信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

李志潔

現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)有了前所未有的發(fā)展，檔案管理工作的提升成為社會(huì)發(fā)展的需要，要想取得進(jìn)一步的發(fā)展和突破，必須保持與時(shí)代發(fā)展一樣的步伐，制定科學(xué)規(guī)范的管理模式。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，突出了檔案管理工作的重要性。信息化時(shí)代的到來(lái)，使檔案管理工作人員能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)更好地應(yīng)用到辦公室檔案管理工作中，這種信息化檔案管理受到大家的高度認(rèn)可。本文簡(jiǎn)述信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的概念及特點(diǎn)，重點(diǎn)分析信息時(shí)代辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題，并提出創(chuàng)新策略。

一、信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的概念及特點(diǎn)

（一）檔案管理信息化的概念分析

檔案管理信息化，就是在進(jìn)行辦公室檔案管理工作中，將信息化技術(shù)充分運(yùn)用其中，將資料進(jìn)行整理和保存，使得有關(guān)部門(mén)可以查到相應(yīng)的檔案資料。而檔案管理信息化辦公，需要工作人員轉(zhuǎn)變以往的檔案管理模式，不再使用紙質(zhì)記錄的方式，而是轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臋n案管理模式。

（二）信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)分析

管理對(duì)象從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)向數(shù)字化的形式。信息化時(shí)代的到來(lái)，使傳統(tǒng)研究對(duì)象的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募蛿?shù)據(jù)的研究方式，檔案管理更多出現(xiàn)的是數(shù)字化的要求，管理過(guò)程向信息化轉(zhuǎn)變。科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步帶來(lái)的信息化檔案管理，使電子檔案由此產(chǎn)生，它能夠更準(zhǔn)確的管理資料，方便不同地區(qū)的聯(lián)系。

二、信息時(shí)代辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）規(guī)劃與設(shè)計(jì)存在一定的落后

新理念下的辦公室檔案管理工作中，存在比較明顯的問(wèn)題就是沒(méi)有合理的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，它是帶有一定的滯后性。檔案信息的生成關(guān)鍵在于地域上，并且需要資金的支持。在這樣的情況下，要建設(shè)完整的辦公室檔案管理系統(tǒng)，還是比較有難度的。

（二）工作理念相對(duì)落后

傳統(tǒng)的辦公室檔案管理，更多的像是被展示在那里，無(wú)法發(fā)揮自己的作用。信息化技術(shù)水平的發(fā)展，使得可以實(shí)現(xiàn)資源的有效規(guī)劃。但檔案管理工作人員的辦公理念還是相對(duì)落后，并且沒(méi)有足夠的服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致檔案管理還停留在淺層辦公。

（三）管理方式上的落后

在辦公室檔案管理工作中，管理方式根據(jù)工作人員平時(shí)的記錄及其他操作，這樣的工作容易導(dǎo)致忽視一些細(xì)節(jié)或者造成漏洞。無(wú)法對(duì)檔案資料做出有效的更新和整理，在查找資料時(shí)難以發(fā)揮檔案管理的作用，還有一部分管理工作人員服務(wù)意識(shí)不足，專業(yè)能力不夠，致使信息辦公室檔案管理工作很難開(kāi)展。

三、信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

（一）進(jìn)行管理理念上的創(chuàng)新

只要落實(shí)和更新檔案管理的理念，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)，創(chuàng)新管理模式，才能促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，需要重視檔案管理的工作，清楚自身工作的要點(diǎn)，并不斷掌握信息化技術(shù)，以此更好的進(jìn)行檔案管理的工作[1]。事業(yè)單位在招聘時(shí)，盡量多采用年輕群體，他們的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)程度相對(duì)高，有較強(qiáng)的接受力和理解能力，對(duì)檔案管理的信息化理念比較認(rèn)同。

（二）健全檔案管理信息化工作體制

大數(shù)據(jù)和信息時(shí)代的發(fā)展，使得事業(yè)單位處理的信息逐漸增多，雖然有一些數(shù)據(jù)可以作為參考，但檔案管理工作還是有一定的難度。所以，事業(yè)單位必須加強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)化，結(jié)合各方面工作情況，建立一個(gè)全面的管理系統(tǒng)，使得每個(gè)部門(mén)的工作人員都能夠清楚自身工作內(nèi)容[2]

（三）提高檔案信息的保密性

信息化技術(shù)雖然對(duì)于檔案管理提供了一定的優(yōu)勢(shì)，使其更加智能化和現(xiàn)代化。但是，在對(duì)信息資料進(jìn)行存放時(shí)，如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，會(huì)有大量的檔案資料丟失。為了規(guī)避這種風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)事業(yè)單位必須重視和加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保護(hù)，提前做好多方面的備份，提升檔案信息的安全性，從而使信息化辦公室檔案管理的工作順利進(jìn)行。

四、總結(jié)

檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展起到了重要的影響，在信息化時(shí)代下，對(duì)于檔案管理的工作提出了更嚴(yán)格的要求和規(guī)范，所以，必須將檔案管理方式進(jìn)行合理化，科學(xué)地管理工作，提高檔案管理工作的效率。要想使檔案管理有更好的進(jìn)步空間，必須轉(zhuǎn)變以往的思想觀念，重視檔案管理工作的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]張宏偉.淺談新形勢(shì)下的事業(yè)單位檔案管理工作的改革創(chuàng)新[J].才智，2020（11）：231.

[2]孫浩.淺談事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（20）：131，161.