高校采購檔案管理實踐與探析

文/操天明 柳群英 劉小芳

引言

隨著我國高校規模不斷擴大，教學、科研等各項工作快速發展，高校的貨物、工程和服務類采購逐年遞增，大部分高校都積極按照政府采購及招投標相關法律法規實施采購，使得高校采購工作朝著規范化和科學化的方向不斷發展。各類采購為學校發展提供保障，在學校發展中占據重要地位。近年來，采購工作成為廉政風險易發和多發領域，保證采購活動在法律規定的范圍內進行，提高資金使用效益、保障學校穩步發展顯得尤為重要。隨著高校內控管理制度的不斷完善，做好采購檔案的歸檔工作，記錄采購活動的全過程，減少發生違背法律法規或貪污腐敗行為是高校反腐和廉政建設的重要課題。

1 高校采購檔案的重要性

高校采購檔案是指高校采購活動中產生的紙質和數字音像材料等，是采購全過程的原始記錄，為項目的順利實施提供了法律保障。高校采購工作應當遵循公平、公正、公開和誠實信用的原則，維護國家和社會公共利益，促進廉政建設。采購檔案客觀、真實地反映著采購過程，采購檔案的健全規范既是內部控制管理的需要，也是防范廉政風險的依據。采購檔案能夠為審計、紀委、上級有關部門開展采購工作檢查提供原始材料，也能為采購結束后出現的各種問題提供審查依據，通過采購檔案還原采購過程，督促相關人員“不敢腐、不能腐、不想腐”，促進良好營商環境的建設和采購工作陽光透明地開展。

2 高校采購檔案管理現狀

2.1 缺乏對采購檔案的重視

近年來，隨著廉政建設、審計工作的不斷推進，加強采購工作的監督檢查，促進陽關采購成為常態。采購流程的規范化越來越受到重視，各高校從事采購工作的專業部門，一部分高校掛靠在財務處、國有資產管理處等部門；一部分高校成立了專門的采購管理部門，但采購檔案整理歸檔工作相對滯后。重采購業績，輕檔案管理，只要完成采購項目就好，對于采購過程中形成的各種文檔材料并未引起足夠重視。加之高校行政工作人員存在人手不足或者分工不明、采購檔案管理制度不健全、材料整理不及時、采購項目完成后材料隨意擺放等情況，導致使用時查找困難，散失現象比較嚴重。

2.2 管理制度不完善

高校采購包括項目調研、立項、預算編制、采購申請、采購需求論證、合同簽訂、項目驗收、資金支付等一系列流程，牽涉到校內多個部門，各部門會形成不同階段的檔案材料。《政府采購法》第四十二條規定：“采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。”對具體如何存檔未給出明確規范。部分高校并未制定采購檔案的歸檔制度，而是采用“有什么歸什么”的原則，由于采購過程中各個環節的專業性要求比較高，檔案管理員往往缺乏采購相關知識，只能將材料簡單整理后入庫，整個過程中缺乏統一標準，各部門間缺乏溝通協調，職責分工不明確，為后期的采購檔案使用和查找帶來了不便。

2.3 宣傳不到位，檔案意識不強

受傳統檔案管理理念的影響，人們對于檔案主要是強調收藏，對檔案的基礎知識宣傳不到位，普及性不高，普通大眾對于檔案的重視程度不高。檔案意識是人們主觀上對檔案工作的了解程度和認識水平，對具有保存價值的資料進行整理、保護和開發的意識。采購工作是一項流程多、事務冗雜的工作，高校采購管理的相關規章制度對于檔案管理的相關規定比較少，用于專門存放采購檔案場地的有限，高校從事采購管理的工作人員一般都只重視采購程序，采購工作完成后對檔案的保管意識和開發利用意識淡薄。隨著工作崗位的變動，一些重要的項目文件丟失后就難以查找，嚴重影響檔案的完整性。

