信息化背景下檔案管理工作的研究策略

楊閆巖

摘 要：在互信息化的大數(shù)據(jù)背景下，不同渠道、不同內(nèi)容以及不同介質(zhì)的檔案信息構(gòu)成了大量的檔案數(shù)據(jù)，在大大豐富檔案信息的同時，也對檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理提出了更高的要求。基于此，文章結(jié)合以大數(shù)據(jù)背景的檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理的機(jī)遇為出發(fā)點(diǎn)，分析其中的不足之處，最后提出有效的策略，以供同行業(yè)人士參考和借鑒

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;研究策略

現(xiàn)代迅猛發(fā)展的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，已經(jīng)滲透于檔案管理工作的各個細(xì)節(jié)之中。其中最為顯著的變化是讓人們逐漸擺脫了對傳統(tǒng)紙張和書本的依賴，越來越多的電子文檔應(yīng)運(yùn)而生。紙張書本傳遞信息的方式逐漸被人們用電子化各類辦公文件存儲數(shù)據(jù)信息所取代，用紙張來記錄檔案的時代已成為過去時。為了適應(yīng)信息化時代的檔案管理發(fā)展趨勢，必須不斷創(chuàng)新，變換思維，運(yùn)用新型專業(yè)技術(shù)提高檔案管理水平。因此，對于檔案管理者而言，創(chuàng)新是其發(fā)展的必經(jīng)之路，新的體系和觀念必定會替代傳統(tǒng)的檔案管理體系和模式。不斷更新積累信息化時代新型檔案管理經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)技能和管理能力，才能更好地適應(yīng)信息化時代大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作。

一、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

（一）現(xiàn)階段檔案管理制度體系已跟不上時代的發(fā)展要求

當(dāng)前，我國的檔案管理工作已逐漸跨入了電子化管理時代，但是距離創(chuàng)新形成一套完善的信息化管理制度體系，還有很遠(yuǎn)的路要走。相對滯后的管理流程和方法放在工作效率和質(zhì)量均要提速的今天，相對來說有很大的偏差，不能保障規(guī)范性地進(jìn)行檔案管理工作。當(dāng)前，檔案管理工作信息化創(chuàng)新已經(jīng)引起企業(yè)管理層的重視，意識到檔案管理的重要性，開始投入大量的資源用于支持檔案管理創(chuàng)新建設(shè)，已經(jīng)初見成效。但這種肯為檔案管理創(chuàng)新而投入大量人力、物力以及財(cái)力的企業(yè)，還是少數(shù)。對于部分的企業(yè)來說，其規(guī)模較小，為了節(jié)省資金，未及時更新檔案管理設(shè)備、設(shè)施，仍然使用人工統(tǒng)計(jì)、整理的方式進(jìn)行檔案分類和存儲工作，這僅僅只是做到了檔案最基本的收集工作，沒有更好地發(fā)揮檔案管理的價值，導(dǎo)致檔案使用率低，不能引起單位的重視，從而影響了檔案管理工作的信息化建設(shè)[1]。多數(shù)單位沒有劃撥專項(xiàng)資金用于建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，使得用于檔案管理工作的軟、硬件設(shè)施不能及時更新，導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)諸多問題，比如檔案數(shù)據(jù)丟失、資料查找困難等，從而無法發(fā)揮檔案的運(yùn)用價值，影響了檔案管理工作信息化創(chuàng)新的建設(shè)效果。

（二）檔案管理法制意識相對薄弱

隨著社會大環(huán)境下企業(yè)法制化建設(shè)進(jìn)程的加快，現(xiàn)階段下，多數(shù)檔案管理工作沒有跟上法制化改革發(fā)展的腳步，這就造成部分企事業(yè)單位沒有真正做到“依法管檔”，宣傳力度不夠?qū)е孪嚓P(guān)法律意識淡薄，貫徹執(zhí)行起來比較困難。現(xiàn)如今檔案管理工作相關(guān)法律法規(guī)的宣傳越來越重要，但是大眾及社會經(jīng)常以經(jīng)濟(jì)效益作為評判企業(yè)發(fā)展好壞的標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致很多企事業(yè)單位的管理層只注重業(yè)務(wù)發(fā)展，而忽視了檔案管理工作，沒有必要招聘專業(yè)人員進(jìn)行管理，從而使單位檔案管理工作過于簡單，流于形式，將檔案管理工作局限于信息收集上，導(dǎo)致“依法治檔”的思想意識不足，貫徹力度不到位，從而對法制化的企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生一定影響。

