大數據時代社保檔案管理的優化方式

劉威

隨著大數據時代的到來，對社保檔案管理提出了更高的要求。各單位的社保檔案管理部門應該樹立正確的數據管理理念，并完善社保檔案管理制度，充分發揮大數據技術在社保檔案管理工作中的作用和價值，提高社保檔案的管理水平。

隨著信息技術和大數據技術的快速發展，社保檔案管理工作雖然得到了不斷創新，但社保檔案管理工作仍然需要優化。可以說，在大數據背景下優化社保檔案管理工作，具有一定的現實意義和價值。

一、大數據時代社保檔案管理的相關概述

（一）重要性

對于廣大企業員工來說，社保檔案管理工作的貫徹和落實具有非常重要的影響，社保檔案管理工作可以作為衡量一個企業績效水平的重要標準。社保檔案不僅記錄了一個企業的發展歷史和重要成果，還可以作為對新員工進行培訓教學的重要資料。雖然我國現階段社保檔案管理和社保行業發展水平仍然處于初步發展的階段，但在社保檔案管理工作實際應用過程中還存在一些不足之處。針對這一現象，社保檔案管理工作人員應該緊跟大數據時代發展步伐，并借助大數據技術的優勢加強和優化社保檔案管理工作，為社保檔案管理后期各項工作的開展及高效化實施提供一定參考依據，為社保行業的發展提供有力支持。

（二）目的

對于社保檔案管理工作來說，并不是一個只走過場的形式主義，社保檔案管理的主要目的就在于方便企業能隨時調取和利用社保檔案，并為企業工作人員的社保管理工作提供參考依據。在社保檔案管理過程中，檔案管理人員應該將工作重點放在社保檔案入庫登記、社保檔案整理、社保檔案歸檔以及社保檔案信息化管理等各方面。

（三）作用

隨著大數據時代的進步和發展，各企業中社保檔案的信息數量不斷增加，企業對社保檔案的重視程度也逐漸增加。社保檔案主要是結合工作人員的個人發展情況逐漸形成的，這些資料不僅包括了工作人員的受教育情況、職稱級別、培訓交流情況、工作成果等各項內容，還包括了企業發展成果、工作人員的社保狀況，對這些社保檔案管理工作進行精細化管理和優化，能夠加強社保檔案管理的整體工作效率。

（四）變化

1.封閉到開放

傳統的社保檔案管理工作主要是在封閉的檔案館或者檔案室內開展，其主要載體為紙質化檔案，傳統社保檔案管理工作開展環境決定了其封閉性的特點。并且，隨著信息技術和大數據技術的不斷發展，社保檔案管理部門的資料和信息資源種類也逐漸多樣化和豐富化，增加了網絡型資源和數據庫資源等一系列虛擬的信息資源。此外，隨著國家頒布并實施了《中華人民共和國政府信息公開條例》相關政策，社保檔案管理工作從封閉性的狀態逐漸轉變成開放性的姿態。

2.靜態到動態

在傳統社保檔案管理工作中，社保檔案主要由業務部門將不同類型和形式的社保檔案傳送到社保檔案管理部門，并由社保檔案管理部門對這些社保資料進行有效整理和錄入，在這樣的背景下，社保檔案信息資源在實際利用中就會缺乏靜態共享及整合。與此同時，在大數據時代的背景下，社保檔案管理工作中涉及的一系列數據信息在交換、整合及分析過程中，突破了時間和空間的諸多限制，加強了社保檔案管理工作中信息的集成程度，并對社保檔案的信息管理結構進行了完善及優化。

3.網絡化到數據化

社保檔案網絡化主要指的是社保檔案管理工作局限于社保檔案所屬部門，受到了社保行業范圍的制約，這就使得社保檔案管理工作需要定人、定崗以及定責，社保檔案管理工作也就存在缺陷，直接造成社保檔案管理工作的集成程度比較低且社保檔案的工作效率不高。與此同時，在大數據時代的背景下開展社保檔案管理工作，使得社保檔案管理工作呈現出了多樣化、數字化的特點，社保檔案管理部門和其他部門之間的社保檔案資源就能夠實現自由流動。此外，社保檔案管理工作人員如果能夠對這些數據資料進行移動式的收集，就能真正實現大數據技術在社保檔案管理工作中利用的一體化。

