城建檔案電子文件歸檔的制約因素及優(yōu)化策略

文/乳山市建筑工程事務(wù)服務(wù)中心 孫心湖

信息技術(shù)的快速發(fā)展，為電子文件的發(fā)展奠定了良好的環(huán)境基礎(chǔ)。如今，電子文件在社會各行各業(yè)發(fā)揮著重要作用，尤其在城市規(guī)劃和建設(shè)的過程中，其優(yōu)勢日益凸顯。目前，我國各地區(qū)在驗收和歸檔城建檔案時，依然主要聚焦在紙質(zhì)文檔方面。但隨著信息化的快速發(fā)展和理論研究的不斷進步，電子文檔也逐漸進入到城建檔案的歸檔處理工作中，成為城建檔案工作的重要內(nèi)容之一。因此，加強對城建檔案電子文件歸檔中制約因素的分析，能夠找到制約電子文檔發(fā)展的原因，并采取針對性的措施進行優(yōu)化調(diào)整，推動我國城建檔案電子文件歸檔工作的不斷進步。

一、城建檔案電子文件歸檔的制約因素

（一）重視程度不足。目前，許多城市在進行城建檔案電子文件管理時，并沒有重視電子文檔歸檔工作。首先，工作人員并沒有正確清楚地認識文件歸檔的具體范圍，也無法準確判定文件的歸檔程序，導(dǎo)致許多電子文件無法及時歸檔，或者存在遺漏。其次，工作人員不具備相應(yīng)的綜合素養(yǎng)，遇到問題時無法采取有效的措施進行處理。最后，工作人員沒有樹立起高度的責(zé)任意識，一旦出現(xiàn)工作崗位的調(diào)動，無法準確及時地將相關(guān)工作進行有效轉(zhuǎn)接，最終導(dǎo)致整體工作質(zhì)量出現(xiàn)問題，給城建檔案的管理工作帶來負面影響。

（二）規(guī)章制度不健全。在對城建檔案的電子文件進行歸檔時，主要工作目標是分離實體和信息兩個部分。在傳統(tǒng)的城建檔案保存和管理過程中，由于紙質(zhì)檔案極有可能出現(xiàn)破損、老化、字跡模糊等問題，因此很有可能導(dǎo)致城建檔案的價值受到影響。同樣，對于電子文件檔案而言，在進行計算機保存和傳遞的過程中，也有可能面臨木馬和病毒的威脅，導(dǎo)致電子文件檔案被盜取或者被損壞，同樣會使得電子文件檔案自身的價值下降。除此之外，由于我國在針對城建檔案電子文件檔案管理方面，仍未有規(guī)范化的規(guī)章制度，因此當文件出現(xiàn)損壞后，難以來界定文件的價值。

（三）真實性和可讀性較差。一方面，個別建筑工程的電子文件為了粉飾項目的真實情況，存在內(nèi)容造假的嚴重問題，導(dǎo)致電子文件檔案失真，無法真實地反映城建實際情況；另一方面，在城建檔案管理的過程中，一些管理人員進行電子文件的管理工作時態(tài)度敷衍了事，導(dǎo)致電子文件的可讀性不斷降低，無法讓閱讀者獲取有效的信息。長此以往，城建檔案的電子文件檔案就會失去應(yīng)有的價值，無法為城建工作提供有效的資料參考，也會影響城建檔案管理的整體質(zhì)量。

（四）規(guī)范化和標準化程度低。首先，在進行城建檔案的電子文件檔案管理時，許多城市采用了不同的管理軟件，缺乏統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)。在不同地域之間，城建檔案管理部門自主研發(fā)了一些適合本地域的城建檔案電子文件管理軟件，無法實現(xiàn)兼并運行，不利于城建檔案全面實現(xiàn)電子文件檔案管理工作。其次，城建檔案工作的標準化和規(guī)范化程度較低。受客觀條件的影響和各種歷史因素的制約，不同地域之間的城建檔案管理工作環(huán)境也有所不同，沒有及時建立起規(guī)范化和標準化的管理模式，導(dǎo)致城建檔案管理工作步調(diào)不一致。同時，在現(xiàn)階段的城建檔案管理工作中，由于沒有統(tǒng)一完善的技術(shù)標準，因此電子文件歸檔工作的實踐程序并不完善，導(dǎo)致城建檔案的管理程序不能順利升級，最終還是會影響城建檔案的信息化發(fā)展。