2.4 信息化程度低，使用效率不高

目前，采購以響應供應商在規定時限內遞交紙質響應文件、現場評標為主。過程中形成的材料均為紙質文件。由于高校普遍對檔案的重視程度不高，很多高校未將采購檔案進行掃描加工等信息化處理，使用時均要到檔案管理部門查詢紙質材料，程序比較煩瑣，造成檔案利用率不高。各部門在需要采購時只考慮部門現有情況，立項申報所需產品，不會通過查找檔案的方式檢索其它學院部門是否已經購買過該產品，往往會導致重復購置，造成資源浪費。

3 南京工程學院采購檔案管理實踐探索

南京工程學院（以下簡稱“我校”）檔案館為了實現學校采購檔案管理工作的規范化，通過完善管理制度建設，加強檔案管理工作的宣傳，明確歸檔原則，重視信息化建設，充分發揮采購檔案在學校教育管理、教學活動、教學研究等各項工作中的作用，不斷提高檔案管理水平。

3.1 完善檔案管理制度

制度建設是一切管理工作良好有序開展的基礎。我校依據《南京工程學院檔案管理辦法》制定了設備檔案歸檔實施細則，將SB13確定為政府采購和招投標項目歸檔實體分類代碼，明確了采購檔案的歸檔范圍及保管期限，同時建立采購檔案收集整理，電子檔案存檔，檔案立卷、查借閱辦理、移交、銷毀等一套完整的檔案管理制度。以此對檔案管理工作進行約束，提升檔案工作規范，促進采購檔案歸檔工作規范有序。

表1 南京工程學院SB13設備采購（招、投標）歸檔范圍和保管期限

3.2 加強宣傳，提升歸檔意識

檔案宣傳是檔案事業的重要組成部分，通過不斷加強宣傳，增強社會各界對檔案的重視，使人們積極關注和支持檔案工作。為增強我校師生的保護和收集歸檔意識，學校檔案館不定期開展檔案宣傳、深入各部門調研，每年6月9日國際檔案日開展各類主題宣傳活動。對于學校教務處、審計處、招投標與物資采購中心等歸檔材料比較多的部門采取逐個上門指導，針對不同類別專人負責對接等模式，不斷提升學校檔案管理水平。

3.3 遵循“誰形成、誰歸檔”原則

高校采購過程涉及多個部門且各個部門的工作專業性比較高，若由某一個部門來牽頭統籌采購檔案的歸檔工作，因各個環節的專業性高及整個項目完成周期較長，難以實現采購檔案的整理歸檔工作。根據采購檔案的特點，我校采購環節主要牽涉采購需求部門（負責調研、立項申請）、歸口管理部門（負責立項審批）、財務處（負責預算下撥、款項支付）、招投標與物資采購中心（負責實施采購）、國有資產管理處（負責驗收、資產入庫），整個采購過程中形成的檔案材料遵循“誰形成、誰歸檔”的原則，按照制定的采購檔案管理規定，由各部門兼職檔案員負責本部門相關材料的收集，檔案館專業人員審核、指導整理，完成歸檔工作，這樣既確保了檔案歸檔的及時性，同時又能保證檔案的規范性及完整性。

3.4 實現目錄信息化，做到數據相關聯

采購項目各供應商的響應文件都是整本裝訂的，且每個項目有多家供應商參加投標，若是所有材料均掃描后采用電子版歸檔，成本比較高，而且很多項目的材料掃描存檔的利用價值不高。考慮采購檔案信息化的成本和實際情況，我校目前按照每個采購項目為一個案卷進行錄入歸檔，采購過程中形成的采購公告、采購文件、供應商登記表、專家登記表、評審報告、中標通知書等材料均由采購代理機構匯編成冊，每個采購項目的材料均按冊編序裝盒存檔。將項目號、項目名稱、項目所在部門、項目經費號、項目負責人、采購編號、合同編號等關鍵信息作為關聯項，全部錄入檔案管理系統。當在系統中錄入其中某個關鍵字即可關聯其它信息，通過查閱紙質材料即可查全相關信息。

