新時期事業單位檔案管理信息化建設創新探究

李玉強

摘 要：近年來我國的科學技術水平有了很大的提高，各行各業對信息化技術都重視起來，我國檔案管理工作也逐漸開始信息化建設，就我國目前的發展情況而言，檔案管理是事業單位工作中非常重要的一部分，做好檔案管理信息化建設，就可以從根本上減少事業單位人力、物力的消耗，提高檔案管理的完整性和規范性，為檔案管理后續利用和發展打下堅實的基礎。但是就目前事業單位檔案管理信息化建設情況來看，在這一過程中還存在著很多問題，對信息技術沒有發揮出其自身真正的作用。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

對事業單位檔案管理進行優化，一直以來都是我國事業單位所面臨的主要問題，隨著我國信息化技術的發展，對檔案管理進行信息化建設也成為目前事業單位所面臨的主要工作，在現代信息技術和網絡技術都十分發達的背景下，在檔案信息建設的過程中，熟練應用信息化技術可以從根本上提高檔案管理的資源利用效率，促進事業單位檔案管理工作日常的發展進程，因此，相關負責人員一定要結合我國目前的信息化發展形勢，從根本上做好檔案管理信息化建設。

一、新時期事業單位檔案管理信息化建設的意義

1.提高檔案管理效率

在人們的印象中，事業單位在檔案管理的過程中，所使用的材料都是紙質的，針對一些重要數據的記錄也都是用紙質材料來完成，需要耗費大量的人力、物力來對檔案進行儲存和使用。但是，紙質材料不利于長期保存，在很大程度上提高了檔案管理工作中的人力、物力支出，從根本上影響檔案管理工作的主要進程。在新時期背景下，我國的科學技術水平有了很大提高，如果能夠將信息技術應用到檔案管理中，就可以用電子檔案代替原來的紙質檔案，不僅可以節省大量的人力、物力，還可以提高檔案的管理效率。因為相較于傳統的紙質檔案而言，電子檔案更方便人員管理，只需要在計算機中輸入相應的指令即可，不再需要對其進行維護和整理，同時網絡儲存服務器容量大，成本也比較低，借助網絡技術，相關負責人員可以在一定程度上進行自行查閱，極大提高了檔案管理的效率。

2.優化事業單位整體信息水平

檔案管理作為事業單位中非常重要的一項工作，在這一過程中，適當應用信息技術可以從根本上優化事業單位的整體水平。就我國事業單位目前的情況而言，不只是針對檔案管理進行信息化建設，而是隨著我國科學技術的發展，對事業單位整體都要進行優化，通過對信息技術的應用，不僅可以提高檔案處理的速度，還可以提升管理效果，針對檔案管理進行信息化建設，也可以從根本上優化我國事業單位整體的信息水平，推動事業單位信息化建設的進程。如果可以真正做好檔案管理信息化建設，那么在未來的檔案管理工作中，技術人員就可以通過計算機網絡技術，在數據庫中構建出完善的信息處理系統，并且可以在各種軟件中設置相應的權限接口，讓工作人員隨時隨地進行檔案查詢，大大提高工作人員的工作效率，將檔案資源的效率最大化。因此，相關負責人員對這一問題要重視起來，只有真正做好事業單位的檔案管理信息化建設工作，才能夠進行相應的創新，達到提高工作效率的目的。

3.提升檔案資源利用效率

查閱傳統紙質檔案不僅需要到當地的文化館，還要耗費人力去尋找，在查找的過程中會消耗很多時間，導致很多工作人員由于嫌麻煩或者是時間問題，不愿意去查找，在很大程度上降低事業單位檔案資源的利用效率。檔案資源可以為企業的經營者提供相應的決策參考，還可以提高企業各種決策的質量，如果檔案資源沒有得到充分利用，那么對企業的發展也會有著非常大的影響。因此，應做好檔案管理信息化建設，將紙質檔案資源轉化為電子版，工作人員可以通過計算機登錄自己的賬號，在客戶端上直接查詢，省去了到檔案館內翻找的過程，節省了大量的時間，從根本上提高了檔案資源的利用效率。未來，信息化建設可以幫助檔案管理建立完善的管理系統，設置相應的查詢出口和處理系統，使人們查詢檔案更加方便，在一定程度上提高檔案資源的使用效率。

二、新時期事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

基于我國愈來愈高的社會需求和城鎮建設的飛速發展，事業單位也越來越需要相應的技術人員，對于人員的招募數量也在逐步上升。隨著事業單位對人員需求的逐步提升，事業單位人才管理部門的工作壓力也在隨之增長，在基層工作開展效率提升的同時也導致了一系列問題。當下，事業單位在信息化檔案管理過程中普遍存在著不同的問題，極大影響了檔案管理信息化建設。

