醫(yī)院文書檔案數(shù)字化轉型的實施困境與建議

[ 作者簡介 ]

劉佰茹，女，遼寧昌圖人，四平市婦嬰醫(yī)院，副研究館員，大專，研究方向：醫(yī)院文書檔案。

[ 摘要 ]

數(shù)字化建設是信息技術發(fā)展下各行各業(yè)改革轉型的大方向，在檔案管理領域當中，信息化技術的應用是一個必然的要求和趨勢，對于醫(yī)院文書檔案管理信息化的不足，應當引起關注和重視，積極地探索改進、完善策略，快速提高醫(yī)院文書檔案管理信息化水平。其意義在于能夠使醫(yī)院文書檔案管理快速跟上時代的發(fā)展趨勢和國家的檔案管理事業(yè)要求，革新醫(yī)院文書檔案管理工作局面，將文書檔案管理真正帶入全新的紀元。為此本文就醫(yī)院文書檔案數(shù)字化轉型中的主要難點進行分析，并提出相關建議，以推進醫(yī)院的文書檔案數(shù)字化轉型工作進度。

[ 關鍵詞 ]

文書檔案;數(shù)字化建設;實施困境;相關建議

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.09.005

從醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)實情況來講，其檔案內(nèi)容記錄了醫(yī)院文書工作的各項信息，如黨員信息、文書工作計劃、檔案任務分配、文書活動開展、文書績效考核、文書群眾反饋等等，但凡所有與文書工作相關的信息內(nèi)容，都匯聚在其中。這些檔案信息，可以說是醫(yī)院文書工作的歷程記錄和成果體現(xiàn)，具有黨史和黨性文化方面的價值。這些文書信息的檔案記錄，還可以為今后文書工作的開展提供依據(jù)、參考和指導。

1 文書檔案數(shù)字化轉型的意義

從現(xiàn)實情況來看，由于醫(yī)院黨支部組織結構體系規(guī)模不斷擴大，黨員人數(shù)及文書活動增多，文書檔案的數(shù)量也與日俱增，傳統(tǒng)的人工和紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法應對如此多的檔案信息，這給醫(yī)院文書檔案管理工作的開展帶來了很大的難度與挑戰(zhàn)。如隨著文書檔案信息數(shù)量的增多，文書檔案管理的工作量必然也就會增加，給檔案管理工作人員帶來巨大的壓力，而且檔案內(nèi)容的復雜化還會進一步使得文書檔案管理的效率、質(zhì)量下降，出現(xiàn)各種疏漏，降低文書檔案管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)的人工和紙質(zhì)檔案管理模式在存儲方式上存在很大的弊端，所占的物理空間大，管理體系隱患多，水、火、潮、蟲等都可能對檔案造成損壞。對檔案的查詢、檢索、共享、利用等更是困難重重。

推進醫(yī)院文書檔案管理信息化建設的實際價值在于：一是能夠由計算機代為處理文書檔案管理事務，很多以往人工處理中煩瑣的、重復的、程式化的檔案管理工作，基本上都可以由計算機自動化執(zhí)行，對于工作人員來講，只需要再進行一些少量的操作、控制即可，降低了工作人員的工作量和工作壓力。二是依靠信息化技術自身的運算能力，其可以更加高效率地處理好文書檔案信息數(shù)據(jù)，還能對檔案信息內(nèi)容進行自檢，如幫助檢查檔案的完整性、正確性等等，避免檔案信息內(nèi)容出現(xiàn)明顯的疏漏和錯誤，提高文書檔案的質(zhì)量。三是在信息技術下，文書檔案資料的存儲方式可以得到全面的優(yōu)化，傳統(tǒng)的所有紙質(zhì)檔案信息都可以通過掃描轉換為電子檔案，還有音頻、錄像、圖片等形式更加豐富的檔案信息，全部都能夠被存儲在硬盤、光盤等信息存儲介質(zhì)上，其所用的空間相當小，可規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案面臨的各種管理體系風險，即使是電子檔案受到了破壞，也可以通過數(shù)據(jù)備份技術進行恢復。四是信息化技術可以幫助工作人員更加高效和深入地共享、查詢、挖掘和利用文書檔案資源，使文書檔案可以發(fā)揮出更大的作用價值。

2 文化檔案數(shù)字化轉型的主要困境

2.1 檔案管理制度有待完善

綜合目前醫(yī)院檔案管理機構的情況來看，由于有一系列問題與不足的存在，導致其管理作用的發(fā)揮受限，阻礙了檔案管理水平的提升，具體包括：一是設置的檔案管理機構欠缺合理性，以致檔案管理工作開展受影響;二是既有管理機構存在工作環(huán)境不夠良好、基礎設施不夠完善等問題，在一定程度上阻礙了醫(yī)院檔案管理體系的落實與完善，進而對整個工作的開展構成了影響。分析其原因在于，醫(yī)院的檔案信息資料涉及領域非常廣泛，基于檔案信息資料的不同而形成了多種管理類型，并交由多個部門分別開展檔案管理工作。這種管理模式成為醫(yī)院一貫應用的管理模式。首先，該模式比較落后，已經(jīng)無法滿足當前動態(tài)化發(fā)展的檔案需求;其次，該模式的管理體系管理機制不夠完善，檔案信息之間互通性不足，雖然由各個部門有針對性地開展工作，但是部門之間存在著各自為政的局面，沒有順暢的溝通渠道，這也就意味著檔案管理工作將難以有序開展。此外，在這樣的檔案管理制度下，檔案管理人員的工作量以及工作壓力加大，而管理成本也明顯提升，甚至會因為管理體系管理投入成本不足，而埋下檔案管理體系管理的隱患，進而對醫(yī)院的社會經(jīng)濟調(diào)控職能產(chǎn)生不良影響。