4 提升采購檔案管理水平的措施

4.1 加強政策宣傳，不斷完善檔案管理制度

領導層的檔案意識直接影響檔案歸檔工作的開展。高校在重視采購工作的同時，應加強檔案歸檔工作的宣傳，增強相關人員的檔案管理意識，將檔案的歸檔情況列入各級領導的年終考核。只有從思想上意識到檔案的重要性，才能真正重視檔案的歸檔工作。高校的采購主要服務于教學和科研，在采購實施過程中容易發生廉政風險，完整的采購檔案可以回溯采購過程，查補采購過程中存在的問題。只有建立健全制度，用系統有序的管理體制來增強職能部門的責任意識，堅持依法依規辦事，才能保證采購檔案的管理水平，減少廉政風險的發生，促進采購工作規范、健康發展。

4.2 利用大數據分析提高利用率，提升采購檔案關注度

大數據時代給檔案利用帶來了巨大的機遇。利用大數據技術有針對性的開發檔案信息，提供個性化服務。可以根據采購項目的特點，按貨物、工程和服務三類不同采購項目進行分析，采購需求部門在檔案使用過程中哪些材料查閱頻率高、利用率高，在審計、紀委、上級部門的各項檢查中哪些材料是抽查較多的，通過數字化手段將這些檔案材料進行數字化處理存入檔案系統，以便于查閱、利用。同時根據學校情況，給校領導、部門領導等開通相應權限查閱歷年采購資料，為學校發展規劃提供有力的數據支撐，引起領導對檔案的關注，通過領導重視，提升對檔案的重視度。

4.3 加快信息化建設，提高采購檔案信息化管理水平

隨著高校對信息化建設的日益重視以及支持力度的不斷加大，目前我國高校幾乎都建成了專業的校園網，覆蓋了全校的科研、管理等領域。國家大力提倡加快電子招標投標平臺建設，盡快完成招投標過程無紙化，提升采購工作的透明化。《中華人民共和國政府采購法實施條例》第四十六條規定：“政府采購法第四十二條規定的采購文件，可以用電子檔案方式保存。”為電子檔案存檔提供了法律依據。利用電子檔案文件直接編目歸檔，不僅可以減輕信息化成本，同時還可以解決大量紙質采購檔案的存放問題。

2020年初爆發新冠肺炎疫情。為應對疫情，采購業務加快電子化發展步伐，各地政府逐步試行電子評標系統，產生大量電子檔案。高校由于資金投入有限，人員配備較少等多方因素，采用電子評標相對滯后。大部分高校已經配備了檔案管理系統，部分高校配備了采購管理系統，借助采購管理系統實現網上辦理采購項目的立項、審批、線上采購流程記錄等，但由于各個系統之間并未實現對接，檔案歸檔工作費時費力。高校應盡快實現檔案管理系統和其它系統的無縫對接，實現各個系統流程完成后直接將相關數據推送到檔案管理系統中進行整理歸檔，既節約成本，又方便實現歸檔工作。未實現采購管理信息化前，可以將采購項目的關鍵信息錄入到檔案管理系統或將采購檔案數字化，借助檔案管理系統進行管理。通過網上完成查閱審批流程，減少相關人員跑腿查閱的時間，直接通過網絡調閱相關檔案信息，提高檔案利用率，促進檔案管理水平。

4.4 加強人員培訓，提升人才隊伍專業能力

人員素質是決定檔案管理水平的重要因素。采購工作牽涉政府采購、招投標相關的法律法規、財務等各方面的綜合知識，因此采購檔案的歸檔，對于檔案管理員也提出了更高的要求。檔案管理員首先應具備較強的責任心和較好的業務素質，熟練掌握檔案的歸檔流程和操作；其次檔案管理員應具有良好的溝通、協調、鑒別能力，對各個部門的采購相關檔案根據《檔案法》和各部門的實際情況提出歸檔要求；第三應具備良好的信息技能，能對這些檔案信息運用信息技術、大數據分析技術進行加工、處理，既符合歸檔要求，又能保障檔案的完整性和利用效率。高校可以借助各種業務學習和培訓不斷提高檔案管理人員的業務水平，同時提高采購工作人員的檔案意識和檔案整理水平，通過各部門共同協作，促進采購檔案管理工作水平的提高。