二、大數據時代社保檔案管理工作涉及的技術

（一）數據處理技術

在大數據時代的背景下，社保檔案管理工作逐漸朝著信息化、電子化的方向轉變，社保檔案中信息資源儲存形式也不再僅僅局限于紙質化檔案的儲存形式，而是以物理符號的儲存形式存在，這些物理形式能夠被相應的電子設備識別，并進行快速有效地儲存。與此同時，隨著大數據時代的到來和信息技術的飛速發展，不僅能夠實現對海量社保檔案數據資源的收集、整理、分析、儲存以及查詢，還能夠方便社保檔案管理工作人員對員工社保資料進行及時調取。所以說，社保檔案管理中數據處理技術對社保檔案管理工作的優化非常關鍵。

（二）計算機網絡技術

在大數據時代的背景下，計算機網絡技術和信息技術的發展速度比較快，在社保檔案管理工作中利用計算機網絡技術，能夠實現現代化的網絡通信、辦公室自動化和信息自動檢索等一系列功能。并且，計算機網絡技術作為社保檔案管理工作中最關鍵的環節，能夠為社保檔案信息資源的收集、整理、分析、儲存和檢索提供有力支持。傳統社保檔案管理工作基本都是采用人工的方式完成，不僅影響了傳統社保檔案管理工作的效率，還容易造成社保檔案管理過程中出現錯誤，造成社保檔案管理的質量降低。與此同時，在社保檔案管理工作進行中應用計算機網絡技術，還能夠完成社保檔案管理工作的信息化和智能化建設，社保檔案管理工作人員還應該利用云計算技術、數據挖掘技術和互聯網技術完成社保檔案的科學有效管理。在這樣的背景下，社保檔案管理工作的質量和效率就能夠得到有效提升，并在開展過程中突破傳統社保檔案管理工作的時間限制、空間限制和地點限制，采取更加科學有效的方式查詢社保檔案信息資源，最大程度發揮社保檔案的作用和價值。

三、大數據時代社保檔案管理存在的問題

（一）社保檔案管理制度不完善

社保檔案管理制度是指導社保檔案管理工作開展的重要參考依據，但我國現階段社保檔案管理制度并未根據相關法律法規和社保檔案管理的實際情況進一步完善，直接造成社保檔案管理制度無法形成對社保檔案管理工作的科學規范指導，與此同時，社保檔案管理制度的不完善還造成了社保檔案管理工作監督機制的不完善，直接導致社保檔案管理工作的具體職責沒有進行全面貫徹和落實，對社保檔案管理工作的開展造成了不利影響。

（二）社保檔案管理工作模式落后

我國現階段的社保檔案管理工作質量還存在一定的差異性，這就使得基層社保檔案管理工作還存在一定的滯后問題。例如：對于我國一些鄉鎮居民的基本社會養老保險檔案來說，因為鄉鎮居民參保人數比較多，且鄉鎮容易受到人力、財力、物力、場地以及工作人員等各類條件的制約，再加上檔案庫房等硬件設施比較簡陋、社保檔案管理方式比較落后，導致基層社保檔案管理工作無法順利進行。此外，某些鄉鎮還采用了首次參保登記紙質化檔案的方式，并將社保的續保內容反映在社保檔案中，這種社保檔案管理方式不利于后續社保檔案信息資源的便利查詢。

（三）社保檔案管理設備和應用技術落后

社保檔案管理設備和應用技術在社保檔案管理工作中具有非常重要的作用和價值，能夠直接影響社保檔案管理工作的效率和質量。然而，我國現階段基層社保檔案管理，仍然采用傳統的人工管理方式，并沒有有效利用信息技術和數據挖掘技術等。與此同時，即使在社保檔案管理過程中應用了計算機等基礎設備，并使得社保檔案管理機構建立了微機檔案，然而，由于計算機等基礎設備比較落后，還無法在實際的社保檔案管理過程中真正實現人機結合，導致社保檔案管理工作的效率和質量無法得到有效提升。

（四）社保檔案數據庫共享存在問題

社保檔案管理工作從本質來說屬于工作人員人事檔案和業務檔案的范圍，更是退休辦理和養老待遇調整的主要參考依據，與工作人員的工齡長短、退休時間以及待遇高低有著十分密切的聯系，這些都是社保檔案管理工作的核心組成部分。然而，由于社保檔案管理工作開展過程中各項資料形成的時間比較久遠、涉及的單位比較多、情況比較復雜、流動性比較強，直接造成社保檔案管理工作的規范性及科學性缺失，對紙質化載體的檔案管理不夠到位，甚至會出現社保檔案管理中信息資源的缺失，直接影響到了工作人員自身的經濟效益。此外，如果社保檔案工作人員不能及時有效地對社保檔案進行及時整理和裝訂，還會造成影像化的基礎數據缺乏合理性及規范性。

