大數據時代電子檔案管理現狀與發展對策分析

摘要：在科技技術迅猛發展的背景之下，對于電子檔案管理工作而言，越來越有效地融入大數據技術的相關內容建設，以此推動電子檔案管理質量、管理效率得到顯著提升，進而為電子檔案管理工作向著智能化、數據化的方向發展提供必要的支持。但需要注意的是，在大數據時代下電子檔案管理工作仍然存在一定的問題或者不足，要更充分把握相關方面的問題，在問題導向的引導之下進一步落實相關解決對策，以此促進電子檔案管理工作取得應有的成效，為檔案管理事業的良性發展作出應有貢獻。基于此，本文重點分析大數據時代下電子檔案管理工作中存在的問題和發展對策等內容。

關鍵詞：電子檔案? 大數據? 管理現狀? 發展對策

在大數據技術的推動作用之下，可以使電子檔案管理工作取得更加良好的成效，提升檔案檢索效率，實現更高質量的精準傳遞，有效規避或者減少檔案管理過程中可能存在的問題或者風險。同時，進一步融入信息化技術和互聯網技術等，在其綜合作用之下，更充分滿足電子檔案的管理要求和客觀需要。在實踐的過程中，針對電子檔案管理工作而言，需要以大數據為切入點，進一步優化和完善相對應的管理體系和運行模式，進而從根本上提高檔案管理質量管理水準，為電子檔案的有效管理提供必要保障[1]。

1 大數據時代電子檔案管理現狀分析

在現階段的電子檔案管理過程中，隨著大數據技術的進一步廣泛應用和普及，為電子檔案管理工作取得更加良好的效果、管理效率顯著提升提供必要的技術支持。但在具體的調研過程中也看到電子檔案管理環節存在不同程度的問題，具體來說，其問題主要體現在以下幾個方面。

1.1 電子檔案管理的法律法規沒有足夠優化完善

當前我國在電子檔案管理工作中，進一步有效推動傳統的紙質檔案管理模式向著電子檔案管理推進，但是與之相對應的電子檔案管理的法律法規和規章制度往往沒有得到及時、有效的跟進，法律法規建設存在一定程度的滯后情況，在時效性方面往往比較低下，使得電子檔案管理、質量管理效率不能得到顯著提升，無法加快檔案的技術發展速度[2]。另外，在相對應的電子檔案管理制度、管理標準、管理體系等相關方面也不夠完善，相對應的標準體系建設存在著不同程度的漏洞或者弊端，由此導致電子檔案使用頻率不能得到顯著提升，甚至存在比較嚴重的電子檔案安全問題等。在針對電子檔案進行管理的過程中，存在著比較明顯的隨意性、盲目性的特點，甚至有不同程度的保密風險和傳輸風險等。因為缺乏足夠的法律法規和規章制度的規范作用，導致電子檔案的管理效能和價值不能得到充分的體現，這對于檔案管理工作的順利進行造成嚴重阻礙。

1.2 沒有充分構建更為系統完善的信息化管理機制

在大數據時代下的電子檔案管理工作中，要進一步匹配與之相對應的大數據技術和信息化技術，形成相對應的信息化管理體系，體現出智能化管理效果，以此有效突破邊界的限制，在多類信息和實時互動方面體現檔案的資源共享價值。但是因為缺乏足夠的信息化管理體系和運行機制，相關內容不夠健全完善，并沒有充分實現大數據背景下的大數據資源的有效整合和資源共享，進而導致電子檔案的管理效能不能得到充分的體現，無法具備應有的檔案資源的共享能力和綜合應用價值[3]。除此之外，在信息化管理體系、管理機制的運行方面沒有充分做到與時俱進，更充分地融合新技術新方法等，這導致電子檔案資源的廣泛共享成效受到嚴重影響。相關機構在檔案管理監管體制和運行體系方面往往存在不同程度的問題，在電子檔案的整體存儲、管理、備份、挖掘、分享、利用等方面缺乏系統完善的工作體系和運行機制，因此導致各類工作和體系建設相對來說比較滯后，這對于檔案的綜合利用價值和跨界融合作用造成嚴重損害。在大數據時代背景下，隨著各類檔案數據信息的海量遞增，新型檔案進一步出現，但是缺乏足夠的信息化管理體系和運行機制，導致相關檔案軟件模塊不能得到及時的開發和應用，這使得電子檔案信息資源的應用率和應用價值受到極大的制約，同時對于檔案的維護也會造成嚴重限制，無法體現出電子檔案的管理質量和綜合發展成效[4]。

