淺談教師人事檔案數(shù)字化建設(shè)

任崇科

摘要：教師隊伍龐大，人事檔案管理較為復(fù)雜，如何做好教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作值得探究。本文從教師人事檔案數(shù)字化的意義、人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中面臨的問題、我區(qū)教師人事檔案管理現(xiàn)狀、檔案數(shù)字化建設(shè)策略等幾個方面淺談如何做好教師人事檔案數(shù)字化工作。

關(guān)鍵詞：教師;人事檔案;管理;解決

前言

與傳統(tǒng)人事檔案管理模式相比，人事檔案的數(shù)字化管理具有明顯的優(yōu)勢：將數(shù)字化應(yīng)用于教師人事檔案管理，不僅可以突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存限制，更好地保護(hù)珍貴人事檔案資料，也能及時更新完善教師個人檔案信息內(nèi)容，方便后續(xù)查閱和利用。然而在實際運用中，由于人事檔案管理單位技術(shù)不夠成熟、優(yōu)質(zhì)設(shè)施條件的缺乏、管理人員專業(yè)水平較低等原因，教師人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)仍存在著一些問題有待解決。

一、人事檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

教師人事檔案管理是根據(jù)《干部人事檔案管理條例》，將教師政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料進(jìn)行整理歸納，并利用材料信息為教師的人才培養(yǎng)、職稱申報、組織任免等人事活動提供依據(jù)的一項管理活動。

開展有效的教師人事檔案數(shù)字化管理，對教育主管部門、學(xué)校和教師來說都有積極意義：對教育主管部門來說，能更迅速、全面地掌握在管教師資料，可以大幅度提升相關(guān)部門工作效率，如教師調(diào)動、升職、評職等方面;對于學(xué)校來說，能更宏觀地了解目前師資隊伍年齡層次、專業(yè)素養(yǎng)等方面的情況，便于學(xué)校隨時作出調(diào)整和優(yōu)化;同時，通過數(shù)字化管理教師檔案，可以幫助提升教師日常的工作效率，教師可以放心地將更多精力放在提高教學(xué)中去。因此無論是對于教育主管部門、學(xué)校還是教師來說，教師人事檔案數(shù)字化建設(shè)都具有重要意義。

二、人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中面臨的問題

（一）數(shù)字化管理方式覆蓋面窄

在管理教師人事檔案時，許多學(xué)校仍然在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式。以渝中區(qū)為例，教委管轄的幼兒園、小學(xué)、中學(xué)內(nèi)，正式完成檔案數(shù)字化建設(shè)的學(xué)校占總學(xué)校數(shù)的1.69%。造成此現(xiàn)象主要有兩個原因：一是檔案管理相關(guān)部門對數(shù)字化檔案管理方式推廣和宣傳力度不足;二是學(xué)校管理層對檔案數(shù)字化管理不夠了解，重視程度不夠。這就引發(fā)了教師人事檔案管理效率和質(zhì)量低下等問題：例如，如果學(xué)校的教師人事檔案是根據(jù)特定分類保存的，則在提取文件時，還必須搜索教師的文件信息，并按類別逐個搜索。在找到老師的檔案后，仍然需要仔細(xì)檢查并在歸還檔案后恢復(fù)所需的信息。這個過程不僅會花費大量時間，還可能導(dǎo)致文件信息丟失等問題。如果學(xué)校檔案受到嚴(yán)格控制，在提取檔案時必須提前與人事檔案管理員聯(lián)系，查詢權(quán)限必須經(jīng)上級批準(zhǔn)，流程過于繁復(fù)，很可能會影響后續(xù)工作的開展。

（二）數(shù)字化管理技術(shù)不成熟

在一些學(xué)校，信息管理系統(tǒng)已在教師人事檔案管理中有所運用，但由于數(shù)字化管理技術(shù)不成熟，教師人事檔案數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程受到了一定限制。

