談檔案信息化革命質變的原因與內涵

摘? 要：經過數十年的發(fā)展，在社會需要的促進之下，檔案信息化革命進入到了質變的階段，這是一種全方位的“數字轉型”。這種轉型包括：檔案存在形式的數據化、存在方式的集合化、管理模式的單軌化、運行模式的實時化、管理主體的信息化、技術應用的高新化、價值模式的數智化、管理系統(tǒng)的一體化與集成化等。

關鍵詞：檔案信息化;電子檔案;數字檔案;數據檔案;業(yè)務一體化;檔案數智化

Abstract： after decades of development， with the promotion of social needs， the Archives information revolution has entered the stage of qualitative change， which is an all-round 'Digital transformation'. This transformation includes： digitization of Archives existence form， centralization of existence mode， monorail management mode， real-time operation mode， informatization of management subject， high-tech application of technology， digital intelligence of value mode， integration and integration of management system， etc.

Keywords： Archives informatization; Electronic archives; Digital archives; Data archives; Business integration; Digital intelligence of archives

檔案信息化革命質變的概念：質變是一種全面的根本性的變化與轉型。所謂檔案信息化革命的質變，是指從物質載體、管理平臺、管理系統(tǒng)到管理機構、社會環(huán)境等檔案工作質態(tài)的全面轉變，意味著檔案工作原有的質量統(tǒng)一體的蛻變與轉型，新的質量統(tǒng)一體的形成與確立。我們也可將正在發(fā)生的檔案信息化革命質變具體稱為“檔案工作的全面數字轉型與智能升級”，如《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出：“新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環(huán)境、對象、內容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。”[1]

中國檔案信息化革命大約經歷30多年的時間了。在這30多年的時間里，中國社會的信息化革命風起云涌、發(fā)展迅速，也推動著電子檔案管理的發(fā)展日新月異。經過這30多年量變的積累，中國檔案信息化革命正在發(fā)生著質的變化。在剛剛過去的檔案信息化的第一階段，以檔案本身的數字化、電子化和電子檔案管理初級網絡化為主要特征。目前，我們正在步入檔案信息化的第二階段，這個階段才是電子檔案實現(xiàn)真正的蛻變、破繭成蝶的階段。那么，這種質變是怎么發(fā)生的？它的內涵包括什么？當代中國檔案人應該如何迎接這種挑戰(zhàn)、順應歷史發(fā)展規(guī)律、助力檔案信息化革命的進一步良性發(fā)展？研究這些問題，是當今檔案學界的重要課題。

1 歷史發(fā)展的必然結果

歷史發(fā)展從宏觀到微觀，都有著它的內在規(guī)律性和外在的表現(xiàn)。檔案信息化革命質變發(fā)生的必然性與規(guī)律性，也可以從宏觀到微觀多個層次去加以認識。

1.1 宏觀：五大信號系統(tǒng)喻示的人類信息化大歷史發(fā)展的必然規(guī)律。在人類進化過程中，最為重要的是大腦（思維）的進化，其他皆為其附屬品。而思維的發(fā)展，以它獲取經驗基礎的方式最為重要。這是因為，人類思維有兩個必備的基礎條件：大腦的思維器官和作為思維材料的經驗基礎。其中，大腦的生物功能進化緩慢，以億年計。在這種情況下，我們可以看出，自人類誕生之日起，人類思維能力的發(fā)展主要歸功于經驗基礎的發(fā)展。信號系統(tǒng)是收集信息、保存信息和信息作為經驗基礎被人類大腦所利用最終創(chuàng)造出思維的系統(tǒng)，五大信號系統(tǒng)的進化，說到底主要是人類思維經驗基礎的進化，這些人類思維經驗基礎的核心是腦內記憶與腦外符號記錄。

人類思維的經驗基礎首先表現(xiàn)為記憶。包括：表象記憶，動物時代的記憶;理性記憶，人類的記憶，早期人類思維的經驗基礎;人工符號記錄，產生了檔案——保存起來的原始符號記錄，促成了人類文明社會的產生，人類進入到了群體思維的時代，疊加理性記憶，成為人類進入文明時代后的思維的經驗基礎;機器符號記錄，代表信息社會，人類創(chuàng)造了機器思維;人機融合，代表未來時代，借助信息技術和生物技術，人腦可以與電腦、網絡相連接，成為“電子人”。[2]表象記憶→理性記憶→人工符號記錄→機器符號記錄→人機融合，代表著人類思維經驗基礎的進化，它是人類進化的根本。檔案，有幸作為人類思維重要的原始符號記錄性經驗基礎——包括人工符號記錄和機器符號記錄性經驗基礎，成為人類進化的重要推動力。

我們正處在人類五大信號系統(tǒng)的第四信號系統(tǒng)的中間階段，即信息時代的中間階段。在這個階段，人類信息化的發(fā)展已經達到了較為成熟的階段，人類社會已經基本完成了向信息社會的轉型。而在這個過程中，由各種原始數據（符號記錄）組成的數字檔案充當著信息社會基礎的角色，它（檔案）的轉型也是必然的，既是由社會發(fā)展決定的，又成為社會轉型的必然基礎條件。而且，我們也已經可以看到未來社會的影子，看到數字檔案（數據）在未來社會中仍然具有重要的意義與作用，成為人機融合的超級思維的基本經驗基礎。

1.2 微觀：電子檔案本身發(fā)展的必然結果。到目前為止，歸納已經出現(xiàn)的相關現(xiàn)象，我們可以將電子檔案及其管理的發(fā)展歸納為五大階段：

第一階段：過程階段。社會信息化初期，人們開始使用計算機，網絡尚未普遍使用，人們只將計算機作為起草文件的工具，電子文件只是文件形成過程而未將其保存為檔案。D5CBDF48-BA1E-4465-AE90-37B50F8F96A7

第二階段：輔助階段。計算機和網絡的使用已較為普遍，人們將形成的電子文件保存起來，作為紙質文檔的副本。這個階段是雙軌制的前期。

第三階段：電子檔案階段。電子文檔已作為正式工作文本使用，紙質檔案仍然保存，以備查考。這個階段是雙軌制的后期。

第四階段：無紙時代。在實踐活動中已不再使用和保存紙質文本，只有數據在運行。這就是所謂的單軌制或單套制。它是質變的重要標志，是檔案存在方式與管理模式的質變。

第五階段：數據賦能階段。即在電子文檔管理系統(tǒng)的基礎之上，采用各種“大云移物區(qū)智”等新技術，發(fā)掘電子檔案數據的各種潛能，數據價值高能化，電子文檔從管好到用好，用好才是本質。電子檔案數據在傳統(tǒng)檔案的解決具體問題為主的基礎上，突出發(fā)現(xiàn)規(guī)律的功能，以數據的方式產生新的能量，檔案數據成為生產力，檔案數據改變社會。這是檔案信息化革命質變最具本質意義的部分，是價值模式的質變。

