基于B/S架構模式的物資儲備系統電子檔案管理研究

文/劉 麗

區域性公路交通應急裝備物資儲備是固定資產項目管理的重要組成部分，關系到國家區域性公路交通戰略物資、國計民生等重要物資的安全保障。國家區域性公路交通應急裝備物資（山東）儲備中心（以下簡稱“儲備中心”）位于臨沂市，是交通運輸部在全國范圍內規劃布局的17個儲備中心之一，也是山東省重要公路交通物資儲備中心，是集國家區域性公路交通應急裝備物資儲備、國家交通戰備裝備物資儲備、應急培訓及演練于一體的綜合性基地，主要承擔區域性公路交通戰備應急裝備物資儲備管理、應急救援培訓演練、公路網絡信息管理等職能。儲備中心建立以來，陸續采購了土方裝備（如挖掘機、平地機）、除雪裝備（如多功能除雪破冰車、拋雪機）、橋梁裝備（如26米應急機械化橋、鋼橋架設車）、應急救援裝備（如全地形應急救援車）、保障裝備（如應急宿營車）、快速響應裝備（應急通訊車、中型應急指揮車）、輔助裝備（電動叉車、內燃叉車）和其他裝備（應急抽水泵車）等。近年來，隨著國家政務信息化進程的加快，儲備中心信息化成效顯著。物資儲備系統電子檔案作為檔案信息化的重要組成部分，是管檔治檔能力的重要體現。

1 物資儲備系統電子檔案管理面臨的挑戰

1.1 電子檔案來源有待拓寬

隨著辦公自動化的持續推進，儲備中心產生的電子檔案數量、規模和類型都呈現出較大幅度增長之勢，但電子檔案來源渠道依然不暢，突出表現在電子公文流轉流程不完整，電子檔案管理未從公文起草、擬稿、核稿等建立起全生命周期管起來，完整性不強。比如，物資采購計劃編制多采用電子文件形式，但采購合同又多為紙質文件形式。某些方面電子檔案種類較少，文本類、會議類檔案資料偏多，照片、錄音等音像類檔案資料偏少。此外，公務郵箱產生的郵件、政府網站網頁信息，以及微博微信等社交媒體產生的應當歸檔的電子文件并未及時收集歸檔。

1.2 電子檔案整理有待規范

國家區域性交通應急裝備物資主要包括應急處置類、工程機械類、后勤保障類和應急物資類等，從檔案管理現狀來看，基本能夠按照電子檔案管理規章制度要求，進行普通的電子檔案整理和歸檔工作，但關于物資儲備系統專門的電子檔案管理制度缺乏，關于物資儲備電子檔案的接收、保管、保存、利用等詳細的規定和要求并未提出，導致在實際執行過程中，關于物資儲備專門的電子文件格式存儲不一致，影響電子檔案管理的信息化、規范化水平，影響檔案信息資源的共享。

1.3 電子檔案保存有待改善

電子檔案保存所需的環境較傳統紙質介質保存有較大區別，由于儲備中心成立時間較短，目前，電子檔案保存環境方面還需要進一步改善。主要表現在電子檔案存儲的設備和介質不達標，未安裝專門的音像檔案裝具；電子檔案未做異地異質備份；電子檔案管理所需的軟硬件條件較為薄弱等，都使電子檔案存儲的安全性得不到有效的保障。

1.4 電子檔案系統有待完善

從電子檔案管理系統的建立和運行情況來看，尚未建立全面的電子檔案管理系統，電子檔案管理以文書類電子檔案管理為主，相關的物資設備類的電子檔案管理缺少專門的管理系統。

2 物資儲備系統電子檔案管理系統應具備的技術架構

物資儲備系統電子檔案是物資儲備建設和管理的重要組成部分，隨著信息技術的發展，物資儲備檔案管理已經逐步轉向信息化，但由于電子檔案信息管理系統薄弱，亟待構建信息網絡背景條件下的電子檔案管理系統。B/S架構是一種集合客戶端與服務器結構的管理結構，具有維護簡便、成本低，客戶端負載小等優勢，能夠在Windows環境下運行。

2.1 B/S系統概述

物資儲備系統電子檔案管理涵蓋物資采購、驗收、質控、維保、報廢等各個環節中關于物資設備的詳細信息記錄。通過B/S系統能及時記錄相關物資設備信息，利于物資設備的高效利用和優化管理。B/S 系統即Browser/Server（瀏覽器/服務器），客戶端不需要安裝專門的軟件，通過瀏覽器即可登錄并訪問系統。其最大優點在于客戶端不需維護，適用于用戶群龐大或客戶需求經常變化的情況，可擴展性強。

