信息化時代醫院電子檔案建設工作中的問題和對策

摘 要：信息技術已然融入人們日常生活的方方面面，各行業領域也正努力緊跟時代發展的腳步，通過進一步深入運用信息技術來加速發展。醫院檔案管理和建設工作在信息技術的應用下也發生了巨大的變化。本文分析了信息化時代醫院電子檔案管理的態勢，闡述了電子檔案建設的意義并指出其存在的問題。同時，針對存在的問題提出相關解決對策，以期推動醫院電子檔案信息化進程。

關鍵詞：信息化時代;電子檔案建設;檔案管理

醫院是關乎群眾健康的重要場所，信息化時代背景下信息技術在醫療衛生領域的廣泛應用，一方面幫助醫院為患者提供了更加優質和高效的醫療服務，另一方面也促進了醫院本身的發展。就醫患者需要對其基本資料和治療情況進行記錄，醫院自身發展過程中形成的文件也需要有效保存和分析，這就使醫院形成了數量龐大、形式多樣的檔案文件，如何管理這些文件是醫院檔案管理工作中需要面對和解決的問題之一。在信息化程度不斷加深的時代背景下，積極推進醫院檔案電子化建設和管理，對提高醫院診療效率和運行效率意義重大。通過系統分析電子檔案進而獲得大數據信息，也有助于提高醫院決策的客觀性、針對性和科學性，整體上實現醫療衛生服務的全面提高。本文總結了當前信息化時代醫院電子檔案建設工作中凸顯的問題，并針對性地提出解決對策。

一、信息化時代醫院電子檔案建設的意義

1.提高醫院檔案的管理能力

借助信息科學技術，對于一些較為重要的憑證或者具有深刻意義的資料在形成電子檔案時，醫院可從文件的檔案收集、整理、統計、歸檔等形成環節和運用環節進行持續管理和監控。醫院形成的電子檔案形式種類較多，包括數據、視頻、圖形、文字、多媒體以及計算機程序等多種形式。對于形式不同的文件，可以選擇對應的管理方法和標準進行系統管理，實現電子檔案管理能力的提升。

2.保證靈活、高效地管理檔案

電子檔案使用者可通過電腦軟件隨時對文檔進行查閱，并在查閱過程中對文檔存在的問題進行糾正，這一過程消除了紙質文檔的限制，更加靈活和方便。應用U盤、光盤、移動硬盤等便攜式存儲產品和網絡硬盤等在線存儲設備，還可實現電子文檔的快速轉移和分享，讓管理者可及時方便地獲取電子檔案及相關信息，再通過整理匯總實現提高電子檔案管理的效率。

3.有助于更好實現醫院服務功能

無論是醫務工作者還是患者，為了獲取相關信息都需要借助于檔案，為此醫院檔案管理工作同樣是醫院的服務窗口。隨著信息化的逐漸完善以及大數據的飛速發展，檔案管理也迎來了新的工作思路和模式，信息化處理技術手段的不斷更新，使得人們在查詢、保存以及管理檔案的過程和方式變得更加簡單和快捷，服務質量也有所提升，醫院的服務功能得到更好實現。

4.有助于完善建設信息化醫院

電子檔案在醫院檔案管理中的重要性越來越明顯，若要全面實現醫院信息化建設，需要投入更多的人力和物力，建立和完善相應的信息化平臺，促進醫院電子檔案的建設。這些變化和更新能夠讓醫院對相關信息和電子檔案工作進行合理安排，對各部門之間的管理進行協調，進而提升醫院整體運行效率，更好地推進醫院電子檔案在醫院建設中的應用。推進醫院電子檔案建設工作也有利于識別醫院信息化建設中已經存在和潛在的問題，并促進這些問題的修正和預防，進一步完善醫院的信息化建設。

5.實現信息共享，提高醫院服務效率

既往醫院在實施人工管理與操作時，大量文件資料信息被閑置在文件柜中，一旦出現對此類信息的需求時，管理人員往往需要花費大量的時間進行文件查閱，費時費力。隨著信息化時代計算機的不斷發展與廣泛應用，各類檔案的管理提升至文件級，整個管理過程更加體系化與規范化，根據文件內容與目錄屬性可以進行對應地歸納整理，調閱文件資料時可直接搜索目錄與相應的關鍵詞，極大程度縮短了查閱時間，提高了查閱準確率。另外，醫院電子檔案建設還能保證各類信息在醫院各部門的及時共享，提高信息的傳輸效率，為醫院建設、臨床診斷、治療的相關決策提供充分的數據支持。醫院電子檔案建設與利用較大程度提升了醫院信息服務與檢索的準確性。例如，近年的突發公共衛生事件，由于以往檔案資料保存及時、妥善，信息錄入準確，為醫院領導對突發事件的應對與決策提供了完整、科學的數據參考，高效完成了防控工作。

