信息化在企業物資采購管理工作中的創新應用

王寅

摘要：在現代物資采購管理中，信息化的重要性越來越突出，為企業的管理提供了多種渠道。尤其是在企業物資采購管理過程中，信息化的作用日益凸顯，它不僅能保障采購工作的高效性，而且能保障采購工作的順利進行。文章對信息化在物資采購中的作用進行了深入研究，并對其運用方式進行了分析，以提高企業對物料采購的管理水平。

關鍵詞：信息化;企業;物資采購管理;運用

科技飛速發展，對社會各方面都產生了深遠的影響，不但促進經濟快速發展，也使我國綜合國力得到加強。隨著時代的發展，各個行業企業在經營管理理念、管理手段、管理體系等方面都要敢于創新，而不是因循守舊。物料采購是一個企業不可忽視的管理環節之一，是內部管理工作的基礎，必須充分利用信息技術，確保物資采購的質量和效益。

一、物資采購信息化的基本概述

（一）物資采購信息化內涵

物資采購信息化是電子商務的一種，信息化是指在網上進行的一種交易方式，也就是通過網上信息的收發，完成商品的采購。訂單雙方之間不需要見面就能進行交易（包括招標、談判）。信息化的物資采購不僅要實現采購，更要通過互聯網、信息化對整個交易過程進行實時監測，從而降低供需雙方花費的成本，實現資源的有效整合，增強企業的競爭力。隨著信息化水平的不斷提高，企業對物料的使用更加注重使用質量、便捷、快速、降低成本，以達到對物資進行信息化采購的目的。物聯網是一種比較先進的技術，它通過對生產、交易等過程進行實時監控，并將相關的數據與互聯網相融合，從而形成一個龐大的貿易網絡。目前，在企業物資采購和管理中，物聯網技術的運用可以大大提升企業的生產效率，但是二者的融合還需要一定的時間。隨著供應商關系管理系統、OA等信息化管理平臺逐漸推廣，物資采購計劃管理、供應商管理、采購管理、物資驗收管理、結算管理等采購全過程將全面實現信息共享和透明化，物資采購也更加及時、高效。

（二）信息化物資采購管理

數字化采購是一種以商品屬性為基礎的電子商務。數據處理工具通常使用諸如計算機、云平臺等目標裝置，包括數據表示、分析和應用，以提供有關資金、訂單和供應商的精確資料。融資信息的數字化運用，主要與財務有關，相對于手工結算，它更精確、更及時。資本是企業經營活動的基礎，是企業的終極目標;供應商的數據數字化能夠為企業節約成本，保證原料來源的可靠性，在與供應商進行合作時，供應商的信息會全部錄入到電腦中，包括供應商、質量、誠信指標等。在企業采購過程中，訂單信息的數字化管理是一個重要的組成部分，包括了產品、供應商、融資等三個方面的信息，并且比較完備;產品信息的數字化主要是保障采購的質量，它具有種類繁多、數據系統復雜等特點，目前已廣泛應用于RFID技術。

二、信息化在物資采購管理中的重要性

首先，監督購買的費用。在物料采購的過程中，企業可以利用信息化手段進行更廣泛的信息采集。隨著信息收集的規模越來越大，利用信息化手段對信息進行整理，可以從不同的方向、不同的角度獲取有用的信息，從而取代以往的分析所需的大量人力、物力。另外，通過信息化，企業可以與供應商進行跨區域的溝通，節省空間和時間，同時也可以更好地收集材料的信息，讓他們可以更好地進行產品的質量、價格、服務等方面的對比。從上面可以看出，利用信息化手段進行采購管理，能夠有效地監測企業的采購成本。

其次，在時間上要做得更好。過去企業在物資采購中，由于缺乏有效的信息化工具，大部分企業都是被動地接收供應商的信息，而供應商在產品升級后，由于信息化程度低、信息更新慢等問題，以上種種大大降低了企業物資采購管理的效率。信息化手段在物料采購管理中的應用，使得電子商務系統得到了迅速的發展，無論是供貨方，還是供貨商，都能及時地得到相關的信息。在物料流通上，通過信息化手段，極大地減少了傳統物資采購管理中存在的“積壓”“供給滯后”的問題。總之，在物資采購過程中，信息化手段的合理使用，能確保物資采購的及時性。