2 現(xiàn)實社會的自然選擇

關于檔案信息化，我們必須清醒地把握一個認識上的前提，檔案信息化革命的質變，其真正的催生劑是社會信息化革命的質變，即一切檔案管理的變化都來自于實踐活動本身的變化，檔案工作的種種變化，其本質皆來源于其本體——社會實踐的變化。[4]檔案信息化既來自于對應業(yè)務實踐的信息化，又需要同步于實踐的發(fā)展。如《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》規(guī)定：檔案工作要“主動融入數字經濟、數字社會、數字政府建設，推動檔案全面納入國家大數據戰(zhàn)略”“推進機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織建設與業(yè)務系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)”。[4]具體而言，我們可以從以下幾方面分析社會信息化的質變對檔案信息化質變的影響以及兩者間的關系。

2.1 社會需要為檔案信息化革命質變提供了強大的推動力：以智慧城市為例。社會需要是檔案信息化革命質變的根本前提和直接推動力，它成為第一杠桿，撬開檔案信息化的大門。這種社會需要具體表現(xiàn)在各種業(yè)務活動。在各種業(yè)務活動信息化的過程中，人們更多的是關注業(yè)務活動本身，在推動業(yè)務活動信息化的過程中，自然而然地推動了本業(yè)務活動中所產生文件與檔案的信息化。在這個過程中，檔案管理與業(yè)務活動完全一體化，人們在這個過程中有時甚至會完全忽略了“檔案”這個概念，在不知不覺中把它們作為業(yè)務活動中形成的數據進行管理。當然，在更多的時候，人們會自覺地在業(yè)務活動的信息化過程中，建立與之配套的信息化的檔案工作。總之，在推動整個業(yè)務流程信息化質變的過程中，自然地帶動了檔案管理的信息化質變。在這個過程中，檔案工作在不知不覺中回歸了實踐本體。

下面，結合智慧城市的建設，具體談談社會信息化的需要推動檔案信息化質變的問題。

2.1.1 智慧城市必須以檔案信息化為基礎，智慧城市建設帶動城市檔案管理的信息化質變。所謂智慧城市，是城市信息化和數字城市的較高級階段，是城市信息化的質變。其基本概念是：充分運用信息和通信技術手段，感測、采集、存儲、分析、整合、共享、開放城市運行與管理信息、優(yōu)化城市運行系統(tǒng)，對包括民眾生活、工商業(yè)活動、環(huán)境保護、公共安全、城市管理等在內的以城市網絡為平臺的各種需求進行智能化服務，創(chuàng)造更和諧、高效、美好的城市生活。其中，我們可以清楚地知道，數據的采集、存儲、共享、開放是智慧城市建設與運行的必不可少的資源基礎。因此，建立與建設完整、全面、真實、準確的服務于各種智慧功能的數據檔案資源庫，是智慧城市中的基本建設與必要條件。

作為一種社會需要對檔案信息化的推動，智慧城市首先推動與居民生活、城市管理密切相關的檔案系統(tǒng)發(fā)生信息化質變。如已經運用比較成熟的交通地理信息系統(tǒng)、社保系統(tǒng)、公安系統(tǒng)等等，以及近期廣泛應用的疫情防控系統(tǒng)等，都逐步實現(xiàn)了實時在線、移動互聯(lián)、跨區(qū)域共享、收管用無縫連接等具有質變意義的應用。

在社會需要催動下，數據檔案系統(tǒng)與人民生活、社會管理實現(xiàn)了越來越緊密的結合，在一些特殊的社會需求背景下，檔案信息化的質變會實現(xiàn)跨越式發(fā)展，以近期抗疫工作中的健康碼、行程卡最為典型。防疫健康碼中包括核酸檢測報告、疫苗接種記錄等檔案記錄信息，而通信大數據行程卡中則包括了持卡人的近期行程記錄，它們都是基于移動互聯(lián)網的檔案數據的在線實時記錄與查詢系統(tǒng)，是先進的數據檔案的記錄與利用系統(tǒng)。從信息采集到信息利用，實現(xiàn)了大規(guī)模互聯(lián)共享，疫情促進防疫檔案系統(tǒng)實現(xiàn)實時移動互聯(lián)化、利用高頻化，促進了數據檔案系統(tǒng)的全面突破。

2.1.2 基于城市智慧管理一體化的城市數據檔案工作一體化。智慧城市是城市管理與運行的大平臺，它加強了城市管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系與互動，逐步實現(xiàn)城市一體化管理。在這樣的背景下，相應的數據檔案管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系也越來越緊密，在智慧城市的大平臺上實現(xiàn)了一體化。智慧城市大平臺的具體形式首先就是“一網統(tǒng)管”。復旦大學國際關系與公共事務學院教授、上海一網統(tǒng)管城市數字治理實驗室主任鄭磊曾說道：“‘一網統(tǒng)管不是一個系統(tǒng)而是一個平臺，在這個平臺上把政府的各個部門、各個委辦局打通。”“一個地級城市至少有 40 個委辦局，再加上區(qū)級單位，會有 50 多個條線。北京在 2019 年實現(xiàn)一網統(tǒng)管時，匯集了68 個不同系統(tǒng)。”[5]數十個政府系統(tǒng)匯集在一個平臺上，從平臺意義上實現(xiàn)了政府辦公一體化，智慧城市項目倒逼政府進行流程再造，讓更多的部門實現(xiàn)了政務數字化協(xié)同。在平臺一體化的過程中，相關各委辦局的檔案部門也被“裹挾”著進入到了這個一體化平臺，在政府政務活動“一網統(tǒng)管”的基礎上，實現(xiàn)了政務文檔的“一網統(tǒng)管”。相關檔案部門也必須進行檔案工作的流程再造與職能重組，這是一種前所未有的蛻變。

《“十四五”數字經濟發(fā)展規(guī)劃》要求：“推進云網協(xié)同和算網融合發(fā)展。加快構建算力、算法、數據、應用資源協(xié)同的全國一體化大數據中心體系。……建設數據中心集群，結合應用、產業(yè)等發(fā)展需求優(yōu)化數據中心建設布局。……提升數據中心跨網絡、跨地域數據交互能力，……推動智能計算中心有序發(fā)展，打造智能算力、通用算法和開發(fā)平臺一體化的新型智能基礎設施，面向政務服務、智慧城市、智能制造、自動駕駛、語言智能等重點新興領域，提供體系化的人工智能服務。”“全面提升全國一體化政務服務平臺功能，加快推進政務服務標準化、規(guī)范化、便利化，持續(xù)提升政務服務數字化、智能化水平，實現(xiàn)利企便民高頻服務事項‘一網通辦。建立健全政務數據共享協(xié)調機制，加快數字身份統(tǒng)一認證和電子證照、電子簽章、電子公文等互信互認，推進發(fā)票電子化改革，促進政務數據共享、流程優(yōu)化和業(yè)務協(xié)同。推動政務服務線上線下整體聯(lián)動、全流程在線、向基層深度拓展，提升服務便利化、共享化水平。開展政務數據與業(yè)務、服務深度融合創(chuàng)新，增強基于大數據的事項辦理需求預測能力，打造主動式、多層次創(chuàng)新服務場景。”[6]由此可見，“十四五”期間我國基于城市智慧管理一體化的城市數據檔案工作一體化將得到進一步的發(fā)展，檔案信息化革命的質變將進一步深化。D5CBDF48-BA1E-4465-AE90-37B50F8F96A7