二、信息化時代醫院電子檔案建設工作中的問題

1.缺乏對電子檔案管理重要性的認識

新時代下醫院在管理信息檔案時有著與以往不同的特點，盡管這些變化給檔案管理工作帶來機會，但是問題也依然存在，最主要的問題表現在對電子檔案管理缺乏足夠的重視。一是醫院對電子檔案建設和管理的宣傳不足;二是未對信息化時代電子檔案管理投入充足的資金，導致硬件和軟件設施不足;三是沒有形成完善的信息網絡管理系統。

2.缺少信息化管理制度

為更好地實施電子檔案的建設和管理，需要有完善的管理制度作為保證，但當前不少醫院并沒有為其制定專業的管理制度，導致醫院在管理電子檔案時沒有一定的規章制度可以遵循，缺乏了相應的法律依據，延緩了電子檔案的建設工作和檔案管理信息化進程。

3.缺乏有效的安全保障

醫院的電子檔案在安全保障方面存在不少問題。第一，防火墻訪問缺乏健全的防范措施。許多醫院沒有認識到防火墻建設的重要意義，工作人員在工作的電腦上安裝的是免費防火墻軟件，有的甚至沒有安裝防火墻，使醫院電子檔案的安全直接暴露于網絡威脅中。第二，電子檔案使用過程中存在安全漏洞。電子檔案可以實現資源共享，方便需要的人員及時獲取到相關信息，但能夠接觸電子檔案的人員越多，其面臨的安全風險也越高。第三，文件存儲缺乏一定的規范，歸檔整理不及時引起電子檔案的安全性問題。

4.在傳統紙質檔案影響下可信度不足

近年來隨著我國各類認證方式的日益成熟，電子簽名、電子蓋章、電子指紋等技術也開始在醫院檔案簽署中廣泛應用，但上述的多類認證方式還未得到法律的認可，以致目前電子公文的權威性和公信度普遍不高，尤其是作為法律、法規、政策依據提供時其得到認定的難度較大。在醫院對檔案管理的實際工作中，電子文檔與網絡文件的傳輸、調閱、歸檔、立卷雖然已經逐漸開始廣泛使用，但部分醫療機構仍舊對紙質文件持更高的信任度，因此實際建設與推廣還存在較大的困難。

5.缺乏專業的信息化人才

檔案管理人員的素質對檔案管理質量的影響非常明顯，當前醫院電子檔案工作者相對來說比較缺乏相應的專業知識，技術能力有所欠缺。不少醫院并沒有意識到電子檔案建設工作對醫院長遠發展的推動作用，管理人員在電子檔案建設和管理方面也缺乏專業知識和工作經驗，對檔案信息化建設了解不深入，工作能力不足，阻礙了醫院檔案管理信息化建設和管理工作的推進。

6.醫院檔案管理工作的復雜性更高

當前，我國醫院均基本建成和設立了綜合檔案管理部門，但很少是醫院核心的管理部門，且類似部門的管理工作具有更多的類別，該管理部門不僅負責文書檔案的管理，還需要管理其他的醫療檔案、病理切片治療、X線膠片檔案資料以及其他各類檢查圖文資料等。此外，部分醫療機構還設立了科研、會計、設備、基建等資料的綜合檔案管理部門，類別較多，單個醫院檔案管理部門工作復雜度較高，雖然近年來隨著我國科學技術的飛速發展，現階段所使用的微機存儲性能已經有了較大程度的提升，但諸多類型的檔案資料仍舊給管理者造成較大的挑戰，若檔案管理出現差錯，則可能對檔案使用率、檔案質量造成不可估量的影響，同時還可能影響醫院工作的正常開展。

