高職高專院校教學管理一站式服務(wù)的探索及實踐
——以重慶醫(yī)藥高等專科學校為例

陳苗，蒲飛，趙正輝，涂旭東

（重慶醫(yī)藥高等專科學校信息圖書中心，重慶）

隨著各個院校智慧校園建設(shè)的普及，以及國家“雙高計劃”和提質(zhì)培優(yōu)行動計劃的建設(shè)，信息化建設(shè)也在不斷深入，信息化的應(yīng)用也從業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)轉(zhuǎn)向了智慧化應(yīng)用建設(shè)，進一步帶動信息技術(shù)與教育全過程的深度融合。2018年，教育部發(fā)布的《教育信息化2.0行動計劃》提出了到2022年基本實現(xiàn)“三全兩高一大”的發(fā)展目標。因此各個院校開始探索信息時代教育治理新模式，完善教育管理信息化頂層設(shè)計，全面提高利用大數(shù)據(jù)支撐教育教學管理、決策和公共服務(wù)的能力，實現(xiàn)教育教學業(yè)務(wù)系統(tǒng)全面整合和教育教學信息資源開放共享。高職院校教學管理部門是學校的核心的部門，承擔了學校教育改革、人才培養(yǎng)和教學過程調(diào)節(jié)和控制、日常教學服務(wù)等重要工作，關(guān)系到整個學校的教學管理工作是否高質(zhì)量、有序、協(xié)調(diào)的發(fā)展。而“一站式”的理念最應(yīng)用在歐美國家的商業(yè)服務(wù)行業(yè)，是一種現(xiàn)代集成管理的先進理念。如今這種理念也在高校得到了普遍的應(yīng)用，也由原來的實體的一站式服務(wù)大廳發(fā)展為了線上的一站式服務(wù)大廳。將“一站式”的理念應(yīng)用于學校教學管理上，能為教學管理部門、師生提供極大的便利，為教學管理部門留下教學管理的“痕跡”，為教學管理改革提供的決策依據(jù)。

一 現(xiàn)狀

高職高專院校的教學管理部門在逐步實現(xiàn)教育教學信息化的過程中，教學資源或平臺越來越多，暴露出來的問題也越發(fā)突出：各平臺互相孤立；系統(tǒng)間缺乏數(shù)據(jù)交換標準、教育教學資源缺乏整合、數(shù)據(jù)多源頭等；教學管理部門承擔了有很多日常的事務(wù)性服務(wù)工作，這些工作周期性強、工作重復、細節(jié)繁瑣；對于要來辦理事務(wù)的師生，在辦事過程中也常常因?qū)I(yè)務(wù)流程或辦事人員不熟悉、流程繁瑣、辦事人員不在無法辦理等情況而多次跑路。

因此，重慶醫(yī)藥高等專科學校在學校數(shù)字化校園建設(shè)的基礎(chǔ)上，在重慶市對智慧校園的指導下，通過深入了解國內(nèi)外“一站式”服務(wù)建設(shè)的現(xiàn)狀和趨勢，全面分析學校教學管理現(xiàn)狀、優(yōu)勢、問題與需求，以基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為支撐，以業(yè)務(wù)系統(tǒng)與部門數(shù)據(jù)為核心，通過全校性數(shù)據(jù)治理，完善數(shù)據(jù)標準規(guī)范，實現(xiàn)“一數(shù)一源”數(shù)據(jù)采集和分發(fā)共享。全面梳理業(yè)務(wù)流程，完成業(yè)務(wù)流程重組與優(yōu)化，最終建成一個全面、穩(wěn)定、高校、安全的教學管理一站式服務(wù)系統(tǒng)。旨在更好地服務(wù)于學校教學管理，促進教學信息化管理與改革，提升學校教學治理和診改水平，并將此應(yīng)用推廣到同等高職高專院校。

二 建設(shè)思路

一站式服務(wù)平臺建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以用戶為中心，通過綜合分析學校的現(xiàn)狀及發(fā)展需求，從學校全局的角度進行總體規(guī)劃，采用基于大平臺+微服務(wù)的設(shè)計理念，通過對高職高專院校的教學管理業(yè)務(wù)流程進行梳理優(yōu)化，對全校教學管理業(yè)務(wù)流程進行完整的設(shè)計。方案設(shè)計基于“高效管理、多樣服務(wù)、開放融合”的核心理念展開，以實現(xiàn)為教學管理部門提供統(tǒng)一的工作平臺進行業(yè)務(wù)管理，為師生提供一站式信息服務(wù)，為學校教學管理領(lǐng)導提供決策所需信息和統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

