淺談精細化管理在辦公室管理中的運用

[ 作者簡介 ]

閆立剛，男，河北灤平人，承德承鋼物流有限公司，助理政工師，本科，研究方向：辦公室管理。

[ 摘要 ]

精細化管理不僅能夠有效提升辦公室的工作效率以及工作質量，并且對于優化企業的管理制度起到了重要作用。因此，必須提升對于精細化管理的重視程度，明確精細化管理的必要性以及重要性，改變傳統的保守管理理念，加大精細化管理的投入力度，組建一支更加專業的管理團隊，為國有企業未來的可持續發展奠定堅實基礎。

[ 關鍵詞 ]

精細化管理;辦公室管理;運用措施

中圖分類號：C93

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.02.046

辦公室是一個場所，是處理一種特定事物的地方或提供服務的地方，中國歷史上官員辦公的府衙，西方歷史上存放卷軸的宮殿或廟宇的房間，都是辦公室的最初形態。辦公室還可以是一種機構，是一個企業對外的窗口，對內協助領導工作的部門;辦公室更是一個平臺，能夠將各個層面的資源力量有效地匯聚到一起去，在不同層面進行整合。辦公室工作通常是針對辦公室的機構性質而言時，是辦公室這個機構所承擔的一切工作的總稱，既包括操作層面，又具備管理范疇。目前，國有企業辦公室工作體系較為健全，工作覆蓋領域廣泛，但辦公室工作仍具有很強的挑戰性，如何滿足新時期國有企業改革發展的基本需要，怎樣與現代化的歷史進程相融合，都是辦公室需要考慮的，也是衡量評判新時期辦公室工作的重要方面。

1 辦公室工作精細化管理的意義

隨著經濟社會的飛速發展，現階段，傳統的辦公室的管理理念已無法適應國有企業發展的客觀需要，由于辦公室的工作具有重復性的特點，長期從事同一工作類型的人員容易形成慣性的思維方式，習慣于用固有經驗處理問題，忽視了同一問題在不同時期的側重點差異，導致工作出現失誤;同時，經驗主義管理理念存在弊端，這種經驗主義是不符合工作要求的。在現代國有企業改革發展中，實際需要處理的問題不斷增多，需要化解的矛盾類型也更加多樣化，作為溝通左右聯系各方的辦公室需要應對這方面的改革變化，這樣才能讓辦公室真正承擔起應有的責任來，也才能在國有企業改革發展當中更好地出謀劃策。進行精細化管理是時代發展的需要，既有利于實事求是，具體問題具體分析，采取對應的措施解決問題，又可以根據實際情況，對問題進行細致的分析，進而提出相應的解決辦法。通過精細化管理的深化落實，有助于國有企業辦公室更好地認識自己的角色，注重將自己融入國有企業改革發展的大潮中來實現自我提升，對于加快辦公室從傳統意義向現代化轉變都有著深刻影響。精細化管理理念同時也對辦公室工作提出了新的要求，而產生出的新的制度規范也有利于減少工作的錯誤，避免問題的產生。

2 辦公室職能范圍

2.1 服務職能

企業辦公室的職能主要體現在管理方面，辦公室需要為領導提供各項服務，同時也需要服務于各個部門，更需要服務好廣大員工。在傳統意識層面上，辦公室主要是服務于領導層面，雖然也會涉及職工服務，但是潛在性的內涵更多是強調服務領導干部。伴隨著全面深化改革的推進，人民至上理念的深化，辦公室在服務職工、服務人民群眾的認識上逐步深化，都在一定程度上推動著辦公室服務職能的豐富與轉變，需要將服務領導干部與服務職工群眾更好地結合起來，辦公室職能的內涵也必然會更加豐富。

2.2 協調職能

辦公室是行政工作的總調度，在任何一家國有企業的機構設置當中，辦公室都處于核心位置，領導干部的任何決策部署，都需要借助辦公室更好地傳達落實下去，其他機構或者基層部門的匯報請示等也都需要通過辦公室集中匯總到管理層，因此辦公室需要協調好企業各項日常工作，同時也需要協調好企業內部的各種關系，處理公文、組織會議、協調應急狀況，這樣才能讓辦公室“連心橋”樞紐作用充分發揮出來。同時，辦公室需要協調好領導之間、部門之間、領導與各個部門之間、與外企業之間的關系等，通過辦公室的積極作為、主動參與，不僅能夠強化領導之間的溝通聯絡，推進各項工作的有序有效開展，而且還能夠讓領導之間保持較好的關系，這對于不同層面智慧力量的凝聚和更好地服務于國有企業改革發展都有著深刻影響。