最后，對整個物資采購過程進行控制。利用信息化手段進行物資采購的管理，可以實現對物資的全過程控制，將物資的采購管理細化到各個環節，并能隨時了解整個過程中的各種信息。這樣既能方便以后的管理工作，又能及時掌握物資采購的異常信息，進行分析，從而制定出合理的對策，降低企業的損失。

三、信息化在企業物資采購管理中的運用現狀

（一）實施物資采購管理數字化

第一，建設資源信息大數據平臺。該平臺能夠保障采購、消耗、庫存等“進耗存”信息，以及采購計劃等信息，與各企業的工作人員共享。員工可以通過信息共享，隨時根據需求和存貨的變化，及時調整采購計劃，避免因缺少生產材料而造成的生產中斷，也避免了因供應不足而重復采購造成的資源浪費。第二，對供應商進行檔案管理。在供應商的檔案中，可以實時地記錄供應商的各種情況，比如物資的數量、價格的波動、產品的優缺點、后續的服務、聯系人等。

（二）建立物資采購信息化系統

第二，建立物料采購的信息化體系。該系統能建立采購基本數據庫，主要由采購計劃單元和庫存管理單元組成，便于對各個采購參數進行實時比較。員工可以通過該系統實時了解各個部門的庫存情況，對物資進行合理的調配，以保證企業的動態生產，從而實現流動資金的合理配置。通過該系統，還可以實時了解到倉庫的情況，建立一個合理的安全庫存，避免出現大量的庫存，同時也能在緊急情況下，最大程度地保障生產和流動資金的使用。此外，招標模塊也是這個系統的一項新產品，它可以實時地將企業的物資需求信息進行實時的發布，并利用信息化的方式，將供應商的信息傳遞給供應商，并將其與供應商進行有效的交流，從而在采購過程中取得優勢。同時，根據以前的資料，對供應商進行分級管理，確保品質。

（三）加強物資采購管理信息共享

信息技術在物資采購中的應用方法之三是物資信息的動態共享，主要涉及物資采購信息、物資發放信息、物資消耗信息。公司的有關工作人員，特別是管理層，可以根據采購、消耗、庫存等情況，對生產和其他工作進行合理的安排，保證各項指標的實現。各企業要積極地對接、挖掘、充分利用大數據，既能滿足企業的生產和經營需要，又能挖掘出降低能耗、增產的良機，確保企業練好內功。

（四）建立有效組織管理架構

各相關的行政部門在采購工作中也是不可或缺的一環，通過各職能部門的專業化操作，可以保證采購工作的高效、合理、低耗，順利地完成采購工作。因此，要構建一套完整的材料采購管理體系，才能確保整個采購過程的有效運行。同時，管理人員與各部門的工作人員也能進行有效的交流，在信息共享的基礎上，對具體的材料進行專門的分析，從而達到改善物資采購管理水平的目的。此外，要加強對物資采購的日常管理，保證采購工作的質量，防止在采購過程中出現的各類不良行為，從而使整體工作得以改進。同時，高效的采購管理體系能夠使企業更多地關注自己的特性，對現有的采購計劃進行優化，從而使企業的整體采購管理能力得到進一步的提高。

四、信息化在企業物資采購管理中的問題

（一）工作缺乏針對性，供求信息綜合水平不高

一些特殊企業（石油）的物資采購是一個特殊的行業，它與其他行業的物資采購信息不能及時傳達，使企業的物資采購經理無法與生產單位的物資使用者進行有效的溝通，從而導致了資源的浪費，使企業利潤受損。一方面，石油作業比較復雜，而且同一材料往往由多家供應商聯合提供，這使得信息集成工作更加復雜，重點也更加模糊。另一方面，由于不確定的采購成果，以及供應商的檔案管理工作的不健全和頻繁的變動，使石油公司難以與其他原料供應商形成長久的合作關系，不同的廠商所提供的原料也會有所不同，信息的來源也要更加完備，以保證信息的可靠性、完整性和及時性，使資源的使用最大化。