2.1.3 智慧城市檔案工作內在本質：“徹底”的“民生”的城市數據檔案體系。智慧城市通過一種技術革新和城市管理流程再造，帶動相關的城市檔案工作成為一種“徹底”的“民生”的城市數據檔案體系，這是智慧城市檔案工作內在本質的根本性改變。

第一，“徹底”的檔案工作體系。所謂“徹底”的檔案工作體系，就是檔案工作與社會大眾之間、與各項業(yè)務工作之間，建立起一種直接的和無縫的連接關系。智慧城市程度越高，數據檔案體系的徹底性也就越高。

過去，我們無法實現(xiàn)徹底的檔案工作體系，檔案工作與社會民眾之間有著相當大的距離和陌生感。有技術、人文等多方面的條件局限，智慧城市把這些局限基本清除了。現(xiàn)在我們可以以移動網絡為工具，實現(xiàn)“徹底”的檔案工作體系，即檔案工作體系連接到城市中的每個人。這些人既是檔案的形成者也是利用者，每個人都應該是檔案體系的一分子。人人都是檔案形成者，人人都是檔案利用者，這是檔案活動的重要特征。這個特征在新的技術條件下、新的平臺上被突出出來。“徹底”的檔案工作體系，就是人人主動參與、自覺參與、作為體系的一個部分參與其中。

傳統(tǒng)檔案工作是相當不徹底的檔案工作。檔案與所有人有關，人人都需要有檔案、做檔案。但我們有多少人在做檔案呢？甚至我們這些檔案學者，我們在做檔案嗎？做了多少？一點也沒做的不多，因為你不得不做，如你的房產檔案，你的科研檔案，這些東西與你的生存密切相關，所以我們主動做了，更多的是被要求做了。但該做的都做了嗎？沒有！如我們的戶籍檔案，幾乎沒人去及時更改;比如很多高校都有科研檔案管理系統(tǒng)，也很少有人主動做、及時做，系統(tǒng)似有實無。

第二，“民生”的檔案工作體系。這里所謂“民生”的檔案工作體系，是指檔案工作在“徹底”的基礎上，真正做到無處不在、及時反應（實時反應）地檔案為民生服務。

城市，又被稱為城市聚落，是很大的人群定居點，是很多人生活和工作的地方。所以，服務民生是它固有的重要功能。智慧城市，說到底是利用新的工具使城市居民的生活更便捷更幸福，它的重要屬性是民生工程。在國務院近期發(fā)布的《“十四五”數字經濟發(fā)展規(guī)劃》中，明確提出要持續(xù)提升公共服務數字化水平。國家信息中心副主任周民認為：“未來的智慧城市應該是‘服務型‘協(xié)同型‘數治型‘安全型的，為民眾提供能用、管用、好用的服務。”[5]檔案工作要服務民生，是檔案工作的本質屬性、根本價值的一種具體體現(xiàn)。而檔案信息化的質變，新技術在檔案管理中的應用，進一步提升了檔案服務理念，將其提升為一種傳統(tǒng)時代所不可能存在的與民生緊密結合、隨時隨地為民生服務的新的檔案工作服務理念，其要點是無處不在、無時不在的檔案服務。以數據形式存在、以網絡形式連接的檔案無處不在，潤物細無聲。

關于徹底的民生的檔案工作體系，我以戶籍檔案網絡化為例。傳統(tǒng)時代（到現(xiàn)在為止）我們的戶口本上的信息更改常常是不及時的。很多人的戶口檔案信息停留在大學畢業(yè)或結婚生子時的信息。這些信息不能得到及時更新，只有到了你不能不改的時候，公民才會去更改。為什么呢？一是不方便，二是沒有用。但如果戶籍檔案完全網絡化呢？情況就會發(fā)生巨大的變化：一是更新方便，通過網絡我們就可以申請辦理信息更新，甚至會通過共享信息自動更新;二是極其有用，它將成為每個人網上信息的基礎，與你的個人信用信息及網上辦理各種事項過程中的身份審核等大量工作相關。在以上兩個前提下，戶籍信息將得到及時更新，戶籍檔案將隨時隨地地為你個人和家庭辦理各種事務提供信息支持，因為這是徹底的民生的檔案系統(tǒng)。

《“十四五”數字經濟發(fā)展規(guī)劃》要求：“持續(xù)提升公共服務數字化水平。”“推動政務服務線上線下整體聯(lián)動、全流程在線、向基層深度拓展，提升服務便利化、共享化水平。開展政務數據與業(yè)務、服務深度融合創(chuàng)新，增強基于大數據的事項辦理需求預測能力，打造主動式、多層次創(chuàng)新服務場景。聚焦公共衛(wèi)生、社會安全、應急管理等領域，深化數字技術應用，實現(xiàn)重大突發(fā)公共事件的快速響應和聯(lián)動處置。”“提升社會服務數字化普惠水平。加快推動文化教育、醫(yī)療健康、會展旅游、體育健身等領域公共服務資源數字化供給和網絡化服務，促進優(yōu)質資源共享復用。充分運用新型數字技術，強化就業(yè)、養(yǎng)老、兒童福利、托育、家政等民生領域供需對接，進一步優(yōu)化資源配置。”[6]由此可見，“十四五”期間我國數據檔案服務民生的功能將得到進一步的提升，徹底的民生的數據檔案系統(tǒng)將更加完善，檔案信息化革命的質變將更加深化。

2.2 業(yè)務活動信息化與檔案工作信息化的關系及公式。總體而言，檔案工作的信息化源于社會中各種業(yè)務活動的信息化。檔案工作與其前端業(yè)務工作有聯(lián)動關系，前端業(yè)務工作信息化在前，檔案工作信息化聯(lián)動隨后。但不同的檔案部門，由于所對應的業(yè)務活動的信息化水平及檔案工作與業(yè)務工作的關系不同，業(yè)務活動信息化對檔案工作信息化的具體影響也有所不同。具體而言，檔案信息化水平與各種相關社會要素的關系公式為：

Dxd ∝ Sxd+Dxd+Yxd+Dygd

其中，Dxd指檔案信息化程度; ∝為數學符號，表達物理量之間的正比關系，即“正比于”; Sxd指社會信息化程度，它是影響檔案工作信息化的宏觀要素;Dxd指所屬單位整體信息化程度，它是影響檔案工作信息化的中觀要素;Yxd指檔案所對應的業(yè)務活動的信息化程度，它是影響相對應的檔案工作信息化的微觀的直接要素;Dygd指檔案與對應業(yè)務的關聯(lián)密切度。這個公式的含義是：“檔案信息化程度”正比于“整個社會的信息化程度及所屬單位整體信息化程度、檔案所對應的業(yè)務活動的信息化程度以及檔案與對應業(yè)務的關聯(lián)密切度”。也就是說，整個社會的信息化程度越高、所屬單位整體信息化程度越高、檔案所對應的業(yè)務活動的信息化程度越高、檔案與對應業(yè)務的關聯(lián)密切度越高，檔案信息化程度就越高;反之，就會較低。