1.3 電子檔案管理人員的專業技能和業務素質需要進一步提升

在電子檔案管理過程中，要想更有效適應大數據時代要求，使檔案管理質量、管理水平得到顯著提升，要匹配與之相對應的更高質量的檔案管理人員，使其具備應有的數據挖掘利用能力和大數據技術掌握程度，這樣才能為各項工作的順利推進提供必要的人才基礎。但是在具體的發展過程中某些管理人員缺乏足夠的崗位勝任能力，并不能充分掌握大數據的各項技術要點，在軟件硬件、設備的應用方面存在不同程度的問題或者限制，因此，導致檔案資源和相關信息無法呈現出智能化和數據化的發展成效，這對于電子檔案管理工作的順利進行會造成嚴重限制。在日益重視檔案管理效率的時代，相關檔案管理部門并沒有著重做好相關檔案人員的培訓和考核工作，在創新意識、信息化應用能力等相關方面，沒有著重做好嚴格細致的培訓，導致相關檔案管理人員不能充分利用相關信息技術和大數據技術等，總體的技術水平比較低，缺乏足夠的創新能力、專業技術，成長途徑比較缺失，這限制了黨管理工作的順利推進。技術設備更新和人力能力匹配往往也不夠充分，因此導致電子檔案管理工作受到很大限制，制約了大數據背景下檔案管理工作的深化和改革[5-6]。

1.4 對大數據技術并沒有進行充分的應用

在大數據時代下，對于電子檔案管理工作而言，需要更有效地明確檔案管理工作中的大數據技術應用的重要性和必要性，同時要匹配與之相對應的云存儲和智能化技術，以此體現出大數據時代的發展要求。但是在具體的發展過程中，針對電子檔案管理工作來說，并沒有有效融入大數據技術的相關內容，或者結合不夠緊密，這導致檔案管理的技術更新速度相對來說比較慢，某些基層檔案管理部門并沒有匹配與之相對應的軟件和硬件，在技術要點落實方面不夠扎實，由此導致電子檔案管理工作受到嚴重影響。基層檔案服務部門缺乏數據挖掘、軟件分析、電子檔案資源社會化的必要軟硬件設備，在計算機設備和智能化檔案管理平臺方面比較欠缺，檔案管理和社會資源不能進行全面銜接，因此會導致用戶行為無法得到精準分析，限制了電子檔案管理工作的個性化、多元化和實時化[7]。

2 大數據時代電子檔案發展對策

2.1 針對電子檔案法律法規和規章制度進行不斷的完善和優化

在大數據時代背景下，要想體現出電子檔案的發展成效，在管理制度和法律法規方面需要不斷的完善和優化，注重做好相對應的優化設計工作，要高度關注法治化進程，為各項工作的有序推進提供必要的法律支撐和制度保障。要充分做好電子檔案規范化和制度化建設工作，匹配與之相對應的法規和制度，確保各項工作更加規范有序，體現出標準化建設成效。要充分落實檔案管理責任機制，有效實現檔案價值的最大化挖掘，切實避免或者減少檔案運轉過程中存在的風險。國家權威部門要確立相對應的電子檔案管理標準，確保相關單位落實崗位責任制度，使相關部門和各個人員可以實現有效融合，在完成各自的工作職責的基礎之上，進一步體現出跨專業跨部門跨領域的檔案管理效果。同時，也要從大數據技術的有效應用著手，重點做好上層設計工作，建立更高層級的檔案資源中心，加強檔案管理標準的推廣，嚴格按照國情、省情和行業的具體情況明確檔案管理的具體標準和相關要求，進而推動各項工作能夠有效銜接，在法律法規和規章制度的推動作用下實現標準化的建設和電子檔案管理的規范運行[8]。