2.2 B/S系統優勢

基于Browser/Server（瀏覽器/服務器）的物資儲備電子檔案管理實時查詢檢索功能，增強信息共享性，提高電子檔案檢索利用率；替代原始檔案管理，利于檔案保護；系統管理，提升存儲功能，降低存儲空間；電子檔案異地異質備份，提升電子檔案的安全性；B/S模式，客戶端零安裝，后期軟件升級維護簡便，節約了物資儲備檔案管理人財物成本，且具有較好的系統可擴展性；通過用戶角色權限分配，增強系統安全性。

2.3 B/S系統思路

互聯網+物資儲備設備電子檔案管理共享設計思路，共分為三個管理層。一是物資數據層。主要收錄儲備物資的相關數據，與物資生產廠家進行數據信息共享，可使物資設備使用、維修與生產企業之間實時分享數據信息。二是物資使用層。將現有的使用物資與庫存物資分類編號入庫，對響應的物資數據進行檢測、上傳，包括儲備物資的型號、采購時間、采購數量、技術參數、合同簽訂、維修記錄、保養記錄、故障記錄、設備履歷及運行狀況等基礎信息。三是檔案管理層。根據“互聯網+物資系統”電子檔案共享平臺，并與OA辦公系統連結，設立物資儲備采購子系統、物資儲備調撥子系統、物資臺賬子系統、物資綜合查詢子系統等，實現物資儲備檔案電子檔案集約化管理。

2.4 B/S系統模塊

根據B/S系統設計思路，以及物資儲備管理現實需要，將該系統模塊設計為物資采購檔案管理、物資保修檔案信息和物資檔案管理功能模塊。一是物資采購檔案管理。物資采購模塊主要收集物資儲備商家投標、競標過程，物資采購呈批文件、預算編號、物資使用科室、申報科室、申報名稱。二是物資保修檔案信息。隨著區域性公路交通應急需要，儲備中心陸續采購了土方裝備、除雪裝備、橋梁裝備、應急救援裝備、保障裝備、快速響應裝備、輔助裝備和其他裝備等，物資儲備中心的設備在后期使用過程中，需要登記相應的維修記錄，做好大型交通設備保修檔案管理，提供檔案查詢及編輯操作，能夠實現物資與檔案的動態聯系，保障設備物資順利使用，延長使用壽命，減少預算支出。三是物資系統檔案管理。物資系統檔案管理主要指已經完成物資采購建檔的物資檔案，以及未經采購流程的物資檔案。該模塊功能支持智能查詢，即，模糊查詢和動態查詢。檔案管理人員可根據物資設備類型、分類、建檔時間、廠家等自主選擇查詢條件，查詢所需的物資信息，最后可通過Excel形式導出；裝備物資檔案以PDF形式保存，便于查詢；系統支持數據導入功能，編輯物資設備檔案，可確保數據的完整性。

圖1 檔案管理模塊圖

3 物資儲備系統電子檔案著錄方法

物資儲備系統電子檔案管理處于探索發展階段，專門用于物資儲備系統電子檔案管理軟件的開發和應用還較少。市場上應用的多款通用電子檔案管理系統的功能和模塊相似，在電子檔案管理系統及運行平臺上選用B/S主流技術結構。即，物資儲備系統電子檔案客戶端通過瀏覽器Web服務器訪問與其相連的后臺專門的SQL server數據庫系統。

物資儲備系統檔案有其自身特殊性。一是文件屬性的單一性。即，每一卷物資檔案材料包括該類物資的各種類型的電子文件，與其他類型的檔案相比，相對單一。包括物資采購單、報告書、申請表、保修單、使用申請等。此外，每一卷電子檔案內文件屬性也較為單一，或言之，案卷屬性可代表文件屬性。二是名稱描述的統一性。每一卷的物資設備電子檔案材料中的電子文件資料有統一的名稱描述，此外，每件文件只需提取出較為統一的“頁碼”屬性描述，即電子卷宗內的文件屬性是統一的案卷屬性，著錄頁碼即可清楚表明文件數量。三是卷宗發生范圍的相通性。除了物資儲備系統不同設備項目名稱或編號等之外，其他電子卷宗屬性有其相通范圍。如，物資系統經費來源，參與物資招標機構屬性子系統中的項目內容一樣。

