電子檔案“單套制”管理的多元主體協同機制

張慧翹

隨著社會經濟的不斷發展與進步，科學技術水平也有了很大程度的提高，并且與人類生活和生產活動聯系得越來越緊密，在國內有很多行業都進行了一定程度的改革和調整，將科學技術融入其中，以此來促進自身的可持續發展，我國的電子檔案管理工作就是如此。在早期時候，我國電子檔案的管理工作還是實行的“雙套制”，后來為了順應時代發展的趨勢，現階段國內電子檔案管理模式已經轉變為“單套制”的多元主體協同管理。電子檔案“單套制”的管理模式需要在多種因素的共同配合下才能夠逐步走入正軌，但是目前我國電子檔案“單套制”管理的多元主體協同機制還存在一些問題，因此，本文主要通過分析電子檔案“單套制”管理的多元主體協同機制現狀以及多元主體與協同的關系，認識到現階段我國電子檔案“單套制”管理的多元主體協同的難點，最后探討出電子檔案“單套制”多元主體協同管理機制的實現策略。

一、電子檔案“單套制”管理的多元主體協同

機制現狀

從目前的情況來看，不管是國內還是國外的電子檔案管理，都深刻認識到了采用“單套制”管理方式的必要性，并且都將這種管理模式作為電子檔案管理的主要發展趨勢。在國外，電子檔案“單套制”管理模式已經得到較大程度的推廣，應用范圍也很廣，在電子檔案“單套制”管理模式的推動下，國外的政府和大部分企業目前也已經實現了“無紙化”[1]。國內盡管還沒有對電子檔案“單套制”管理做出強制性的要求，但是這種管理模式在很多地區已經得到了廣泛運用，并且取得了初步的成果。早在幾年前，我國上海、青島等城市就開始了對電子檔案“單套制”管理模式的探索與實驗。但是由于我國電子檔案“單套制”管理模式起步比較晚，對于這種模式的研究尚不完善，大部分都是借鑒國外的相關研究，還沒有結合國內實際情況而建立出合適的運行機制。電子檔案“單套制”管理模式不能僅僅依靠于其中一個主體來進行，是一種復雜性較強、系統性較高的管理模式，因此這就需要通過多元主體來進行協同管理，那么電子檔案“單套制”管理的多元主體協同機制的存在就顯得非常有必要了。在電子檔案“單套制”管理模式中包括許多過程，其中有形成電子文件、篩選出需要的電子文件、對電子文件進行合理歸檔等，這其中的每個環節都需要有相應的主體來完成，而要想完成整個過程就需要多元主體的共同配合了，只有這樣，才能真正發揮出電子檔案“單套制”管理模式的作用。

二、電子檔案“單套制”的多元主體與協同關系

電子檔案“單套制”管理的主體具有多元化的特點，其中之一就是政府主體。政府主體主要是把握整體的方向，進行宏觀調控。業務主體也是不可缺少的一部分，可以將原本復雜的數據記錄過程轉變為比較簡單的形式。管理主體讓電子檔案更加具有規范性，增加電子檔案的實用性[2]。技術主體可以利用自己的先進技術來為該模式制作一些軟件，讓該模式運行起來更加順暢。由此可見，電子檔案“單套制”管理是需要不同的主體來共同配合完成的，只有讓多元化的主體進行合理、有效的溝通交流和配合，才能夠讓電子檔案“單套制”管理能有一種健康、良好的狀態，確保電子檔案“單套制”管理的準確性和科學性。

三、電子檔案“單套制”管理的多元主體協同的難點

（一）電子檔案“單套制”管理主體的協同目標不一致

目前，我國政府為了緊跟社會現代化的發展步伐，開始在很大程度上推行電子檔案“單套制”管理的方式，但是在實際的運用中，國家法律部門主體、國家政策主體等在關于該模式的推廣與應用方面都制定了不同的目標，因此，與該模式相關的法律法規、政策制度等都不完善[3]。另外，電子檔案“單套制”管理模式中業務主體和管理主體之間目標也存在不一致的現象。業務主體的主要目標就是通過簡化流程來降低成本，檔案管理主體的主要目標是將電子檔案和文件進行合理分類及歸檔，以此來促進數字檔案館的建設與發展。那么在這個過程中，電子檔案“單套制”管理模式可以實現檔案管理主體的目標，但是業務主體卻需要投入更多的成本，與業務主體的目標相違背，進而影響到業務主體和管理主體之間的有效溝通，最終阻礙了該模式的進一步推廣。

（二）電子檔案“單套制”管理主體的協同效果不佳

雖然我國很多地區已經開始運用電子檔案“單套制”管理模式，但是國家給予的支持未能完全滿足電子檔案“單套制”管理模式發展的要求，其中政府出臺的一些政策，以及國家出臺的一系列法律法規，還有國家提供的資金等，都不太符合電子檔案“單套制”管理模式在實際應用中的需要。對于電子檔案“單套制”管理中管理主體、業務主體和技術主體互相的配合而言，由于缺少規范的制度，相關工作人員又無法得到技能方面的培訓，最后導致這三者之間的溝通始終存在一些問題。