四、優化大數據時代社保檔案管理的具體措施

（一）建立健全社保檔案管理制度

要想做好社保檔案管理工作，最重要的就是要建立健全社保檔案管理制度，規范的社保檔案管理制度能夠確保社保檔案管理工作的科學性及有效性。建立健全社保檔案管理監督機構，不僅能夠確保對社保檔案管理工作的有效監督和管理，還能夠確保現代化社保檔案管理方法的有效貫徹和落實。并且，社保檔案管理工作還應該將確切的管理責任落實到具體部門以及工作人員身上，最大程度調動社保檔案管理工作人員的積極性和創造性。

（二）創新社保檔案管理模式

在大數據時代背景下開展社保檔案管理工作，應該積極改革并創新落后的社保檔案管理模式，并在基層社保檔案管理過程中運用信息技術和大數據技術，加強社保檔案管理工作的及時性和實效性，最大程度解決基層社保檔案管理工作滯后性的主要問題。

第一，社保檔案管理工作人員可以通過社保檔案數據庫開展社保檔案管理工作，并對社保檔案數據庫中各種類型的檔案進行排序整理和分析，不僅方便開展社保檔案的查找工作，還能夠有效彌補傳統社保檔案管理工作模式中各類社保檔案信息資源混亂的問題和缺陷。

第二，社保檔案數據庫管理方式可以實現對社保檔案的統一性管理。例如：在城鄉居民社會養老保險以及失地農民養老保險等各種社保檔案管理過程中，可以將投保人的新參保登記狀態和投保人的參保狀態連接起來，并對其社保檔案進行及時有效的更新，從而達到提升社保檔案管理工作準確性和科學性的目的。

第三，社保檔案數據庫管理模式，能夠有效提升社保檔案管理工作的公開度和透明度，并充分利用信息技術的管理方式開展基層社保檔案管理工作，并將社保檔案數據資源錄入網絡數據庫之中，這種方式能夠使居民通過網絡數據庫對社保檔案信息資源進行有效查詢。與此同時，在傳統社保檔案管理過程中，鄉鎮上的居民要想進行社保檔案內容查詢，就需要到縣里的社保局進行社保檔案內容查詢，這種信息化的社保檔案管理方式，能夠為鄉鎮居民提供非常大的便捷性，使鄉鎮居民避免了因為同一件問題而經常往返于社保局的麻煩。

（三）在社保檔案管理中應用數據挖掘技術，挖掘社保檔案信息

在大數據時代的背景下，社保檔案管理工作逐漸朝著信息化和網絡化的方向不斷發展，社保檔案管理部門可以通過對數據處理技術和計算機網絡技術的有效利用，從而完成對社保檔案信息資源的收集整理和有效儲存。然而，社保檔案不僅僅要做好管理工作，還應該最大程度發揮社保檔案管理的作用和價值，并充分利用大數據技術加強社保檔案管理工作的水平和信息技術的利用水平，最大程度挖掘和開發社保檔案中的信息資源。以農村勞動力轉移就業培訓檔案為例，檔案管理工作人員除了要做好社保檔案管理工作之外，還應該充分利用大數據挖掘技術，充分發揮社保檔案管理工作的價值，對社保檔案信息資源進行有效分析、整理和利用，為農村勞動力轉移就業培訓工作的開展以及培訓方式的選擇提供數據支持。

（四）加強社保檔案信息資源的共建和共享

現階段社保檔案管理工作中還存在著信息資源共建和共享程度不高的問題，由于各個地區的社保檔案管理工作相對獨立，且各個地區的社保檔案信息相比封閉，這就使得社保檔案在管理過程中不能有效實現社保檔案信息資源的共建和共享，社保檔案無法在實際使用中發揮自身的作用和價值。并且，在傳統基層社保檔案管理過程中，由于各類社保檔案信息資源比較封閉，直接造成人們查詢社保檔案信息資源比較困難。對于社保檔案而言，更是應該利用大數據技術實現對基層社保檔案信息資源的實時有效查詢，最終實現不同區域和不同部門之間社保檔案數據信息的共建和共享，最大程度發揮社保檔案管理工作的社會價值。

結 語

綜上所述，隨著科學技術和信息技術的進步發展，做好社保檔案管理工作已經成為大數據時代中最重要的工作內容。上文對社保檔案管理工作的優化方式進行探討，建立完善的社保檔案管理制度、創新社保檔案管理工作模式，并對社保檔案信息資源進行分析，有效提升社保檔案管理工作的效率和質量。