根據物資儲備系統電子檔案的上述特點，我們可以利用計算機信息技術，按照“簡化整理，深化檢索”，采用“卷件結合”電子文件著錄規則，實現對物資儲備系統電子文件的著錄，即將電子文件內容著錄在電子案卷條目上，以“案卷”方式管理，以“件”的方式顯示、著錄。

3.1 電子檔案著錄案卷屬性

物資儲備電子案卷屬性著錄部分，即描述本電子卷宗案卷的屬性內容。物質儲備設備名稱、編號、購置時間為特定屬性，其他均可用一定描述項，作為通用屬性，直接用電子檔案管理系統中的下拉列表，快速自動選擇，無需輸入，提高電子檔案著錄效率。

3.2 電子檔案著錄文件描述

物資儲備電子文件整理最具特色的是描述部分的“件卷結合”。即每卷電子檔案材料基本屬性與該電子案卷屬性一致，無需重復錄入，著錄該電子文件頁碼屬性，便可說明該電子文件性質、狀況。將區域性公路交通應急裝備分為土方裝備類、除雪裝備類、橋梁裝備類、應急救援裝備類、保障裝備類、快速響應裝備類、輔助裝備類和其他裝備類電子文件，每一類文件按整理規范進行編碼整理，著錄頁數便可詳細表示該類電子文件信息。

3.3 “件卷結合”著錄優勢

與其他模式相比，件卷結合應用于物資儲備系統電子文件著錄有其諸多優勢。一是著錄效率高。件卷結合模式，較傳統按“卷”模式著錄，效率顯著提高，輸入文件信息，下拉相關選項完成項目選擇即可。二是項目表述清。件卷結合，案卷電子目錄菜單中清楚顯示案卷內電子文件內容及屬性，無需打開電子文件菜單便可實現查找和清點電子文件信息“有無”及數量“多少”。三是年報統計快。利用設備系統，可快速準確地統計出館藏物資儲備檔案數量，利于檔案統計。

4 物資儲備系統電子檔案管理措施

電子檔案是物資儲備系統信息化發展的重要組成部分和歷史見證，管好用好電子檔案是管檔治檔能力的重要體現，也是提升辦公效率的現實需要，應從規章制度、軟硬件條件、電子檔案信息應用，以及專業人才隊伍培養等方面綜合施策，不斷提升物資儲備系統電子檔案管理的綜合水平。

4.1 規范：完善電子檔案管理制度

物資儲備系統電子檔案管理，應立足《檔案法》 《保密法》 《電子文件管理暫行辦法》 《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等法律法規及業務規范的相關標準和要求，結合物資儲備系統檔案管理實際和特點，細化電子檔案分類方案、電子檔案管理制度，按照“件卷結合”的著錄規則，確保收集的電子檔案收集齊全、整理科學、著錄規范，保障電子檔案“四性”。

4.2 安全：改善電子檔案管理環境

嚴格按照國家檔案局13號令，為物資儲備系統電子檔案管理營造安全可靠的存儲環境，配齊配強軟硬件設備，購置光盤柜、防火設備、智能監控設備、恒溫恒濕測量及控制設備等，必要時，應配備專門的電子檔案庫房，進一步改善物資儲備系統電子檔案存儲環境。此外，做好電子檔案異地異質備份工作，注重密鑰、查殺毒軟件等先進技術應用，確保電子檔案安全。

4.3 高效：優化電子檔案管理系統

在已經開通和建立相關電子檔案管理系統的基礎上，根據物資儲備電子文件檔案的新情況、新變化，持續優化和完善電子檔案管理系統，尤其是系統中的各項功能，推進電子文件順利歸檔、查詢、檢索和利用。與此同時，同步做好紙質檔案數字化數據信息掛接，減少紙質檔案存量，確保物資儲備電子檔案管理系統中的數據完整、準確，為后期的查詢、檢索和利用提供有力支持。

4.4 專業：培育電子檔案管理人才

根據物資儲備系統電子檔案管理的任務和現實情況，建立健全完善的“專職+兼職”檔案管理工作體系，各部門應配備1-2名兼職檔案資料員，協助檔案部門做好本部門或科室的電子文件收集移交工作。專職人員則專司部門電子檔案管理。應定期組織業務知識培訓，強化人員交流，拓寬視野，提升專業素能，著力打造一支專業化、復合型電子檔案管理人才隊伍，為檔案管理工作提供可靠的人才支持和保障。