高永鵬

摘? 要:隨著企業管理需求的拓展和深入,企業制度體系的有效落地正趨向于多標一體化管理,2021年青島卷煙廠年度工作報告指出“堅持目標導向,推進戰略目標落地”,要搭建統一高效的綜合管理平臺和嚴格規范的管理標準體系。青島卷煙廠制絲車間根據年度工作目標以及年度工作重點,依托信息化管控平臺,開展多標管理下的體系運行優化項目。
一、項目背景
隨著企業管理需求的拓展和深入,企業制度體系的有效落地正趨向于多標一體化管理,2021年青島卷煙廠年度工作報告指出“堅持目標導向,推進戰略目標落地”,要搭建統一高效的綜合管理平臺和嚴格規范的管理標準體系。截止2020年12月底制絲車間運行公司及廠級文件共計316份,每一份文件有若干的管理要點,管控要點呈算術級數增長。各管理體系文件多,存在交叉現象,且存在以下管理難點:
(一)各管理體系的單獨構建及管理,不可避免存在多頭管理,資源配置重復的問題;
(二)眾多管控要點未能一一有效管控,出現管理真空、職責接口不清楚的問題;
(三)缺乏過程控制環節,對目標達成情況不能及時監控;
(四)對于文件修改,未能及時發現、執行,影響工作時效性和及時性。
體系的效果由于執行不到位而大打折扣,因此進行多標一體化管控勢在必行,如何有效做到管控,就是將體系管理與信息化管理相結合。
二、項目目標
(一)建立目標
通過整合多標管理體系,借助信息化手段,進行多標管理下的體系運行優化,從而實現管控要點監督檢查、分析反饋、問題整改、追責問責的監督管理閉環管理。真正實現了信息化追蹤、事事有人管、人人有專責、件件有落實。項目目標如下:
1.梳理優化五大標準管理體系相關文件,形成管控要點清單。
2.建立多標一體化管控要點責任清單,明確管控要點支撐資源、責任人、責任時間。
3.建立多標一體化管控信息化模塊,實現任務自動下發、過程跟蹤、實時統計、責任落實。
4.上線試運行,建立管理體系運行管控考核機制,保障體系有效運行。
(二)方案論證
根據流程圖,結合車間相應的實際,召開頭腦風暴會議,會上針對相應的情況,提出多種方案,分別為:
根據優缺點判斷以及車間的實際情況,最終選擇了方案三,自主開發多標一體化任務管理平臺。
三、項目實施
(一)文件一體化梳理
根據制絲車間流程,結合車間工作的實際情況,進行企業管理文件一體化梳理,查找存在的問題,進行修改、整合,根據梳理計劃共梳理文件316份。
(二)建立多標一體化管控要點責任清單
建立包括體系文件名稱、文件版本號、文件發布日期、條款、條款內容、責任人、周期(能夠定時發布)、附件(鏈接、文檔、圖片)、附件記錄編號、附件的形式等在內的任務清單,形成任務內容500余項。經進一步的整合形成任務清單共251項。
(三)建立多標一體化任務管理平臺
1.數據庫搭建。
根據功能模塊劃分,采用Microsoft SQL Server 2019工具構建7張數據庫表,包括多標一體化任務主表、獎懲表、日志表、附件表、責任人表、消息表、發布規則表。
2.后臺邏輯開發
為保證交互界面的功能實現,采用Visual Studio開發工具,基于Entity Framework框架,完成整體功能API框架搭建,累計開發功能接口32個,包括任務查詢、新建任務、任務導出、任務導入、任務編輯、下發責任人、上傳附件、進度查詢、權限驗證、自動發布、臨期預警、超時考核、任務復制、任務催辦、任務審核、任務停用、任務更新等。
3.交互頁面設計
前端交互界面借助于Visual studio code平臺,采用VUE開發框架,結合項目需求完成整體界面框架搭建,完成8大功能模塊的頁面構建,累計實現60余項交互功能,實現任務發布、任務處理、附件上傳、任務審核等操作的流程化處理。
(四)上線試運行
多標一體化任務管理平臺共分為9個功能模塊,分別為首頁展示、任務列表、任務創建、我的待辦、草稿箱、統計匯總、考核明細、停用任務以及發布規則。
自2021年12月1日平臺上線試運行以來,累計下發452條任務。實現管控要點監督檢查、分析反饋、問題整改、追責問責的監督管理,閉環管理。
四、項目總結
通過對企業管理文件一體化梳理、借助信息化手段,建立多標一體化管理體系運行信息化管控,現階段已實現以下效果:
1.通過一體化管理體系信息化管理,明確各職能管理人員的職責,明確過程責任者,落實過程責任。
2.暢通文件信息傳遞渠道,提高工作效率100%以上。
3.實現信息共享,有效減少員工重復性工作。
4.實現過程控制閉環管理,更規范、更標準,任務落實及時性、有效性得到提高,管理水平顯著提升。
5.電子化管理,實現信息隨時查閱,更新及時。