2.2 針對電子檔案管理機制和信息化體系進一步完善和優化

在大數據時代下，要充分做好電子檔案管理機制和信息化運行模式的優化和完善工作，要進一步改革和創新，通過大數據技術的綜合應用，確保數據化、信息化管理模式、管理機制能夠得到不斷的完善和優化，并且在實踐的過程中切實落實，進而確保電子檔案可以實現高速共享，在不斷更新和完善管理方式的基礎之上，充分滿足檔案信息的服務需求和客觀要求。在具體的操作過程中，也要具備應有的信息化意識和網絡思維，針對當前的檔案運轉機制進行高度重視，充分地分析，以大眾化的檔案服務工作為基礎進一步創新標準改革體制。要加快紙質檔案的數字化進程，進而為檔案管理的信息化管理體系的優化完善和數據庫體系的有效落實提供必要的保障。具備應有的信息技術基層整合優勢，對海量數據資源進行更精準、有效的提取和收集整理，更加關注數據信息的存儲方式優化和完善，進一步加快信息技術的研發和推廣力度，深入挖掘答案數據信息，在數據信息支撐機制的完善作用之下，通過技術思維使電子檔案管理工作可以實現質的突破。同時，也要充分具備應有的數據信息共享思維，構建一個系統完善的資源集合體，廣泛收集整理和共享各類檔案數據信息，整合相關資源，在信息分析、數據挖掘和信息挖掘技術綜合利用的過程中，使整個電子檔案服務科學體系和智能化的網絡系統得到有效構建。

2.3 針對檔案管理人員的專業技能和業務素養進行有效培訓

在大數據時代下，對電子檔案管理人員的專業技能需要高度重視，要確立長效培訓機制，有效通過培訓使相關檔案管理人員具備應有的崗位勝任能力。同時，在知識體系應用機制管理模式方面，不斷的改進和創新，確保相關管理人員的綜合能力、業務水平得到切實的提升。要進一步充分構建相對應的管理機制和培訓模式，通過全面系統的培訓使相關人員更有效地融入其中，為其專業水平和創新意識、創新能力的增強提供必要的支持。另外，也要加大考核的力度，做好技術交流合作工作，使相關管理人員具備更為豐富的檔案管理工作經驗，提升電子檔案的鑒定水平和信息剖析能力，在不斷的改進和完善電子檔案管理權限管理模式的基礎之上，使相關人員更有效的體現出自身的識別能力和技術掌握程度，對于各類數據化技術要點和設施設備的操作方法可以得到更有效的掌握，進而推動電子檔案管理效率的提升[9]。

2.4 依托智慧化和大數據技術促進電子檔案管理轉型升級

在電子檔案的管理過程中，實現創新發展，有更加良好的發展成效，需要進一步推動智能化技術和大數據技術，促進電子檔案管理工作向著智慧化的方向發展。要進一步著重做好數字化、智慧化建設工作，匹配與之相對應的數字技術和相關模塊，對于當前的檔案管理技術設備等等進行轉型升級，不斷的優化和完善，要在更大程度上引進智能化數據化的電子設備。特別是針對OA系統、數據庫系統與智能化應用系統進行更有效的融合，實現優勢互補融合發展，進而打造更加系統完善的檔案管理平臺和運行機制。要有針對性地融入第三方技術力量的支持，有效推動檔案的大數據建設工作，進一步開發與之相對應的檔案管理軟件提升檔案的信息化建設質量、建設效率，體現出信息資源的互動性和完善性，通過廣泛深入的咨詢和服務管理體系的有效融合及優勢互補，在整合化的管理平臺的作用之下，用相關平臺使信息供給質量進一步提升，同時不斷完善和優化服務方式管理方式，使信息服務的相關內容得到優勢互補，以此體現出應有的大數據技術優勢和應用價值[10]。

3 結語

總而言之，在大數據時代背景下，針對電子檔案管理工作而言，對于電子檔案管理工作需要高度重視，同時進一步把握大數據時代的相關發展要求和應用方向，對于變革思維進行充分的融入，并且在實踐的過程中有效落實，以此更充分體現出電子檔案的管理效能和應用價值。同時，也要充分認識到當前電子檔案管理工作中存在的問題，然后進行切實的應對和處理，著重做好電子檔案的優化和升級，在數據化技術應用人才匹配制度完善等方面著重增強，以此進一步提升電子檔案的管理水平，使電子檔案的利用價值得到深入的挖掘。

參考文獻

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[8] 朱慶宏.試論做好大數據時代的檔案管理工作[J].赤子.2020（1）：134.

[9] 郝少磊.數據時代背景下的檔案管理研究[J].文淵：中學版，2019（10）：116.

[10] 鄭雪梅.大數據時代電子檔案管理現狀與發展對策分析[J].卷宗，2020（8）：118.

基金項目：河南省政府決策研究招標課題（項目名稱：河南省構建高成長服務業大省對策研究;項目編號：2016B094）。 作者簡介：王敏（1978—），女，本科，副研究館員，研究方向為檔案管理;