（五）城建檔案運作習(xí)慣落后。現(xiàn)階段，城建檔案的紙質(zhì)管理模式已經(jīng)有了成熟的體系和方案，在運行過程中所涉及的各個設(shè)計單位、施工單位和建設(shè)單位已經(jīng)形成了與該體系相適應(yīng)的工作方式。而電子文件歸檔模式產(chǎn)生后，傳統(tǒng)的運作模式必然會與之發(fā)生沖突，需要各單位的管理人員及時轉(zhuǎn)變理念，推動城建檔案的管理機制不斷進步。這種改變并不是一蹴而就的，需要付出較多的人力和物力來支持，甚至可能在轉(zhuǎn)變的短期過程中無法實現(xiàn)效益的提升，需要犧牲一定的城建檔案管理效率來完善機制的落實。因此，在推行城建檔案的電子文檔歸檔工作過程中，個別單位和部門會產(chǎn)生一定的排斥心理，無法積極投入到電子文件歸檔的改革工作中。

例如，在對竣工圖進行歸檔時，如果要實現(xiàn)電子文檔的順利歸檔，一方面，要抓住紙質(zhì)竣工圖的編制流程，從設(shè)計單位設(shè)計出圖紙、施工單位按照圖紙施工、完成施工后的竣工圖蓋章等環(huán)節(jié)進行管理，并確保在整個過程中設(shè)計人員、設(shè)計審核人員、項目負責(zé)人、施工負責(zé)人、竣工圖編制人員、監(jiān)理單位等多個與項目相關(guān)的人員簽字或蓋章；另一方面，在這一過程中，要確保CAD竣工圖電子文件能夠順利流轉(zhuǎn)，并確保每一個負責(zé)人都在電子竣工圖上簽名。從操作的實際情況來看，這一流程具有較大的難度，并且需要綜合考慮知識產(chǎn)權(quán)等相關(guān)問題，這就導(dǎo)致一些單位在進行設(shè)計文件的電子文檔轉(zhuǎn)交時不積極。

二、城建檔案電子文件歸檔管理的優(yōu)化策略

（一）強化電子文件歸檔管理的意識。從事城建檔案電子文件管理的工作人員需要加強學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷參加各種技術(shù)講座和繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)新的城建檔案信息化理論知識和技術(shù)內(nèi)容，加強與其他工作人員的有效交流，不斷提高自己的檔案管理知識儲備和信息化水平，有效提高電子文件歸檔管理的工作效率，從而更好地為城建項目提供專業(yè)化的服務(wù)。同時，檔案管理人員還要積極轉(zhuǎn)變工作的思維方式，從過去被動地進行管理走向主動地學(xué)習(xí)和探究，從而進一步提高工作的效率和質(zhì)量。

例如，檔案管理人員可以和檔案形成單位進行積極的溝通與交流，了解項目工程所需要執(zhí)行的施工步驟，掌握不同工序的審批流程，深入到基層項目和服務(wù)工作的核心地，并與工程報送資料員進行有效交流，宣傳國家的檔案管理政策，并嚴格要求窗口業(yè)務(wù)人員遵循規(guī)章制度和工作流程，對送審的資料進行仔細審核，從源頭上樹立起嚴格歸檔的正確意識，使城建檔案管理的質(zhì)量不斷提升，確保歸檔的電子文件完整、準確、真實。