其中的Dygd即檔案與對應業(yè)務的關聯(lián)密切度，會決定檔案、檔案工作與社會信息化程度的同步程度。即：相關的實踐活動與檔案的關聯(lián)度越高，檔案作為業(yè)務工作的工具屬性越強，檔案、檔案工作與該業(yè)務信息化程度的同步程度越高。特別是一些直接以檔案數據為基礎開展的實踐活動，如互聯(lián)網業(yè)務、地理信息系統(tǒng)等，必須實現(xiàn)相關檔案數據與業(yè)務工作同步化、一體化。而一些與具體業(yè)務活動關聯(lián)度較低的檔案，如歷史檔案，與社會信息化程度的同步化則會較遲緩。因此，不同檔案部門的檔案信息化程度與社會信息化的同步程度有很大的不同，整體上呈現(xiàn)出參差不齊的局面，檔案工作信息化的進程總體上要稍落后于實踐業(yè)務活動的信息化進程。我們在這里所談的檔案信息化革命的質變，主要發(fā)生在信息化程度較高、檔案工作與業(yè)務工作關聯(lián)度較高的社會實踐領域中，而在其他領域中，質變將在晚些時候發(fā)生。D5CBDF48-BA1E-4465-AE90-37B50F8F96A7

2.3 數據檔案是信息社會存在的經驗基礎。檔案的根本價值是原始符號記錄性經驗價值（或稱事實性經驗價值），檔案的根本作用是為人類思維提供原始符號記錄性經驗基礎。數據檔案的根本價值與根本作用在信息時代并沒有本質性的改變，所不同的是，在信息時代人類發(fā)展出了計算機的機器思維，這些機器思維的基本經驗基礎正是數據檔案。

隨著檔案數字化、數據化程度的提升，檔案的社會角色也在悄悄地發(fā)生著變化，其在社會中發(fā)揮的作用獲得了普遍性的提升。總的說來，數據檔案是信息社會的經驗基礎！智慧來源于思維，而思維依賴于經驗基礎。今天，所有標有“智慧”字樣的事物，不論是智慧城市還是智慧工廠、智慧制造、智慧服務、智慧檔案館等等，這些智慧都是人類所創(chuàng)造的計算機的機器智慧，而所有機器智慧都是數據智慧，都以數據檔案為其基本經驗基礎。國家《“十四五”數字經濟發(fā)展規(guī)劃》要求“加快建設信息網絡基礎設施。建設高速泛在、天地一體、云網融合、智能敏捷、綠色低碳、安全可控的智能化綜合性數字信息基礎設施。”[6]數據檔案的基礎地位和服務能力將得到進一步的提升。

2.4 數據檔案是信息社會的生產力

2.4.1 數據檔案成為資源、資本、資產和產品。自從文明社會產生以來，檔案就在人類社會中扮演著重要的角色。但在信息社會到來之前，檔案更多地扮演著基礎的后臺的角色，而較少直接地出現(xiàn)在前臺。而在信息社會，今天的時代，被稱為DT的時代，即數據科技的時代（DT就是Data Technology，數據科技）。數字經濟已成為繼農業(yè)經濟、工業(yè)經濟之后的主要經濟形態(tài)。在這種時代背景之下，數據檔案不但繼續(xù)充當信息社會經驗基礎的角色，同時更多地和直接地出現(xiàn)在前臺，數據檔案成了一種資源、資本、資產、產品和生產要素，數據在生產場景是數據資源，在交易場景是數據資產，在投資場景是數據資本，而數據檔案管理能力成為一種核心競爭力。

2014年起，貴陽大數據交易所、武漢長江大數據交易中心、上海大數據交易中心等20個數據交易平臺相繼成立，探索出一套較為完善的平臺交易規(guī)則體系。

2020年，湖南省、北京市、深圳市、杭州市等地也提出將探索建立大數據交易中心。2021年3月，北京國際大數據交易所正式成立，旨在打造“國內領先的數據交易基礎設施和國際重要的數據跨境流通樞紐”。[7]2021年11月25日，上海數據交易所成立。以上數據交易機構的建立，意味著數據與股票、物質資產一樣，可以交易。數據已經不但是數據資源，而且還是企業(yè)的重要生產要素、核心資產，并可以作為數據資本進行投資、作為數據產品進行銷售。

數據已經成為一種生產要素。2020 年4月印發(fā)的《中共中央國務院關于構建更加完善的要素市場化配置體制機制的意見》，首次將數據與土地、勞動力、資本、技術并列為五大基礎性要素，并提出“加快培育數據要素市場”，對構建和完善數據要素市場化配置體制機制作出部署。“數據要素的價值體現(xiàn)在兩個方面，一是，數據是數字經濟時代的‘石油，數據的流動就像是石油的燃燒，可以產生動力并帶來價值，數據的流動帶動技術流、物質流、人才流、資金流。從這個角度看，數據是新生產力。二是，數據是數字經濟時代的‘鉆石礦，通過挖掘提煉產生價值，體現(xiàn)在通過多維度、多領域數據揭示單一數據無法展示的規(guī)律，實現(xiàn)精準決策，增加確定性、可追溯性、可預判性，降低決策失誤和風險。從這個角度看，數據是新的生產要素。”[8]

如果我們的觀念還僅僅停留在數據信息是一種資源上，就大大落后于實踐了。

2.4.2 數據檔案管理成為一種核心競爭力。數據的價值形態(tài)得到了進一步的提升，而數據管理也成了一種核心競爭力，直接影響財務表現(xiàn)。當“數據資產是企業(yè)核心資產”的概念深入人心之后，企業(yè)對于數據管理便有了更清晰的界定，將數據管理作為企業(yè)核心競爭力，持續(xù)發(fā)展，戰(zhàn)略性規(guī)劃與運用數據資產，成為企業(yè)數據管理的核心。

數據的核心價值在于鏈接與共享。數據流正成為激活人流、物流、資金流、技術流的關鍵載體。

規(guī)范數據治理、提升數據要素價值挖掘能力，通過有針對性的數據治理舉措來實現(xiàn)數據的可見、可管、可用，將原始數據轉化為可應用的優(yōu)良數據資產。

數據資產管理效率與主營業(yè)務收入增長率、銷售收入增長率顯著正相關;此外，對于具有互聯(lián)網思維的企業(yè)而言，數據資產競爭力所占比重為36.8%，數據資產的管理效果將直接影響企業(yè)的財務表現(xiàn)。2020年，中國數字經濟規(guī)模已達到3.2萬億元，[9]占GDP比重達38.6%。

《“十四五”數字經濟發(fā)展規(guī)劃》指出：“2020年，我國數字經濟核心產業(yè)增加值占國內生產總值（GDP）比重達到7.8%，數字經濟為經濟社會持續(xù)健康發(fā)展提供了強大動力。”[6]

《“十四五”數字經濟發(fā)展規(guī)劃》要求“到2025年，數字經濟邁向全面擴展期，數字經濟核心產業(yè)增加值占GDP比重達到10%。”“數據要素市場體系初步建立。數據資源體系基本建成，利用數據資源推動研發(fā)、生產、流通、服務、消費全價值鏈協(xié)同。數據要素市場化建設成效顯現(xiàn)，數據確權、定價、交易有序開展，探索建立與數據要素價值和貢獻相適應的收入分配機制，激發(fā)市場主體創(chuàng)新活力。”“數字化公共服務更加普惠均等。數字基礎設施廣泛融入生產生活，對政務服務、公共服務、民生保障、社會治理的支撐作用進一步凸顯。數字營商環(huán)境更加優(yōu)化，電子政務服務水平進一步提升，網絡化、數字化、智慧化的利企便民服務體系不斷完善，數字鴻溝加速彌合。”“加快建設信息網絡基礎設施。建設高速泛在、天地一體、云網融合、智能敏捷、綠色低碳、安全可控的智能化綜合性數字信息基礎設施。”[6]