2.3 參謀職能

在國有企業改革發展中，領導干部需要對重大的問題事項進行決策安排，如何更好地了解情況，怎樣更加精準地把握要求，這些都需要辦公室的積極參與。辦公室需要按照實際問題，綜合領導安排，詳細掌握相關內容情況的基本現狀、存在問題，獲取精準的數據信息，呈報給領導干部，這樣才能更好地服務于領導干部，更好地服務于國有企業發展。尤其是在現代市場經濟環境下，辦公室需要輔助領導開展工作，需要為領導決策提供可靠信息，這些都是辦公室參謀管理職能的表現。辦公室需要積極收集各項信息，同時還需要開展調研工作，以此獲得最新調研材料，并根據調研材料預判未來的發展變化，為領導決策提供參考。

2.4 督辦職能

督辦主要是辦公室檢查企業各部門的計劃工作是否按照進度予以落實，也是抓好各項方針政策落實執行的重要手段，也包含一些企業內部反映強烈、涉及職工利益問題的解決進展。

3 推進辦公室精細化管理的重要性及舉措

3.1 改善工作理念，強化思維創新

常言道資源有限，創意無限，創新思維是創意的重要前提。在新時代背景下，辦公室職員應與時俱進，不斷學習新的工作方式方法，在實際工作中不斷更新自身理念，運用和強化創新思維。這樣的職員不會過早做出定論或者倉促行動，而是會先發散思維，再結合理論、實際進行工作。應強化職員思維上的創新，促使辦公室整體工作從傳統的執行型向科學的開拓型創新發展。

3.2 加大先進技術投入，實現信息化管理

隨著國有企業的發展，企業資料檔案也將越來越多，傳統的檔案管理工作效率低，記錄和查詢都十分不便，辦公室檔案現代化管理已成為必然趨勢。因此，必須立足實際，將檔案管理工作與現代化社會接軌，并使用信息化檔案管理技術，借助計算機、光盤、復印機等先進技術媒介，輔助管理人員摒棄傳統落后的管理思維、提高工作效率。要對先進技術進行人性化設計，多多聽取使用者的建議，不斷更新檔案管理先進技術工具，提高檔案管理的效率。此外，辦公室工作引進信息化網絡技術，使繁雜的工作簡單化，通過搭建線上系統，逐步實現網上報材料、網上審批、網上管控等，減少實地的頻繁對接，極大地提升辦公的效率，便于各項工作快速有效地開展。

3.3 提高管理人員的綜合素質

一直以來，人力就是生產的原動力，針對企業的辦公室行政事務管理而言也是如此。想要讓管理的質量與效率從根本上得到提升，就需要相關的管理人員的綜合素質和專業水平能夠達標。所以，辦公室的行政事務管理部門要結合企業實際情況，對管理人員的素質進行綜合性的分析與研究，定期組織他們進行各種形式的集中學習，從認識自身角色上切入，更好地了解辦公室的職責，這對深層次融入辦公服務有很大的幫助，也能夠確保及時發現其存在的問題，然后找到對應的解決途徑。可以利用培訓的方式充分結合行政事務管理的具體要求，幫助管理人員彌補知識與技能的不足與缺陷。一般來說，辦公室的行政事務管理人員培訓主要是集中在工作態度、實踐能力、專業技能等方面，可以提升其全自動化辦公的信息化技術水平，以及創新能力和溝通能力。

3.4 全方位搜集掌握企業運營情況

為了發揮承上啟下、內外協同的作用，辦公室必須要成為公司的信息中樞，全方位搜集掌握企業運營情況，渠道主要有：第一，掌握公司領導日程、各類會議、各類文件等基礎信息，除了各類文件必須經過辦公室流轉外，還要通過建立領導日程信息統計報送制度、會議信息報送制度等，掌握各類基本信息;第二，要列席公司各類重要會議、重大活動，在制度上明確要求，集團主要幾位領導的會議辦公室都要參加，所有會議記錄紀要都必須經過辦公室簽批;第三，掌握各類企業內部系統的查詢權限，包含公文管理系統、業務統計信息系統、財務報表系統、外報系統等，有助于全面掌握企業運營情況。