2.2 管理人員綜合素質(zhì)有待提升

醫(yī)院檔案管理體系的建設與完善不僅系統(tǒng)且十分復雜，對參與的管理人員及企業(yè)提出了較高的能力和綜合素質(zhì)要求。綜合目前醫(yī)院檔案管理人員整體情況來看，普遍存在綜合素質(zhì)不高的問題，甚至有不具備勝任檔案管理工作能力的人員存在，難以與現(xiàn)有的檔案管理工作實現(xiàn)很好的對接與匹配，尤其是專業(yè)能力不足，這樣的現(xiàn)象比較普遍。剖析其原因可以發(fā)現(xiàn)在聘用時所采用的聘用標準并不嚴格，甚至存在“托關系，走后門”的現(xiàn)象。在這樣的背景下，檔案管理人員在入職之后通常是接受老員工的帶教，而這種帶教模式與完善的系統(tǒng)培訓的效果相差甚遠，以至于很多檔案管理人員的業(yè)務水平無法滿足檔案管理的實際需求。此外，部分檔案管理人員并沒有重視自我綜合素質(zhì)的提升，內(nèi)心認為進了醫(yī)院事業(yè)編制就意味著“鐵飯碗”，可以高枕無憂，所以自我提升的積極性普遍不足。出現(xiàn)這類情況的原因是醫(yī)院缺乏合理的考核體系，無法發(fā)揮職能監(jiān)管作用，導致部分工作人員工作懶散、重視程度較低等問題，這方面需要引起我們的高度重視。

2.3 基礎硬件設施不足

醫(yī)院的檔案資料繁多，因為現(xiàn)實條件的限制，難以在同一個區(qū)域進行統(tǒng)一管理，這就造成檔案管理庫房布局分散的現(xiàn)象。由于庫房分散，那么檔案實施統(tǒng)一管理的難度將會變大，這也就意味著需要增加管理成本，比如說各個檔案庫房需要配置對應的基礎硬件設施，例如電腦、辦公桌等;同時，由于基礎硬件設施的不足，還可能會加劇重復管理以及重復建設等問題的發(fā)生幾率，最終影響到檔案管理的成效。

2.4 管理模式過于傳統(tǒng)

在實現(xiàn)了信息技術的合理利用后，可進一步提高醫(yī)院編制規(guī)模擴大后檔案管理工作的質(zhì)量及效率，如搜集、查詢及梳理等環(huán)節(jié)。當前，醫(yī)院基本實現(xiàn)了信息化管理，但是信息化應用不足的問題比較突出，例如檔案信息收集、檔案業(yè)務管理、檔案統(tǒng)計與編研、檔案利用與權限等方面的信息化應用還無法滿足實際需求，相關功能不夠完善，導致利用效率比較低，甚至部分醫(yī)院還采用卷宗模式進行管理，未能結合先進的信息技術管控檔案，或是沒有高度重視電腦系統(tǒng)養(yǎng)護工作，阻礙了信息化檔案管理工作的有序開展。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展以及人口數(shù)量劇增，檔案資料日益增多，檔案管理工作量日益增大，如果管理模式過于傳統(tǒng)而且信息化利用率低，必然會影響檔案管理的效果，難以為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務。

3 解決轉型困境的相關建議

3.1 完善醫(yī)院文書檔案信息化管理制度

醫(yī)院文書檔案信息化建設所要求的不僅僅是設備和技術的升級，更強調(diào)的是思想、理念、制度和人才知識技能的同步提升。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當前醫(yī)院文書檔案信息化管理制度還不完善，很多直接沿用的是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度，與信息化的管理情況并不符合。為此，應完善醫(yī)院文書檔案信息化管理制度，以科室檔案管理規(guī)定及標準為根據(jù)，做好歸檔和整理檔案工作。針對以往存檔資料目錄簡單、檔案盒文件名稱不細致不明確等問題，可采取自檢已編制完整目錄的方式對檔案進行編號，確保檔案內(nèi)容有一致的名稱，為后續(xù)查找提供便利。針對形成于臨床治療中的各類報告，在完成臨床治療后方可定稿收錄。同時，檔案管理人員應在嚴格遵循檔案準確性、完整性及系統(tǒng)性等原則的基礎上，以科室實際特點為根據(jù)，對工程檔案信息展開整理及劃分，并結合檔案信息實際特點做好分類及歸檔等管理作業(yè)，為信息提供相關性保障。此外，以國家規(guī)定的標準格式進行案卷封面的規(guī)范填寫，確保工程中具備保存價值的各類文件材料與檔案管理要求相符合。