三、信息化時代醫院電子檔案工作的建議和策略

1.充分認識醫院電子檔案建設工作重要性

隨著信息技術的發展，醫院應加強思想認識，提升對電子檔案建設工作的重視程度。首先，需要在醫院對醫務人員和管理者進行電子檔案知識培訓，讓全體人員加深對電子檔案建設進度和管理的了解，明白其重要性。可通過舉辦培訓會議和講座、發放宣傳頁、播放視頻等方式讓電子檔案管理深入人心。尤其是作為醫院管理人員更要強化對電子檔案建設工作的認識，制定相應的制度并落實到實際工作中。其次，醫院需要為電子檔案建設提供資金、軟硬件設備和平臺，以科學、穩定、高效的管理信息系統為醫院電子檔案建設和管理提供保證。

2.健全電子檔案的管理制度

醫院實施電子檔案的信息化管理，從根本上講，就是對管理中的每一個環節都需要進行信息化發展，從而全面實現信息化發展。為滿足信息化時代醫院建設和發展的需求，醫院要制定專門針對電子檔案建設的規章制度，讓電子檔案的建設和管理朝著高效、安全的方向發展。制定相關規章制度是為了讓醫院員工在建立、管理電子檔案時有統一的標準遵照執行，保證電子檔案建設過程中所有信息的真實性、完整性和有效性。

3.加強電子檔案信息的安全管理

（1）對危險類別與威脅程度進行評估。（2）明確資源保護的重要程度。（3）信息安全需要達到預設目標，解決目前存在的許多問題，如信息的完整性、保險性、可用性及可控性等。（4）選擇安全原則。（5）估算安全受到損傷時可能付出的代價，并盡力將其降至最低。首先，根據檔案資料的重要性設立不同的安全等級，針對醫院工作情況與科室情況設立相應的訪問權限，同時設立對應的管理人員。增強醫院電子檔案的防火墻設置，購置專業的防火墻軟件。軟硬件設施及程序必須是獨立的，各模塊功能權限劃分明確，使用便捷，能夠對信息系統進行長時間的保護，能夠全方位地對全部系統進行監測，并且具備實時警報功能，能夠自動升級，以便應付不同的安全問題。其次，需要加強對電子檔案管理人員的信息安全教育培訓工作，使其在使用和管理過程中嚴格遵守規定，以減少人員操作帶來的安全故障。除此之外，也可根據醫院的具體情況制定相應的電子檔案建設安全機制，賦予相關工作以法律效力及合理性，保證電子檔案使用以及存儲的安全。

4.培養專業的電子檔案建設和管理人才

檔案管理人員素質的高低對醫院電子檔案建設工作的效果有著非常顯著的影響，因此需要培養更多的專業人才，使其在素質、業務以及技術能力上都能夠勝任信息時代下醫院對電子檔案管理人員的要求。當前各級醫院正在積極推行電子檔案建設和信息化管理，信息技術的運用范圍也不斷擴大，醫院檔案管理人員的任務也更加繁雜和沉重，除了檔案管理之外還需要應用好檔案資料，正確引導信息的傳播。醫院應該重視對電子檔案的建設，加強對管理專業人才的培養，提高其知識儲備水平，定期開展專業技能培訓，拓寬信息化時代下電子檔案建設和管理知識面，實現檔案建設和管理技能的提升，培養出既了解醫療工作內容和流程，又對醫院信息化建設有深刻認識的綜合性檔案管理人才，方便醫院電子檔案建設和管理工作的開展。

此外，需要檔案管理人員嚴格審核和查對進入檔案庫的相關資料，制定相應制度規范不同的檔案管理人員管理不同類別的檔案資料，保證電子檔案的質量和安全。

四、小結

信息化時代需要醫院實施電子檔案信息化管理，需要工作人員在管理檔案上有著更強的能力，提高檔案的靈活性和實效性，便于更好地實現醫院的醫療服務職能，并進一步實現和加強醫院的信息化建設進程。然而，這一過程中也面臨著諸多的問題，由于醫院重視程度不夠導致缺乏相應的電子檔案建設和管理機制，由于人員素質參差不齊導致醫院電子檔案建設和管理缺乏高質量人才。因此，為了醫院更好地推進電子檔案的建設工作，需要醫院所有人員不斷加強思想認識，健全相關制度，加強安全保障措施，培養更多的專業性綜合人才，以滿足醫院在信息化時代下電子檔案建設的高要求。

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（作者單位：郯城縣第一人民醫院 醫院辦公室）

作者簡介：徐耕（1977—），男，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案管理。