2.4.3 數據檔案管理成為一種社會發(fā)展的驅動力量。數據驅動（data-driven）是2011年全國科學技術名詞審定委員會公布的語言學名詞：“數據驅動是一種問題求解方法。從初始的數據或觀測值出發(fā)，運用啟發(fā)式規(guī)則，尋找和建立內部特征之間的關系，從而發(fā)現(xiàn)一些定理或定律。通常也指基于大規(guī)模統(tǒng)計數據的自然語言處理方法。”[9]數據驅動是指將數據作為生產資料，通過科學的方法，運用到業(yè)務經營過程中，并不斷做出正向的反饋，促進業(yè)務優(yōu)化提高。從某種意義上講，所有計算機系統(tǒng)行為都是數據驅動。數據驅動講究客觀地量化數據，主動采集數據并支持決策。數據驅動是通過數據實現(xiàn)“智能”，數據采集和分析整理，基于數據模型和算法，自動形成閉環(huán)，形成具體的應用。D5CBDF48-BA1E-4465-AE90-37B50F8F96A7

3 檔案信息化革命質變的具體內涵

檔案工作自身的質變是多方面全方位的，它涵蓋了檔案本身的存在形式與存在方式、檔案管理與運行模式、檔案管理系統(tǒng)、檔案管理機構與人員、技術模式、價值模式等方方面面，變化是深刻的巨大的，可以用改天換地來形容。

3.1 存在形式的數據化。在事物的所有變化中，存在形式與存在方式是最具有基礎意義的變化。當今世界，是數據為王的世界，數據成為信息社會的存在基礎。在檔案信息化過程中，檔案數據化是其重要內涵。

從存在形式上來說，在信息化過程中，檔案經歷了紙質→電子→數字→數據的變化。其中，電子是新檔案的物質表現(xiàn)形式，與傳統(tǒng)時代的紙質等相對應，它是最直觀的，也是最容易被人們關注到的;數字是新檔案的信息表現(xiàn)形式——即符號（數字符號）表現(xiàn)形式。它是一種虛擬表現(xiàn)形式，與傳統(tǒng)時代的文字等相對應，但它不像傳統(tǒng)符號和物質形態(tài)那樣直觀;數據是新檔案的價值形態(tài)，狹義的數據是數字方式表達的，而廣義的數據是一切由符號記錄下來的事實。后者就是我們所說的檔案。我們說電子檔案是一種數據，有兩個意思：第一，它是用數字符號表達的，即通過0和1的組合來表達的，所以它是一種數據，或稱數據化的檔案;第二，數據具有一種價值意義，即數據是一種可供分析、處理的信息，在這一點上，我們稱電子檔案為檔案數據。

經過了數十年的發(fā)展，人們越來越意識到電子檔案是一種可供分析、處理的數據，數據化的檔案數據是一種可供分析、處理的信息。事實上，當今社會中所說的“數據”，多數是數據化的檔案數據。如《上海市數據條例》指出：“數據，是指任何以電子或者其他方式對信息的記錄。”[10]顯然，按照這個定義，檔案是一種數據，而且是數據來源的主體。

檔案數據化，這是檔案存在形態(tài)的最具根本意義的變化，它的影響非常巨大，而且會越來越大。

具體而言，檔案數據化表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，傳統(tǒng)載體檔案的數據化（數字化）。這是存量檔案數字化問題，即將傳統(tǒng)時代產生的紙質檔案等進行數字化處理，使其轉化為數據形態(tài)的電子檔案。

這項工作開始于20世紀初，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》規(guī)定：“加快現(xiàn)有檔案的數字化進程，在北京、天津、遼寧、陜西、青島等地開展檔案工作應用數字化和網絡化技術的試點。”[11]2010年以后，特別是“十三五”期間（2016—2020年），傳統(tǒng)檔案數字化工作開始大規(guī)模全面展開。2013年10月，在“全國數字檔案館（室）建設推進會”上，國家檔案局局長楊冬權代表國家檔案局首次提出檔案“存量數字化，增量電子化”的要求。而到了“十三五”期間，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出“全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化”的發(fā)展要求。[12]

經過20多年存量數字化的工作，傳統(tǒng)檔案數字化工作已經取得了很大的進展。未來五年，大部分檔案部門將基本完成存量檔案數字化的工作。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出：“加快檔案資源數字轉型。加強國家檔案數字資源規(guī)劃管理，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系。……繼續(xù)做好‘存量數字化，中央和國家機關傳統(tǒng)載體檔案數字化率達到80%，中央企業(yè)總部傳統(tǒng)載體檔案數字化率達到90%，全國縣級以上綜合檔案館應數字化檔案數字化率達到80%。”[1]截至2020年底，全國各級綜合檔案館館藏檔案數字化成果19588.5TB。[13]

第二，原生數字檔案的數據化（電子化）。這是增量電子檔案電子化的問題。截至2020年底，全國各級綜合檔案館館藏電子檔案1387.5TB，其中，數碼照片390.2TB，數字錄音、數字錄像523.5TB。[13]

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出：“加快檔案資源數字轉型。加強國家檔案數字資源規(guī)劃管理，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系。大力推進‘增量電子化，促進各類電子文件應歸盡歸，電子檔案應收盡收，市地級以上國家檔案館全部具備電子檔案接收能力，電子檔案在檔案資源體系中占比明顯提升。”[1]

第三，新型數據管理的檔案化。在社會信息化過程中，產生了一些前所未有的數據檔案類型，如：物聯(lián)網、區(qū)塊鏈、大數據（非結構化數據）、系統(tǒng)數據等。這些數據檔案往往產生于新型技術機構中，其初期的“檔案化”管理程度較低，檔案界應加快謀求檔案工作與這些新型業(yè)務部門的融合，加快新型數據的檔案化進程。這是檔案信息化革命質變的重要方面。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出“探索電子檔案與大數據行動的融合[12]”。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出“完善檔案信息化發(fā)展保障機制。主動融入數字經濟、數字社會、數字政府建設，推動檔案全面納入國家大數據戰(zhàn)略，在國家相關政策和重大舉措中強化電子檔案管理要求，實現(xiàn)對國家和社會具有長久保存價值的數據歸口各級各類檔案館集中管理。”[1]

3.2 存在方式的集合化。傳統(tǒng)檔案的存在形態(tài)是紙質的，存在方式主要是傳統(tǒng)庫房。新型檔案的存在形式是數字的數據的，存在形式主要是數據庫。數據庫與傳統(tǒng)庫房的區(qū)別在哪里？區(qū)別在于：傳統(tǒng)庫房管理是一種不徹底的物理集中，即：物理上雖然集中，但在信息內容上很難做到集中處理，利用上還是以單份、單套為主;而數據庫管理既是一種物理集中，也是一種邏輯集中。即它可以集中處理庫內信息內容。

