zhì)量，進(jìn)而影響了檔案管理的順利開(kāi)展。

二、國(guó)企檔案管理的策略

1.建立完善的管理機(jī)制、提高總體專(zhuān)業(yè)技能

要使國(guó)企檔案管理實(shí)現(xiàn)有效性，就要建立健全的管理機(jī)制，讓所有人員參與考核，對(duì)檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平綜合提升，對(duì)從事檔案管理的工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的現(xiàn)代化信息平臺(tái)技能培訓(xùn)，讓大家掌握新型的儲(chǔ)存管理技能，從而對(duì)逐漸多元化的資料方式實(shí)現(xiàn)完整的保管。

2.實(shí)現(xiàn)信息化管理和紙質(zhì)檔案管理的有效結(jié)合

在傳統(tǒng)的檔案管理形式中多以紙質(zhì)文字為主，但是隨著時(shí)間的延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案管理保存困難，查閱麻煩，可能會(huì)因?yàn)槌睗竦仍蚴箼n案遭到破壞，從而沒(méi)辦法復(fù)原，但是現(xiàn)代化科技的發(fā)展可以改變這一困境，數(shù)字化科技的出現(xiàn)可以使文字、圖片、視頻、語(yǔ)音實(shí)現(xiàn)數(shù)字化儲(chǔ)存管理，既可以實(shí)現(xiàn)快捷的查閱又可以長(zhǎng)久保存，對(duì)于部門(mén)之間的借閱、傳遞來(lái)說(shuō)都比較方便，降低了檔案管理工作人員的工作難度，提高了工作效率。對(duì)于原來(lái)的紙質(zhì)版檔案要進(jìn)行重要檔案的分類(lèi)，進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)轉(zhuǎn)化成數(shù)字版文檔保存，實(shí)現(xiàn)檔案保存的永久性，也是為了適應(yīng)未來(lái)的信息化管理，為各部門(mén)工作提供方便的檔案查詢系統(tǒng)。

3.增強(qiáng)意識(shí)上的重視程度

要想在當(dāng)下的企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮出檔案管理的效力，為企業(yè)的發(fā)展做好服務(wù)，首先從企業(yè)的管理中就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的科學(xué)管理，為檔案管理提供人員和資金的補(bǔ)充，只有一支專(zhuān)業(yè)有素的團(tuán)隊(duì)才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)有效性，讓國(guó)企的檔案資料作為國(guó)企發(fā)展的參考性記錄真實(shí)地發(fā)揮好時(shí)效性記錄，做到登記詳細(xì)、儲(chǔ)存完善、內(nèi)容全面、形式多樣化。在當(dāng)下不斷發(fā)展的進(jìn)程中要培養(yǎng)好檔案管理人員的創(chuàng)新思維，利用好數(shù)字科技建立更便捷、全面的檔案管理體系，為企業(yè)的快速發(fā)展助力。

4.提升檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理工作的順利開(kāi)展。因此就是要確定并完善工作人員的提升規(guī)范。要求與國(guó)有企業(yè)內(nèi)部檔案管理的主管單位或是有關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，通過(guò)校園培訓(xùn)、合作培訓(xùn)等方式提升檔案管理工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備和個(gè)人能力，以此來(lái)進(jìn)行個(gè)人提升。在實(shí)際運(yùn)行管理過(guò)程中，根據(jù)檔案管理的需要，定期對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，幫助管理人員熟悉整個(gè)檔案管理過(guò)程，提高專(zhuān)業(yè)管理水平。此外，企業(yè)還可以面向社會(huì)公開(kāi)招聘，選拔專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，不斷充實(shí)國(guó)有企業(yè)檔案管理隊(duì)伍，確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提高。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作需要當(dāng)前工作人員對(duì)其有足夠的重視，給予充分的工作支持，推動(dòng)檔案管理工作高效開(kāi)展，進(jìn)一步對(duì)未來(lái)國(guó)有企業(yè)的前進(jìn)發(fā)展提供扎實(shí)的數(shù)據(jù)信息支持。國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作人員也需要清晰的認(rèn)識(shí)到自身的知識(shí)局限，在開(kāi)展具體工作的過(guò)程中發(fā)揮自我工作能動(dòng)性，對(duì)檔案管理有正確科學(xué)的積極認(rèn)識(shí)，規(guī)范自身的工作操作，實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理制度的落實(shí)，保證管理工作的順利開(kāi)展。

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