3.5 辦公室工作應強調規劃先行

辦公室工作已經由最初的以上傳下達、迎來送往等操作性為主的工作，轉變為有章可循、流程明確、協調資源、統籌調度等管理與操作并重的工作。作為企業決策的參謀和助手，辦公室開展任何一項工作，都應具備前瞻性、計劃性、整體性，都應在充分總結內外部環境及經驗教訓的基礎上，強調統籌兼顧和問題導向，有效梳理整合內外部資源，提前謀劃，理性分析，整體設計，查遺補缺，努力做好規劃先行，做到心中有數，實現穩步推進，提高工作效率。

3.6 強化精細化管理的精和細

辦公室工作人員應積極轉變管理理念和工作方法，樹立精益求精的觀念，注重細節，強調管理工作的質量，在具體的事務處理中，實踐精細化管理理念，以細節決定成敗的意識指導實際工作，提高工作績效。精細化管理最主要的是精和細，尤其是在工作中，很容易因為一個細小的問題導致鐵路的運轉出現故障，造成嚴重的后果，因而辦公室人員應強化細節意識，認真對待每一個工作問題，大事小事一起抓，避免出現工作漏洞，造成巨大的損失，這樣不僅打擊工作人員的積極性，也不利于辦公室工作的開展。應從辦公室的細節中，發現辦公室的工作風氣和服務態度上的短處，查缺補漏，找到解決辦公室工作問題的措施，逐步杜絕工作中的失誤，進而提高企業各部門對辦公室工作的認可度。

3.7 加強標準化和專業化建設

通過加強標準化建設，梳理明確辦公室各項工作流程，減少辦公室工作的差錯和誤差。通過加強體系化建設，整合搭建辦公室各項工作管理體系，實現辦公室工作統籌優化和資源調配。通過加強專業化建設，不斷強化辦公室人員的素質提升工作，通過“線上+線下”的專業培訓，培養一專多能型人才，構建高素質的辦公室工作團隊，強化辦公室的業務水平和服務能力。

4 精細化管理與辦公室工作的關系及應用

精細化管理是辦公室工作的基礎和重點，要做好辦公室工作，就需要不斷強化精細化管理。眾所周知辦公室工作非常繁雜，對上對下的部門很多，還要做好服務職工的工作，通過精細化管理，可以將各項繁雜的程序系統化、條理化、簡單化，使各項工作趨于制度化，可有效提升綜合管理效率，實現辦公室工作績效的持續提升。辦公室也承接著行政、黨政工團各項工作事宜，制度化是精細化管理的一種重要載體，通過加強制度化建設，建立、健全辦公室各項工作制度，如公出制度、困難職工幫扶制度等，可有效提升辦公室工作的質量和效率。

強化辦公室工作精細化管理力度的主要措施集中在提升內部工作人員的專業水平以及專業能力，由于辦公室的管理團隊是實現精細化管理的關鍵所在，只有優先將管理團隊的各種行為以及操作進行精細化處理，才能夠保證得到精準化的數據信息。因此，企業應對辦公室管理人員進行全新的規劃，組建一支專業水平相對較高的管理團隊。同時，建立與之對應的輔助團隊，在滿足人才供應的基本需求的同時，通過這種輔助工作的方式提升團隊的工作標準以及專業能力。還應定期為管理團隊提供專業技能培訓，為工作績效優異的工作人員提供外出學習的機會，使其接觸到更多的先進管理模式以及操作模式，從而為辦公室管理團隊帶來創新性的管理制度以及管理建議，全方位提升管理團隊的專業能力以及專業水平。

5 結語

辦公室是國有企業中具有中樞作用的工作場所，起到承上啟下的重要作用。引入精細化管理模式的辦公室，不僅使服務職能、協調職能、參謀職能、督辦職能更加有效地發揮，同時，也可以使各項工作更加有序、扎實的推進，切實發揮辦公室的作用，還能培養一批善于管理的干部，為企業的發展培養重要人才。此外，信息技術的引進也促使辦公室工作精細化管理更趨于簡單化、流程化，極大地提升了工作效率，這也是當代辦公室業務精細化的必然趨勢，因此作為國有企業的辦公室管理人員應不斷加大信息化技術的引進，實現信息化辦公，釋放信息化技術效能，推動企業的快速發展。

參考文獻

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