辦公室檔案管理策略

胡元紅

摘 要：互聯網時代的快速發展，為很多行業的發展都帶來了新的機遇。檔案資源的管理也因互聯網技術的應用出現了更多新的思路。結合互聯網時代下的基本特征，創新辦公室檔案管理模式，實現檔案資源的充分利用。本文結合辦公室檔案資源管理、開發的重要性進行分析，探究影響檔案信息資源管理的主要因素，結合互聯網時代下檔案管理存在的問題給出現代化檔案管理對策。

關鍵詞：互聯網;檔案管理;現代化

一、辦公室檔案信息資源開發利用的重要性

在“互聯網+”時代下，有效實現檔案管理，有利于充分發揮檔案信息資源的作用。信息科技力量的發展迅速，“紙質檔案”沿用的同時，又衍生出了形式多樣的“電子檔案”。各種信息被整理起來之后，便成為了我們所說的“檔案信息資源”。不應該僅僅是停留在把檔案信息整理存檔、保管妥善的層面上，應當更加充分利用檔案資源，發揮資源的真正價值，借助信息技術來使之促進更多行業的發展。檔案信息資源并不是只出現在檔案館中的。在社會生活中，檔案信息資源無處不在，人們生活的方方面面其實都離不開它。因此，需要結合互聯網時代下，檔案資源的特性，做好管理以及資源的開發利用。

二、辦公室檔案管理現存的主要問題

（一）檔案信息資源開發利用意識不強

雖然當前更加提倡信息化、現代化管理模式，但這些意識其實還只是停留在表面的。當前對于檔案管理現代化模式，更多的還需要先進的技術提供支持，有些工作人員因為守舊思想，或者對于新的理念接受比較慢，因此對于現代化的管理方式不是很積極，在實際工作的開展中，僅僅只是接受，沒有任何的創新，沒有深入地去了解檔案信息資源到底是什么，更不用說主動參與管理和開發。

（二）檔案信息資源管理難度大

檔案有各種各樣的形式，很多行業都需要檔案資源的支持。如此觀之，檔案的信息量是非常龐大的，而這就成為了檔案信息資源管理的一個難題。在信息時代下，檔案信息量大，涉及的樣式多，越來越多、復雜的內容出現，為檔案管理工作帶來了更大的難度，需要針對互聯網時代所產生的巨量資源進行充分整理、管理和利用，是一個比較現實的難題。比如在高校圖書館里，檔案信息資源的管理難度就非常大。

三、“互聯網+”的現代化檔案管理策略

（一）提高管理人員的專業素質

檔案信息資源的管理難度大，需要相關人員有更高的專業素養，一望而知，最簡單、最有效的措施就是提高管理人員的專業素質、提高信息化水平。檔案信息的內容龐雜，對檔案信息進行價值評估與保存也需要極高的專業素質，所以筆者認為我們首先就是要提高管理人員的專業素質，比如說讓擁有高水平、專業素質的管理人員定期在網上開展關于檔案信息資源管理、開發利用的相關講座、定期對檔案信息資源管理人員進行系統性的培訓此外，應該提高信息化水平。在檔案信息資源開發利用中加大智能化管理，不僅能降低檔案管理人員的工作壓力，還能提高檔案信息的開發與傳播速率。

（二）提升辦公室檔案管理人員信息分析能力

在信息時代，辦公室檔案管理工作人員要進一步提升對于信息資源的分析能力，能夠對海量的數據、資源進行挖掘，發現其中所蘊含的價值，同時可以為自身提供更多資源支持。可以在單位或者檔案館等建立云存儲平臺，借助云計算技術等來有效的對龐雜的信息內容進行挖掘，保證相關資源可以被充分利用。需要進一步推進檔案管理數字化進程，發揮科學技術，尤其是信息技術的優勢。檔案信息化建設要完善的管理流程，需要按照國家技術標準來規范操作。信息化的建設需要借助硬件以及軟件支持，因此在操作過程中需要按照標準規范來進行細化各個細節。如掃描紙質文檔時，需要做好保密工作，將傳統的紙質檔案轉化為圖像和文本時，需要嚴格按照規范來構建目錄，在掃描過程中需要做好細化、安全管理等步驟，確保檔案在信息化的過程中既具備安全性，也保持完整性和準確性，使得電子檔案與紙質檔案完全一致、高效可用。借助新的技術手段可以更好的實現檔案資源的共享，這樣除了檔案管理人員以外，其他需要對檔案資源進行查閱的人如果具備權限，就可以登錄網站對信息進行調取，這樣既給用戶帶來了方便快捷的體驗，同時也減少了工作人員瑣碎的工作步驟，不需要通過傳統的方式來對信息進行檢查、收集，可以提升檔案資源的服務質量和效率。

（三）維護辦公室電子檔案信息的真實性

“互聯網+”時代下，既要做好辦公室檔案資源的有效利用，也應該維護好電子檔案的真實性。電子檔案在利用的過程中也會產生一些對檔案真實性的威脅。對訪問辦公室電子檔案的人員進行追蹤人員追蹤技術，是電子檔案的真實性在利用階段的最后一道優化措施。在電子檔案的管理系統中，應將檔案管理人員對于電子檔案的任何操作都記錄下來，形成操作日志。只有電子檔案管理人員和被授權的訪問者有權利查看操作日志的信息，但是任何人都不能對操作日志進行更改，直到電子檔案不再具有任何的保存的價值時，才可以對操作日志進行銷毀處理。電子檔案的追蹤的對象主要是查看電子檔案的人員。我們可以通過計算機系統對訪問者的IP地址進行追蹤定位，這樣能夠在電子檔案利用的過程中，準確地知道每一位訪問者的具體信息。

（四）做好辦公室檔案資源備份

在辦公室電子檔案的利用階段，為了避免突發事件，例如：系統故障導致檔案的消失，計算機死機等等。檔案管理人員需要定期對電子檔案進行備份處理，這樣才能夠有效地預防因軟件、硬件的故障所造成的檔案信息丟失。動態備份技術就是現如今檔案管理需要掌握的一項重要技術，它既能夠對電子檔案進行本地備份處理，還可以對電子檔案進行異地備份。不管使用哪一種備份形式，都能夠有效地維護電子檔案信息的真實性，可以說維護電子檔案的真實性就是我們最終要達成的目標。為了這一個目標的達成，需要選擇合適的、使用價值高的備份存儲載體，選擇對的存儲載體是做好電子檔案備份工作的關鍵因素。當前利用率較高的電子檔案備份載體主要有光盤、磁盤和云備份三種，其中云備份最受檔辦公室的歡迎。云備份可以實現把本地數據備份到異地的數據中心，這樣做不僅僅幫助辦公室節約了保存數據的成本，還減少了辦公室檔案內部信息數據庫的存儲負擔。我們生活中常用到的百度網盤、微盤、360安全云盤等等，這一類的軟件都屬于云備份。另外，備份技術也需要迎合時代發展的趨勢不斷的創新，這樣才能夠從根本上做好電子檔案的備份工作。

四、結束語

當前辦公室檔案信息資源管理以及開發利用是一個值得研究的領域，檔案信息資源開發利用最主要的意義其實就是為了實現檔案信息資源的價值，讓它能夠對社會有所用，社會能夠因此得到更好地發展。需要充分認識到互聯網時代為檔案管理所帶來的機遇與挑戰，實現傳統檔案服務模式與現代化的檔案管理模式相輔相成，為辦公室檔案管理工作提供源源不斷的內生動力。

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