（二）物資采購管理人員的信息技術操作能力差

隨著我國企業物資采購管理體系的不斷完善和應用領域的不斷擴大，對采購管理人才的整體素質提出了更高的要求。通過調研發現，很多企業的采購經理都不熟悉MIS，只會進行一些基礎的工作，而不能很好地處理好數據資源的采集和分析，以及采購和供應的協調。在此背景下，采購管理信息化的優勢并未充分發揮，無法為企業帶來價值與效益，而企業高層對此的關注較少，從而影響到采購管理信息化的長期發展。

五、企業物資采購信息化管理方法

（一）對物資采購實行全程監督

采購全程監控，是指在采購前、采購中和采購后，對采購計劃提報、采購方選擇、價格咨詢、合同簽訂、質量驗收和結算支付等方面進行監督。在監督體系的建立過程中也要遵守一定的公平公正公開原則，對采購計劃進行合理的管控與監督，確保雙方在合法的交易渠道進行錢貨交易。簽署的交易合同具有嚴格的法律效力，有標準的國家法律作為雙方的行為約束，保證在結算和支付過程中，嚴格遵守合同規定，確保資金安全。比如，對白酒原料的采購過程進行監督時，必須確保原料的質量安全，產品的質量必須符合國家標準、行業標準、企業標準和食品衛生安全標準;其次，要做到節約成本，在防止質量安全事故的同時，還要確保企業的利益，從而達到經濟與社會雙重效益。在物資采購的全過程中，要將監管工作貫穿始終，確保采購的規范化。

（二）針對產品的市場供應確定采購渠道

對于生產消耗大、供給不多的供給方，可以通過戰略采購的方式與供應商保持長久的聯系，保證生產的穩定性和持續性。此外，供需雙方建立了長期的、穩定的、相互信賴的合作伙伴，在保證高品質的同時，也能保證大量的商品的價格，從而避免了因為供應渠道的問題而影響到整個企業的正常運轉。在市場資源豐富、供方選擇較多、需求量較大的情況下，可以根據自身的市場優勢，采取貨比三家、物美價廉的原則，采用網絡招標的形式，由供應商進行公平的競爭，獲得滿意的商品。這不僅可以確保政府采購的公開和透明，而且可以有效地監督各方面的工作。對于用量較小、交貨時間較靈活的物料，有關企業可采用比價購買、貨比三家、按“質量優先”的原則進行選擇。

（三）建立供應商的考評制度

建立供應商評價機制，確定供應商的篩選標準;通過對供應商進行資格審查。在信息技術的支持下建立網上檔案信息，核查供應商的貨物數量和質量，并對每筆合同訂單數量進行清點，入庫備案，并對其進行評估。制定企業材料采購標準，企業要買東西，就必須要自己做。在產品設計時，應盡可能地選用與工業規范相適應的物料，減少訂貨量，實現批量采購，降低采購費用。在產品設計的早期階段，企業可以邀請長期合作的供應商共同參與到產品的設計中，通過產品的選擇來決定原材料的質量，從而使供應商能夠更快地開始生產所需的原材料，從而使新的產品能夠盡快地投入使用。加大市場調查力度，減少采購費用。在信息化條件下，充分利用信息網絡，根據網上交易平臺搭建往來信息資料庫，實現市場監控，為以后的監督和調查提供確實的數據資料。同時，掌握商品的價格變化情況，通過分析比較，增強分析能力，牢牢把握市場價格趨勢，提高采購工作的市場敏感度，占有采購的主動權，準確抓住采購機會，有效節約采購成本。

（四）成立專家組，把好物資采購或工程項目采購中的技術關

對石油、電力、建筑等具有高度專業性的材料或工程，都要有專門的技術人員進行嚴格的質量控制，如果設備或工程項目發生故障，可能會使企業陷入癱瘓，或造成巨大的經濟損失;在白酒行業，如果生產過程中的機械故障，很容易發生安全事故和經濟損失。由企業聘請具有豐富經驗、高技術水平的專業技術人才，組建專家小組，強化對材料、工程項目的采購過程的控制，并對材料、工程等進行技術把關，從而有效地減少了采購費用，規避了采購的風險。加強采購人員的培訓，加強采購人員的綜合素質。在采購過程中，必須建立和完善員工的培訓體系，并對其進行職業道德教育，以保證其始終保持清醒的思維，樹立正確的價值觀念，盡可能地減少失誤;加強對企業物資采購的內部審核與評估，做到客觀、公正、專業，對違規行為進行嚴格處罰，建立高質量的采購隊伍。