1.檔案信息化建設制度不完善

當前我國有些事業單位檔案管理信息化建設相關制度處于極其不完善的狀態，檔案管理信息化得不到真正的重視。雖然有些事業單位已經確立較為完善的檔案信息化建設制度，但制度的執行力和生命力均較低，存在著較多的問題，監管部門也沒有積極擔負起責任，無法實施監管與考核，極大影響了工作人員的積極性。個別檔案管理人員工作積極性不高也導致了在檔案信息化建設的工作中難以真正的負責。

2.檔案管理信息化資金投入不足

由于對檔案工作的重視程度較低，導致事業單位的相關檔案管理信息化建設難以獲得足夠的資金，并且隨著我國事業單位資金投入不足的同時，檔案管理設備的更新力度極其匱乏，難以保證相應的工作設備能夠滿足我國檔案管理信息化建設的需求，無法確保積極開展跟進時代的科技化、信息化檔案管理模式，使得檔案管理基礎更加落后。更有甚者，個別單位還在用紙質的文件管理模式，沒有積極使用更為先進的計算機技術，對檔案管理信息化建設產生了較大的影響，采用煩瑣的紙質檔案管理不僅費時費力，同時也影響檔案管理人員的工作心態，進一步影響檔案資源的優化保管建設。雖然部分事業單位進行了信息化平臺的搭建，但其中的很多工作仍舊處于手工收集和檢索模式，進一步影響了檔案管理信息化建設。

3.檔案信息化建設管理人員素質普遍不高

檔案管理信息化建設是一項極其復雜的工作，對于工作人員的綜合素質和專業能力有著很高的要求，但目前我國事業單位檔案管理人員專業素質普遍偏低，專業檔案管理人才十分缺乏。此外，管理人員除具備專業素質外，還要有積極熱情的工作態度，而據相應研究調查顯示，部分單位對于檔案管理人員的相關培訓并不重視，導致檔案管理人員的管理思維老舊，素質難以得到提高等情況出現，影響檔案管理信息化建設工作順利進行。

4.檔案管理信息化、科學化程度較低

21世紀是網絡互聯的時代，計算機技術運用進一步為檔案管理信息化建設奠定物質基礎，對于檔案管理工作效率的提升有著較大的促進作用。目前，我國事業單位在進行檔案管理信息化建設時，積極進行檔案管理信息化平臺建設。但由于管理人員對于信息化建設的工作存在著較多疏漏，出現了部分工作人員在將檔案歸類與完善的同時，無法正確參考實際狀況。不僅如此，在進行檔案信息化管理工作時，一些事業單位也并沒有建成相應的管理系統，信息化管理的效能難以得到真正發揮，導致無法在檔案管理中體現信息化系統的價值，無法有效促進檔案管理信息化建設。

三、新時期事業單位檔案管理信息化建設創新策略

1.加強數據源管理

在進行檔案資源管理信息化建設的過程中，相關負責人員可以通過加強數據源管理的方式來進行創新。針對檔案資源管理部分，尤其是在人力資源管理的過程中，一定要對相應的資源信息進行有效整合，通過計算機網絡技術將檔案數據進行統一規劃，營造出良好的檔案管理氛圍，對數據也要及時處理，并且不斷完善數據庫，提高內部信息數據管理水平。同時，對于人事檔案也要重視起來，通過提高人事檔案的質量和水平來加強數據源的管理，可以進一步優化檔案管理信息化建設，因為在信息化建設的過程中，數據源是非常重要的一部分，而在數據源的管理中，人事檔案數據庫又是不可或缺的，因此在對人事檔案數據庫進行電子版統籌的過程中，一定要對檔案進行有效整理，并且不斷完善人力資源管理系統，只有真正做好人力資源管理系統才能夠加強數據源的管理，進一步推動事業單位檔案管理信息化建設工作。

2.提高管理人員業務水平

要真正做好檔案管理信息化建設工作，不僅要從實際情況出發，還要對從事檔案工作的相關人員做好培訓工作，只有增加他們的專業技能，提高其知識儲備量，才能夠進一步推動檔案管理信息化建設。就我國目前事業單位實際情況來看，從事檔案管理工作的人員很少，沒有進行過專業培訓，在信息化建設的過程中缺少相關專業知識的普及，在很大程度上拖慢了信息化建設的進程，如果能夠對其進行專業知識培訓，讓他們明白自己實際的工作內容，并且將專業知識和他們目前已有的工作經驗結合起來，從單位的發展條件和未來規劃出發，選擇一個他們合適的工作方式就可以從根本上提高檔案管理信息化建設的效率。相關負責人員也可以調配其他具有專業檔案管理知識的人員來從事內容規劃和工作安排，并且監督檔案管理工作的質量，盡量避免檔案信息出現錯誤。另外，還要建立起相應的獎罰機制，針對那些提出創新建議的員工進行相應的物質或者口頭獎勵，推動檔案管理效率。