檔案數字化（檔案成為數據）具有比我們過去所能想象得到的更大更多更廣泛的意義，這是一種從個體到整體、單份到全體的深刻變化，它具有一種堪稱偉大的力量。整體數據與單份文件有什么不同：全體遠遠大于所有個體之和！

傳統(tǒng)檔案的利用主要是個體檔案的應用，解決的是一個個具體的需求。數據庫是一個數據整體，是一個通過技術手段可以整體運用的整體。整體檢索、整體統(tǒng)計、整體分析、整體利用已經成為常態(tài)！物聯(lián)網、大數據分析與人工智能等，使我們做到以前做不到的事情！今天的智能地圖等都是基于這種整體的數據實時分析！而且，數據庫并不是獨立的，它可以是“數據庫集合”，所以數字檔案的整體是一個超越數據庫的具體的整體。它可以在行業(yè)、城市或更大范圍的概念上實現(xiàn)數據整體利用。D5CBDF48-BA1E-4465-AE90-37B50F8F96A7

3.3 管理模式的單軌化。目前，正在發(fā)生的是檔案管理模式的質變——從雙套制、雙軌制到單套制、單軌制的轉變，也就是無紙化的轉變。即：在業(yè)務活動和檔案管理過程中，人們使用和存儲的只有電子文檔，而不再使用和存儲紙質文檔。電子檔案單軌制的前提是業(yè)務系統(tǒng)的單軌制，所以業(yè)務高度網絡化的企業(yè)與部門，其單軌制實現(xiàn)得較早，甚至一些互聯(lián)網企業(yè)從來就沒有實行過雙套制。

在電子檔案管理初期，雙套、雙軌制模式成為電子檔案管理的法定模式。關于電子檔案的保存模式，從2002年起，國家檔案局、國務院辦公廳等部門就發(fā)布了多項法規(guī)標準，這些法規(guī)和標準一致指向雙套制歸檔和雙軌制管理模式。但這種模式只是一種過渡性的模式，作為一種過渡模式，在電子文檔管理初期被采用可以理解，但不能停滯不前，需要盡快過渡到新的無紙化模式。2016年4月發(fā)布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出“加快提升電子檔案管理水平。……在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質檔案）管理試點;探索電子檔案與大數據行動的融合。”從目前社會信息化的發(fā)展狀況看，繼續(xù)全面實行雙軌制“既無必要，也無可能”。[12]

首先，繼續(xù)全面實行雙軌制已無必要：這種模式是為了規(guī)避電子檔案管理風險而存在的一種謹慎做法，但它越來越變成了一種“被異化的謹慎”。風險永遠存在，但電子檔案管理風險已不是一種非常規(guī)風險，它已經變成了一種總體可控的風險，只要我們采取了科學的管理系統(tǒng)和管理方案，其總體安全性會遠遠高于紙質檔案，而其整體優(yōu)越性更是顯而易見的。

其次，繼續(xù)全面實行雙軌制已無可能：第一，雙軌制造成的巨大浪費與效率低下，已經越來越變成了一種無法承受之重;第二，一些原生電子數據（實時數據、多媒體數據、物聯(lián)網數據、元宇宙等）已無法紙質化，而且這種類型的數據越來越多，中國的信息化大潮漫卷狂沙，很多行業(yè)、領域已經邁向無紙化，雙軌制已經無法繼續(xù)下去了。

目前，在推進電子檔案管理單軌制的過程中，主要存在著思想上和業(yè)務上兩個方面的問題：

思想上，要自上而下地統(tǒng)一思想，提高認識，需要在理論上技術上解決檔案系統(tǒng)骨干人員的認識問題。組織專家，全面闡述、說明單軌制的管理理論、操作技術以及法律法規(guī)，并通過培訓等手段解決認識問題。

我們還需要特別關注一些相關的業(yè)務問題，如：電子文件數據歸檔問題。目前，許多業(yè)務系統(tǒng)（包括國家電子政務系統(tǒng)）沒有解決好電子文件歸檔問題。甚至有一些單位在已經產生原生電子文件的情況下，仍然采用傳統(tǒng)的紙質文件歸檔模式。即：將原生電子文件先打印為紙質文件，簽字蓋章后再歸檔。這種模式在方法上是可笑的，在管理體制上是極端落后和不負責任的。

解決電子檔案管理單軌制問題，需要解決的具體業(yè)務問題還有很多，主要有：單位內部檔案管理的整體體制問題，特別是與業(yè)務系統(tǒng)的協(xié)調與一體化問題，電子檔案數據集成與安全存儲問題，電子檔案管理的四性保障問題，等等。最終要落實到電子檔案管理系統(tǒng)的科學性、合理性上。

3.4 運行模式的實時化。在檔案系統(tǒng)的運行模式上，逐漸從非實時信息系統(tǒng)轉變?yōu)閷崟r信息系統(tǒng)，從冷系統(tǒng)轉變?yōu)闊嵯到y(tǒng)，從限時運行系統(tǒng)轉變?yōu)槿旌蜻\行系統(tǒng)。

實時信息系統(tǒng)即實時信息處理系統(tǒng)，它可以是較小范圍內的主機型多終端的聯(lián)機系統(tǒng)，也可以是較大范圍的遠程在線（online）式的信息服務系統(tǒng)，還可以是應用范圍無限擴展的網絡互聯(lián)式的信息系統(tǒng)。它是一種全天候運行的管理系統(tǒng)，可以及時響應終端用戶或遠程終端用戶的應用請求，進行信息的檢索、存儲、修改、更新、刪除、處理和利用，可以及時地對用戶需要進行響應與應答。實時信息系統(tǒng)已經有非常廣泛的應用。一般而言，實時化的業(yè)務系統(tǒng)都是實時信息系統(tǒng)，如實時的交通信息系統(tǒng)等，也包括一些專門的信息管理與查詢系統(tǒng)。

實時信息系統(tǒng)是全天候不間斷連續(xù)運行的信息利用量較大的信息系統(tǒng)，因此我們稱之為熱系統(tǒng)。而傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)是有較大時間、空間限制的，利用量較小，因此我們稱之為冷系統(tǒng)。

3.5 管理主體（機構與人員）的信息化。首先，在信息化時代，檔案工作者將質變?yōu)樾畔①Y源管理者、數據工作者，成為新時代的信息工作者，承擔信息組織、信息分析與挖掘、管理系統(tǒng)建設與完善等工作職責。檔案工作者的工作對象與工作職責主要有兩點變化：第一，對象的變化，工作對象從紙質檔案轉變?yōu)橛嬎銠C信息、數據。第二，工作內容從信息管理為主，到信息管理與價值挖掘并重。檔案工作者管理的是原始數據，但原始數據不會自己產生價值，原始數據的價值必須通過系統(tǒng)的和檔案工作者（信息工作者）的數據管理和數據分析來實現(xiàn)。

傳統(tǒng)檔案工作者雖然也進行編研活動，但總體上并不是檔案信息的利用者。但新時代的檔案工作者必須既是數字檔案的管理者，也是數據檔案的信息處理者、數據分析者。也就是說，既是檔案管理者，也是檔案利用者。