六、企業物資采購管理信息系統的創新應用

（一）采購方案管理

企業的生產和經營，對各種材料的需求有很大的不同，如果采購的材料太少，就會導致資源的不足，從而影響到企業的工作。反之，如果大量購買，也會導致存貨積壓，從而提高存貨的成本。利用信息技術建立物資采購管理系統，能夠實時掌握物資的庫存、需求和供應之間的變化。MIS首先根據企業制訂的生產計劃，對一定時期內需要的材料類型和數量進行核查。再定期對照存貨，制定采購計劃，確定各種物資的采購數量。這樣就能解決材料短缺和過度供應的問題。

（二）完善庫存控制與配送方案

由于工廠之間相隔很遠，所以在生產和運營的時候，都會采用“直達料”的方式，既保證了原材料的供應，又減少了成本。現在，只有一小部分的資源，是通過倉庫來分配的。為解決因運輸距離過長而導致的費用產出過高的問題，對物料的運輸進行了如下的改進。一方面，在遙遠的工廠中建造倉庫，將所需的物資儲備起來，以保證暫時的需求，同時也可以進行資源的運輸，以提升整個供應鏈的效率。另一方面，將廢棄物料與所需物料整合起來，進行統一的輸運，并與有關運輸單位協作，以最大限度地發揮“非計劃性”運能，節約運能。

（三）實現企業數字化物資采購管理

同時，要加快企業內部物料采購的信息化建設，為物料及平臺的采購管理工作提供準確的數據。采購部門要及時對物料的內部需求和使用情況進行及時的記錄，在采購開始前搜集到詳細的資料，掌握生產一線的需要，并以科學的方式進行記錄，再由系統的反饋機制進行記錄，最后，建立一個完整的供應商管理體系，將各公司與材料供應商的交易情況全部記錄下來，并將那些可以長期合作的供應商給堵死。在掌握了生產一線的物料需求后，通過物資采購管理系統，可以通過物資采購系統自動查找合格的供貨商，從而減少采購時間、精力、財力的浪費。

（四）推進倉儲條形碼的應用

一是推動數據的自動化收集。將條碼技術引入到倉庫管理中，實現了入庫、出庫、盤點等各個環節的自動數據采集，對產品信息進行及時地登記和升級，能夠極大地提升工作效率，構建精準的數據信息庫。提高了倉庫管理數據的輸入效率和準確性，保證企業能夠及時準確地掌握庫存數據，合理地維護和控制企業庫存。二是推動資料的迅速、精確。利用無線網絡技術，利用實時數據采集裝置，對倉儲企業的經營活動進行全方位的經營和監督。電子文檔可以方便以后的查詢，可以實時地管理物資和貨位，減少統計工作的困難。三是推動信息公開與共享。對庫存物品的進、出、移動、盤點等操作進行全面的監控與管理，使整個倉儲的業務運行完全由系統來完成，并能共享物資的進出庫等情況，便于各部門了解物資流向、庫存情況。

（五）提高采購工作人員的工作能力和水平

采購工作人員的綜合素質與水平，將影響采購工作的順利進行。要保證企業的采購工作順利進行，就需要加強員工的培訓。首先，要不斷地提高采購人員的職業道德，加強員工的思想品德教育，使他們時時刻刻關注公司的發展，主動為公司服務，克服各種采購風險;二是加強采購人員的法律常識，讓員工在物資采購過程中，認真學習《采購法》等法律法規，了解合同中的條款，增強自己的法律意識，避免由于自己的法律知識不足而導致的購買風險。

七、結語

總之，信息化是現代企業發展的必然趨勢，在當前的信息化發展下，企業管理會持續向技術化和智能化轉變。企業的管理需要與時俱進，需要具備極高的市場洞察力，如果企業跟不上社會經濟、信息技術迅猛發展的步伐，勢必將被多元化的市場競爭所拋棄。信息化在物資采購的各個環節都扮演著至關重要的角色，特別是協助企業進行成本監控，確保物資的及時供應，以及對物資的全程控制，因此，只有充分利用信息化，企業才能在激烈的市場中占據一席之地。

【作者單位：開灤（集團）有限責任公司物資分公司】