高效管理：立足教學管理的全局業(yè)務(wù)模式，建設(shè)校級整體業(yè)務(wù)管理運行平臺，實現(xiàn)全校層面數(shù)據(jù)和資源的整合與共享；按照跨部門的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和業(yè)務(wù)流程來設(shè)計功能模塊，滿足學校提高教學管理效率的需求；遵從“事前計劃、事中控制和事后分析”的設(shè)計思路，實現(xiàn)在線的業(yè)務(wù)協(xié)同、過程監(jiān)控、統(tǒng)計分析。

多樣服務(wù)：堅持“以人為本”的設(shè)計理念，實現(xiàn)“全面化、多樣化、多手段、主動式、一站式、多終端”的服務(wù)形式，讓師生各取所需，方便的獲取和辦理各類服務(wù)。

開放融合：通過靈活的技術(shù)架構(gòu)和支撐框架，支持上層業(yè)務(wù)模塊的靈活調(diào)整和多種終端訪問，包括PC、平板電腦和手機等。同時，全面整合學校教學資源，實現(xiàn)各個資源平臺的單點登錄。

三 建設(shè)過程

（一） 深入調(diào)研、確定需求

調(diào)研分別從部門、教師、學生三個層面開展，收集部門、師生在教學管理和服務(wù)上的需求、意見和建議。在部門層面，主要確定一站式網(wǎng)上辦事大廳的基本功能要求、學校現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和資源平臺集成以及梳理線上辦理的業(yè)務(wù)流程。師生層面通過座談會、調(diào)查問卷等形式收集了他們對教學管理信息化建設(shè)的意見和需求。

（二） 打通數(shù)據(jù)、建立標準

在全校性的數(shù)據(jù)治理的基礎(chǔ)上，建成了學校的數(shù)據(jù)中心平臺。通過采集、治理全校各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，突破業(yè)務(wù)部門之間和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的邊界與壁壘，形成學校權(quán)威的大數(shù)據(jù)池，負責統(tǒng)一管理學校各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，按照“有國標，用國標，無國標，用省標，無省標，建校標”的原則，建立學校數(shù)據(jù)標準，各部門和業(yè)務(wù)系統(tǒng)嚴格執(zhí)行，為數(shù)據(jù)共享交換奠定基礎(chǔ)，實現(xiàn)不同部門、各個信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分發(fā)。數(shù)據(jù)中心平臺為建設(shè)一站式服務(wù)平臺提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如在教學管理層面，主要運用到的數(shù)據(jù)包括了人事系統(tǒng)中的學校組織機構(gòu)信息和全校教職工基本信息，教務(wù)系統(tǒng)中學生的基本信息、學籍信息、課程、課表等信息，學工系統(tǒng)中的輔導員帶班數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)是保證一站式服務(wù)大廳正常運行的基礎(chǔ)。

（三） 平臺開發(fā)、可視化建模

一站式服務(wù)平臺的建設(shè)包括數(shù)據(jù)管理與共享交換平臺、門戶、中心身份認證及訪問控制平臺、流程引擎管理平臺、動態(tài)表單制作平臺和移動端微信校園平臺。通過對學校目前信息化現(xiàn)狀與實際需求的詳細分析，結(jié)合當前各個院校信息化的發(fā)展趨勢和發(fā)展規(guī)劃，將整體建設(shè)框架設(shè)計如下圖所示：

圖1 建設(shè)框架圖

既要在內(nèi)容上滿足學校的業(yè)務(wù)需求，又要在技術(shù)上實現(xiàn)系統(tǒng)的可擴展性、開放性等基礎(chǔ)上完成一站式服務(wù)大廳建設(shè)，是一個復雜的系統(tǒng)工程，在建設(shè)過程中牽涉到學校內(nèi)各個行政管理部門和教學院部，以及各個部門的業(yè)務(wù)和跨部門的業(yè)務(wù)，同時，還涉及到眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)和資源學習平臺的數(shù)據(jù)，因此，構(gòu)建一個靈活的、科學的、具備技術(shù)前瞻性的系統(tǒng)架構(gòu)是十分關(guān)鍵。綜合考慮各個方面的因素后，我們總的技術(shù)路線采用SOA方法論進行整體架構(gòu)設(shè)計。SOA架構(gòu)通過基于服務(wù)的設(shè)計理念，建設(shè)相關(guān)的數(shù)據(jù)服務(wù)體系和業(yè)務(wù)協(xié)同體系，在系統(tǒng)設(shè)計中采用松散耦合的web service技術(shù)形成公共服務(wù)組件，通過企業(yè)服務(wù)總線（ESB）實現(xiàn)跨系統(tǒng)、跨平臺的業(yè)務(wù)流程整合和全局服務(wù)，將學校信息化建設(shè)成為一個整體，最終構(gòu)建一個穩(wěn)定安全、靈活擴展、便于維護的系統(tǒng)架構(gòu)。同時，這種架構(gòu)還可伸縮，能夠很好地適應(yīng)將來擴展和對云計算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的支持。在系統(tǒng)開發(fā)過程中，為了充分體現(xiàn)系統(tǒng)的開放性以及學校信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，要求系統(tǒng)能實現(xiàn)可視化建模。特別是流程引擎管理平臺和動態(tài)表單制作平臺，從表單或流程的定義、發(fā)布到監(jiān)控都可實現(xiàn)完全可視化，同時，在定義流程節(jié)點時，可直接與智能表單中定義的相關(guān)表單關(guān)聯(lián)，設(shè)計完成可以一鍵發(fā)布到網(wǎng)上服務(wù)大廳，這也為后期新增、修改業(yè)務(wù)流程提供了極大的便利。