1.圖片識別技術(shù)。現(xiàn)代教師人事檔案材料種類繁多，除基礎(chǔ)的文字材料和表格材料外，還有一些圖片材料也屬于人事檔案需歸類的范疇。由于目前大部分系統(tǒng)不能智能識別圖片中文字信息并轉(zhuǎn)化為表格或文本，這部分的材料需要檔案管理人員進(jìn)行手動錄入和更新，如果管理員不能及時更新或維護(hù)系統(tǒng)，教師人事檔案信息就會變得不準(zhǔn)確，影響管理效率。

2.信息分級和加密技術(shù)。由于信息加密技術(shù)的不成熟，為了保證人事檔案的安全性，大部分檔案管理單位會選擇將儲存人事檔案信息的設(shè)備進(jìn)行斷網(wǎng)處理。這一措施雖然保證了檔案信息的安全，但也制約了信息在教育系統(tǒng)內(nèi)的云共享，教育管理部分無法隨時獲得已更新的信息。

3.系統(tǒng)維護(hù)技術(shù)。由于教師人事檔案信息在不斷增加，儲存數(shù)字化信息的系統(tǒng)也應(yīng)該定期進(jìn)行維護(hù)。現(xiàn)在大部分系統(tǒng)維護(hù)是由程序開發(fā)人員實施的，檔案管理人員不具備相關(guān)技術(shù)，這就導(dǎo)致了在長期使用后可能系統(tǒng)會有卡頓及數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。

（三）管理人員的專業(yè)化水平低

為了實現(xiàn)教師人事檔案管理的數(shù)字化，檔案管理人員必須具備專業(yè)的人事檔案管理技能，不斷掌握數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)，并靈活運用這些技術(shù)來管理教師人事檔案。然而，鑒于目前的情況，許多教師人事檔案管理人員不擅長有效的檔案管理，缺乏檔案管理和數(shù)字化管理兩方面的專業(yè)知識。例如，在一些學(xué)校，從事人事檔案管理的人員是有任課教師兼任的，并未經(jīng)過相關(guān)的檔案管理及信息技術(shù)專業(yè)化培訓(xùn)，他們?nèi)糁皇抢糜嬎銠C(jī)制作excel表格等粗放型方式進(jìn)行檔案管理，會降低學(xué)校教師人事檔案管理的效率。

三、人事檔案數(shù)字化建設(shè)策略

首先，提升對教師人事檔案數(shù)字化建設(shè)重視程度。一是了解教師人事檔案數(shù)字化的必要性和緊迫性：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足當(dāng)前檔案管理的要求，龐大的信息量和越來越細(xì)致的分類讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式變得吃力且效率低下。盡快推行教師人事檔案數(shù)字化是順應(yīng)時代和工作的雙重需要。二是上級管理部門應(yīng)加大宣傳和推廣力度，定期組織培訓(xùn)，讓各單位深入學(xué)習(xí)教師人事檔案數(shù)字化的重要意義。

其次檔案管理員需要找到一種既滿足人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化又適合本校實際情況的管理模式，將優(yōu)秀的設(shè)施和先進(jìn)的管理理念引入檔案管理工作中來，構(gòu)建基于信息技術(shù)的智能化教師人事檔案管理體系。

再次，提高檔案管理部門相關(guān)人員的素質(zhì)，選拔和培養(yǎng)合適的管理人員是非常必要的。一是相關(guān)單位可組織人事檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識競賽、經(jīng)驗交流會等活動，借此提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和管理能力。二是可適當(dāng)提高檔案管理人員的待遇福利，明確其晉升及職業(yè)發(fā)展通道，提升檔案管理人員的工作成就感，增加其工作的積極性。

最后，檔案管理需嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，檔案管理部門必須建立檔案信息化規(guī)則體系，制定相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)。要求各單位對檔案材料和管理過程進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，從而確保人事檔案信息的完整準(zhǔn)確和檔案管理工作過程的規(guī)范。

總結(jié)

教師人事檔案數(shù)字化工作任重而道遠(yuǎn)，仍不斷有新的問題產(chǎn)生，需要我們思考和解決。檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，積累經(jīng)驗，逐步改進(jìn)工作方式，才能使教師人事檔案管理工作穩(wěn)步提質(zhì)增效。

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