3.注重檔案資源開發利用

在整個檔案管理信息化建設的過程中檔案信息資源的建設是其中非常重要的內容，如果在信息化建設的過程中，根本就沒有可以利用的檔案信息資源，或者是可被利用的檔案信息資源非常少，就根本談不上對其進行檔案管理信息化建設。首先，相關部門要進行的就是對檔案目錄的建設，以檔案目錄為整體對事業單位中各個部門之間分散的信息資源進行整理，檔案資料應該按照統一領導、分級管理的機制來進行有效的資源配置，以方便社會人員進行查找。其次，在整理完檔案目錄后，要利用數字化技術對檔案資料進行整體處理，確保實體紙質檔案資料能夠轉變為數字化的信息資料，對于紙質材料中的一系列圖片，如果可以利用技術補全，那么就要注意保證圖片的完整性，如果有些圖片的來源已經不可查找，那么相關負責人要拍照以后留作存檔，看能否將照片運用到數據當中。最后，相關負責人員要根據檔案信息的整體情況進行分類，用最簡便的方式呈現出檔案信息。

4.健全檔案管理信息化監督制度

在事業單位進行檔案管理信息化建設的過程中，相關人員的建設重點應該放在安全監督制度上。我國的信息技術雖然非常發達，網絡技術也有了很大的提高，但是信息安全仍是一個非常需要注意的點，要保證檔案資源的安全性能，這就成了目前檔案信息建設過程中一個非常重要的問題。相關負責人員對于檔案信息化安全監督制度一定要重視起來，確保檔案資源的一系列信息化建設、數據庫建設等都要在嚴格的監督監管之下進行。首先，對于信息化檔案的訪問一定要設立相關的查閱制度，針對電子資源的查閱也要設置相應的權限，只有擁有權限的人才能夠進行查閱。其次，在數據庫建立的過程中，雖然要實現檔案信息異地共享，但是在這一過程中也要確保異地共享的安全性，雖然這一行為能夠提高檔案利用的效率，但是在一定程度上也潛在著信息泄露的風險，對于安全監督問題除了要安裝簡單的防火墻等殺毒軟件之外，也要避免第三方鏈接。

5.升級管理部門軟硬件設備設施

在檔案管理信息化建設的過程中，尤其是目前新形勢背景下，不僅要完善檔案信息化建設進程，而且在整個檔案管理部門的團隊構建過程中，也要注意加強硬件投入和軟件升級。因為在整個信息化建設的過程中，不僅是檔案管理一個部門的工作，而是要在整個事業單位所有部門一起進行，各個部門應做好相應的優勢互補，形成契合度更高的團隊，只有這樣才能夠提高團隊工作的深度和廣度，才能夠建立起更加強大的系統工作網。在這一過程中針對崗位的安排也要做到靈活處理，在信息化建設的過程中，不可避免地要涉及兩類人才，一類是有關檔案管理專業知識的人才，還有一類就是對信息技術十分擅長的人才，這兩類工作人員不能單獨進行工作，要和管理人員結合起來，只有三方共同合作才能夠達到目標。在針對管理部門軟硬件升級上，相關負責人也要加大資源投入，就算檔案管理人員和信息技術人員有很高的專業知識水平，如果軟硬件跟不上，也沒有辦法做好信息建設工作。

四、結語

在新時期背景下，針對事業單位檔案管理信息化建設工作，相關負責人員一定要明白信息化建設對于事業單位檔案管理的意義，它不僅可以從根本上提高檔案管理效率，還可以優化事業單位整體的信息水平，提高檔案資源利用效率，雖然目前在檔案管理信息化建設中還存在著缺乏檔案管理人員基礎、信息技術薄弱、信息數據管理不到位、對信息化建設不重視等問題，但是在未來的發展中，只要事業單位能夠加強數據源管理，并且提高檔案管理人員的業務水平，注重檔案資源開發利用，健全信息化監督制度，升級管理部門軟硬件就可以從根本上提高我國事業單位檔案管理信息化建設進程。

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（作者單位：山東省中醫藥研究院）