（四） 流程重構(gòu)、服務(wù)公開透明

在前期調(diào)研的基礎(chǔ)上，我們堅持“以用戶為中心”的原則，始終堅守為師生辦實事、解難題的初心，做到申請信息填報最簡單、申請材料提交最少、辦理過程最優(yōu)的標準，對師生迫切需要線上辦理、應(yīng)用面廣、操作性強的流程進行梳理，分析各個流程審批節(jié)點的必要性，特別是一些較復雜、跨部門的流程，進行刪繁化簡、去重除冗，減條件、減材料、減環(huán)節(jié)，結(jié)合辦事流程和辦事人員、咨詢電話、注意事項等信息，最終形成學校統(tǒng)一的、規(guī)范的、固化的業(yè)務(wù)流程，指導學校師生完成辦事過程，實現(xiàn)辦事、服務(wù)的公開透明、精準供給。

（五） 流程開發(fā)、推廣應(yīng)用

在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同的用戶，提供不同類型的教學管理服務(wù)，建成安全、穩(wěn)定、適用于用戶習慣的服務(wù)門戶。流程開發(fā)以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為支撐，借助可視化的動態(tài)表單制作平臺和流程引擎平臺，對已經(jīng)梳理好的流程進行表單創(chuàng)建、審批環(huán)節(jié)配置，同時結(jié)合底層開發(fā)，快速完成微服務(wù)的構(gòu)建并上線到一站式服務(wù)平臺。為提高教學管理的效率，先上線一批應(yīng)用面較廣、使用率高的業(yè)務(wù)流程，如教師調(diào)停課申請、代課教師審批、借用教室申請、學籍異動申請、在校學習證明、實習生請假申請、跟班學習申請等。另外，為了給師生提供移動化、自助化、主動化的服務(wù)體驗，隨時滿足師生的服務(wù)訴求，提供自助服務(wù)打印終端，7*24小時、寒暑假不停機運行，為全校師生提供自助打印服務(wù)，如在校生學習證明、學生成績單等。學生只要在線上完成申請，經(jīng)輔導員、教務(wù)經(jīng)辦老師審批完成后，即可在自助服務(wù)打印終端上打印帶教務(wù)處公章的相關(guān)證明材料。一方面減輕了教務(wù)處相關(guān)工作人員的工作量，同時也為師生提供了更加便利的服務(wù)，解決了經(jīng)辦人員不在工作崗位辦不成、人多排隊等待時間長等問題。

線上微服務(wù)和打印服務(wù)完成開發(fā)后，通過組織全校性發(fā)布會暨培訓會對一站式服務(wù)平臺進行發(fā)布和推廣，信息中心、教務(wù)處等多部門，借助學校官網(wǎng)、微信公眾號等渠道進行全面推廣。另外，在使用過程中，逐步完善并擴展應(yīng)用的領(lǐng)域，全面覆蓋教學管理的各項業(yè)務(wù)，以及學校內(nèi)其他領(lǐng)域的各項業(yè)務(wù)。教學管理微服務(wù)的上線實現(xiàn)了師生辦事“跑腿”到線上數(shù)據(jù)“跑路”的轉(zhuǎn)變，做到了為師生辦實事，解難題。同時，在此過程中產(chǎn)生的過程數(shù)據(jù)，為教學管理提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，促進學校教學管理高質(zhì)量發(fā)展和教學改革。