（二）建立健全規(guī)章制度。對政府和企業(yè)而言，在電子文件檔案管理過程中，必須從具體管理的實際情況出發(fā)，不斷完善現(xiàn)有的管理制度，使管理制度更加符合時代的進步需求和社會的發(fā)展需求。在現(xiàn)代城建檔案電子文件管理中，需要進行數(shù)據(jù)的錄入和信息的有效管理，因此不僅要建立相應(yīng)的部門來保障工作順利展開，還需要對檔案管理部門的規(guī)章制度進行完善和升級，將管理的責(zé)任和義務(wù)落實到人，從而確保電子文件在歸檔管理的過程中真實有效，讓電子文件能夠準確反映城建工作的實際情況。從電子文件生成開始，相關(guān)管理人員就需要進行實時的記錄和管理，并且確保流轉(zhuǎn)的全部過程在嚴格的規(guī)章制度下進行，使電子文件具有較高的使用價值。同時，管理人員還需要對電子文件原件進行有效保護和監(jiān)督，降低電子文件被破壞的風(fēng)險，以此來提高電子文件管理的質(zhì)量與水平。

（三）優(yōu)化安全保護技術(shù)措施。城建檔案推行電子文件歸檔管理是未來的發(fā)展趨勢，因此管理人員需要深入檔案管理的工作實踐中，有效指導(dǎo)如何進行大量電子文檔的接收與處理工作，確保有效的電子文件能夠順利進入存儲空間，為電子文件的原始信息保護提供良好的環(huán)境。因此，在工作的過程中，管理人員可以通過技術(shù)措施將完成歸檔的電子文件屬性更改為“只讀性”，即閱讀者只能進行文件的閱讀而不能進行文件的更改，這在一定程度上確保了原始電子文件的安全。

（四）制定規(guī)范化和標準化措施。首先，需要制定規(guī)范化的電子文件歸檔標準，不斷更新現(xiàn)有的城建檔案電子文件管理系統(tǒng)軟件，使其能夠更加適應(yīng)城建工作的發(fā)展水平，促進城建檔案信息在不同區(qū)域之間的順利流動，實現(xiàn)有效的城建檔案信息共享，使城建檔案的信息化建設(shè)能夠全面展開。其次，要對城建檔案中的電子文件規(guī)定統(tǒng)一的記錄格式。由于建筑工程的復(fù)雜性，因此相應(yīng)的電子文件也比較復(fù)雜，如果不采取標準化的統(tǒng)一格式，會給文件查閱帶來很多問題。因此，在推動城建檔案的電子文件歸檔管理工作時，需要統(tǒng)一電子文件的格式，確保更加高效的信息查詢，促進電子文件歸檔工作質(zhì)量的提升，為后續(xù)的審核與管理奠定良好的基礎(chǔ)。

（五）開展技術(shù)攻關(guān)。從技術(shù)的角度而言，電子文件歸檔工作需要完成電子文件的格式轉(zhuǎn)換、電子文件的有效存儲和電子文件的審核鑒定等，涉及許多城建檔案管理領(lǐng)域以外的知識與技術(shù)，因此，城建檔案管理部門可以與相關(guān)科研單位、高校和技術(shù)部門共同開展技術(shù)攻關(guān)，解決電子文件歸檔工作中存在的瓶頸，不斷開發(fā)電子文件歸檔的新技術(shù)與新方法，有效提高電子文件歸檔的質(zhì)量和水平。其中，是否能夠有效地落實電子簽名和簽章是能否提高城建檔案電子文件歸檔工作質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。因此，要想充分發(fā)揮數(shù)字簽名技術(shù)的作用，需要解決以下問題：為城建檔案管理工作建立一個適宜的證書中心；設(shè)計一套為城建檔案管理工作服務(wù)的專業(yè)簽章和簽名軟件；確保軟件能夠打開多種城建檔案電子文件格式；數(shù)字簽名能夠以有效的符號標記展示在城建檔案的電子文件中。只有攻克了上述技術(shù)問題，才能夠確保城建檔案的電子文件歸檔工作質(zhì)量得到有效提升。

三、結(jié)語

綜上所述，提高城建檔案電子文件歸檔管理的工作質(zhì)量，是推動城建項目順利實施的重要保障。有效提高電子文件歸檔管理的效率，準確記錄城建項目中的各項關(guān)鍵數(shù)據(jù)和信息，能夠不斷提高城建檔案管理的水平。所以，城建檔案管理的工作人員需要不斷學(xué)習(xí)信息化管理的知識，提高自身電子文件歸檔工作的質(zhì)量和水平，確保電子文件的真實性和可讀性，這樣才能為我國的城建項目發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，推動我國城市建設(shè)不斷進步。