其次，傳統(tǒng)的檔案機構也將逐漸成為信息資源管理機構。單軌制后，雖然一些珍貴的紙質檔案仍將被保存，但檔案部門的真正管理對象畢竟已經轉換為電子檔案及其管理系統(tǒng)。由管理對象決定，檔案管理部門成為電子檔案的管理部門，是高度信息化的部門。目前，檔案管理機構的信息化進程因所在單位的信息化進程的不同而有所不同。信息化水平很高的單位，如互聯(lián)網企業(yè)，其檔案機構信息化轉型早已完成，甚至它們一開始就是信息化的檔案機構;而多數單位的檔案機構正處于轉型過程中，轉型尚未完成。目前，許多單位設立了數據中心、信息中心、網絡中心等信息化機構，它們的職責與檔案機構形成了一定的交叉，或部分取代了檔案機構的信息化職能。從長久來看，兩種融合的可能性角度，將共同形成新的單位內部的信息化工作部門，原信息中心的部分主要履行計算機系統(tǒng)的技術管理工作的職責，原檔案部門的部分主要承擔信息管理者的角色。如果該單位實現(xiàn)了云化管理，新的信息化機構（可能稱為數據中心等）的主要職責將是信息管理。D5CBDF48-BA1E-4465-AE90-37B50F8F96A7

3.6 技術應用的高新化。在理順了管理系統(tǒng)的各種關系、完成了檔案管理模式的數字轉型后，電子檔案管理技術正從普通的傳統(tǒng)的網絡技術、數據庫技術發(fā)展到應用大數據、云計算、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網、人工智能、數字簽名、數字溯源、水印技術等等。這是技術應用帶來的質變，是未來電子檔案管理發(fā)展的重點。“大區(qū)云物智”等新技術的持續(xù)發(fā)展，不斷創(chuàng)造出新的數據檔案類型、新的管理方法與新的賦能方式，使電子檔案本身與電子管理發(fā)生了新的進一步的蛻變，實現(xiàn)了破繭成蝶。

在各種高新技術的應用中，移動互聯(lián)受社會需要的影響發(fā)展迅速，特別是貼近社會需要、貼近民生的檔案與業(yè)務管理一體化系統(tǒng)（如疫情防控系統(tǒng)、交通地理信息系統(tǒng)、社保系統(tǒng)等等），較早較快地實現(xiàn)了移動互聯(lián);大數據檔案管理與分析系統(tǒng)在大數據的發(fā)生領域（社會交際網絡、電子商務網絡、物聯(lián)網等等）隨業(yè)務發(fā)展而自然形成并不斷完善;云計算技術與云服務在檔案部門的應用有存儲與管理系統(tǒng)運行等多方面的優(yōu)勢，其具體應用以信息化程度本身的高低不同，從高到低正在逐步在各個行業(yè)、各個領域向前推進;區(qū)塊鏈的應用因其成本與技術的限制等原因，正處于發(fā)展的初期;物聯(lián)網數據檔案的產生與發(fā)展隨物聯(lián)網業(yè)務的建立與發(fā)展同步、自然地發(fā)生、發(fā)展;人工智能在不同領域的數字檔案管理與利用中正在嘗試性地開始應用;數字簽名技術的應用已經比較普遍與成熟;溯源技術、水印技術等各種實用技術也日趨成熟。

3.7 價值模式的數智化。實現(xiàn)檔案的信息價值是檔案工作的根本目的。在價值模式上，檔案信息化的質變是實現(xiàn)數智化——通過數字智慧實現(xiàn)檔案數據的高能化，數據檔案創(chuàng)造新的價值。電子檔案管理的價值模式正從冷（靜寂與休眠）系統(tǒng)過渡到熱（實時）系統(tǒng)，從保價系統(tǒng)發(fā)展到創(chuàng)價系統(tǒng)，從解決具體問題發(fā)展到發(fā)現(xiàn)規(guī)律。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，是一個相對靜寂的工作系統(tǒng)，相當多的檔案長期處于休眠狀態(tài)，利用率很低，是冷系統(tǒng);而較高級別的電子檔案管理系統(tǒng)是實時的全天候系統(tǒng)，利用率大大提升，是熱系統(tǒng)。傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)，以保存檔案（保價）為主要目的，而較高級別的電子檔案管理系統(tǒng)則保管與開發(fā)并重，系統(tǒng)直接具有創(chuàng)造價值的功能。從價值形態(tài)來看，傳統(tǒng)檔案利用主要以通過利用單份或少量文檔解決具體問題為主要方式，而較高級別的電子檔案管理系統(tǒng)則能夠通過全庫檔案的整體利用來發(fā)現(xiàn)規(guī)律，創(chuàng)造更大的價值，發(fā)揮更大更多的作用。

信息化時代的電子檔案利用可以分為兩個階段或兩種基本模式：第一，常規(guī)模式：網絡時空環(huán)境下的電子檔案利用模式，它在效率和整體性等方面達到提升了檔案利用的效果，但它在檔案信息化方面尚處于初級的階段;第二，數字賦能：通過大數據、人工智能、云計算等新技術手段，對電子檔案進行能量挖掘性利用，它使電子檔案的潛能得以充分挖掘，發(fā)揮出前所未有的能量，是電子檔案價值實現(xiàn)的新階段。建設科學高效的電子檔案管理系統(tǒng)與平臺，只是完成了基本工作，實現(xiàn)了基本功能。而檔案信息數據的智能化運用才是高級階段。而且，這種智能化的追求是無止境的，是我們在信息化時代的長期的根本的追求。

制作科學的電子檔案管理系統(tǒng)，并將云應用、機器學習、大數據統(tǒng)計分析、哈希數值鎖定數據區(qū)塊、智慧接收與智慧鑒定等新技術應用于電子檔案管理系統(tǒng)，正是筆者目前正在做的和未來主要做的工作。

3.8 管理系統(tǒng)的一體化與集成化。電子檔案的管理，歸根結底是通過計算機系統(tǒng)來進行的，所以檔案信息化的質變必然反映到電子檔案管理系統(tǒng)上，以上所講的檔案信息化質變的所有特征，都會在電子檔案管理系統(tǒng)中有所反映。

自從計算機檔案管理系統(tǒng)產生以來，考察計算機檔案管理系統(tǒng)的演變與未來發(fā)展，我們可以按管理理念（ID）將其劃分為以下五個階段：

ID1.0階段，即計算機輔助管理階段，系統(tǒng)的主要功能是編制目錄與進行檢索。這是一種基于傳統(tǒng)檔案管理的計算機應用，主要存在于30～15年前，與今天的電子檔案管理不是一種時空模式，已經完全不適用于今天的電子檔案管理。如果有的單位仍然在使用這種系統(tǒng)，必須馬上取締，并爭取將數據導入新的電子檔案管理。