3.2 加強醫(yī)院文書檔案信息化管理人才培訓

建設與完善醫(yī)院檔案管理體系屬于一項系統(tǒng)性工作，特別是大數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院編制規(guī)模呈現(xiàn)出質(zhì)的提升，管理體系中暴露一系列新問題，在落實檔案管理體系優(yōu)化建設的過程中，面向檔案管理人員提出更高的要求。為了使醫(yī)院文書檔案管理人員能夠適應信息化的檔案管理工作轉變，應當開展專門的人才培訓工作。一方面，要從專業(yè)知識、技能層面出發(fā)，讓工作人員能夠熟練地掌握各項檔案管理的信息化功能、技巧，能夠基于檔案管理的基本原理、方法，在信息化技術條件下規(guī)范地做好文書檔案的管理，要注重檔案管理人員綜合能力的提升，夯實檔案管理體系建立健全的基礎。做好人才培養(yǎng)及引進計劃的合理制定，面向檔案管理人員定期開展教育培訓工作，促進人員綜合素質(zhì)的提高。另一方面，要提升檔案管理工作人員的信息安全意識和責任意識，使其認識到自身工作的重要性，提高他們的職業(yè)道德修養(yǎng)，能夠嚴肅認真、盡職盡責地對待自身工作，并且能夠在實踐當中做好信息安全防護工作，同時要注重檔案管理人員積極性的調(diào)動與提升，通過績效管理機制及獎懲制度的優(yōu)化調(diào)整，對員工績效進行定期考核，同時將考核結果與年終獎關聯(lián)，使人員能更積極、主動地參與工作。

3.3 強化醫(yī)院文書檔案信息化軟硬件基礎

在信息化的技術環(huán)境下，電子檔案同樣面臨著管理體系風險隱患，如病毒、木馬、黑客的入侵和攻擊等，都可能導致檔案信息被損壞、泄露。為此，在醫(yī)院文書檔案信息化建設中，應強化信息管理體系防護。如在服務器和終端機上安裝先進的病毒查殺軟件，動態(tài)更新病毒庫，防止病毒、木馬可能帶來的管理體系威脅。同時要安裝專門的防火墻設備，對所有的訪問進行實時監(jiān)測，杜絕非法訪問。搭建VPN虛擬專用網(wǎng)絡，防止外部的訪問入侵等等。醫(yī)院還應健全醫(yī)院文書檔案信息化管理平臺，配置完善的硬件設備，如服務器、計算機、掃描儀，專門的存儲設備、專用內(nèi)部網(wǎng)絡等等，定時進行文書檔案數(shù)據(jù)備份，如果出現(xiàn)意外情況，可以進行文書檔案數(shù)據(jù)恢復。

3.4 健全醫(yī)院文書檔案信息化管理模式

調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，當前醫(yī)院文書檔案信息化建設存在的首要問題是還沒有建立起一套功能完善的文書檔案信息化管理平臺。雖然在實踐中通過信息化的方式進行部分文書檔案信息的存儲、管理，但是效率和質(zhì)量卻并沒有達到預期，檔案管理方面的實用性功能也受到限制。

為了解決這類問題，醫(yī)院首先要從文書檔案管理的實際需求出發(fā)，搭建專用的檔案信息化管理平臺，圍繞檔案收集、錄入、鑒定、整理、編撰、統(tǒng)計以及保管、研究和利用等一系列的檔案管理需求，開發(fā)專門的文書檔案信息化管理平臺系統(tǒng)。并且要發(fā)揮出信息化技術的自動化、智能化優(yōu)勢，以取代更多的人工工作，減少工作人員的勞動壓力，如對檔案信息內(nèi)容進行智能化的檢查、看檔案內(nèi)容的完整性、規(guī)范性是否符合要求等等，保證檔案的存檔質(zhì)量。

然后應當基于信息化技術的信息傳輸能力實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的大范圍共享。如可以與其他單位或上級黨支部建立起專門的文書檔案信息化傳輸共享通道，制定統(tǒng)一的電子文書檔案格式規(guī)范，使文書檔案能夠在更大范圍內(nèi)發(fā)揮作用。要加強對大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化數(shù)據(jù)分析技術的應用，從文書檔案中挖掘有價值的黨史信息、黨性文化信息，為今后的文書工作提供參考、指導，發(fā)揮出文書檔案的價值。

4 結語

數(shù)字化轉型的推進加快了醫(yī)院的檔案資料保存、共享效率，同時也對醫(yī)院的管理體系提出了一系列挑戰(zhàn)，管理制度不足、硬件設施不足、人才數(shù)字不足等問題對醫(yī)院的轉型工作帶來了巨大阻礙，為了有效解決這些阻礙，醫(yī)院要合理應對，通過完善醫(yī)院文書檔案信息化管理制度、加強醫(yī)院文書檔案信息化管理人才培訓、強化醫(yī)院文書檔案信息化軟硬件基礎和健全醫(yī)院文書檔案信息化管理模式，保證數(shù)字轉型工作的順利落實。

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