（三）電子檔案“單套制”管理主體的協同動力不足

在實際情況中，對電子檔案的保存和管理需要投入大量的成本，電子檔案“單套制”管理模式則需要更高的要求，該模式比較注重對數據處理終端的要求。那么如果想要運用這種管理模式，就需要購入高級配置的電腦，另外還需要對相關工作人員展開專業知識和專業技術的培訓，那么這時候投入的成本就增加了，再加上電子檔案“單套制”管理模式的收益不太高，這就會降低政府和企業使用該模式的積極性[4]。政府和其他企業不愿意投入太多的成本，這樣就無法保障電子檔案的質量，檔案管理主體由于資金不足而無法購買與該模式相匹配的技術，這樣就不利于電子檔案和電子文件的保存。綜合以上所有原因，都體現在電子檔案“單套制”管理主體的協同動力不足，最終阻礙了電子檔案“單套制”管理模式的發展與應用。

四、電子檔案“單套制”多元主體協同管理機制的實現策略

（一）統一多元主體協同管理的目標

統一多元主體協同管理的目標是運用電子檔案“單套制”管理模式的基礎和前提，在該模式中，政府主體和其他企業主體具有不同的任務，也具有不同的功能，同時，需要投入的成本以及最后得到的利益都有所不同。如果政府主體和其他企業主體存在不同的價值觀念，就會在目標上產生分歧，直接影響了電子檔案“單套制”管理模式的應用。那么這時候就應該加強主體之間的溝通和交流，讓多元化的主體樹立全局意識，共同配合做好統籌規劃，加強提供資源的主體和提供技術的主體之間的合作，最大程度的保證電子檔案“單套制”管理多元化主體的利益，實現共贏的局面，進而促進電子檔案“單套制”管理模式的發展與進步。D7D239BE-7555-4228-B116-CCC41B3BBD7D

（二）注重功能協同

在電子檔案“單套制”管理模式的推廣過程中，應該注重功能的協同，將多元化主體的作用發揮到最大點。首先要在制度上做到協同，政府可以先出臺與電子檔案“單套制”管理模式相關的政策，然后在全國范圍內進行推廣，之后還需要建立電子檔案“單套制”管理的規章制度，在制度的引導下進一步規范電子檔案管理的流程。國家法律部門應該針對使用電子檔案“單套制”管理模式過程中可能會出現的問題，然后制定并出臺相關的法律法規，通過法律法規來約束、規范電子檔案“單套制”管理模式的使用。最后，檔案局應該用發展的眼光去看待電子檔案“單套制”管理模式，結合社會發展的需要制定出電子檔案“單套制”管理模式使用的具體措施以及在實施該模式的環節中需要達到的標準。

（三）提高多元主體協同管理的動力

要想提高多元主體協同管理的動力，我國政府的財務部門需要依據電子檔案“單套制”管理項目的實際情況，設置出指定的專用款項來支持該模式的推廣和應用，當在推廣和應用的過程中遇到資金不足的情況，政府部門需要積極給予資金上的補貼。另外，電子檔案“單套制”管理中多元化的主體之間的職能和權責應劃分清晰，以政府主體為中心，其他主體要在政府的領導下明確各自的任務，并且要讓所有主體都參與到電子檔案“單套制”管理模式的推廣與應用中。最后，還需要注重利益協調機制的運用，通過利益協調機制來提高多元化主體協同管理的動力，要讓多元化主體在該模式中能夠公平的得到各自的利益，促進各主體之間的交流與合作，共同為提高電子檔案“單套制”管理水平做出最大的貢獻。

五、總結

現階段，我們首先需要認識到電子檔案“單套制”管理中各個主體之間的協同管理關系，并且意識到多元化主體能夠加強配合的重要性。針對電子檔案“單套制”管理主體的協同目標不一致、電子檔案“單套制”管理主體的協同效果不佳、電子檔案“單套制”管理主體的協同動力不足等問題，需要采取相對應的有效措施，通過統一多元主體協同管理的目標、注重功能協同、提高多元主體協同管理的動力等方式來解決目前電子檔案“單套制”多元化主體協同管理的問題，進而促進電子檔案“單套制”管理模式的發展與進步。

參考文獻：

[1]周潔璇.淺談電子檔案單套制管理的多元主體協同機制[J].黑龍江檔案，2019（6）：8-9.

[2]熊梓帥.電子檔案單套制管理之我見[J].檔案時空，2019（8）：32-33.

[3]張瑞瑞.檔案管理多元主體的協同治理研究[D].鄭州：鄭州大學，2018.

[4]梁平.檔案管理工作多元化協同模式的探討[J].卷宗，2019（11）：3.

作者簡介：張慧翹（1988-），女，漢族，本科，檔案員，初級職稱，研究方向：電子檔案、單軌制。D7D239BE-7555-4228-B116-CCC41B3BBD7D