ID2.0階段，即傳統(tǒng)檔案管理模式的計算機系統(tǒng)再造階段。這個階段主要是將傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)照搬到計算機系統(tǒng)中，簡稱傳統(tǒng)再造，處于雙軌制階段。這種情況普遍存在于當今的電子檔案管理過程中，是目前大部分電子檔案管理系統(tǒng)的真實寫照。出現(xiàn)這種情況具有其歷史必然性，因為從傳統(tǒng)檔案管理過渡到電子檔案管理需要人們在思想上認識上有一個過渡過程、適應過程，它們不自覺地將一些并不適用于電子檔案管理的傳統(tǒng)要素（如案卷等）復制到電子檔案管理系統(tǒng)中。發(fā)生這種情況的主要原因在于電子檔案管理系統(tǒng)的需求方案起草者往往并不是真正的電子檔案管理專家，而是甲方自己的檔案工作者或聘請的其認識并未達到電子時代要求的“檔案專家”。至于乙方的計算機工程師們，由于不懂檔案業(yè)務，更不可能設計出科學的電子檔案管理系統(tǒng)方案。這是目前電子檔案管理面臨的最重要的困境之一。

ID3.0階段，即進入到真正的數字檔案管理模式的階段，進入到單軌制階段。真正的數字檔案管理去掉了一些完全屬于傳統(tǒng)檔案管理需求的元素，增添了一些屬于電子檔案管理的新要素，并將數字簽名、水印溯源、數據集成等技術應用到管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)管理模式與管理理念的數字化。單軌制在技術上已經比較成熟，在一些信息化程度比較高的企業(yè)、部門，如百度、阿里等互聯(lián)網企業(yè)、電商企業(yè)已經有較長時間的應用。在國內全面推進電子檔案單軌制管理，是當下中國檔案事業(yè)發(fā)展的一個關鍵性問題。目前的電子檔案管理系統(tǒng)都應向這種模式看齊，以期盡快、盡好地實現(xiàn)檔案系統(tǒng)大范圍地從雙軌制向單軌制過渡。軟件公司要承擔起自己的社會責任來，與檔案部門一起制作出高水平的ID3.0階段的電子檔案管理系統(tǒng)來。

ID4.0階段，即與業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)一元化管理的階段，即檔案管理回歸實踐本體的階段，進入到了單軌制的較高級階段。所謂回歸本體，就是檔案管理系統(tǒng)通過計算機網絡工具與業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)一體化，不再游離于實踐本體之外，從檔案獨立化到全業(yè)務流程一體化，實現(xiàn)管理體制的一元化。關于這一階段，檔案界過去多稱為“電子文檔一體化”階段。但這種說法還不夠徹底，因為根本問題是檔案管理活動與業(yè)務活動的關系問題。這是檔案工作中的一個具有根本性的問題，傳統(tǒng)檔案工作也應解決好這個問題。電子時代我們則可以網絡系統(tǒng)平臺和管理系統(tǒng)解決這個問題。具體解決方案應根據本單位的具體情況制定。D5CBDF48-BA1E-4465-AE90-37B50F8F96A7

檔案工作系統(tǒng)原本就是業(yè)務工作系統(tǒng)的組成部分，業(yè)務活動是檔案與檔案工作的本體。而在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案系統(tǒng)相對獨立，成為一個游離于業(yè)務系統(tǒng)之外的工作系統(tǒng)，這并不是一種合理的模式。在信息時代，以信息化工作平臺為基礎，檔案工作通過計算機系統(tǒng)、網絡平臺等，可以回歸到業(yè)務本體中去，實現(xiàn)全業(yè)務系統(tǒng)一體化。每個單位都以業(yè)務活動為核心，形成自己的一個獨立、完整、一體化的數據流動平臺。檔案機構成為這個數據流動平臺的管理者。

ID5.0階段，即新技術全面賦能數字檔案管理的階段。數字賦能，是指將大數據、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈、數字溯源等技術應用到管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)管理功能的高階數字化。這是電子檔案管理的最終歸宿和本質特征。在數據時代，檔案數據已經成為一種生產資料和生活資料，已經可以成為一種直接的生產力。而實現(xiàn)這種根本轉變的途徑就是智能化管理。它是電子檔案管理系統(tǒng)制作的最終并不斷發(fā)展的美好追求。

總之，從ID3.0階段開始，電子檔案管理系統(tǒng)就進入到了較高級的階段。ID3.0、ID4.0和ID5.0之間，并不是一個相互排斥、相互取代的關系，而是相互結合、層層遞進的關系，并向著管理系統(tǒng)一體化、集成化、智能化方向發(fā)展。

進入信息化時代以后，檔案信息化的發(fā)展可以劃分為兩個階段：管理模式轉換階段和價值模式轉換階段。

前者也可稱之為數字化階段，即從傳統(tǒng)紙質檔案管理模式轉換為數字檔案管理模式，這個階段的完成以單軌制的運行為標志，重點是解決兩種時空的轉換問題。思維的重點是新模式在保證安全高效的前提下，如何汰舊革新，如何創(chuàng)造區(qū)別舊時空條件的新管理模式。需要注意的是不要用傳統(tǒng)模式套新管理模式。

后者也可稱為數智化階段，即在數字化基礎上，在檔案數據集成的基礎上，通過大數據、人工智能等各種新技術，促使檔案價值實現(xiàn)進入到一個前所未有的爆發(fā)期，產生一種“超值效應”。之所以稱它為“超值”，一方面是指它超出了傳統(tǒng)檔案的作用范疇，對檔案界內部來說超乎尋常的;另一方面，檔案的價值更直接地服務于社會，檔案數據不再是只能通過外部利用才能發(fā)揮作用，而是直接地獨立地作為生產、生活資料發(fā)揮作用。這一階段的重點是新技術手段如何應用于檔案工作，思維的重點是運用新技術創(chuàng)造新價值。

最后，筆者還要說幾句“題外話”：檔案信息化革命的質變還會影響到人們對檔案的認知上、影響到相關事物的名詞術語上、影響到檔案事業(yè)在整個人類社會中的位置上。檔案信息化質變的過程中，電子檔案在數據化、智能化的作用下，正出現(xiàn)了兩個相反的趨勢：一是進入“價值爆發(fā)期”，

進入檔案的“超值時代”;而另一方面，“檔案”因名稱的變化（常常被稱為數據）正在隱形化，我們需要積極地尋找正確的應對措施。

*本文系新版《檔案學概論》理論創(chuàng)新系列論文之談檔案信息化革命質變的原因與內涵;系國家檔案局科技項目“面向全程溯源的公路建設項目檔案數據集成技術及其應用研究”（項目編號：2021-X-04）階段性成果。

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[3]人類五大信號系統(tǒng)的理論是筆者在巴甫洛夫兩大信號系統(tǒng)理論的啟發(fā)下提出來的.參見：丁海斌，顏晗.論檔案的根本作用是人類群體思維的重要經驗基礎——兼論檔案從哪里來到哪里去[J].檔案學通訊，2020（01）：41-47.

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[13]該數字來源于《2020年度全國檔案主管部門和檔案館基本情況摘要》，國家檔案局政策法規(guī)司2021年8月6日發(fā)布于國家檔案局網站https：//www.saac.gov.cn/daj/zhdt/202108/6262a796fdc3487d93bfa7005acfe2ae.shtml.

（作者單位：廣西民族大學管理學院，廣西數字檔案管理研究所 來稿日期：2022-02-20）D5CBDF48-BA1E-4465-AE90-37B50F8F96A7