（六） 平臺集成、暢通入口

為推進學校“互聯(lián)網(wǎng)+教育”、網(wǎng)絡(luò)學習空間的深入發(fā)展，創(chuàng)造教學管理新體驗，提高學校教學管理質(zhì)量，實現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)學習空間人人通”，學校建設(shè)了適用于各個專業(yè)學習的教學資源平臺，但因建設(shè)的平臺多，也導致了師生存在記不住網(wǎng)址、用戶密碼等無法登錄使用的情況。因此，在建設(shè)一站式服務(wù)大廳的同時，對學校現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和教學資源平臺進行梳理，完成身份認證集成和應(yīng)用界面集成也成為了師生的迫切需求。一站式服務(wù)大廳門戶建立各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)和教學資源平臺的入口，通過PORTLET完成單點登錄，實現(xiàn)與各個應(yīng)用系統(tǒng)的整合。這樣用戶在登錄了一站式服務(wù)平臺后，即可直接進入到其他各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)或資源平臺，無需再次認證，這也為師生更好的使用教學資源暢通了訪問渠道，實現(xiàn)訪問更加便捷、高效，真正提高了師生使用的體驗感、獲得感、幸福感。

四 結(jié)語

一站式服務(wù)大廳的建設(shè)將管理與服務(wù)、監(jiān)督與協(xié)調(diào)、規(guī)范與引導有效結(jié)合，通過調(diào)研需求、數(shù)據(jù)治理、平臺開發(fā)、規(guī)范流程、平臺集成、推廣應(yīng)用，面向師生提供各類信息與服務(wù)，最后成為師生網(wǎng)上辦事的入口、部門協(xié)同工作的平臺。利用先進管理方法和IT技術(shù)手段，實現(xiàn)了“讓師生少跑腿，讓服務(wù)更智慧”的目標。“一站式”服務(wù)理念在教學管理中的應(yīng)用，助力學校“雙高”建設(shè)和提質(zhì)培優(yōu)行動，提升了服務(wù)師生的能力和效率，實現(xiàn)了教學管理規(guī)范化、標準化、信息化、集成化，促進了教學管理模式的轉(zhuǎn)變，是教學管理改革發(fā)展的創(chuàng)新，重慶醫(yī)藥高等專科學校通過具體實踐，取得了較好的成效：

1.借助平臺改變傳統(tǒng)辦事模式，形成了便捷、高效的辦事模式。建設(shè)的一站式服務(wù)平臺具備“平臺新、數(shù)據(jù)通、流程優(yōu)”的特點，通過各業(yè)務(wù)部門與技術(shù)部門齊心協(xié)力，從業(yè)務(wù)流程的適用性、科學性、合理性進行思考，才能將業(yè)務(wù)流程融入到信息化中，才能更好地服務(wù)于師生，才能最終將我校一站式服務(wù)平臺建設(shè)成為體現(xiàn)“工作思維信息化，流程運行公開化，辦事‘套路’簡便化，服務(wù)模式人性化”的辦事環(huán)境，切實為全校師生提供方便快捷、優(yōu)質(zhì)高效的網(wǎng)上辦事環(huán)境。

2.做到了教學管理的“三個精準，一個契合”：在教學管理業(yè)務(wù)流程開發(fā)的過程中做到了精準把握師生需求，精準落實工作責任，精準推進工作落實，將工作流程與師生需求的契合度最大化，提高了師生辦事的體驗感，得到了學校師生高度認可。

3.形成了教學管理的科學高效的格局，管理服務(wù)水平是一所高水平高職院校的內(nèi)涵體現(xiàn)，牢固樹立了“以師生為本”管理服務(wù)理念，形成了科學高效的管理服務(wù)格局。在平臺應(yīng)用過程中，保留了大量的與教學管理息息相關(guān)的數(shù)據(jù)，可方便快捷地查詢和導出數(shù)據(jù)，并可對這些數(shù)據(jù)進行分析和總結(jié)，以支撐科學、高效的管理。

4.部門、業(yè)務(wù)協(xié)同，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)開放共享。“一站式”服務(wù)實現(xiàn)了工作間的協(xié)同、部門間的協(xié)同、師生用戶的協(xié)同，通過流程再造、數(shù)據(jù)共享實現(xiàn)高效服務(wù)和協(xié)同治理，提升了學校的信息化建設(shè)和教學診改水平。

5.推進數(shù)據(jù)共享、服務(wù)集成，發(fā)揮推動學校管理服務(wù)信息化和教育教學信息化的技術(shù)支撐作用。信息中心切實做到“要求部門提，流程我來做”的服務(wù)工作理念。

結(jié)合前期的一站式服務(wù)平臺在教學管理的探索與實踐應(yīng)用，下一步我們將本著“更好地服務(wù)師生、實現(xiàn)一網(wǎng)通辦”的原則，擴展應(yīng)用領(lǐng)域，將“一站式”服務(wù)的理念更好的應(yīng)用在學生管理、人事管理、科研管理等方面，為師生提供更多線上辦理流程，實現(xiàn)“信息多跑路、師生少跑腿”的目標，以此提高學校整體的管理水平和師生服務(wù)滿意度。