新時代高校檔案管理存在的問題及應對措施

新時代下，我國高等教育改革正在逐步深化，高校檔案管理工作作為高校管理工作的重要組成部分，也發生了巨大的變化。而傳統的高校檔案管理模式已經不能很好地適應知識經濟時代發展的需要。文章結合高校教育改革的新形勢，分析了高校檔案工作中存在的問題，并針對癥結探索研究應對的措施與方法。

一、高校檔案管理工作的重要意義

從學校招生，到教育教學，再到科研項目以及學校日常管理等環節中產生的與學校、教師、學生和社會等有保存價值的不同形式的歷史記錄都稱為高校檔案。高校檔案管理包括檔案資源的管理、檔案中所包含的信息內容的管理等。

高校檔案是高校發展的各個階段的教學科研、軟硬件更新等全方面的真實反映，它包括學校歷屆教職員工的各類信息，學校教學建設、科學研究和教學質量評估等真實可靠的原始材料等。為此，高校檔案可以為教學評估與評價提供原始材料依據，為高校教職工宣傳教學提供有力的數據支撐，更能為高校編史修志提供符合真實情況的第一手圖文資料，可以說在高校發展中占有重要地位。

二、目前高校檔案管理工作的特點

在目前的信息化時代，高校檔案管理工作同樣具有鮮明的時代特點，一是從文字到軟件，再到一些音頻、視頻制品等，信息表現形式呈現出多樣化的特征;二是網絡化程度的不斷深入，計算機、小旺旺、互聯網等平臺給高校檔案管理者提供了信息處理手段的便捷，如可以高效完成信息的采集、交流與運用等;三是內容的豐富、龐雜而又具體。在互聯網時代，網絡運用的方便讓檔案管理內容涵蓋了古今中外，涵蓋了政治、經濟、文化、教育等各個領域[1]。

三、高校檔案管理工作中存在的問題

（一）重視檔案管理工作的思想意識不夠

1.高校領導層對檔案管理工作的重視度不夠，沒有健全的規范化、程序化管理的制度體系

互聯網技術的迅猛發展，一定程度上簡化了高校各部門對文件管理的程序，如微機化管理、調閱等越來越方便。除了一些重要或者保密性文件歸檔較為及時外，大量的資料交由了各自部門進行管理，檔案管理部門工作的重要性也不同以往了。然而，這樣以部門為管理單位而不讓檔案及時歸檔檔案管理部門的情況，雖然看上去近期便捷了，但長此以往很容易造成重要信息的丟失，如若遇到問題再進行追根溯源就會相當困難。因此，高校領導層一定要從思想上重視高校檔案鼓勵工作，逐步建立健全規范化、程序化管理的制度體系，以便有章可循，有制度可依據。

2.高校檔案管理普遍存在收集不及時、不完整，管理不規范的問題

高校檔案管理工作，可以說是一個持續性、長期性的系統工程，而目前很多高校的檔案管理工作，對于檔案的分類、收集和整理都沒有明確而具體的規定和要求，甚至沒有統一歸檔的標準。日常工作中的收集和整理以及鑒定、歸檔等工作都是有檔案人員自行完成，不自覺中形成了只重視紅頭文件，不重視信函、科研成果等普通卻有價值的材料的收集整理工作。

（二）高校檔案管理工作的日趨弱化、邊緣化問題

1.檔案管理場地、器材和防護等硬件陳舊、落后

高校應該根據國家的有關規定，建立、健全檔案管理的場地、器材、防護等設施。然而，目前我國尚有大多數的高校因為思想上的不重視、資金上的緊張等原因，對檔案管理工作場地、器材和防護措施等必備條件解決落實差。個別高校甚至連專用的檔案室都沒有，有的則是狹窄、潮濕，防護設備更是不配套，很容易讓檔案材料發生霉變、蟲蛀，最終影響檔案的規范性、整潔度和完整性。隨著科技的進步原圖發展，高校檔案管理工作需要應用更多的辦公自動化軟件，而陳舊、落后的檔案管理硬件設備則不利于檔案管理手段的迭代更新。

2.缺乏健全的檔案管理工作制度

隨著高校辦學規模的日益擴大，生源與日俱增，學校校區增多、校址分散，這些因素無形中給高校檔案管理工作增加了收集、整理的難度。相反，一些高校隨著生源數量的減少，高校財力越來越緊張，對檔案管理工作的支持更是少之又少。為此，沒有健全的檔案管理制度的情況下，高校檔案管理工作存在缺少制度化管理程序的問題，如檔案收集的不規范，檔案整理的不規范和部門建設的不規范等問題，同時檔案管理工作還會因為管理資金的到位難、校領導對檔案管理思想上的不重視等原因，造成高校檔案管理工作難以持續、高效、規范進行。