二、信息化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新思考方向

（一）思想上要給予足夠的重視

企業(yè)單位管理層應(yīng)當(dāng)充分重視檔案管理的信息化建設(shè)，充分認(rèn)識到新形勢下檔案管理工作創(chuàng)新的必要性。要在單位內(nèi)部積極宣傳和普及檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的積極推動作用，轉(zhuǎn)變唯經(jīng)濟(jì)效益是圖的思想觀念。單位內(nèi)部要形成建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)平臺的創(chuàng)新環(huán)境，從思想上做到人人重視檔案管理工作。企業(yè)管理人員要高度重視檔案管理工作，將其列入企業(yè)內(nèi)部管理考核標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案管理制度，明確獎罰措施，提高檔案管理工作的地位，如此才能引起大家的重視，提高檔案管理質(zhì)量，加快信息化檔案管理建設(shè)進(jìn)程，適應(yīng)新時代信息化發(fā)展需求。

（二）積極構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)

信息化時代，企業(yè)單位要想不斷提升自身的檔案管理水平，必須要依托完善且先進(jìn)的檔案信息化管理系統(tǒng)平臺。因此，單位要成立建設(shè)信息化系統(tǒng)平臺的專用資金，隨著時代的發(fā)展和社會工作效率的進(jìn)步，加大資金的投入量以及相關(guān)硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的更新力度，專用資金要全部運(yùn)用到檔案管理平臺建設(shè)，禁止挪作他用，一旦發(fā)現(xiàn)必須做到嚴(yán)肅處理，絕不姑息。實(shí)時更新、維護(hù)信息化檔案管理系統(tǒng)平臺運(yùn)行所需要的硬件設(shè)施和管理軟件，確保檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性，適應(yīng)信息化檔案管理發(fā)展要求。根據(jù)業(yè)務(wù)需要不斷完善信息化系統(tǒng)功能，還要定期對系統(tǒng)平臺進(jìn)行升級，確保檔案管理系統(tǒng)功能夠正常使用，當(dāng)添加新的檔案管理業(yè)務(wù)時，及時進(jìn)行系統(tǒng)功能完善，才能順應(yīng)時代發(fā)展，為企業(yè)管理做好服務(wù)。當(dāng)工作人員調(diào)用企業(yè)發(fā)展檔案或歷史建設(shè)項(xiàng)目檔案資料時，就可以運(yùn)用信息化系統(tǒng)精準(zhǔn)無誤地找到檔案的具體位置和詳細(xì)的內(nèi)容信息，這樣就有利于縮短檔案查找時間，提高了工作效率，相應(yīng)減少了檔案管理人員的工作量。

（三）不斷增強(qiáng)檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)水平

信息化背景下，若要進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理水平，發(fā)揮檔案的使用價值，需不斷增強(qiáng)檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。而要實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，還需要學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)，從而適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求[6]。檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平高低是影響企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素之一。因此，在實(shí)際工作中，要想提高企業(yè)檔案管理工作水平，要讓檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想，變被動為主動，主動學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，不斷提升自身的專業(yè)水平。檔案管理工作人員還要創(chuàng)新思維，運(yùn)用新型檔案管理技術(shù)和平臺，不斷提高檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的價值，為企業(yè)發(fā)展決策部署提供數(shù)據(jù)輔助。檔案管理人員不僅要強(qiáng)化理論知識學(xué)習(xí)，還要注重實(shí)踐，了解和掌握新的檔案管理信息化技術(shù)，增強(qiáng)實(shí)際操作能力，做到學(xué)以致用。

三、結(jié)論

在大數(shù)據(jù)背景下，為了提升檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理的水平與效率，檔案管理部門首先需要明確大數(shù)據(jù)為自身帶來的機(jī)遇，對不足之處進(jìn)行分析，通過加大對人才的引進(jìn)與培養(yǎng)、提升檔案管理人員管理意識、優(yōu)化完善人員管理制度以及提升檔案管理人員能力等方法，為大數(shù)據(jù)在檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理中的應(yīng)用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙冬.大數(shù)據(jù)與檔案管理的模式創(chuàng)新分析[J].集成電路應(yīng)用，2021，38（2）：82-83.

[2]王利娟.基于大數(shù)據(jù)支持的檔案管理信息化研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（10）：19-20.

[3]潘璟.信息環(huán)境下檔案管理工作發(fā)展探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2018，15（24）：165，167.295340AC-39AD-47A2-BB1F-CC96F1E46CE1