3.檔案管理專業人才的匱乏

互聯網時代，不同于電子商務、大數據等市場熱門專業，檔案管理專業很難招到高素質的人才;有的甚至是入校時選擇了檔案管理專業，中途轉到別的專業，這些因素造成了檔案管理專業人才的匱乏。這一問題目前已成為大多數高校檔案管理工作面臨的共性問題。在一些高校，檔案管理部門則成為了本校安置能力不足的職工的部門，薪資待遇、社會認可度都可想而知。同時這些人身處檔案管理工作崗位，卻不具備檔案管理的專業素質，更沒有經過專業的檔案管理培訓。

四、創新高校檔案管理工作的途徑、方法

（一）處理好理想與現實的關系，重視檔案管理工作的價值意義

高校檔案管理工作承載著高校發展的歷史記憶，能夠為后來者保存珍貴、重要的史實資料，為一些重要問題的解決提供材料依據，能夠在一定程度上助推高校的健康、可持續性發展。可以說，高校檔案管理工作非常重要。但是，我們也能清醒地看到，現實中的高校發展確實需要硬件、軟件等方方面面的投入，在這種情況下，如果要求高校相關領導能夠給予檔案管理工作高標準的支持和投入，難度是非常大的。面對現實，立足眼前，檔案管理工作當以最小的資金投入、思想重視爭取管理工作的最大成績。

（二）創新檔案管理工作的方式方法

創新是一個國家興旺發達的不竭動力，是一個民族進步的靈魂，也是在工作中取得成績的必備要素之一。新時代下，在高校改革發展的主旋律下，要應對辦學的激烈競爭、招生和人才引進的競爭，創新發展已成為高校教育進一步發展的不二選擇。而面對多校區、多學院的發展新形勢，高校檔案管理工作也在發生著巨大的變化，要想更好地發揮檔案管理的重要作用，不脫離時代發展的節拍，檔案管理工作者必須更新自我認識、更新理念和創新思維，結合所在高校的實際情況和檔案管理部門的工作特點，立足服務的工作本質，創造新局面，把眼光放長遠，從點滴工作做起，扎扎實實，勤勤懇懇，以創新謀成績，以改革促發展，探索適合檔案管理工作自身發展的新途徑、新發放，切實推動檔案管理工作的不斷向前[2]。

（三）建立規范化、體系化的現代檔案管理工作制度

在領導的重視不給力、資金的支持不到位的情況下，檔案管理工作者切不可自暴自棄，而要自身首先認識到檔案管理的重要性、意義和價值，其次要熟練掌握檔案管理工作的各個步驟與環節。在此基礎上，結合計算機、互聯網、信息技術及多媒體等高科技手段，借鑒先進國家、先進高校的檔案管理工作經驗，建立健全規范化、體系化的現代檔案管理工作制度，實踐探索出適合自身實際情況的發展之路。

（四）提高檔案管理工作的信息化水平

互聯網的迅猛發展，信息化時代的帶來，多媒體技術等多領域應用，也給高校管理系統帶來了變革性的發展。檔案形式的多元化、信息材料的數字化，以及檔案收集與傳遞的網絡化，都成為了高校檔案管理工作的發展方向。時代在發展，高校檔案管理工作更要與時俱進，加快發展步伐，邁出信息化發展的腳步，以便高校檔案管理工作更好地為高校師生服務，助推高校的健康發展。

（五）建立高校檔案管理的工作標準

沒有規矩不成方圓。要切實提升高校檔案管理工作的水平，高校要積極努力以建立規范的高校檔案管理工作標準。首先，從收集整理檔案開始就要有標準、有規范，以便對全校師生檔案材料的收集進行明確的規定，杜絕檔案雜亂難以整理的情況;其次，對于歸檔的整理組合要有規范化的標準，從分類到擺放，再到對檔案進行命名，都要規范化，以確保檔案檢索的時效性、準確性，提高檔案管理工作的效率。

（六）高素質檔案管理隊伍的建設

人才是首要的資源。高校檔案管理工作同樣離不開人才，高素質檔案管理人才隊伍的建設，是實現檔案管理工作現代化發展的前提條件。素質優良、結構合理、人員穩定的檔案管理人才隊伍的建設，需要高校做到三點：一是建立健全高素質人才引進制度，積極引進業務能力強、高學歷的檔案管理專業人才。二是在新人入職支出，做好傳幫帶的工作，讓新人短時間內融入到團隊中來。三是定期組織檔案管理工作業務培訓，并及時進行考核，做到培訓到位、培訓高效，同時賦予一定的激勵機制，充分調動檔案管理工作者的主動性、積極性。

綜上所述，高校檔案管理工作至關重要，它不僅是服務于全校師生的資源庫，是高校健康、可持續性發展的歷史見證，更是高校發展的重要組成部分。信息化時代下的高效管理工作，要緊跟互聯網發展的步伐，創新方式方法，默默奉獻，發揚艱苦奮斗的精神，切實把檔案管理工作做出成績，以助推高校、社會的進一步發展。

參考文獻：

[1]安聰娥.從高校評估談高校檔案管理的發展趨勢[J].農業圖書情報學刊，2006（4）：32-34.

[2]成芳.現階段高校檔案管理工作存在的問題及應對措施[J].開封教育學院學報，2007（4）：49-50.

作者簡介：葉雪瑩（1994-），女，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。